指定展会接待酒店

4.2.6　指定展会接待酒店

举办展会是一项有大量人员聚集的活动，小型展会的参展商和观众数量都会有好几千甚至上万，大型展会的到会参展商和观众就更多，如“广交会”仅海外观众就有20万之多。在展会举办的短短几天里，如此多的人聚集在一起，吃、住、交通等都有待协调，尤其是那些对当地不太熟悉的外地参展商和观众，在这方面就更需要办展单位的指引。

为了方便参展商和观众在展会期间的生活安排，展会除了要指定旅游代理以外，往往还会和一些宾馆酒店合作，与这些宾馆酒店签订合作协议，指定这些宾馆酒店为展会的接待酒店。届时，展会将向所有的参展商和观众推荐这些指定的宾馆酒店，推荐他们在这些宾馆酒店住宿；这些宾馆酒店也将按和展会签订的合作协议，以比市场价更优惠的价格向该展会的参展商和观众提供住宿等服务。展会往往会选择那些离展览场地较近、信誉较好的宾馆酒店，这样不仅服务质量有保障，还有利于参展商和观众在住宿地和展馆之间的往来。

在指定接待酒店时，展会要根据展会参展商和观众需求的不同，高、中、低档的酒店都选择一些，以供展会参展商和观众选择。但一般来说，由于参加展会的参展商和观众基本都是一些商务人士，所以展会的指定接待酒店的档次也不能太低，如一般不能低于三星级。

指定了展会接待酒店以后，展会就要将这些宾馆酒店的协议入住价格、地址、联系人和联系办法、酒店离展馆的距离远近、展馆与酒店之间的交通等基本信息告诉展会的参展商和观众。此外，为了区分哪些是展会的参展商和观众，有些宾馆酒店还会要求参展商和观众在办理入住手续时，出示参展商证、观众证等证明材料才能按优惠价格入住。对于这些特殊规定，展会也要及时告诉参展商和观众。表4‐8为展览会客户订房申请表。

表4‐8　展览会客户订房申请表样张

为展会指定接待酒店，对展会、宾馆酒店、参展商和观众来说，是一个多赢的选择。对展会来说，由于有些参展商和观众并不需要旅游服务，他们会自己选择交通工具来参加展会，有了指定的接待酒店，住宿等问题就可以解决，这样可以解除他们的后顾之忧，有利于展会吸引更多的参展商和观众；对于宾馆酒店来说，成为展会的指定接待酒店，就意味着有了大量的客源；对于参展商和观众来说，在这些指定接待酒店住宿，安全有了一定的保证，而且价格还比市场价格要低。