展会招展工作的时间性

8.2.1　展会招展工作的时间性

一般来说，除非有重大变故发生，否则，展会的各项日程安排一旦确定下来并正式对外公布就具有不可更改性，展会的各项筹备工作就要按照该日程计划来规划自己的工作进程。由于展会从开始策划筹备到正式开幕一般有1～3年的时间，如果说展会筹备的其他工作在展会筹备刚开始还可以缓一缓的话，那么，展会的招展工作就绝对没有缓一缓的余地。在展会的招展工作还没有圆满完成之前，都必须抓紧进行，否则，到展会开幕时就还可能有展位没有销售出去。

要圆满地完成展会的招展任务，就必须使展会的招展工作满足时间性方面的要求。展会招展工作的时间性要求具体表现在：

1.展会开幕时间要符合展览题材所在行业产品的产销时间特点

很多行业在销售时间上会形成产品销售的“旺季”和“淡季”，各行业的产品订货季节也相对集中和固定。例如，棉袄在深秋季节和冬季旺销，家具经销商往往在年初就开始订货等等。为此，展会的开幕时间原则上要与展览题材所在行业产品的产销时间特点相适应，要尽量将开幕时间安排在该行业产品订货和销售的“旺季”。这样更能调动企业参展的积极性，更能为以后的招展工作创造良好的条件。

如果展会开幕时间定在该行业产品订货和销售的“淡季”，企业参加展会的积极性将大打折扣，因为：第一，企业可能已经有大量的订单，全年的生产日程可能因此而已经排满，企业没有必要再去参加展会争取更多的订单；第二，行业新产品的发布时间可能已经过去，企业参加展会很难了解行业产品发展的新动向和新潮流，企业的参展积极性因此而受挫；第三，很多行业龙头企业可能是将在别的展会上已经亮相的产品再转移到本展会参展，本展会的行业号召力和行业代表性因此而受到影响，其他企业参加展会所能获取的行业信息也较为有限，很多企业可能因此而不参加展会。可见，如果将展会开幕时间定在该行业产品订货和销售的“淡季”，可能是为展会的招展工作设置了一个看不见的障碍。

2.展会招展的启动时间安排要合理

现代企业一般都是根据本行业产品的订货和销售时间特点，并结合自己的新产品开发和生产计划，提前制订自己下一年度的营销、产品推广和企业形象广告计划。如果没有特殊情况发生，这一计划一旦制订就不太容易改变。对展会招展来说，目标参展商们制订其上述各计划的时间非常重要，展会招展的启动时间最好是安排在该计划的制订时间之前，这样，就可以使该企业在制订营销计划时将参加本展会也考虑在内。如果展会招展启动时间被安排在企业制订该计划的时间之后，展会就可能没有机会进入该企业的视野，这时，即使该企业想参加展会，但要它为参加展会而再额外增加年度营销预算往往也有一定的困难。

3.预留的招展时间要充足

通常，策划举办一个新展会，从展会筹备工作的启动到展会正式开幕需要1～3年的时间，如果少于这个时间，展会的筹备工作就有些仓促，展会招展的时间就不太充裕。因为，从信息传播和决策的角度来看，目标参展商从最初得知该展会举办的消息到逐步认识该展会需要一个过程，从了解该展会到逐步接受该展会需要一定的时间，而从接受该展会到最终决定参加该展会更需要展会不断的营销努力。所以，策划举办一个新展会，要尽量考虑到展会招展在时间方面的需要，要给展会招展预留充足的时间，这样展会成功举办的可能性才更大。

对已经举办过的展会来说，很多展会是一年一届，有些甚至是一年两届，这些展会可利用的招展时间较短。由于可利用的招展时间较短，这些展会的招展工作更不能拖延，否则，展会有限的筹备时间就会很快耗尽，展会的招展任务就难以完成。为了给展会争取尽可能多的招展时间，大多数展会从上届展会开幕伊始就开始了下一届展会的招展工作：很多展会在本届展会现场专门为下一届展会设立“招展办公室”，为下一届展会进行现场招展。

4.重点招展时间段要很好地把握

根据展会举办的历史和它所在行业的特点，每一个展会都有自己的“黄金招展时间”，展会招展对这段黄金时间尤其要注意重点把握。对于新策划的展会来说，由于刚开始市场对该展会还不太了解，展会必须通过大量的营销活动才能让市场逐步了解自己，所以，尽管付出了很大的努力，但在招展工作刚启动时的招展效果往往并不理想。通过一段时间的招展和展会营销工作，目标客户逐步了解和接受了该展会，展会招展的效果才会慢慢好起来。因此，新展会的“招展黄金时间”一般出现在展会招展工作的中后期，例如，计划12月开幕的展会，招展效果最好的时间往往是8～10月份，在这段“招展黄金时间”里，签约最多，客户反应最快；同时，这段时间对展会招展来说也最为关键，因为展会计划开幕时间临近，如果这段时间招展效果还不理想，那展会能否按期举行就成了大问题。

对于已经举办过的展会，“招展黄金时间”一般有两段：一是和新展一样的在展会招展的中后期，二是在上届展会现场和结束后招展时期。由于目标客户密集，在上届展会现场招展成本小，效果好，有些展会在本届展览现场就能为下一届展会招展50％以上。

5.要密切监控展会的招展进度

从展会招展工作启动开始，招展的有关负责人就要开始密切监控展会的招展进度，及时了解目标客户的反应，针对市场情况的变化及时调整招展策略，完成每一段时期的重点招展任务，从总体上把握招展进度。监控展会的招展进度对展会的招展工作非常重要。由于这个问题比较复杂，我们将在下一节作详细论述。

总之，一旦展会开幕日期确定下来了，展会的招展工作就是在“和时间赛跑”，展会招展工作安排要充分注意适合招展的时间性要求，这样，展会的招展工作才能事半功倍。