给观众以参观时间指引

8.3.3　给观众以参观时间指引

和参展商数量相比，观众的数量要大得多，一些展会的观众少则数千人，多达十几万人，例如广交会仅海外观众目前每届就有20万人之多。如此数量庞大的人群如果过于集中在展会开幕的某几日参观展会，不仅展览现场将过于拥挤，展会主办者也没有能力很好地接待。另外，有些观众可能对展会的具体日程安排记忆不清，有些可能连展会的正式开幕时间都记不住；并且，很多观众需要事先知道展会日程安排以便预先安排交通、住宿等事宜。所以，为了使观众能更顺利地参观展会，展会有必要协助观众进行参观时间管理。

展会协助观众进行参观时间管理的办法是给观众以参观时间指引，将一些与观众参观有关的展会日程安排明确地通知观众，为观众提供参观日程安排咨询，协助观众安排一个合理的参观日程计划。

给观众以参观时间指引，展会可以采用以下办法：

1.将展会的一些重要日程安排明确通知观众

为了帮助观众安排合理的参观日程计划，展会可以将一些重要的日程安排明确通知观众，这些日程安排包括：展会正式开幕日期和具体时间，展会闭幕日期和具体时间，展会期间每天对观众开放的具体时间，一些重要的相关活动的日程和时间安排等。如果展会分专业观众参观时间和非专业观众参观时间，展会也要将它明确地通知观众。对于这些日程安排，展会可以列在《观众邀请函》上通知观众，也可印在展会门票上提醒观众，还可以通过电子邮件、网站等方式通知观众。

2.在展会现场布置展会重要日程安排表

尽管有上述方式通知观众有关日程安排，可是，每次展会开幕，总会有很多观众不带观众邀请函等有展会日程安排的资料，也有很多观众记不住这些日程安排，这时，展会不应该去抱怨观众的“失误”，更不应该对观众的“困境”置之不理，而是应该采取补救措施来帮助这部分观众。在展会现场适当的地方布置“展会重要日程安排表”，是帮助这部分观众安排和把握参观日程的有效办法。展会可以在展览现场的主要入口或通道适当的地方布置这些“展会重要日程安排表”，使观众了解有关事宜。

3.在展会现场设置咨询台

每当展会开幕，除了上述观众以外，总还会有另外一些观众，他们既不携带观众邀请函等有展会日程安排的资料，也注意不到展会现场的“展会重要日程安排表”，还记不住展会有关日程安排。对于这些观众，展会可以采用在展会现场设置咨询台的办法，使他们有渠道了解展会的有关日程安排。

一旦观众完全了解了展会的有关日程安排，他们将会尽量合理地安排自己的参观日程计划，这对展会维护良好的展览现场秩序和提高客户服务水平有重要的帮助。和参展商一样，观众也是展会的重要客户，展会帮助观众顺利参观也就是在帮助展会自己，办展单位对此一定不能忽视。