展会整体进度时间管理

8.6　展会整体进度时间管理

以上对展会的各具体事项如招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等进行时间管理，能确保各具体事项的进展顺利。但是，作为一项大型的公众性活动，各个具体筹备事项还必须保持彼此协调，在进度上能彼此配合，展会的整体筹备工作才能顺利进行。所以，展会还必须对其整体进度进行必要的时间管理。

对展会的整体进度进行必要的时间管理，要求展会必须对招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等事项进行统筹规划，合理安排各自的时间进度，注意处理好展会整体筹备进度与各具体事项进度之间的关系，使它们彼此之间以及它们与展会整体进度之间保持协调。

具体来说，对展会的整体进度进行时间管理要注意处理好以下几点：

1.要有全局的观念和动态的眼光

对展会的整体进度进行时间管理必须要有全局的观念，要能从展会总体进展的需要出发，对招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等具体事项的进度进行监控；能站在展会整体的角度，对各具体事项进展中可能出现的偏差进行调整，使各具体筹备事项彼此配合，齐头并进。对展会的整体进度进行时间管理还必须要有动态的眼光，要能以变化的视角来监控各具体筹备事项的进展情况，既不能死守原有的进度计划，也不能对原有的进度计划进行随意改动，而是要根据展会的整体进展需要，根据市场环境的变化，以动态的眼光来看待各具体筹备事项的进展，能以新策略应对新问题，以新手段面对新情况。有了全局的观念，管理才不会“一叶蔽目，不见森林”；有了动态的眼光，管理才不会僵化。

2.展会服务要跟得上展会招展和招商的需要

在现实中，很多办展单位常常只重视展会的招展和招商，他们往往在招展和招商上倾注全力，却将必要的展会服务晾在一边，使展会服务和展会的招展与招商严重脱节。对展会的整体进度进行时间管理，要特别注意对展会服务、展会招展和招商三项工作的工作进度进行监控，要使展会服务能跟得上展会招展和招商的需要，使各参展商和观众能得到及时和快速的展会服务，不要因为展会服务的延迟而拖其他工作的后腿。

3.展会宣传推广进度要能配合展会招展和招商的进度

在筹备举办展会时，由于展会宣传推广和展会招展与招商常常是由不同的部门负责，它们之间常常配合不畅，在进度上经常脱节。例如，在展会招展和招商需要宣传推广的大力支持时，展会的宣传推广却跟不上；在展会宣传推广正大张旗鼓地进行时，展会招展和招商却认为没有必要。为了避免展会宣传推广和展会招展与招商在进度上的脱节，在对展会的整体进度进行时间管理时，还要特别注意对展会宣传推广和展会招展与招商的进度进行监控，努力使它们互相配合，彼此协调。

4.展会的后勤工作要跟得上展会的整体进展步伐

展会后勤工作常常被办展单位所忽视，后勤工作经常跟不上展会整体进展的步伐。例如，参展商需要对参展工作进行认真准备，可《参展商手册》却还没有编印好；观众急于了解参观的时间安排及其他事项，可观众邀请函和入场券却还在印刷中，如此等等。后勤工作跟不上展会整体进度的需要，是很多展会筹备过程中的通病，为此，在对展会的整体进度进行时间管理时，还要特别注意对展会后勤工作的时间管理，使展会的后勤工作跟得上展会整体筹备进度的需要。

【经典案例】

展会整体时间管理甘特图

总之，对展会进行时间管理，不仅要对展会的招展、招商、宣传推广、展会服务以及筹展撤展等具体事项进行管理，还要从总体上对展会的整体进度进行管理，这样，展会的各项筹备工作才能在总体上协调，在全局上互相配合，共同使展会整体筹备进展顺利进行。

【复习思考题】

1.简述展会时间管理的基本原理。

2.展会招展工作的时间性体现在哪些方面？

3.如何给展会观众以参观时间指引？

4.如何进行展会宣传推广的进度管理？

5.如何进行筹展和撤展时间管理？

6.如何进行展会整体进度时间管理？