准备会议方案

10.1.3　准备会议方案

会议方案是有关会议召开的具体实施计划，要组织一个高水平的会议，会议实施计划一定要做到详尽周密、高效协作。除了前面讲到的会议主题和会议预算以外，会议方案一般包括以下几方面的内容：

1.会议的名称、时间、地点和规模

会议要确定一个名称才好对外宣传和发布，会议的名称要有一定的概括性和导向性。会议举办的时间要符合该领域的习惯，要注意结合会议各嘉宾和各主讲人到会的时间编制好会议各议题的场次和日程安排。会议的地点应尽量安排一些设施较好、环境较好、有关与会人员容易到达的地方。会议的规模是指会议计划有多少场演讲或讨论，有多少听众，会议主办机构要事先对会议听众数量做出预测以便安排会议的场地。如果场地容量有限，就要对听众数量有所限制，不然，会议现场有可能出现混乱。

2.会议的议题

上面确定的会议的主题不仅要明确地写进会议的方案中，还要根据该主题来确定会议的议题。会议的议题是会议将要讨论的具体内容，它是根据会议的主题而确定的。会议的议题要务实并富有吸引力。一个会议只有一个主题，但可以有多个议题。会议的议题确定以后，可以就该议题向社会广泛征集会议论文以扩大会议的内涵和影响。

3.编制会议议程

会议议程是会议实施计划的进度安排，它对会议的进程进行总体调控和安排，如何人主持会议、会议主持人是否致开幕词，是否邀请有关部门和企业的领导作为嘉宾出席会议，何人宣布会议开始，何人介绍主讲人及嘉宾的简历、会议的各项议题如何安排和展开等。会议议程的编制要科学合理，并适当安排中途休息时间。

【经典案例】

亚洲CEO峰会议程

以下是节选自2005亚洲CEO峰会其中一天的会议议程（为保持示例的原始性，在这里仍用原议程语言英语示例）：

07：00—07：10　Assemble at lobby of XXX hotel

07：10—08：00　Proceed to Conference by Shuttle Bus

08：00—18：00　Registration（Venue：YYY hotel）

08：05—08：10　Opening Address（by the Organizer）

08：10—08：15　Welcoming Message（by Mr.A）

08：15—09：00　Breakfast（Sponsored by SSS Company）

09：00—09：35　Introduction of Participants

09：35—09：40　Move to Conference Hall

09：40—10：10　Keynote Address（by Mr.B）

10：10—10：50　SessionⅠ：How to Optimize the Return of Investment

10：50—12：00　Panel and Case Study

12：05—12：55　Business Luncheon（Sponsored by KKK Company）

13：00—13：40　SessionⅡ：Business Matchmaking

13：40—14：50　Panel and Case Study

14：50—15：05　Coffee Break

15：05—15：45　SessionⅢ：How to launch new exhibiton

15：45—16：55　Panel and Case Study

17：00—19：00　Gala Dinner（Venue：YYY hotel）

19：00—21：20　See Traditional Fashion Show

21：20—22：00　Proceed back to XXX hotel by Shuttle Bus

4.会议的主讲人和听众

会议的主讲人对会议的成功举办有着举足轻重的影响。知名的专家、学者或者是企业家的演讲将会使会议光芒四射；政府主管部门的权威人士的演讲将更加提升会议的权威性。会议的主题和议题确定以后，要针对该议题邀请一些对该议题有深入研究的人士作为会议的主讲人，并及时向他们发出邀请。向会议主讲人发送的邀请函要明确会议的主题和该主讲人将分担的具体议题、会议日期和地点、演讲的时间安排和要求等，这样会更方便主讲人准备演讲材料。

会议不能没有听众，会议的听众也是会议的一个重要组成部分。会议方案要对会议的目标听众做出分析和预测，要确定听众的来源和范围、会议现场可以容纳的听众数量等。

5.会议的召开方式

会议的召开方式对会议的成功举办也有较大的影响，会议要根据其主题和议题、会议的主讲人以及听众的特点来确定究竟要采用何种具体方式召开。从听众的参与程度上看，会议的方式一般有开放式、半开放式和封闭式三种。开放式的会议是指那些不设置主讲人，只有会议主持人，听众能和所有的与会人员就某一议题展开自由讨论的会议形式；半开放式的会议是指有会议主讲人和主持人，会议主要由会议主讲人演讲，但听众在主讲人演讲完毕后有一定机会和时间提问的会议形式；封闭式的会议是指会议全部由主讲人演讲、听众在主讲人演讲完毕没有机会和时间提问的会议形式。这三种会议的组织形式各有利弊：开放式的会议比较自由，但往往议题难以集中；半开放式的会议研讨的问题能够深入，但听众发言的机会较少；封闭式的会议能集中议题，但没有听众参与的机会。由于半开放式的会议能很好地发挥主讲人和听众两方面的积极性和智慧，因此它也较受欢迎。

6.会议资料的准备

会议有大量的资料需要事先准备，如会议的背景资料、会议须知、会议主讲人的简历、业绩以及本次会议演讲文稿或其摘要、会议入场证件和门票、会议的会标和引导标识等。会议资料的印制要美观大方，内容简洁明了。

【经典案例】

×××会议须知

1.请按大会日程安排，带好代表证及大会资料准时出席各项会议和活动。未领取证件的代表请至×××处领取。

2.请注意大会交通车辆安排（见附件），提前至集合点上车。需要使用出租车的与会代表请提前20分钟与组委会联系。

3.大会期间，除酒店住宿和规定餐饮由大会统一结账外，其他消费自理。与会代表如需使用长途电话请自行到酒店前台开通并结算，使用其他服务或房间内的附加消费品的费用自理。

4.用餐时间和地点为：早餐每天7：30于YYY酒店三楼；午餐和晚餐请按《会议议程》安排准时到达相应地点。

5.酒店退房时间：中午12：00，如果延迟退房至晚上6：00请多交付当日房租的50％；如果不方便亲自退房，可以将房卡交大会组委会代为退房。

6.请将您返程计划（含姓名、航班号或火车车次、拟抵达地点、时间等）及时反馈大会组委会。

7.会议期间，如出现紧急情况和突发危机事件，请服从大会组委会工作人员安排和指挥，迅速撤离有关现场。

8.大会组委会联系人及联系办法：联系人：×××，联系电话：×××，传真：×××，E‐mail：×××。

7.会议接待计划

会议嘉宾、主讲人、听众等确定后，要策划周到的会议接待办法。要在会议现场适当的地方设立接待台，安排适当的人员负责接待工作；要事先制定接待程序和接待方式，以免到时措手不及；要对会场现场调度有规划，使其能及时处理现场可能出现的拥挤和混乱。如果会议要事先征集论文，则要规划好论文的征集方式；如果要对论文进行评奖，则要事先成立评奖机构。在接待计划中，要妥善规划和安排会议嘉宾、主讲人、听众等各与会者的吃、住、行等基本需要。