人事档案及人事档案工作的起源与形成

1.1　人事档案及人事档案工作的起源与形成

我国人事档案可谓历史悠久、源远流长。历代王朝都有人事工作，对文武职官的任免、品级、爵禄、薪俸、考察、升贬、奖惩以至休假，各朝各代都有着自己的规定，并有着详略不等的记载及评议总结。

远古时代，用人方面实行的是原始推举制度，不可能产生人事档案。夏代是我国最早的奴隶制国家，设置国家机构和职官，在用人制度上，逐步以世袭制代替原始推举制。商代是在夏代基础上发展起来的较强盛的奴隶制国家，用人制度上以血缘关系为基础，因而使谱牒档案应运而生。谱牒是一个家庭或宗族的世系表谱，是记述一家一姓的世系和人物事迹，具有类似人事档案的作用。到周王朝时，谱牒档案有了较大发展，但它毕竟还不是正式记载官吏个人经历、德才、政绩材料的人事档案。

以记载个人经历与德才功绩的人事档案大约起源于汉代。⁽¹⁾汉代的人事档案主要有察举与征辟材料、考课材料、奖惩材料、任免与统计材料。

魏晋南北朝时期，人事档案主要包括九品中正制下的人事档案、谱牒档案。

我国最早的专门人事档案产生于隋唐。隋唐有关科举锉选的官员职名、履历、考绩等情况，都要有专门文件记载，这种文件称为“甲历”，这种甲历档案则是较专门的人事档案。如果说周代出现的“谱牒档案”还只是人事档案的雏形的话，那么隋唐的“甲历档案”则是比较完全的人事档案。⁽²⁾唐代是中国封建社会的鼎盛时期，用人制度有了重大发展，使我国人事档案和人事工作由汉代的初创进入了比较成熟的历史新时期。唐代在选官制度方面，有一套严密而又完备的铨选制度。选拔与任用官吏时，根据候选人的出身、资历和一贯表现，决定如何使用、担任何种职务、给予什么级别。选拔官吏每年一次，称为“常选”。铨选时间一般头年十月开始至次年三月结束，谓之“选限”。任职后，还要定期考课。在应考、选官、考课、奖惩等活动中形成的档案材料，都要归档，由专门的机构保存起来。这种专门档案材料就是当时的人事档案，称为甲、甲历或官甲、敕甲。这一时期的甲历档案包括投状、选解与家状，铨注及告身，考课材料，勋甲和勋封甲，进士登科材料。唐代在甲历档案的真实性，甲历档案的补充，建立文件材料及时归档制度，甲历档案的整理，甲历档案的保管、销毁、利用以及规范化管理等方面都积累了一些经验。

宋代的人事档案包括家状、解状、举状、射阙状与差遣状前贴黄、恩荫材料、委任材料、士籍材料、人才簿与党才簿等类型。在管理上已开始从全国范围内收集材料、维护人事档案的真实性、建立架阁库保管、依类分为甲次、改革档案装具与健全保管制度、重视档案材料的规范化、积极提供利用。

明代的人事工作制度更加完备，统治者非常重视对官吏的培养、选拔、升迁及考核，因而在学校与科举、军功、荫袭、选授、考满与考察等活动中，形成了大量的人事档案材料，制定严密的档案保管制度、建立册库、注重妥善保存，使得明代人事档案工作的地位较高、作用较大。例如，选授中形成的贴黄、履历、资簿、选簿、诰敕等档案材料都很有特色，是对官员进行铨选和封赠的依据，是任用和升迁的凭证。可以说，这一时期考核官吏常以档案为稽凭、用人以人事档案为依据。当然，这一时期的人事档案工作也存在弊端，例如档案管理制度废驰、档案毁损严重等问题比较突出。

清代是我国历史上最后一个封建君主专制王朝，建立时民族矛盾与阶级矛盾十分尖锐，统治者为了巩固皇权专制的中央集权，强化国家机器，在用人方面建立了一套严密和完善制度。在铨选与考核官吏时形成了大量的人事档案，其种类和名称较多，主要有履历材料、任免材料、科举中形成的材料、考课材料、政治历史与社会关系的审查和取证材料、奖惩材料、更改姓名年龄和复姓归宗材料、谱牒等，吏部、兵部、军机处、内阁成为形成人事档案的主要机关，对人事档案建立副本制度，对人事档案的保管和移交、鉴定和清理、日常工作查考和编史修志都发挥了重要作用。

中华民国时期，也形成了人事档案和人事档案工作。国民党政府在建立从中央到地方的人事机构的同时，为强化中央集权和一党专政，维持国家机器的正常运转，也建立起一套人事制度，在公职人员的培养、考试、选拔、任用、考绩、奖惩、俸给、退休等方面，均有明确的规定，在这些活动中形成了数量浩瀚、种类繁多的人事档案，为人事档案工作的开展奠定了物质基础。北洋政府官吏选用与惩戒中形成了考试与甄别、甄用过程中形成的个人履历材料、工作经历材料、学历材料、工作成绩材料、考试成绩、保举材料、调查与审查材料、酌拟任用材料、任命材料等，都是人事档案材料。南京民国政府采用公务员名词以代官吏，其文官制度改称为公务员制度，或两者并用。在各级各类公务员考选与任用、登记、分发、考绩等过程中形成了大量的人事档案。这一时期从中央到地方均未设立专门管理人事档案的机构，是与文书档案集中整理，由各级部门统一保管，其分类、保管、案卷排列、保管期限、存放、查找等管理方法大多按文书档案管理方法进行。

新民主主义革命时期，人事档案的主要类型是干部档案。中国共产党成立后，比较重视对党员、团员的登记工作，作为组织上了解、考察、培养干部的方法之一。这些登记表册和调查材料，由党组织保存，奠定了干部档案的雏形。但由于中国共产党创立时期条件很艰苦、斗争环境险恶、白色恐怖严重，革命根据地受到反革命围剿，不可能建立较完善的人事制度，因而过去形成的党团员、干部登记表册几乎没有保存下来，干部档案也没有正式形成。干部档案正式建立起来是在抗日战争时期，抗日民族统一战线的正式建立，革命根据地的日益巩固和发展，特别是人事制度的建立，为干部档案的建立和发展创造了条件。党和军队的干部工作为了选人、用人、育人和了解人，也迫切需要有关干部情况的档案材料。特别是当时选拔使用干部时非常注重干部的家庭背景、社会关系、参加党团组织情况、是否被捕被俘过、犯过什么错误等，党中央还统一制定表格填写干部各方面情况，送交党委组织部门和军队政治部门保存。此时，以反映干部个人经历和德才表现的干部档案材料正式形成。这一时期干部档案材料的种类主要有登记表、简历表、履历表、履历鉴定表，自传，鉴定表，任免材料、考核材料、奖惩材料、入党入团材料，登记与审查材料。随之，干部档案工作开始建立起来。此时的干部档案管理工作主要包括收集与补充干部档案材料，对干部档案进行整理、转递，建立干部资料卡等内容。