人事档案的形成规律

2.3　人事档案的形成规律

人事档案的形成规律主要表现在以下方面:

2.3.1　各级组织在考察和使用人的过程中形成的

人事工作的中心任务就是用人，任人唯贤，知人善任。为了达到“知人”的目的，组织上要经常有目的地通过本人，或通过有关单位的有关人员采取各种形式了解该人的经历及德才表现情况等。例如，组织上定期或不定期地布置填写履历表、登记表、鉴定表、学习工作总结、思想汇报以及对有关政治、经济、时事问题的专题报告等。再如，组织上为了审查某人的政治历史问题或所犯错误问题，就要通过有关人员、有关单位和知情人了解情况，索要证明材料，再根据这些材料和有关政策，对其作出适当的审查结论和处理决定。再者，组织上对个人的考察、考核，也形成了考察、考核材料。同时，在使用人的过程中，也形成了不少材料，调动、任免、晋升、出国等都要经过一定的审批手续，于是就产生了呈报表、审批表等材料。所有上述材料，均属于人事档案材料。它是组织上在考察人、用人过程中产生的，而非其他过程中产生的。还可以举一个例子，专业人员在工作和学术活动中所撰写的学术报告、论文、著作等不是组织上在知人、用人过程中形成的材料，也就不属于人事档案的内容，但是通过学术报告、论文及著作的目录能够了解人，为用人选人服务，因此其目录材料是可以归入人事档案的;同时，这一形成规律将人事档案与人物传记、报告文学等文艺作品也区别开来了。

2.3.2　以个人为立卷单位

以个人为立卷单位，是人事档案的外部特征，这是由人事档案的作用决定的。人事档案是一个组织了解人、任用人的主要依据，是个人经历及德能勤绩等情况的全面记录。只有将反映一个人的详细经历和德才表现情况的全部材料集中起来，整理成专册，才便于历史地、全面地了解这个人，进而正确地使用这个人。如果某单位将某一个新近填写的履历表没有归入其人事档案中，而是以科室为单位装订成册，这种合订本不应称为人事档案，因为它不具备按个人为单位来立卷的属性。这种做法，会影响对一个人的全部了解。

2.3.3　按照一定的原则和方法进行加工整理

按照一定的原则和方法对个人材料加工整理，是个人材料转化为人事档案的先决条件。因为人事档案是经过加工整理的个人材料。个人材料如同一堆原材料，人事档案则是通过一定的人的劳动将这部分原材料进行加工整理，使其不再是一堆繁杂无序的材料，而成为有一定规律的科学的有机体。当然，在这个加工整理过程中是需要遵循一定的原则和标准的，如中共中央组织部和国家档案局颁发的《干部档案工作条例》，把干部档案工作的理论与实际工作的具体情况相结合，对干部档案工作的原则、要求和办法，作出了明确具体的规定，是干部档案工作的根本法规性文件。这些原则、要求和办法，一般均适用于其他类人事档案的管理工作，也是人事档案管理工作的根本法规。依照这个《干部档案工作条例》的原则和精神，可以使整理的档案科学、实用，更好地为人事工作服务。

2.3.4　是手续完备并具有价值的个人材料

手续完备是指人事档案整理过程中按照一定的移交手续进行交接和处理。在日常的人事档案材料的收集鉴别工作中，经常会遇到一个棘手的问题，即有些材料手续不全。例如，有的呈报表有呈报意见，无批准机关意见;有的履历表没有组织审核签署意见或没有盖章;有的政历审查结论和处分决定没有审批意见，等等。这样的材料，虽然也有人事档案的某些性质，但从本质上看，它不具有或不完全具有人事档案的可靠性，所以它不能作为考察人和使用人的依据。因此，这样的个人材料不是人事档案材料，或者说它还没有完全转化为人事档案材料，有的只能作为备查的材料，有的可以作为反映工作承办过程的材料存入机关文书档案。如果有的材料确实已经审批，由于经办人员责任心不强或不熟悉业务，而没有签署意见和盖章的，可以补办手续，这种补办手续的过程就是完成向人事档案转化的过程。至于在战争年代形成的一些人事档案材料，由于环境的限制，其中有些材料的手续不够完备，但它们都是十分宝贵的，对于这些材料，应当本着历史唯物主义的态度，仍可将它们视为人事档案存入人事档案系列中。

那些已经手续完备的个人材料是否都属于人事档案呢?也不一定。上述仅仅能作为转化人事档案的条件之一。是否能转化为人事档案，关键还要看这些材料是否具有价值。人事档案的价值是指使用价值和保存价值。人事档案材料的一个基本要求就是精练实用，要符合这个要求，就必须对材料的价值进行认真鉴别，必须去粗取精，将那些没有保存价值及使用价值的个人材料剔出。例如，重份材料，无关的调查证明材料，或者同一问题一个人写了多次证明的部分材料，本人多次写的内容相同的检查交代材料等，都属于没有使用价值和保存价值的材料。这些材料虽然也都是在了解人、使用人过程中形成的真实的个人材料，手续也是完备的，但没有什么作用，归入人事档案，纯属一种浪费。

2.3.5　由各单位组织人事部门集中统一保管

一般来说，人事档案是组织上在考察了解和使用人的过程中产生和形成的，它记载着有关知情人为组织提供的情况，这些材料的内容，一般只能由组织上掌握和使用。有些内容如果扩散出去，就可能产生消极因素，不利于安定团结，不利于党的工作。另外，人事档案是人事工作的工具，所以它必须按照人员管理范围由人事部门分级集中，统一保管。任何个人不得保管人事档案，人事档案也不宜在业务部门、行政部门保管。

人事档案的上述形成规律是互相联系、互相制约的，同时，它们又是识别和确定人事档案材料的理论依据。