人事档案的特点与作用

2.4　人事档案的特点与作用

2.4.1　人事档案的特点

在市场经济条件下，我国的政治体制和人事制度已有较大改革，与此相关的人事档案也发生了相应变化，形成了一些特点。认真总结、分析并针对其特点开展工作，可以取得事半功倍的效果。

现代人事档案具有哪些主要特点呢?归纳起来主要有以下几点:

(1)人事档案内容更加丰富全面

传统的人事档案内容较贫乏、片面，结构单一，主要是关于个人思想品德、政治历史结论、家庭社会关系方面的记载。这与过去对人的使用上较重政治、轻业绩，重抽象历史定论、轻个人现实表现等政治环境密切相关。而市场经济环境下，社会对人员的使用不仅要求政治素质好，而且特别重视人员的业绩、专长及现实表现，反映到人事档案的内容上比较丰富全面，当然结构也较复杂，既包括个人学习、工作经历、政治表现，也包括工作实绩、技能优势、专业特长、职务职称考核材料、创造发明、能力素质、群众评议等。人事档案管理工作必须结合市场经济和现代人事制度的要求开展工作，注意扩大归档范围，将反映个人业绩和能力的人事档案材料及时归档，才能使人事档案材料全面、真实地反映个人面貌，为人才开发使用打下良好基础。

(2)干部档案是人事档案的主体

由于我国传统上“干部”一词的含混模糊和广泛使用，干部的涵盖面不仅包括党政机构，也运用到工厂、农村、学校、医院及科研单位，以至于凡是大专以上毕业生无论从事什么工作，都统称为国家干部，所以，过去的人事档案主要是干部档案这一类。但是，随着我国公务员制度的推行，已经打破了传统的“干部”一词的含混模糊界限，使干部队伍分化:有党政机关干部、企业干部、事业单位干部，特别是现代社会的教师、律师、医生、科技人员等已不再划归“干部”行列，而是具有明确和恰如其分的称谓。实际上，现在的干部主要是指在党政机关工作的国家公务员，他们是我国干部队伍的主体，因此，他们的档案自然也成为我国人事档案的主体，必须根据国家公务员政策、用人制度等方面来开展人事档案工作，而不能完全沿用过去的方法。同时，只有做好国家公务员档案的制度化、规范化、现代化管理工作，其他干部人事档案才可以有标准参照执行。

(3)流动人员人事档案规模逐渐增大

在计划经济体制下，人作为一种特殊的资源被有计划地使用着，人们的工作、学习、择业都没有多大自主权，学什么专业、做什么工作、在哪里工作，主要由领导、组织安排，加之户籍和人事制度的限制，使得人才很难流动。因此，计划经济时代人才流动很少，即使少数人流动了，那么其档案必须随人转走或存放原单位，这种环境下，很少有流动人员档案存在，更没有保管这种档案的专门机构。

市场经济建立之后，为适应以公平竞争为主要特征的市场体制发展需要，国家在人事制度、户籍制度等方面作了相应改革，使人才流动日益频繁。全国各级政府下设的人才流动服务机构中，正式登记在册的流动人员已达一千多万，今后还会增多。这些流动人员形成了大量档案，成为各类企业、机关招聘使用新的管理人才、技术人才时，考察了解个人以往工作能力、品行、工作实绩、经历、创造发明等方面情况的重要依据。这些流动人员档案无论从数量上还是规模上都比计划经济时代大得多，而且已形成自己的特点。专门管理流动人员人事档案的机构和人员，必须充分认识到这类档案的特点、难点以及将逐步增多的趋势，认真做好流动人员人事档案管理与利用工作。

其他单位档案管理人员也应了解和掌握我国流动人员人事档案管理的法规政策，按规定做好准备或已经调离本单位的人员的档案的转递、移交等工作。

(4)高校及企业人事档案中个人身份逐渐淡化

计划经济时代，人事档案管理中具有严格的等级制度。如干部档案是按行政级别高低分别管理，处级以上干部人事档案由组织部门管理，处级以下由人事部门管理，工人或职工人事档案由劳资科管理，不同身份、不同级别的人员，其档案管理机构、管理方式及保密程度都有很大差别。

市场经济体制的建立，迫使用人制度方面进行了一些改革。特别是企业和高校员工，在干部能上能下、人事代理制、全员聘任制、全员劳动合同制等新的人事制度下，对于“干部本位”的思想更趋淡化。干部制度的改革，为人们提供了一个均等的机会。干部与工人开始交叉出现，今天的工人可能是明天的干部，明天的干部又可能是后天的工人。工人可被聘为厂长、经理，走上干部岗位;同样，原有企业厂长、书记等干部也可能下岗、转岗，转化为一般职工。工人与企业干部的界限很难分清，反映到人事档案材料中，都是关于个人工资材料、政治业务考核、专业技术评审材料等，按工人、干部甚至各种等级的干部分别管理其人事档案，已经没有什么实际意义，因此有些企业已开始将企业干部与工人档案统称为员工人事档案或职工档案，由企业综合性档案机构集中统一管理。

高校人事档案中有干部、教师、职工、学生等类型，干部有各种级别，教师有各种职称，职工有各种工种，学生有各种学历，过去大多按不同身份分别管理。然而，这种重等级身份分别管理人事档案的做法，已明显不适应现代人事制度和高校建设的发展，不仅妨碍了人事档案的完整归档和有效利用，而且不利于人事档案管理水平的提高。因此，不少高校人事档案管理部门及其人员，已经认识到这种严格按身份等级分别管理的弊端，提出并已开始实行集中统一管理，将干部、教师、职工档案统一归口人事档案机构管理，把传统的人事档案管理调整到整体性的人才资源开发使用上来，既有利于每个人的人事档案归档齐全完整，避免分别编号出现“重号”或“遗漏”，也有利于对全校人事档案实行标准化、规范化、现代化管理，减少重复劳动或因过于分散造成的人力物力浪费，同时，还有利于人事档案管理水平的提高和便于检索利用。

(5)人事档案的作用范围更广

传统的人事档案，主要是党政组织机构使用，范围较狭窄，大多是为政治方面服务，如查阅个人在某此政治运动中的表现、历史结论和社会关系等。

在现代社会，不仅党政组织机构，企业、公司招聘使用人才时也需要查阅利用人事档案;不仅需要查阅个人经历、政治生活方面的情况，还要查阅个人业务、专长、工资、奖惩等方面的材料。因为在市场经济条件下，人事档案是个人各方面情况的综合反映，是体现自身价值的证据，它与个人生活和切身利益密不可分，如在本单位的工资晋级、职称评定等方面都离不开人事档案作凭证;而对于离开原单位寻求新的发展机遇的人们，更需要人事档案作依据。

2.4.2　人事档案的作用

从总体上来说，人事档案对国家经济建设、人才选拔与使用、人才预测等方面都具有重要价值与作用。特别是在市场经济条件下，要想取得稳健的步伐和高速的发展，离不开科学技术，而科学技术的进步则取决于人才的素质，需要有一支宏大的专业技术人才队伍。人才已成为决定经济兴衰、事业成败、竞争胜负的关键因素。纵观世界各国的发展计划或发展战略，几乎都有一个共同点，即无论是发达国家还是发展中国家，都把社会、科技、经济发展的依据放在“人才资源”这个支撑点上。当代国际国内经济、技术的激烈竞争，说到底就是人才的竞争，尤其是高层次、复合型人才的竞争。实践证明，人才资源已成为社会、科技、经济发展的关键因素，谁拥有更多的高层次、复合型人才，谁就能在竞争中取胜。科学技术问题、现代化问题，实质上是人才问题。科学技术水平越高，市场经济越发展，人才就越显得重要。作为人才信息缩影的人事档案，是各类人才在社会实践活动中形成的原始记录，是人才在德、能、勤、绩等方面的综合反映。若对人事档案重视，能认真研究，注重科学管理，可以较全面地、历史地再现各类人才的面貌、特点及专长，作为考察和了解人才的重要依据;对人事档案的科学管理有助于各级组织根据每个人才的不同特点，提出培养教育和合理使用的建议，做到“因材施教”和“量才录用”，便于各级组织及人事部门合理地使用人才;有助于从人事档案中探索人才成长规律，更好地发现、培养和使用人才，开发人才资源，以适应市场经济建设对人才的广泛需求;可以及时为各类经济领域及部门推荐优秀人才，调动各类人才的积极性和创造性，使各种人才扬其长、避其短，充分使其在经济建设中发挥聪明才智，贡献自己的力量。如果人事档案材料不齐全，或有间断甚至有片面性，那就不能反映某个人的真实情况，就会直接影响到人才的正确合理使用，影响人才在经济建设中的作用;如果对人事档案不重视，不加强管理，致使人事档案管理水平低，服务方式被动单一，就不能使人才档案信息得到及时使用，同样会影响或阻碍经济建设的发展。可以说，人事档案与市场经济建设关系密切，人事档案在经济建设中具有重要作用。

具体来讲，人事档案的价值与作用主要表现在以下几个方面。

(1)人事档案是考察和了解人才的重要依据

各项事业建设与工作中都需要各种人才。在考察和了解人才时，需要全面分析、权衡利弊、择其所长、避其所短，做到善用人者无弃人，善用物者无弃物。知人是善任的基础，而要真正地做到知人，就得历史地、全面地了解人。不仅要了解人的过去，而且要了解人的现在;不仅要了解其才，还要了解其德;不仅要了解其长处及特点，还要了解其短处及弱点。只有全面地、历史地了解干部，才能科学地用人，才能有效地防止不讲德、才条件，而凭主观臆断和一时情感任用提拔干部的问题。还可以防止出现擅长科学研究的却要他做管理，擅长管理的却要他做学问的任非所长的问题。了解人的方法有许多，通过组织直接考察现实表现是一种很好的方法，但仅有此是不够的，而通过查阅人事档案是了解人才状况的重要依据之一，可以较全面地了解这个人的经历、做过哪些工作、取得了哪些成绩、有何特长、有何个性、道德品质如何、进取精神和事业心是否较强等各方面情况。

(2)人事档案是落实人员待遇和澄清人员问题的重要凭证

人事档案是历史的真凭实据，许多表格、文字材料都是当时的组织与相对人亲自填写的，具有无可辩驳的证据作用，在确定或更改人员参加工作或入党入团时间、调整工资级别、改善生活待遇、落实人事政策、平反冤假错案、评定人员职称等方面都需要人事档案作凭证，可以解决个人历史上遗留问题，实际生活与工作中的许多疑难问题，往往通过查人事档案的办法就可以解决。针对目前干部的年龄越填越小，参加工作时间越填越早，文化程度越填越高等问题，也需要通过以前的干部人事档案来查证核实。

(3)人事档案是开发、使用人才及人才预测的重要手段

社会主义市场经济体制的建立，各级人才市场的诞生，使得各种层次、各种形式、各种渠道的人才交流日益增多，科技人员、高校教师、各类专业人才的流动日益频繁，为人才开发创造了有利条件，人事档案对于新单位领导掌握调入者的基本情况，正确使用新的人才将起到重要作用。如大型外资、合资企业招聘用人，人事档案作用不小。人事档案的建立，是人类走向文明与进步的产物。一些经济发达国家都十分注重人事档案信息的建立。当一些资金雄厚、实力强大的名牌外资、合资企业人力资源部在我国境内招聘新的管理人才、技术人才时，非常重视人事档案的利用。因为一个跨越国界寻找经济合作，谋求最大经济效益的现代企业，深谙管理出效益的经商之道，而人才又是管理的关键因素。对一名优秀的企业人才的要求，不只限于其工作能力上，其品行、背景、以往的工作实绩诸因素，都是考察的条件。通过出示个人的人事档案，就可以此为凭，增加聘用企业对聘员的信任程度和认可程度。再如国内大中型企业(国企、民企)管理人员、技术人员的聘用，人事档案实力犹存。现代企业制度改革实施以来，企业实行专业技术人员、管理人员聘用制，使单位与人才在平等自愿的基础上建立了聘用关系。一份详实、完整的个人人事档案，既是企业选用人才和人才日后晋升提拔的重要参证，也是择业人员量己之才选择行业、部门的“谋士”，双方的“知己知彼”，能扼制某些企业和个人盲目择业、选人的“自主权”，更便利“人才与用人单位是市场经济体制下活动的主体”这一社会功能的充分发挥。

同时，由于人事档案能较全面、准确地反映人才各方面情况，所以能够从人事档案中了解全国或一个地区或一个系统一个单位人才的数量、文化程度、专业素质等方面数据，国家及地方有关部门可以根据人事档案进行统计分析，进而作出准确的人才预测，制定出长远的人才培养计划。

(4)人事档案是推行和贯彻国家公务员制度的重要依据

按照国家公务员制度的有关规定，用人机关可面向社会直接招考公务员，但对所招公务员的人事档案，有着严格要求。人事档案记载着个人的自然状况、社会关系、历史和现实表现，没有个人档案的出具，就无法保证今后机关工作的严肃性，因此，那些断档而参聘的人员，已失去被聘用的可能。对在机关单位工作的公职人员来说，随着人事制度的改革，各级组织、人事部门在干部考核、任免、工资调整、职称晋升等工作中形成了大批反映干部新情况的材料，在机关干部辞退职制度逐步推行的现行体制下，无论今后被辞退，还是在机关单位留用，这些材料都是继续工作的依据，与自身利益息息相关。

目前，各级党委及组织人事部门积极探索干部人事制度改革，在干部选择、考核、交流等方面，迈出了较大的改革步伐，取得了明显的成绩。采取“双推双考”的办法，从处级干部中公开选拔副局级领导干部，公开选拔处级干部，面向社会公开招录国家公务员和党群机关工作人员;从报考职工和应届毕业生中录用公务员;为加强对干部的考察和监督管理，在完善领导干部年度考核的同时，坚持对干部进行届中和届末考核，实行领导干部收入申报、诫勉等制度;今后更要进一步深化干部人事制度的改革，就是要按照中央精神所要求的，在干部制度改革方面，要“扩大民主、完善考核、推进交流、加强监督，使优秀人才脱颖而出，尤其要在干部能上能下方面取得明显进展”;在人事制度改革方面，要“引入竞争机制，完善公务员制度，建设一支高素质的专业化国家行政管理干部队伍”。总之，在推进干部交流轮岗、健全干部激励机制、加强干部宏观管理、完善国家公务员制度等方面，都离不开人事档案。

(5)人事档案是人力资源管理部门对求职者总体与初步认识的工具之一

人事档案中对一个人从上学起一直到现在的经历、家庭状况、社会关系、兴趣爱好以及现实表现都记录在里面。所有这些材料对了解和预测他将来的工作情况是很有价值的。人力资源部门从人事档案中可以了解到个人在以往的教育、培训、经验、技能、绩效等方面的信息，可以帮助人力资源部门寻找合适的人员补充职位。

(6)人事档案是大中专毕业生走向社会必备的通行证之一

早在1995年，原国家教委就提出“加强大学生文化素质教育”的思想，至今也强调这一理念。我国高校还创立了综合素质评价体系，“档案袋”的内容也从根本上打破了过去千篇一律的学籍档案模式。评价体系包括了对学生思想道德、专业素质、科技素质、文化素质、身心素质、能力水平六大项指标的综合评议，“具有客观公正性和较强的操作性、可控制和可模拟性”，既体现了大学生的主观愿望，又体现出市场需求的定量评估原则和个性评估原则，“使学生的整体素质的强项、弱项、综合优势，一览无余”。这种学生档案应该是聘人单位进行人才评估、启发选人谋略的重要向导，是大中专毕业生走向社会必备的通行证之一。

(7)人事档案是维护个人权益和福利的法律信证

在当今的社会活动中，有许多手续需要人事档案才能办成，它是维护个人权益和福利的信证。

第一，公有企事业单位招聘、录用人才需要人事档案作依据。这些单位在办理录用或拟调入人员手续时，必须有本人档案和调动审批表经主管部门审批，由组织人事部门开具录用和调动通知才能办理正式手续。

第二，社会流动人员工作变化时需要人事档案作依据。流动人员跳槽到非公有部门后，又要回到公有部门时，没有原来的人事档案，原有的工龄计算、福利待遇等都会受到影响。

第三，民生及社会保险工作中需要人事档案作保障。社会保险制度作为市场经济体制的重要支柱，作用愈显。社会保险主要有养老保险、失业保险、工伤保险、医疗保险、生育保险、人寿保险、财产保险、死亡遗属保险等。每种保险都有不同的目的，如社会养老保险是劳动者因年老丧失劳动能力时，在养老期间发给的生活费以及生活方面给以照顾的保险，以维护个人最起码的生存权利。目前，统一的职工基本养老保险制度已经建立，它不仅涉及国有企业、集体企业、三资企业、个体工商户及进城务工的农村劳动力，而且涉及机关事业单位工作人员。鉴于我国养老保险金的筹集是建立在国家、单位、个人三方面基础之上，发放时则按照列入统筹项目的离退休费用总额向单位拨付或直接向离退休职工发放，因此，无论是在原单位供职的个人还是辞职、退职后另求新职的个人，在交纳养老保险金问题和退休后保险金的发放问题上，个人档案所记录的工龄、工资、待遇、职务、受保时间等都成为最主要的依据，那些弃个人档案与原单位出现断档的人，就会在实际利益上受到损失。再如其他社会保险档案，都是索赔、获益等方面的依据，关系重大。

第四，报考研究生和出国都需要人事档案。没有人事档案，研究生难以报考和录取。自费出国人员办理护照与其他手续，必须有记录个人经历、学历、成绩的档案材料。我国出入境管理条例中明确规定，必须对自费出国人员进行身份认定、政审等事宜，有些人却因人事档案断档，不能出具有效的证明，而导致出国手续办理的不畅通或不予办理。

第五，职称评定、合同鉴证、身份认定、参加工作时间、离退休等，都需要档案作为信证，没有人事档案会给相对人带来诸多不便，甚至使个人的切身利益受到损害。

(8)人事档案是研究和撰写各类史志及人物传记的重要材料

人事档案数量大、范围广、内容丰富，涉及党史、军事史、革命史以及干部个人工作的历史，具有较高的史料价值。它以独特的方式记载着相对人成长的道路和生平事迹，也涉及社会上许多重要事件和重要人物。有的材料是在战争年代中形成的，有的是当事人的自述，情节非常具体生动，时间准确，内容翔实，有的是在极其艰苦的历史条件下保存下来的，是难得的史料。它为研究党和国家人事工作、党史、地方史、思想史、专业史，编写人物传记等提供丰富而珍贵的史料，是印证历史的可靠材料。

总之，人事档案在市场经济条件下和现代文明社会里，不仅是组织使用的重要依据，而且与个人的生活和切身利益密不可分，是解决后顾之忧的好帮手。特别是个人在离开原工作单位寻求新的发展前途的同时，更不要忘却自己的“人事档案”。社会在按自己的选定价值指向向前运转，而人事档案正是体现自身价值的最好保证。

关于人事档案的作用，我国其他学者还有不同表述，但内涵基本一致。如:“人事档案是历史地、全面地了解一个人的必要手段，是人事工作不可缺少的重要工具;是确定和澄清个人有关问题以及正常的政治审查的凭证;是研究和撰写各类历史传记的珍贵资料”。“人事档案是历史地、全面地考查了解一个人的手段和基本依据;是进行科学研究的宝贵材料。”陈潭从公共管理的视角对人事档案的作用进行了认定:“人事档案作为一种公共管理工具，充分体现了国家安全与官吏管理的有效性，它的存在为庞杂的公共事务管理和复杂的人事任免更替找到了依据，对中国几十年来经济社会发展和国家的安全稳定起到了不可言喻的作用。”邓绍兴对人事档案的作用进行了比较全面的归纳。邓绍兴认为，人事档案是人事管理实践活动的产物，服务于组织、人事、劳动(或人力资源管理)工作，服务于相对人。它是组织、人事、劳动(或人力资源管理)工作的信息库和知人的渠道之一，直接关系到人才的选拔。各级领导班子和各方面人员队伍的建设，涉及选人、用人、育人的大事和个人权益的维护，并将其具体作用归结为10个方面:是组织、人事、劳动工作不可缺少的依据;为开发人才，使用人才，进行人才预测及制定人才计划提供准确的信息;澄清问题的可靠凭证;维护个人权益和福利的法律信证;是推行和贯彻公务员制度的重要手段;是组织与干部之间联系的纽带;是组织、人事、劳动(或人力资源管理)工作者记忆的工具;对人事工作由规范、检查、监督的作用;是进行科学研究，特别是编写人物传记和专业史的宝贵史料;宣传教育的生动素材。

【注释】

(1)黄勋拔.论档案的真实性［J］.档案学通讯，1991(5): 10-13．

(2)王英玮著.信息时代的人事档案管理:理论·实践·方法·技术［M］.北京:中国党史出版社，2004: 49．

(3)邓绍兴.人事档案学［M］.北京:中国青年出版社，1990: 225．

(4)何朋春.浅谈人事档案的属性［J］.兰台世界，1987(Z1): 43-44．

(5)王健，金今花.我国与外国公务员数量比较.［EB/OL］．［2010-04-11］.http://www.360doc.com/content/10/0214/10/151926_ 15809920.shtm l．

(6)周耀林，等.文书学教程［M］.武汉:武汉大学出版社，2009: 18．