人事档案管理模式

4.2　人事档案管理模式

在计划经济体制下，我国人事档案工作只有封闭式这一种管理模式。随着社会主义市场经济体制的建立与发展，国家人事制度的改革，国家公务员制度的推行，流动人员的大量产生，使得开放式这种新管理模式应运而生。所以，现在我国人事档案管理中主要有机构内部封闭式和社会化开放式两种管理模式。

4.2.1　封闭式管理模式

封闭式人事档案管理模式是指人事档案由单位内部设置的人事档案室(处、科)按照干部管理权限集中统一管理。主要是领导或组织上使用，一般不对外使用。目前，我国党、政、军机关，企事业单位在岗和离退休的国家干部、教师、科研人员等人事档案大多实行这种管理模式。这种模式具有一定的特点与长处。其特点长处主要表现在:

第一，有利于本单位人事档案的收集和管理。本单位内部人事机构对本机构人员、工作内容非常熟悉与了解，人事档案来源单一，仅限于本机构人员，因此在收集工作中可以较全面系统地收集。又由于本单位工作内容大体相同，因此，对其人事档案的分类、排列、鉴定可采用比较一致的标准，便于管理。

第二，便于本单位领导及时使用其人事档案。由于本单位保管人事档案，领导需要了解人员经历、成果等状况时，很快就能从本单位人事档案机构查阅到，不必跑路，也不费时费力。

第三，有利于人事档案的保密。因为人事档案材料是组织上在考察了解和使用人的过程中产生、形成的，它记载着有关知情人为组织提供的情况，这些材料上记载的内容，由组织上统一掌握和使用，对人事档案的保密具有较大作用。

封闭式管理模式也有一定缺点:利用服务面较小，档案信息资源开发与发挥作用受一定的局限，比较封闭和内向。

4.2.2　开放式管理模式

现代市场经济社会越来越成为一个开放的世界。1999年5月17日，中国政府上网工程主网站正式开通，许多省级、县级地方政府也都相继上网，这不仅有利于降低办公费用，提高政府的工作效率和透明度，减少腐败，而且公民能公开查阅行政机关的有关电子文件，也能积极参与决策。在欧洲、美洲等一些国家，近年来颁布的一系列法令也是朝这个方向努力的，透明化与公民参与决策之间存在着密切关系。只有透明化，只有得到充分信息，才可能真正参与决策。世纪风迎面而来，人事档案管理正以一种更积极、更开放的姿态去面对，人事档案开放式管理模式正是在这种环境下建立与发展起来的。

(1)开放式管理模式的概念及其含义

开放式人事档案管理模式是指人事档案不是由本机构管理，而是由人才交流中心和社会上的有关机构管理。其含义有以下四点:

第一，人事档案管理机构、管理与服务对象的社会性。市场经济的建立，产生了许多经济组织形式，这对人才的吸纳、流动与旧的人事制度发生了巨大的碰撞，新型的人事管理制度如人事代理制度应运而生，使人事管理变成了一种社会化的活动，因此，作为人事管理重要组成部分的人事档案工作，也必然具有这种社会化的性质。从管理机构来说，不像计划经济时代仅有各单位内部人事档案管理机构，只收集管理本单位人事档案，市场经济条件下已建立具有较强社会性的人事档案管理机构，如各省市人才市场建立的人事档案管理机构，这种机构不是管理本单位人事档案的机构，而是面向社会，其管理对象包括该社区范围内所有流动人员人事档案，其服务对象更具有社会性，可以为整个社会提供人事档案服务。

第二，人事档案来源的广泛性和内容的复杂性。人事档案管理机构、管理对象和服务对象的社会性，决定了人事档案来源的广泛性和内容结构的复杂性。在传统的人事档案管理中，人事档案的收集、处理和提供利用往往由各单位内部人事机构行使，该机构人事档案来源单一，仅限于本机构人员，内容也较简单;而社会化的人事档案管理机构，其来源要广泛得多，可以来自该社区范围内各类人员，由于每类人员身份不同，集中起来显得人员复杂，其档案内容也是丰富多样。

第三，利用者对人事档案需求的多样性。市场经济的发展离不开人才，无论是外资、合资、国有企业招聘新的管理人才、技术人才、选拔合格或优秀人才，还是考核、任免、招聘国家公务员以及大中专毕业生社会就业，都不会忽略人事档案的利用。利用者类型、利用者用途的多样性，导致对人事档案内容、载体、传递方式等方面的多样性，也使得人事档案不可能局限于单位组织部门使用的狭窄范围，不仅组织上需要，许多个人也需要，那些与个人生活和切身利益密切相关的人事档案，经常会被组织和个人查阅利用。但人们的要求不完全一样，呈现出多种多样的需求。

第四，人事档案管理与服务方式的开放性。市场经济的建立，减弱了人事档案政治化、神秘化的程度;与此同时，信息技术和因特网的飞速发展，改变了人事档案管理和服务方式，可以采用现代化管理手段与方式管理人事档案，还可以将不属于个人隐私内容的人事档案上网，采用网络化管理和服务的方式，使人事档案管理部门与外界的人才信息交流，由单一的途径变为开放式的交流模式。

(2)人事档案开放式管理模式的意义

在中国，人事档案与户籍对人才的流动具有极大的制约作用。如果某人想调到更适宜于发挥自己专长特点的地方和单位工作，原单位领导不同意调走，其人事档案和户口就不能转走，那么，即便是这个人调走了，但在工作、家庭、婚姻、住房等方面都会遇到很多麻烦。如果建立人事档案社会化开放式管理模式，个人是社会人而不只是单位人，个人的人事档案由社会化的人才机构集中统一管理，与户籍制度、人事代理制度协调运行，那么许多问题都会迎刃而解。可见，社会主义市场经济条件下，建立一种社会化和开放式人事档案管理模式是非常必要的。

建立这种模式不仅是必要性的，而且是可行的，中外的典型实例可以说明。例如，早在1997年，美国著名的3M公司在广州设有分公司，就将大约有7 000人的人事档案寄托在中国南方人才市场;我国联想集团广州分公司也有不少人的人事档案寄托在中国南方人才市场。南方人才市场于1997年就上了因特网，在这个网址里，可以搜寻25 000条人事档案信息，已经向1 500个单位提供人才信息网络的终端，还开发了人才测评软件系统，为7 000多人进行了评估。⁽¹⁾现在这些人才市场又有了很大发展。还有些省市的人才市场对人事档案的管理也是采用社会化开放式模式，取得了一些成绩。这些都说明我国人事档案实行社会化开放式管理既是必要的，也是可行的，尽管在现阶段主要适用于流动人员人事档案管理，但今后在更大范围内，对更多类别的人事档案管理也是适用的。我们期待着这种管理模式的拓展，以更好地服务于社会。

【注释】

(1)刘洲伟、金伯扬.启动人才产业——知识分子的狂欢节［J］.南方周末，1998-9-18(6)．