人事档案规范化管理的途径

5.3　人事档案规范化管理的途径

为了实现人事档案规范化管理的目标，我们认为应该寻求以下途径。这里主要是从宏观的角度而言。

5.3.1　加强人事档案法规体系和制度建设

人事档案的法规体系是指与之相关的法律、行政法规、行政规章及规范性文件等的总称。目前，我国已初步建立了一套人事档案管理的法规体系，如《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》、《中华人民共和国刑法》中都涉及人事档案的一些条款。《中华人民共和国档案法实施办法》(1990年)、《干部档案工作条例》(1991年)、《企业职工档案管理工作规定》(1992年)、《干部档案管理工作细则》(1991年)、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、《关于加强流动人员人事档案管理工作的通知》及《补充通知》(1988—1989年)、《干部人事档案工作目标管理暂行办法》(1996年)、《干部人事档案工作目标管理考核标准》、《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》(2006年)、关于印发《干部人事档案材料收集归档规定》的通知(2009年)等，这些档案法规对我国人事档案的规范化管理工作起到了巨大的推动和促进作用。但是，现实工作中有法不依、执法不严的情况还时有发生，同时，由于人事档案材料的广泛性和分散性，许多类型的人事档案还处于无法可依的状况。另外，我国普遍存在重干部档案轻工人、学生、军人档案的现象，这些都需要我们加强人事档案法规体系的建设，加大人事档案管理的执法力度，依法治档，这是做好人事档案规范化管理工作的重要保证。

除了法律、法规外，制度建设也是人事档案规范化管理的重要内容。建立健全规章制度，是实现人事档案科学管理和规范化管理的重要举措，也是人事档案工作开展好坏的一个重要标志。为此，必须建立以下人事档案工作的制度，即管理人员工作制度，档案编排存放制度，材料收集归档制度，查借阅制度，档案整理制度，档案转递制度，档案统计制度，安全保密制度，工作联系制度，死亡报告制度，档案销毁制度，检查核对制度，资料积累及工作移交制度等。各级组织人事劳动部门应结合本单位管档实际，对各项制度进行修改、补充和完善，使各项制度更加具有实用性和操作性。

5.3.2　积极开展人事档案工作目标管理活动

人事档案工作目标管理是指根据党的组织路线、人事劳动工作政策和国家档案工作的方针、政策、法规及规定的要求，以及人事档案事业发展现状和近期发展规划，设计人事档案工作的基本内容和等级标准，按照规定的办法和程序进行考评，认定等级。它是人事档案实行规范化、科学化、现代化管理的有效措施。目前，我国文书档案、城建档案、机关档案等管理部门已经开展了目标管理工作，并取得了成功。实践证明，它对加强档案的规范化管理，提高服务质量，发挥档案的作用意义重大。因此，人事档案管理应借鉴其经验，积极开展目标管理活动，使我国人事档案管理尽快走上规范化、科学化、现代化的发展轨道。

人事档案工作目标管理应在其他部门档案目标管理基础上突出自身的特点，做到有针对性和可操作性。中组部1996年已制定了《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《考评标准》及《检查验收细则》，全国部分省市也已着手进行干部人事档案的目标管理工作，这是我国干部人事档案向规范化、科学化、现代化管理方向迈出的一大步。人事档案目标管理的指导思想是:以邓小平理论和党的基本路线为指导，以人事档案的法律、法规为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用，把人事档案管理工作提高到一个新的水平，更好地为两个文明建设服务。

人事档案目标管理的主要内容有:①组织领导;②管理体制范围;③队伍建设;④档案收集与鉴别;⑤档案归档与整理;⑥保管与保护;⑦利用和传递;⑧制度建设和业务指导等。每一项内容细分为各个条款，每个条款都有明确具体的目标要求和量化指标，通过目标要求和量化指标对照检查人事档案部门的具体工作，然后给予准确的评分，根据总的评分认定其等级。具体内容详见本章附录部分。

可见，开展人事档案目标管理活动，可以指导、监督、促进和规范人事档案部门的各项工作，极大地调动人事档案部门的工作积极性，提高人事档案部门的工作质量，使其更好地为组织人事劳动部门提供决策和依据，更好地为社会主义现代化建设服务。

5.3.3　促进人事档案部门的干部队伍建设

人事档案要实现规范化管理的目标，需要建立一支政治素质高、业务能力强、知识面宽、德才兼备的干部队伍。加强人事档案的干部队伍建设，是人事档案规范化管理在新的历史条件下的客观要求和重要保证。为此，我们必须做到:①加强对人事档案工作人员的培训和继续教育，包括政治强化和业务学习，努力提高其政治和业务水平;②积极充实人事档案干部队伍，争取把一些政治素质好、有档案专业知识和组织人事工作经验的同志充实到人事档案工作岗位上，也可从高校档案专业、综合性档案馆等招录一些高素质的人员从事人事档案工作;③要保持人事档案干部队伍的连续性和稳定性。现在许多人事档案部门的工作人员多为兼职，有的地方频繁换人，有的地方人员走了没有及时补充，这样既不利于保密，也不利于人事档案工作的管理和干部队伍建设，更不利于人事档案事业的发展。因此，人事档案干部队伍应保持连续性和相对稳定性，做到“先配后调”，重在培养和建设，这是做好人事档案工作和进行规范化管理的关键和长远大计。

另外，人事档案管理规范化管理还可以从微观方面去考察，尤其是从本单位管理人事档案的实际出发，结合相关人事档案管理方面的要求，从具体的档案管理工作环节上进行规范化管理。

附录一干部人事档案工作目标管理暂行办法

为了进一步加强干部人事档案工作，努力实现2000年干部人事档案工作目标，全面推行干部人事档案制度化、规范化、科学化管理，更好地为干部人事工作、人事决策工作和社会主义现代化建设服务，经研究决定，在全国实行干部人事档案工作目标管理。

一、指导思想

以邓小平建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指导，以《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》和《干部人事档案材料收集归档规定》及有关文件为依据，立足收集整理，狠抓基础建设，提高管理水平，确保提供利用。通过在全国范围内实行干部人事档案工作目标管理，把全国干部人事档案工作提高到一个新的水平。

二、参加范围与考评内容

1.参加范围:县处级以上(含县处级)及管理干部人事档案在500卷以上的机关、事业单位干部人事档案管理部门。企业及其他管档单位原则上也按本《办法》执行。

2.考评内容:干部人事档案工作的组织领导;队伍建设;管理体制与范围;干部人事档案材料收集与鉴别;材料归档与整理;保管与保护;提供利用与转递;制度建设和宏观业务指导。

三、等级划分与审批权限

1.等级划分:干部人事档案工作目标管理考评标准分为一级、二级、三级三个等级。一级标准总分为100分，达标分为95分以上;二级标准总分为90分，达标分为85分以上;三级标准总分为85分，达标分为80分以上。有宏观业务指导任务的部门和单位，一级标准总分为110分，达标分为105分以上;二级标准总分为99分，达标分为94分以上;三级标准总分为92分，达标分为87分以上。

2.审批权限:各省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关各部门的干部人事档案工作的等级，由中央组织部审批，并颁发证书，其他参加干部人事档案工作目标管理的单位，由各省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关干部(人事)部门审批，并代中央组织部颁发等级证书。

四、评审程序与晋级时限

1.评审程序

(1)自查申报:申报干部人事档案工作等级的单位，在自查和评估的基础上，向负责审批的主管部门写出申请评定等级的报告，并填写《干部人事档案工作目标管理等级申报审批表》一式三份，经主管单位审核后上报。

(2)组织考评:负责审批的主管部门，应成立考核领导小组或考核委员会。在接到申报等级的书面报告后，由考核领导小组或考核委员会依据《干部人事档案工作目标管理考评标准》进行考核检收。采取听取申报单位汇报，抽查档案，检查基础设施，查看有关资料，测试有关人员必备知识等方法，并根据《干部人事档案工作目标管理考评标准》评判出分数。根据考核验收的有关情况，及时向申报单位反馈意见，指出存在的问题，提出改进意见，并写出验收的情况报告。

(3)评定审批:审批部门要坚持原则，实事求是，严格依据《干部人事档案工作目标管理考证标准》和考评小组验收的实际情况进行评审，并将评审结果正式通知申报单位。

2.晋级时限:干部人事档案工作的目标管理从1997年1月起在全国实施。申报单位一般于每年第一季度向审批部门申报。各单位原则上首次只能申报三级，条件具备的单位也可以直接申报二级或一级。定级后，满一年方可申报晋升上一个等级。1999年底前，凡属目标管理范围内的管档单位，均应申报等级。

五、组织领导

1.加强领导:各地区、各部门要加强对干部人事档案目标管理工作的领导，把开展这项活动作为进一步加强干部人事档案工作的一项重要措施来抓。要结合本地区、本部门、本单位的实际情况，制定工作规划，并认真组织实施。

2.加强指导:各地区、各部门要认真履行宏观业务指导的责任，切实解决好实行目标管理过程中遇到的新情况、新问题，注意总结和推广典型经验，保证这项工作的顺利实施。

3.督促检查:各地区、各部门要把干部人事档案目标管理工作作为组织干部人事部门的一项日常工作来抓，认真部署，分类指导，定期检查评比。对已评上等级的单位和部门，一般每3年复检一次，经复检，发现不符合等级标准的单位，降低或撤消其原定级别，并收回等级证书。对到1999年尚未申报或未达到等级的单位，视为干部人事档案工作不合格单位，通报批评，并限期申报等级。

4.奖惩措施:各地区、各部门要把干部人事档案目标管理工作作为衡量干部人事工作以及测评主管领导工作成绩的标准之一。对达到一级的管档单位，要对主管领导和档案管理干部给予适当奖励。干部人事档案目标管理工作不合格的单位不能评为档案工作先进单位，主管领导和档案管理干部，其年度考核不能评为优秀。

今后，各地区、各部门干部人事档案工作目标管理的考评，一律按《干部人事档案工作目标管理考评标准》进行。未尽事宜，由中央组织部干部调配局负责解释。

附录二　干部人事档案工作目标管理考评标准

三级标准(总分: 92分)

一、组织领导(5分)

1.干部人事档案工作列入组织干部人事部门议事日程，对干部人事档案工作的业务建设、机构设置、人员配备、库房建设、所需经费等问题给予解决。(1.5分)

2.本单位有一名领导分管干部人事档案工作，了解有关干部人事档案工作文件精神，定期听取工作汇报，提出任务和要求。(1分)

3.干部人事档案管理部门认真履行十项职责;制定了年度计划并认真实施。建立健全了八项制度:查(借)阅制度、收集制度、鉴别归档制度、转递制度、检查核对制度、保管保密制度、管理人员职责和送交档案材料归档工作制度。(1分)

4.关心干部人事档案管理干部的工作、学习和生活，按规定评定专业技术职务(资格)，切实解决职级待遇，对工作成绩突出者给予奖励。(1.5分)

二、管理体制与范围(4分)

1.干部人事档案工作隶属于组织干部人事部门领导，接受上级有关部门的监督、检查和指导。(1分)

2.县以下机关、单位的干部人事档案由县级党委组织部和人事、教育、卫生等部门相对集中管理;不具备保管条件的单位，其档案由上一级主管部门代管。(1分)

3.按照干部人事档案管理权限，干部人事档案正本由干部主管部门保管，副本由干部协管部门保管。(1分)

4.干部人事档案管理干部及其在本级管理范围内的直系亲属的档案，指定有关部门专人保管。(1分)

三、队伍建设(6分)

1.省、自治区、直辖市党委组织部至少配备3名专职干部;其他管档单位管理在2000卷以上的，要配备2名专职干部;管理档案1000至2000卷或管理1000卷以内，且宏观指导任务比较重的单位至少要配备1名专职干部。兼职人员要以主要精力从事干部人事档案工作。(3分)

2.干部人事档案管理干部必须是中共党员，并具有中专(高中)以上学历，熟练掌握了档案材料的收集、鉴别、归档、整理、提供利用以及档案的保管、保护知识和技能。胜任本职工作。(0.5分)

3.干部人事档案管理专职干部相对稳定，做到先培训后上岗。(1分)

4.干部人事档案管理干部参加县以上组织干部人事部门举办的业务培训班，1991年以来，累计时间两周以上。(1分)

5.干部人事档案管理干部坚持原则、严守纪律、遵守制度、保守秘密。(0.5分)

四、收集与鉴别(21分)

1.按照《干部人事档案材料收集归档规定》的收集范围，及时收集干部人事档案材料，其中: 1990年以来干部任免材料(包括考察材料)和评聘专业技术职务材料齐全; 1985年工资改革以来的各种工资材料齐全;入党入团志愿书、党员登记表; 1988年以后填写的干部履历表和公务员过渡表以及公务员年度考核登记表齐全。(14分)

2.对收集归档的材料鉴别准确，手续完备。其中由组织上形成的材料应有形成材料的时间、组织印章;个人撰写的材料应有形成时间、本人签字。(5分)

3.对不属于归档的材料，及时转递或按有关规定销毁。(2分)

五、归档与整理(24分)

1.归档及时。对收集的干部人事档案材料在半个月内归入档案袋(盒)内，每年装订入卷归档一次。(5分)

2.分类准确。按照《干部档案整理工作细则》的要求进行分类。(4分)

3.档案材料排列有序，层次清楚。(2分)

4.加工合理。对破损、卷角、折叠和裁剪;档案材料应包边(加边)，并拆除档案材料上的金属物。(4分)

5.目录清楚，字迹工整，无粘贴涂改，材料与目录相符，材料形成时间填写无误，材料份数和页码计算准确。(5分)

6.装订整齐，档案材料装订后，表面平整、无脱页漏装、无损坏文字的材料。(3分)

7.干部档案袋、卷皮、目录纸等用品符合《干部档案工作条例》的要求。(1分)

(注:负有宏观业务指导任务的部门和单位，在“归档与整理”这一项上，对下级单位报送的档案案卷质量，有“5分”的评审权)

六、保管与保护(16分)

1.每管理1000人的档案，库房面积不少于20平方米，档案库房、阅档室、办公室分开，即“三室”分开;管理1000人以内档案，设专用库房，阅档室和办公室合一，即“二室”分开。(6分)

2.配置铁质档案柜保管干部人事档案(使用木质档案柜保管干部人事档案不能申报等级)。(2分)

3.干部人事档案库房“六防”设施基本得到落实，配有防盗门窗、灭火器、温湿度表、电风扇或排气扇、防腐防虫物品。(6分)

4.配有切纸打孔机、缝纫机。(2分)

七、利用与转递(9分)

1.干部人事档案利用范围符合规定，审批手续齐全，借阅档案时间一般不超过15天。(3分)

2.未配置计算机的单位，要建立干部卡片;配置了计算机的单位，要将干部信息录入计算机。卡片或录入计算机的信息内容翔实、准确，适应干部人事工作的需要。(2分)

3.干部职务、工资变动时，及时续填干部卡片、职务和工资变动登记表，或将变动的信息录入计算机。(1分)

4.转递干部人事档案须填写干部人事档案转递通知单，并通过机要交通转递或派人送取。(1分)

5.转出的干部人事档案，材料齐全，符合整理要求，无零散材料。(1分)

6.干部调动、职务变动或改变主管单位需转递档案的，其档案一般在15天内转出。(0.5分)

7.及时退回接收干部人事档案回执。(0.5分)

八、宏观指导(7分)

1.本地区、本部门的干部人事档案管理体制符合规定。(1分)

2.认真履行业务指导、监督和检查职责，适时布置任务，提出要求，并解决实际问题。(1分)

3.根据本地区、本系统的实际情况，定期或不定期举办干部人事档案业务培训班。(5分)

二级标准

(总分: 99分)

一、组织领导(1分)

在三级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.组织干部人事部门定期研究、部署干部人事档案工作，做到有计划、有布置、有检查、有落实。(0.5分)

2.分管领导档案意识强，认真履行职责，切实解决干部人事档案工作中的实际问题。(0.5分)

二、管理体制与范围

二级标准与三级标准相同

三、队伍建设(1分)

在三级标准的基础上，还须具备下列条件:

干部人事档案管理干部能积极主动地研究探讨干部人事档案工作中的新情况、新问题，并定期向上级主管部门请示报告工作。(1分)

四、收集与鉴别(1分)

在三级标准的基础上，还需具备下列条件:

建立了干部人事档案材料形成部门与管档单位的联系制度、收集网络。(1分)

五、归档与整理

二级标准同三级标准。

六、保管与保护(2分)

在三级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.配置了计算机、空调机、去湿机或加湿机。(1分)

2.使用中组部推荐的新型档案卷夹。(1分)

七、利用与转递

二级标准与三级标准相同

八、宏观指导(2分)

在三级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.制定了本地区、本系统干部人事档案工作年度计划及5年发展规划，目标明确，切实可行，并认真组织实施。(1分)

2.本地区、本系统参加目标管理的单位干部人事档案工作达到三级以上标准的占50%左右，其中二级标准占10%左右。(1分)

一级标准

(总分: 110分)

一、组织领导(3分)

在二级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.组织干部人事部门制定了干部人事档案工作五年规划和实施方案，并认真组织实施。(2分)

2.干部人事档案工作所需经费列入财政(财务)计划，保证落实。(1分)

二、管理体制与范围(1分)

在二级标准的基础上，还必须具备下列条件:建立了干部人事档案工作专门机构。(1分)

三、队伍建设(1分)

在二级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.干部人事档案管理干部掌握计算机基本知识，并能熟练地操作。(0.5分)

2.干部人事档案管理干部每年在地级以上报刊上发表一篇有关干部人事档案工作方面的报道或理论文章。(0.5分)

四、收集与鉴别

一级标准同二级标准。

五、归档与整理

一级标准同二级、三级标准。

六、保管与保护(3分)

在二级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.省、自治区、直辖市党委组织部，做到“四室”(库房、阅档室、办公室、微机室)分开;其他管档单位做到“三室”(库房、阅档室、办公室)分开。(2分)

2.配置了复印机、照相机、红紫外线扫描消毒器和档案微波灭菌杀虫机。(1分)

七、利用与转递(2分)

在二级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.运用计算机管理干部人事档案，建立于部人事档案信息库，所管干部人事档案的有关信息全部录入计算机;档案信息查询、检索迅速准确。(1分)

2.利用干部人事档案信息数据对干部队伍综合分析，为领导提供信息和决策依据。(1分)

八、宏观指导(1分)

在二级标准的基础上，还须具备下列条件:

1.本地区、本系统干部人事档案工作人员培训率达80%左右。(0.5分)

2.本地区、本系统参加目标管理单位的干部人事档案工作达到三级以上标准的占60%左右，其中二级标准占20%左右，一级标准占10%。(0.5分)

附录三　干部人事档案工作目标管理检查验收细则

为确保全国干部人事档案工作目标管理考评工作的质量，根据《干部人事档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》(组通字〔1996〕55号)的要求，特制定本细则。

一、检查验收的组织形式

1.各省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关各部委申报干部人事档案工作目标管理的等级，由中央组织部组成检查验收小组直接检查验收。

2.其他申报干部人事档案工作目标管理等级的单位，采取下列方式进行检查验收:

(1)申报干部人事档案工作目标管理一级标准的单位，由省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关有关部委干部人事部门组成检查验收小组进行检查验收。

(2)申报干部人事档案工作目标管理二级、三级标准的单位，由省、自治区、直辖市党委组织部和中央国家机关有关部委干部人事部门组成检查验收小组，或委托下一级组织干部人事部门组成检查验收小组进行检查验收。

3.检查验收小组一般由3～5人组成。组成人员主要是各级组织干部人事部门干部人事档案工作的负责同志及所属单位干部人事档案业务骨干，根据需要也可以吸收同级档案部门工作人员参加。

4.各地区、各部门根据申报等级单位的数量，可组成若干检查验收小组进行检查验收。

二、申报等级的材料和时间

申报干部人事档案工作目标管理等级的单位，在自查和评估的基础上，应向负责审批的主管部门申报以下材料:

1.申请评定等级的报告。主要内容包括:

(1)基本情况(如成立档案工作机构的时间，保管干部人事档案数量，档案管理人员的数量，档案室管理设备的情况等);

(2)组织领导、管理体制、制度建设和队伍建设情况;

(3)档案材料的收集、整理、保管和利用情况;

(4)宏观业务指导情况。

2.填写《干部人事档案工作目标管理等级申报审批表》。该表一式三份，表中所列各项要填写清楚，“申报单位自检意见”一栏要简写。

3.申报单位一般于每年第一季度向审批部门申报等级，各单位原则上首次只能申报三级，个别条件具备的单位也可直接申报二级或一级。但具有宏观业务指导任务的单位，在下属管档单位没有达到规定的等级比例以前，原则上不得申报一级。

三、检查验收工作程序

负责审批的主管部门，接到申报单位报送的材料后，工作程序如下:

1.对申报单位的《干部人事档案工作目标管理等级申报审批表》和申请评定等级的报告进行审核。对《干部人事档案工作目标管理等级申报审批表》所列项目填写不正确，申请评定等级的报告内容不齐全的，退回原单位，重新填写申报。

2.制定检查验收工作计划，将检查验收日期通知申报单位。

3.组成检查验收小组，并进行认真的培训学习。

4.检查验收的具体步骤:

(1)听取全面汇报。即听取申报单位干部人事档案工作负责同志关于实施干部人事档案工作目标管理情况的全面汇报。

(2)查看有关资料和基础设施建设。即看档案室内文件资料、规章制度、簿册表格等是否健全;“六防”措施是否落实;所申报等级必备的设备是否齐全;干部人事档案管理工作中使用计算机的情况等。

(3)抽查档案。即500～1000卷的抽查10卷，1000～1500卷的抽查15卷，1500卷以上的抽查20卷。抽查档案要看材料收集是否齐全、鉴别分类是否准确、编排是否有序、目录是否清楚、装订是否整齐等。

(4)反馈意见。即检查验收小组在检查验收结束后，经过小组评议，及时向申报单位反馈意见，指出存在的问题，提出改进工作的具体意见。

(5)评定审批。即负责审批的主管部门在严格依据《干部人事档案工作目标管理考评标准》和检查验收小组情况报告的基础上进行评审，审批结果以文件的形式下达。各省、自治区、直辖市和中央国家机关各部委批准的目标管理一级单位，须抄报中央组织部备案，并代中央组织部颁发等级证书。(目标管理二级、三级单位的等级证书，由省、自治区、直辖市和中央国家机关各部委颁发。)

四、检查验收应注意的问题

1.要突出重点检查项目。检查验收小组在检查过程中，对以下项目应重点检查;队伍建设、制度建设、收集与鉴别、归档与整理、保管与保护、利用与转递。

2.严格按照所申报的等级进行检查验收。在检查验收过程中要严格按照所申报的等级逐项逐条进行检查打分，总分达不到申报等级规定的分数，不能定级，更不能下降到所申报等级的下一个级别(如申报一级，不能因为检查未达到规定的分数而降到二级)。

五、几点要求

1.各级检查验收小组成员要认真学习有关文件，熟练掌握各项检查验收工作标准。

2.检查验收工作必须严格按照《干部档案工作目标管理暂行办法》和《干部人事档案工作目标管理考评标准》执行，实事求是，公道正派，防止弄虚作假和走过场。

3.检查验收小组必须认真履行职责，严格遵守组织纪律和廉政建设的有关规定，各申报单位要积极支持配合检查验收小组的工作。

4.各级检查验收小组成员，不得参加本单位的检查验收。

附:①《干部人事档案工作目标管理考核评分表》

②《收集与鉴别评分过渡表》

③《归档与整理评分过渡表》(略)

续表

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说明:表内每卷只记扣分数评分人:实际得分=分项分－扣分合计