人事档案信息资源开发与服务的范围

7.2　人事档案信息资源开发与服务的范围

人事档案信息资源开发与服务的范围，主要指可以向哪些组织和部门、工作、人员提供服务利用，以及开发利用什么内容。

根据人事档案管理相关文件的规定，人事档案的利用服务范围的限定主要是为管理人员的机关及其组织、人事、劳动部门考察、了解、使用和办理所管人员的人事工作事项服务，不是向全社会提供利用服务。一般地，制定人事档案服务范围时应当遵循服务范围与人员管理范围相一致，在人事档案管理权限没有改变的情况下，人事档案部门对档案的利用范围是不能变动的。在当代条件下，人事档案信息资源服务也在逐渐发生变化，例如针对社会流动人口的档案信息服务，针对当事人的档案信息服务等，都随着信息技术的应用而发生了一定的变化。总体看来，人事档案服务需要实行内部与外部有别、档案管理部门与人事管理部门及档案所有者有别、机关人事档案部门与档案馆服务利用范围有别。

7.2.1　对内服务范围

对内服务范围是指为档案所有者的所在单位或其上级主管、协管单位的组织、人事、劳动部门提供服务。这种利用服务的前提是组织、人事、劳动部门在某一具体的人事工作中，必须通过利用其人事档案才能完成工作任务，大多数情况下以研究解决该人员的问题为主。对内部的服务利用是人事档案利用服务的主要方面，对符合利用手续的，都应无条件给予提供利用。其利用服务范围主要包括以下几个方面:

①组织对人员进行考察了解。

②办理人员职务、职称呈报与审批事宜。

③审批人员的工资、福利、待遇及办理离休、退休手续。

④呈报或审批人员的入党、入团、参军、提干、出国等事宜。

⑤核实和审定人员的政治历史、参加工作时间、入党时间、年龄、工龄、学历、学位，以及某阶段的主要表现情况。

⑥纪检、监察部门办理党员、工作人员违纪、违法案件及有关审查、处理事宜。

⑦商办人员的调动事宜。

⑧死亡后撰写悼词、生平。

⑨编史修志工作需要提供相对人经历和社会实践情况，而相对人已死亡或病重不能口述或其他原因不能提供情况的。

⑩办理与相对人有直接关系的其他事项，必须利用其人事档案的。

7.2.2　对外服务利用范围

对外服务利用范围是指外单位和非主管单位申请利用人事档案，是在特定条件下对人事档案的利用，档案部门应根据不同情况决定是否给予提供或限制提供档案内容。主要限于以下几种情况:

①人员因违法乱纪受到法律追究，有关部门需要利用其人事档案。

②人员是他人政治历史问题或其他问题的主要证人，而本人已死亡或病重不能口述或其他原因不能提供证明材料的。

③人员与重大案件或重大事件有直接关系，而本人已死亡或病重或其他原因不便由本人直接提供情况的。

④为编史修志工作提供利用服务。人员是某史志中的重要人物或与重要事件直接有关，而本人已死亡、病重或其他原因不能提供情况的。

7.2.3　机关人事档案部门利用服务范围

人事档案在机关档案室阶段，处于封闭期，机密性强，服务利用的范围一般只限于该人所在单位的党组织、人事、劳动部门，或主管协管该人的上级党组织及其组织、人事部门使用。人事档案特别是干部人事档案一般只限于查证、考察、了解干部本人的情况，#阅和借用干部档案需要办理申报、审批等手续，利用的面比较窄，手续也十分严格。一般人事档案利用服务范围较宽松。

7.2.4　档案馆人事档案利用服务范围

根据党和国家有关文件规定，人事档案中的干部档案，在该干部死亡5年后，需要永久和长期保存的档案应向档案馆移交。进入档案馆的档案还有一段封闭期，在封闭期内与在机关人事档案部门利用服务的手续相同，封闭期满后，经行政单位与档案馆审查，才能解除封闭，向社会开放，允许经过一般的手续就可以通过各种方式提供利用。凡属开放的档案，我国的机关、团体、企业、事业和其他组织以及公民，持有合法证明，经档案馆同意，办理借阅、登记手续，可以阅读、摘抄或复制。

7.2.5　对人事档案所有者的服务范围

在“汤国基案”后，不少人开始思考人事档案信息向个人开放的问题。⁽¹⁾信息化条件下，人事档案信息服务向该档案当事人开放的技术已经成熟。通过技术手段，个人基本情况、奖惩情况、专业特长等直接向档案当事人开放，并赋予该当事人一定的读(浏览)权限，而限制其修改或删除权限，这有利于提高人事档案的透明度，提升人事档案的服务水平。

7.2.6　人事档案服务内容的范围

人事档案服务既包括提供原件服务，也包括提供信息服务。其中，原件服务即是人事档案管理机构收藏的该当事人的所有档案原件，而信息服务则仅提供档案信息内容，而非档案原件本身，这往往可以通过结合信息化技术进行。