人事档案的鉴定

8.2　人事档案的鉴定

8.2.1　人事档案鉴定的概念与作用

(1)概念

人事档案的鉴定是指依照一定的原则与规定，对收集起来的人事档案材料进行真伪的鉴别和价值的鉴定，再根据它们的真伪和价值进行取舍，将具有保存价值的材料归入档案、确定保存期限，把不应当归档的材料剔出销毁或转送其他部门予以处理的一项业务工作。收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后才能归入人事档案。不属于归档范围的材料不得擅自归档。

(2)人事档案鉴定工作的作用

①人事档案材料的鉴定工作是归档前的最后一次审核。这项工作决定着人事档案文件材料的命运，关系到人事档案质量的优劣和能否正确的发挥作用，是保证人事档案完整、精练、真实、实用的重要手段。

②人事档案材料的鉴定工作是人事档案管理工作的首要环节。对于收集起来的杂而乱的人事档案材料进行清理和鉴别，确定和进行取舍，是人事档案系统整理工作的基础和前提。假如略去这一环节，不该归档的没有清理出去，该归档的又没有收进来，就会直接影响后面的诸环节，甚至造成整个工作的全部返工。

③人事档案材料的鉴定工作对其他各项业务工作具有积极地促进作用。鉴定工作与其他环节工作有着紧密的联系，通过鉴别工作，可以促使档案人员重视人事档案材料的质量，能发现哪些档案材料不齐全，以便及时收集，同时还可以提高收集工作在来源上的质量，不至于把一些不必要的、没有价值的材料都收集起来。再例如，鉴别工作的质量高低，直接关系到人事档案保管工作，通过鉴别，把那些不需要归档的材料从档案中剔除出去，减少档案的份数，可以节约馆库面积，有利于保管工作。此外，鉴别工作还可以促进人事档案利用工作的开展。鉴别工作中取舍恰当、合理，就能保证人事档案的真实性和精练性，否则一旦该归档的材料销毁了，就不可复得了，会给党的事业造成不必要的损失。

④人事档案材料的鉴定工作是正确贯彻人事政策的一项措施。通过鉴别，将已装入人事档案中的虚假不实材料剔除出去，可以为落实人事政策提供依据、消除隐患，保证党的组织人事路线、方针政策的贯彻执行。

⑤人事档案材料的鉴定工作有利于应对突然事变。突然事变是指战争、水灾、火灾、地震等天灾人祸，往往突发性强，难以预料。如果能对人事档案价值进行区分鉴别，遇到突发事变后，就有利于重要价值档案的抢救与保护，减少不必要的损失;反之，如果不对人事档案进行鉴定，不区分有无价值、不区分价值大小，遇到突然事变后就会束手无策，不能及时抢救珍贵和重要价值的人事档案，造成“玉石俱毁”。

⑥人事档案材料的鉴定工作有利于确定人事档案的保存期限，提高人事档案的质量和利用率，满足社会长远需要。因为人事档案不仅对现在有用，而且对今后还有查考利用价值，通过鉴定，使真正有价值的人事档案保存下来，可以造福子孙后代，让未来的研究者不必花更多的时间和精力去鉴别、挑选、考证有关人物的材料，可以为后人查询历史人物和历史事件提供依据和参考。

8.2.2　人事档案鉴定工作的内容

从总的方面来看人事档案鉴定的内容，主要包括对收集起来的人事档案材料进行真伪的鉴别，将具有保存价值的材料归入档案;制定人事档案价值的鉴定标准，确定人事档案的保管期限;挑出有价值的档案继续保存，剔除无需保存的档案经过批准后销毁;为进行上述一系列工作所作的组织安排。

从具体方面来看人事档案鉴定的内容，可分为两大部分，即人事档案真伪的鉴别内容与人事档案价值鉴定的内容。

8.2.2.1人事档案真伪的鉴别内容

人事档案鉴别工作应当本着“取之有据，弃之有理”的原则来进行，即凡是确定有关材料应当归档就要符合有关规定;凡是确定要剔出处理某些材料，要有正当的理由，尤其是剔出应当销毁的材料，一定要非常谨慎;要严格按照有关政策和规定办事，不该归档的材料，一份也不能归档;应该归档的材料，一份也不能销毁。人事档案鉴别工作的内容范围大致包括以下几个方面:

(1)判断材料是否属于本人

鉴别这个问题的主要方法是辨认姓名的异同。下列三种情况比较容易混淆:

①同姓同名。这是最容易混淆也最难发现的一种情况。对这种情况的辨认方法是逐份地核对同姓同名的材料，尤其是核对材料上的籍贯、年龄、家庭出身、本人成分、入党时间、参加工作时间、工资级别等情况是否相同、主要经历是否一致。为了达到互相印证的目的，要尽可能地多核对一些项目，使鉴别结论有可靠的依据和基础。

②同姓异名或异姓同名。这是收集人事档案材料时造成的。鉴别时要特别留心材料上的姓名，对那些姓名有某些相同之字的材料，更要提高警惕。如果在鉴别材料时只注意看内容，而不大注意看姓名，就很容易让那些同姓异名或异姓同名的材料蒙混过去。

③一人多名。有的人在不同时期有不同的名字，例如儿童时期有乳名，上学时有学名，还有的人有字号、笔名、化名、别名等，如果不认真辨认，就很容易使一个人的档案材料身首异地。辨别这种情况的方法有三种:第一，核对后期材料姓名栏内曾用名，是否有与前期原名相同的名字;第二，清查档案内是否有更改姓名的报告和审批材料;第三，将不同姓名的材料内容进行核对，看看每份材料的年龄、籍贯、经历等情况是否相同。

(2)辨认材料的内容和作用

①看内容。即审核材料的内容是否与该人员的问题有关，例如政审材料中所反映的内容与该人员的结论是否有内在联系，是不是结论的依据。

②看用途。例如对于证明材料，要详细审查，看此材料用于证明谁的问题，也就是被证明人是谁，如果被证明人不是该人员，那么这份材料一般也就不是该人员的。该人员所写的证明他人问题的材料，由于它的用途不是证明该人员的，所以不该归入该人员档案中。

(3)判断材料是否属于人事档案

一个人的档案材料包括人事档案内容的材料及非人事档案内容的材料两大部分。在非人事档案材料之中，有的是属于文书、业务考绩、案件等档案内容的材料，有的属于本人保存的材料，有的是应转送有关部门处理的材料，鉴别工作的任务就是将人事档案材料与非人事档案材料严格区分开来，择其前者归档，并将那些非人事档案内容的材料另加处理。常见的人事材料主要是前面讲的一些内容，在此不再赘述。

(4)判断材料是否真实、准确

做人事档案工作必须讲究实事求是，来不得半点虚假和含糊其词，由此要求人事档案材料所记述的内容必须真实而且准确，不能前后矛盾，模棱两可。在鉴别工作中一旦发现内容不属实、观点不明确、言词不达意或词义含混的情况，应立即退回原单位重新改正。

(5)判断材料有无重复

要保持人事档案的精练，重份材料或内容重复的材料必须剔除。鉴别的时候，无论是正本还是副本，只需保留一份，多余的可以剔出。例如有的人在入党之前写了许多份入党申请书，鉴别时可以只选取其中内容最完整、手续最齐全、字迹最清楚的归入本人档案的正本和副本中。近年来，各级组织人事部门非常重视个人出生日期的鉴别工作，中组部出台了《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》(组通字〔2006〕41号)，要求各级组织人事部门认真做好干部出生日期的管理工作，认真核对干部的出生日期，这也是鉴定工作的一个很重要的方面。

8.2.2.2人事档案价值鉴定的内容

①确定材料是否有保存价值。归档的材料要能反映个人的政治思想、业务能力、工作成绩、专长爱好等方面的情况。

②剔除无价值的人事档案材料。对于一些没有价值或价值不大的材料以及似是而非、模棱两可、不能说明问题、没有定论、起不了说明作用的旁证材料，不要归档，尤其对内容不真实、不准确、甚至诬蔑陷害等材料更不能归入。

③判定人事档案价值。根据一定的原则与标准确定什么样的档案需要保存多长时间，如短期、长期、永久，或者定期、永久。

8.2.3　人事档案价值鉴定的方法

人事档案价值鉴定的方法主要以下几种:

(1)内容鉴定法

人事档案内容是决定人事档案价值最重要、最核心的要素，也是最重要的方法。因为利用者对档案最普遍、最大量的利用需求，反映在对档案内容的要求上，即人事档案中记载了人们活动的事实、历程、数据、经验、结论等，所以，人事档案内容是人事档案鉴定最重要的方法。在对人事档案价值进行鉴定时，必须分析人事档案内容的重要性与信息量的丰富程度、真实性、独特性、典型性等因素。

(2)来源鉴定法

人事档案来源是指人事档案的相对人和形成机构。由于相对人和形成机构在社会生活和国家政务活动中所处的地位、职务、职称等方面的不同，对国家和社会的贡献不同，因而其人事档案的价值也有大小之分和重要程度的区别，所以人事档案来源可以作为其价值鉴定的方法之一。主要从以下几个方面分析:

①看成就或贡献。凡是对党和国家或某一地区及某一学科研究作出了贡献的人员，包括发明创造者、新学科的创始人、领导人、某运动的首倡者，发表过重要论文和著作、作品者，以及具有一技之长的人，或者某一著名建筑工程的设计者等作出了各种贡献的人员，死亡之后，他们的档案应当由原管理单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆长久保存。

②看知名度。一个人在国内外、省(市)内外、县(市)内外享有较大的声誉和知名度，其人事档案的价值较大，人事档案管理部门应当对在社会上有一定威望的著名政治家、社会活动家、企业家、民主党派人士、作家、诗人、艺术家、专家、学者、各方面的英雄模范人物及其他社会名流的档案材料重点进行保管。这类人员死亡以后，在原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案移交给同级档案馆长久保存。

③看影响力。影响力指的是在某一地区有重大影响的人员的影响能力。例如各个方面的领袖人物、轰动一时的新闻人物、重大事件或案件的主要涉及者、重要讨论的发起者等，这些人的档案材料在其死亡后由原单位保存若干年以后移交本机关档案部门，随同到期的其他档案向同级档案馆移交并永久保存。

④看职务级别。也就是看该人在生前担任过何种职务。一般来说，职务较高的，其人事档案材料的保存价值就较大，保管期限就长一些。例如，《干部档案工作条例》规定，中央和国务院管理干部死亡后，其干部档案由原管理单位保存5年后，移交中央档案馆永久保存。

⑤看技术职称、学位和学衔。技术职称、学位和学衔是一个人在学术界的地位和专业上的造诣的突出表现。中国科学院院士、中国工程院院士、教授、研究员、高级工程师等，都在某一学术或工程技术领域中做出了一定成就，他们的人事档案材料对生前从事的科学研究、参与的社会实践、发明创造等方面，有准确而又具体的记载，能提供较多的信息，具有历史研究和现实查考意义，档案的价值较大，其人事档案由原单位档案室保存若干年以后，移交档案馆保存。

上述五个方面的来源，不是孤立的，而是互有联系的，在鉴定档案价值时应综合分析研究、准确判断。

(3)时间鉴定法

时间鉴定法，是指根据人事档案形成时间作为鉴定依据。一般来讲，形成时间越久的人事档案，其保存价值越大。这主要是由于年代越久的档案，留存下来的很少、很珍贵，“物以希为贵”，所以需要重点保存，这也符合德国档案学家迈斯奈尔“高龄案卷应当受到重视”的鉴定标准。

此外，还有主体鉴定法、效益鉴定法等。主体鉴定法是指在人事档案价值鉴定中，用主体需求程度与要求去评价。由于社会生活的丰富多彩，主体对人事档案的需求比较复杂。一方面，不同学历层次、不同文化素质、不同经历、不同年龄、不同历史条件下的人员，对人事档案会产生不同的要求，因而对人事档案价值的认识也是不同的。另一方面，即使同一主体，在不同时间、不同地点、不同条件下对人事档案的需求也是不同的，那么，对档案价值的认识也是有差异的。因此，在人事档案鉴定工作中也会根据主体的认知程度判断档案价值。效益鉴定法是指根据人事档案发挥的社会效益与经济效益判定档案价值。这两种方法带有很强的主观性，只能作为参考。

8.2.4　人事档案保管期限

(1)人事档案保管期限概念及档次

人事档案的价值不是一成不变的，具有一定的时效性。档案的时效性，决定了人事档案的保管期限。人事档案期限可分为永久、长期、短期三种，也可以分为永久与定期两种。

(2)人事档案保管期限表

人事档案保管期限表是以表册形式列举档案的来源、内容和形式，并指明其保管期限的一种指导性文件。人事档案保管期限表的作用表现在三个方面:①是人事档案鉴定的依据和标准;②可以避免个人认识上的局限性与片面性，保证人事档案鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率;③能够有效地防止任意销毁人事档案的现象发生。

8. 2. 5　对不在归档范围内材料的处理

对不归档材料的处理主要有下列4种方法:

(1)转

凡是经过鉴别，并不属于本人的材料，或者根本不在归档之列的材料，必须剔出，转给有关单位保存或处理。

(2)退

对于近期形成的某些档案材料，手续不够完备，或者内容还需要查对核实的，需要提出具体的意见，退回有关单位，等到原单位修改补充后再行交回。如果材料应退回去的，必须经过领导批准退回本人，并办理相应的手续。

(3)留

凡是不属于人事档案的范围，但很有保存价值的有关参考资料，经过整理以后，应由组织或人事部门作为业务资料保存。

(4)毁

经人事档案部门鉴别后，确实没有保存价值的材料，应当按照有关规定作销毁处理。销毁的材料应当仔细检查，逐份登记，写清销毁理由，经主管领导批准后，才能销毁。

8.2.6　人事档案材料的审核

人事档案材料的审核，是指对已归档和整理过的档案，进行认真细致的审查核定，以确保人事档案材料完整齐全、内容真实可靠、信息准确无误的工作。

(1)审核的主要内容

主要审核档案材料中是否齐全完整，是否有缺失、遗漏，有无涂改伪造情况;审核档案材料是否手续完备，填写是否规范;审核档案材料中有无错装、混装的现象，审核档案材料归档整理是否符合要求。

(2)审核要求

力求保证人事档案材料齐全完整、真实可靠;对档案中缺少的主要材料应逐一登记、补充收集归档;对人事档案材料中内容不真实的情况，应根据有关政策规定予以确认，确保档案中的信息真实可靠;对人事档案材料中前后不一致的材料，应进行更正。

8.2.7　人事档案的销毁

人事档案的销毁，是指对无保存价值的人事档案材料的销毁，是鉴定工作的必然结果。销毁档案，必须有严格的制度，非依规定的批准手续，不得随意销毁。凡是决定销毁的档案，必须详细登记造册，作为领导审核批准以及日后查考档案销毁情况的依据。