干部人事档案管理方法

9.3　干部人事档案管理方法

干部档案管理方法主要是通过一定的流程和标准，对于干部档案进行科学的管理，从而方便利用。

党政机关干部调配处档案室都制定了干部档案管理工作示意图。一般地，干部档案管理主要遵循如下流程和标准，见图9-1。⁽¹⁾

结合上述流程与要求，本书择其主要方面介绍如下:

9.3.1　干部档案的收集

为了规范干部档案材料收集归档工作，中共中央组织部2009年印发了《干部档案材料收集归档规定》，指出干部档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部档案的内容。总体看来，干部档案的收集工作主要包括两部分内容，即干部档案的接收和干部档案的补充。

图9-1　干部档案管理主要流程与要求

干部档案的收集范围需要对照本书关于《干部档案分类》中提出的十大分类的具体内容，进行针对性的收集，例如，每年的年度考核，技术人员任职工作考核表;干部个人审计报告离任材料;在职干部参加各类成人大、中专等到院校学习培训材料;入团、入党志愿书、申请书、转正申请、考察表、党员登记表;先进工作者、立功受勋、优秀党务工作者审批(号报)表;凡晋升，调动工资变动审批表;干部提任，干部任免呈报表，考察材料及评聘专业技术职务(资格)材料;出国、出境审批表;更改学历的要有干部学历更改申报表，入学报考表，学习成绩表、学生登记表、毕业生登记表、毕业鉴定表等相关学籍材料等。

干部档案的收集主要通过如下两条途径实现:

一是接收。干部档案的接收是指干部档案管理部门按照干部档案材料收集归档范围和要求，在干部档案制作之日起的一个月内将干部档案从干部档案形成部门转入本部门归档的过程。为了按时接受干部档案，干部档案管理部门应该建立联系制度，及时掌握干部档案材料的制作和形成信息，主动向干部档案形成部门、干部本人和其他部门收集干部档案。为了及时掌握干部档案材料的信息，档案管理部门一个月至少与人事、办公室等部门联系一次，不适时机地向有关部门收集形成的干部、人事档案材料。需要强调的是，每年形成的档案材料以单位进行收集，各单位干部档案材料收集、保管工作要由分管人事或档案工作的专人负责，定期送交组织部、人事局档案室。

各单位在收集人事档案时，往往会零星收集。这时，需要填写干部档案收集登记表，一式两份。一份反馈给人事档案提供人，一份随着人事档案运转。档案的移交人和接收人需要签字，并加盖公章。干部档案收集登记表见表9-1。

表9-1　干部档案收集登记表

《干部档案材料转递通知单》或《干部档案零散材料移交表》，办理交接手续。干部档案主管部门应与材料形成部门建立联系制度，主动收集。

二是补充。干部档案的补充是指干部档案管理部门根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实、完善干部档案内容的过程。各单位(省直、市地)可根据工作需要，有计划布置填写干部履历表或补充表(但事先应经省委组织部同意)，写自传，做鉴定等，充实干部档案内容。需要注意到，干部档案是一个动态性事物，干部的职位变迁、机构的组织变革、国家政策的调整、社会经济的发展等有可能产生新的干部档案材料，这些材料都需要补充收入干部档案中。此外，干部档案中的有些材料是成套的，鉴定时若发现缺少材料应当进行登记并及时搜集补充。

为了及时收集干部档案材料，各职能部门形成的档案材料应送交档案室归档的范围、时间、要求，各职能部门应认真贯彻执行，形成干部、人事档案材料的部门有责任按归档要求及时归档。而干部档案管理部门则需要主动“补位”，及时将形成干部、人事档案材料的部门形成的干部档案文件收集归档。

总之，干部档案收集工作受国家有关法律、法规的保护和监督，干部档案形成部门和干部档案管理部门必须认真贯彻执行有关法律、法规和遵循有关组织人事等工作的政策、规定，认真完成干部档案的收集工作。

9.3.2　干部档案的鉴定

干部档案的鉴定是指档案管理部门对收集起来准备归档的干部档案材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的一系列工作。根据《干部档案工作条例》、《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关文件，干部档案鉴定工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，从材料的形成背景出发，鉴别材料的内容、用途及其保存价值，确定其是否应该归入干部档案。具体工作包括:

①判别材料是否属于干部档案范围。若发现有不属于干部档案内容的或重复多余的材料，应清理出来按规定处理:对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案部门或转有关部门保存;对不属于干部档案内容却比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的就退还给本人;对无保存价值又不宜退回本人的，应按照相关手续予以销毁。此外有些材料虽然属于干部档案，但是并不是本人的档案材料，而是同名异人、张冠李戴，也应该剔除并找当事人补充相应档案材料。

②加强对干部档案的鉴定工作，尤其是鉴定档案的真伪，判定材料的保存价值，确定是否归入干部、人事档案。鉴定过程中发现涉及干部政历问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归档。鉴定时，发现材料不完整，要及时登记并收集补充。

③核查材料是否齐全、完整。很多干部档案是成套的，有一系列材料组成，如政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上报批复、主要证明材料、本人的交待、复查结论等;处分材料一般应具备处分决定、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等，归档时干部档案管理部门必须检查这些材料是否齐全和完整，凡内容不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，否则一律不能归档。另外，在时间上，干部档案应该是当事人个人历史和经历的连续记录和反映，不能中断或者空缺。

④审查材料是否手续完备。干部档案中的很多材料都需要盖章或签字才能生效，如有些证明需要组织盖章;审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面;任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文件号;出国、出境审批表，须注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。收集这些材料时必须检查其相关手续是否齐备，不符合要求的须补办完手续后再归档。

中共中央组织部办公厅《关于进一步开展干部档案审核工作的通知》(组厅字〔2006〕5号)首条指出，“检查验收的内容是:档案内容是否真实，有无涂改造假、装错材料的问题;档案材料是否齐全，填写是否规范;档案整理是否符合要求。”这是对干部档案整理的基本要求，从中可以看到，关于档案真实性鉴定的重要程度。

9.3.3　干部档案的整理

干部档案整理是干部档案管理部门对收集起来的所有干部档案分类、排序、编目、技术加工和装订成卷的过程。针对干部档案的特点尝试新的方法，成为近年来为大家所关心的问题。例如，丁振宇在其主编的《档案管理工作标准与档案分类法操作指南》中特别介绍了“活页装订法”、“信息登记法”、“盒式归档法”等干部档案整理方法。

《干部档案整理工作细则》规定，整理干部档案须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。以此为依据，可以将干部档案整理工作分成以下几个步骤:

①编制分类方案类目。目前，干部档案管理的类别参照《干部档案工作条例》执行，参见本章“干部档案范围”部分的内容。

②有序地编排材料。参考《干部档案整理细则》，第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料按照材料的形成时间来排列，而第五类、第六类、第八类材料按材料内容的主次关系来排列，第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序，详见本章“干部档案分类”一节的内容。

③清晰地编制目录。为了保存分类排序环节的成果和便于干部档案的保管与利用，必须认真编写干部档案目录，即按照类别和顺序逐份逐项地填写干部档案目录表，见表9-2。具体包括:填写“材料顺序号”，即排序时给每份材料的流水号，必须按照一定的规律编排，并为未来的干部档案补充工作留余地;填写“材料名称”，即材料的题目，如果原始材料没有题目，应根据材料内容拟定一个标题，材料名称不能过长，如果过长需要在不改变原意的情况下简化。填写“材料形成时间”，即材料落款时标明的最后时间，复制的材料需要采用原材料的形成时间;填写“材料责任者”，即干部档案的具体形成部门，可以根据材料的落款单位填写;填写“材料份数”，以每份完整的材料为一份(包括附件、复印件、草稿、处理单等);填写“材料页数”，即每份完整的材料实际包含的页数，页数的计算采用图书编页法，每面为一页。

表9-2　干部档案目录

④装订入库。装订入库是干部档案整理工作的最后一个环节，也是保管工作的开始。目前尚没有关于干部档案装订单位的法律规定，大多数单位采用传统干部档案管理工作中以卷为单位的装订方法，即每个干部的档案材料为一卷。未来确保装订工作的顺利完成，装订前需要先检查目录与材料是否相符，一是材料是否齐全完整，二是顺序是否正确;装订时应该首先将全卷材料排列整齐，然后按照标准的档案装订方法打孔和包装卷皮;装订后的干部档案案卷应该目录在卷首，卷面整洁、平坦。以卷为单位的装订方法在实际工作中有很多弊端，如需要补充相关材料时，必须拆卷重新编目、排列和装订，这不仅增加了干部档案管理部门的工作量，还不利于其他档案材料的保护。为此有学者提出了“活页装订法”，即不再用线将属于某个干部的所有人事档案装订在一起，而是散排在档案盒中，以便随时增添新的材料。这是一个值得考虑的方法，但是需要完善相关制度和保管措施。

目前，每一本干部档案都实行统一规格编号编目，统一标准装订成册，统一规范档案用盒，从而实现规范化管理。

整理干部档案过程中，还需要建立一定的副本制度。例如，有些单位规定，5级(相当于副处级干部)以上干部建立档案副本。

整理干部档案过程中，需要注意档案的完整性。一旦发现缺失，需要发送《档案缺失资料补充通知单》，逐人编制《档案缺失材料登记表》，并采取多种方法查找下落、查实依据，尽力补齐缺失的档案。

9.3.4　干部档案的保管

干部档案整理完毕，即进入保管阶段。简单地讲，干部档案保管的目的是保证人事档案的完整性和真实性，从而为干部考核工作提供佐证。

干部档案保管的主要任务是两个方面:一是实体档案的安全，尽量维持在一个合理的环境中，延长档案的寿命;二是必须保护干部档案的信息安全，这是因为干部档案涉及很多国家党政机关领导人和干部的私人信息，一旦公开或泄露有可能对干部本人的生活产生影响或造成重大伤害，情况严重的还可能影响集体利益乃至国家利益。为了完成上述两个任务，就要求干部档案保管必须具备如下两个基本的保管条件:

(1)基本的保管措施

整理实现库房、办公室、阅档室“三室分开”。同时，库房需要达到防高温高湿、防尘、防光、防盗、防火灾等基本要求。这就要求，人事档案库建筑需要遵照《档案馆建筑设计规范》(JGJ25-2000)的基本要求。在此过程中，需要做到:

①干部档案存放过程中的保护。与各种档案一样，干部档案大多数时间是存放在库房内的，因此存放过程中的保护与维护是干部档案保管工作的主要内容。存放过程中的保护包括保护干部档案实体不受或少受损害和维护干部档案的正确秩序两个方面，具体包括以下内容:做好防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防盗八项措施，将室内温度控制在14℃～24℃、相对湿度保持45%～60%，照明设备和各种电器的选用应注意消除火灾隐患，放置防霉、防虫药品并定期检查，窗户玻璃选用花纹或磨砂玻璃，定期通风和清扫擦拭;以便于查找利用为目的，合理编排档案库房、档案装具以及装具内档案的顺序，并充分考虑方便管理和充分利用库房空间等因素，如不宜紧贴墙壁，与窗户垂直等，档案在装具中最好采用竖放方式，以方便取放，并定期检查尽量避免存放秩序上的错乱现象;建立进出库制度，定期检查是否有潜在的隐患存在，并定期清点档案数目和借阅登记簿，看是否有档案借出未还或者为履行相关手续，予以及时纠正和处理。

②干部档案使用过程中的保护。干部档案不是永远静止地存放在装具中的，而是处于一种动态的流转过程中，人事部门或单位领导等都可能因工作需要而调阅干部档案，因此干部档案使用过程中的保护也是干部档案保管的主要内容之一。由于干部档案的查阅利用是一个动态的复杂活动，其维护工作就相应比较麻烦，需要建立起一套档案利用制度，如利用登记和交接制度，在干部档案借出和归还的时候登记和签字，以确保责任到人;利用行为规范，对使用干部档案的行为方式和注意事项等进行限制和规定;现场监督制度，安排专门的档案工作人员对利用者进行实时监督，发现问题及时指出和纠正。

③干部档案信息安全的保护。既要做好干部档案的保密性，又要切实抓好网络信息安全保密教育，增强干部档案管理人员网络信息安全。

(2)严密的保管制度

干部档案包含很多党政机关的重要领导、干部的背景、工作经历、政治审查、重大处罚决定等个人隐私，如果不加限制地公开有可能对干部的个人生活、工作造成影响，问题严重的还可能损害集体利益乃至国家利益，因此在日常的保管工作中必须特别注意保密工作。《干部档案工作条例》指出“根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部档案应严密、科学地保管。”为贯彻落实《干部档案工作条例》中规定的这种精神，干部档案管理部门应制定一套详细的保密方案和措施，合理处理干部档案利用与保密之间的矛盾。可以采取的措施有:合理划分干部档案的密级及其使用条件;建立规范的干部档案借出与复制制度;制作《干部档案查阅申请表》;明确规定查阅者的权利与义务等。例如，不少单位制定了《人事档案保管保密制度》。该制定规定，凡保管干部档案的单位，都应以《干部档案工作达标升级考核评分表》中所列内容为标准，尽力配齐人员和设备，管理好本单位的干部档案;档案部门应设阅档室，实行监督阅档的工作方法，防止失密泄密;在档案室和阅档室，严禁吸烟和放置易燃、易爆物品及易引鼠入室的食品等物。档案室周围不允许存放易燃物，以确保绝对安全;干部档案是重要机密，严禁任何人私自保存档案材料;档案室是机要重地，非管理人员及无关人员，一律不得进入档案室。档案工作人员调动时，必须办好交接手续;干部档案管理人员不准向无关人员谈论有关干部档案的内容，以防泄密。工作中形成的各种草稿，废纸等不得乱扔，一律按保密纸处理和销毁;严禁用电话索取或提供有关干部档案的内容和涉及干部的政治历史问题或其他重要问题的材料。严禁任何人携带干部档案材料进入公共场所和娱乐场所。这些规定，都是为了保证干部档案安全而制定的保管措施。

9.3.5　干部档案的利用

干部档案的利用是指干部档案管理部门根据查阅、借阅档案的规定和利用单位工作的需要，提供干部档案查阅、借阅，或出具相关证明材料等服务，是整个干部档案管理工作的出发点和落脚点。利用工作包括很多内容:

①编制检索工具。做好利用工作的前提是编制一套合理的检索工具，即按照干部档案的内容和形式特征，对每份干部档案进行标引和著录，然后将形成的一个个条目系统编排成各种检索工具，并通过计算机进行检索。为了使利用者更好地掌握各种检索工具的使用方法，编制检索工具时应一并编制其使用方法说明，并尽可能提供一些介绍检索工具使用方法的培训或咨询。

②创造利用条件。根据《中华人民共和国档案法》、《机关档案工作条例》有关规定，档案保管部门应该为档案利用创造条件，简化利用手续，主动开展利用咨询等活动。为此，干部档案管理部门一方面要加强自身基础设施建设和提高现代化管理水平，提供阅览、借出、计算机检索、数字咨询、网上查档等服务;另一方面要全面实现干部档案的数字化，建立干部档案数据库，并嵌入个党政机关的局域网系统中，通过权限设置面向本机关所有成员开放利用。除此之外，还应该认真分析干部档案利用者的新需求，及时调整服务策略，创造更好的利用条件。

③主动提供服务。干部档案的利用者大多是单位领导和人事管理部门，干部档案管理部门应该根据这些利用者的职能和工作需要主动提供档案服务，如每年的干部考核时，干部档案管理部门应该提早做好材料准备工作，以提高干部考核工作的质量和效率。再如，干部招聘或大的人事调动时，相关部门同样需要干部档案部门的协助和支持，提供人事统计信息或人事档案转递服务，人事统计信息有助于人事管理部门决策，人事档案转递服务的效率则直接影响着干部的任职时间。

从利用者的角度考虑，则必须履行相关的利用手续，尤其是签字、登记手续，并按照干部档案利用的有关规定执行。

利用环节是干部档案收集、鉴定、整理、保管的目的，其他环节都是为利用环节奠定基础和创造条件的，各个环节间相辅相成，融会贯通。干部档案管理部门应该树立正确的管理理念，在统筹兼顾各个环节工作的基础上，加强干部档案的提供利用，掌握工作的主动权，得心应手地处理干部档案管理中的问题，提高工作效率，真正为干部人事工作提供优质服务。

9.3.6　干部档案的查阅

干部档案管理的最终目的是为了提供利用。查阅人事档案是基本的利用方式之一。例如，有的是因为考察、任免、聘任、调动、组织处理、审干、入学、入党、入团、出国、参军、职级待遇、治丧等需要查阅干部档案的，有的是因为与他人案件有密切关系，而本人已经死亡或病重不能口述提供情况的，以及其他特殊原因，必须从其档案中取得旁证材料，可查阅其档案中的有关材料，有的是因为编写党史、军史、革命斗争史、地方志等各种史志或撰写人物传记时，该干部已经死亡或因年迈丧失记忆，有病不能口述、书写，可查阅其履历或自传材料，有的是因为政法部门等单位因侦查、审理和公证必须通过干部档案，取得旁证材料的，可查阅有关材料……凡此种种，都需要查阅干部档案。

为了保证干部档案的安全，需要建立人事档案查阅制度，从而对干部档案的查阅进行有效管理。制定干部档案查阅制度需要注意:

①需要查阅干部档案的单位，应派党员干部持单位介绍信和主要领导签字并办理审批手续后方可查阅。有的单位制定了《借阅干部档案审批表》，必须填写本表后才能按照程序借阅档案，见表9-3。

表9-3　查阅干部档案审批表

同时需要注意到，由于干部级别的差异。在查阅不同级别的干部档案时，需要授权的单位和个人并不相同。以上海某高校为例，该高校比照干部制度规定:查阅局级以上干部的档案，《查阅干部档案审批表》应由校党委负责人签署意见和组织部盖章，送市委组织部办理查阅手续;查阅本校处级干部的档案，《查阅干部档案审批表》须经本单位党委(党总支、直属支部)主要负责人签署意见，校党委组织部负责人审核同意，并盖章;查阅本校其他教职工档案，《查阅干部档案审批表》应由本单位党委(党总支、直属支部)主要负责人签署意见，并盖上公章，经人事档案室负责人同意方可查阅。

向外省、市、区查阅干部档案，必须事先与对方相应一级的党组织取得联系，征得对方同意后，才能按规定手续开具《查阅干部档案审批表》，前往查阅。

②查阅者应在本室内专人监督查阅，允许查阅的内容和范围由本室人员确定。

③任何个人都不得查阅或本人或直系亲属的档案。

④本室保管的档案一律不外借，因工作需要要从档案中取证时，需征得本室人员同意后方可复制。

⑤严格遵守保密制度和查阅规定，不得泄露档案内容，违者视情节轻重予以批评教育直至纪律处分。

⑥要爱护档案，严禁抽取、撤换、涂改、圈划档案材料。阅档时禁止吸烟，以免损坏档案材料。

⑦一般情况下，查阅档案在阅览室进行。由于特殊情况，需要借出档案室阅档时，则不仅需要借阅人在人事部门开具《查借阅人事档案审批表》，注明借阅时间、借阅人姓名、档案的具体内容(干部档案要填写个人的姓名)，经人事档案室负责人同意后，才能办理外借登记手续。原则上，借阅的档案需要当天归还，且不容许转借。如果采用了人事档案管理系统，则在系统中进行登记和注销。同时，如果借出的档案超过了一定的期限未归还，则必须进行催还。