9.4 党政机关人事档案信息化管理
干部档案管理信息化管理主要通过相应的软件完成。借助于干部档案管理信息系统，能实现干部档案日常管理工作的自动化处理，尤其是通过收集、整理干部档案信息，科学建立干部电子档案，准确提供干部电子档案利用，从而完成干部档案接收、转递、借查阅、档案材料接收、转递、归档、档案目录自动生成等业务工作，不仅有利于干部的综合管理，而且可以为干部遴选提供科学决策。
本书以《全国组织干部人事管理信息系统》(V6版)为例，介绍干部档案信息化的基本方法。
9.4.1 《全国组织干部人事管理信息系统》
9.4.1.1 《全国组织干部人事管理信息系统》的特点
《全国组织干部人事管理信息系统》遵循中组部制订的最新《全国组织人事管理信息系统信息结构体系标准》，在此基础上对组织人事部门各个业务系统的指标代码体系进行了扩充。系统以组织人事部门的实际需求为基础，充分满足组织干部、人事、党员的基础数据库建设和管理工作的需要，实现了干部档案信息的标准化、规范化、安全化、高效化管理，加快各级组织干部人事部门信息流通，实现信息共享，减轻组织干部人事管理工作的劳动强度，提高工作效率、质量和管理水平而开发的一套通用型管理软件。该软件不仅提供对信息集结构、查询统计方案、花名册、登记表、任免表、统计表等的灵活定义和维护，同时通过方便快捷的查询分析，为领导查阅班子配备情况、单位人员情况提供方便、快捷的途径，对领导的科学决策分析提供强有力的支持和保障。
该系统的主要特点包括:
①系统采用开放式设计思想，为用户提供了一个开放式、可重塑的组织干部人事管理信息系统应用软件构建平台。
③系统功能强大，涵盖组织干部人事管理信息工作的大多数业务。它不仅仅是一套M IS管理系统，同时还是支持广泛业务处理的业务处理系统。
②系统功能强大，涵盖组织干部人事管理信息工作的大多数业务。该系统不仅仅是一套干部档案管理信息系统，而且支持广泛业务处理的业务处理系统。
④严格的系统授权管理，灵活、方便地对信息集、信息项、记录进行操作授权和菜单功能授权，确保系统安全可靠。
⑤用户可自定义数据结构、报表、统计表以及用户界面。系统支持报表的数据回填，统计数据的反查，另外用户可通过向导定义自己的日常事务处理，简化工作。
⑥实现与原组织干部人事管理信息系统数据的无缝转换，保证信息的连续性和工作连贯性，切实保障用户投资和利益。
⑦系统分单机版及网络版，大小单位均可适用。
9.4.1.2 《全国组织干部人事管理信息系统》的功能与使用
具备干部档案信息管理、信息查询、统计报表、系统维护、打印等多项功能。本书择其主要功能介绍如下:
(一)系统管理
(1)创建数据库
系统首次安装时，需要在安装软件后创建数据库。其操作是:点击“开始”—“程序”—“创建数据库”，开始安装MSDE2000数据库，见图9-1。
选定后，点击“安装”—“下一步”，按照系统提示完成数据库的安装，见图9-2。
给数据库取一个中文名，名称可以任意填写方便记忆的中文或字母，如干部人事、干部管理或英文字母组合gbxx等，见图9-3。按“完成”按钮完成数据库创建，软件安装完毕，可以开始使用。
(2)软件登录
图9-1 安装数据库后台
图9-2 创建数据库后台
图9-3 数据库命名
点击桌面“V6.6”图标运行软件，出现登录窗口，见图9-4。
图9-4 系统登录界面
系统默认初始用户为系统管理员，输入“用户代码”和“用户密码”，即可进入系统。
(3)单位结构维护
初次使用软件，通过创建数据库，单位机构及代码已自动生成。以湖北省为例，其单位机构代码见图9-5。
图9-5 湖北省单位机构代码界面
因为(各)省委组织部已为全省各单位统一了机构代码，各单位一般不要自行建立单位机构代码。各市州如要自行建立本单位的机构名称和结构，可在“代码管理”—“单位机构管理中”使用“新增”、“修改”、“删除”按钮建立自己的机构编码。但一定要按省委组织部的代码规范建立，即第一层代码为省委组织部给定的本单位编码，再在下层建立自己的单位结构。例如，在企事业单位中查到“武汉大学”，点击“新增”，在出现的界面上输入“武汉大学信息管理学院”，即生产第二层代码，见图9-6。
图9-6 第二层代码的生产
(4)信息维护方式
点击工具栏从右至左第二个工具栏“默认设置界面”，见图9-7。
可以选择“结构信息维护”、“虚拟信息维护”、“表格信息维护”、“干部信息采集”四种信息维护方式选择默认维护方式后，维护方式不会马上改变，而是要退出原来的维护方式，再次点击“信息维护”，才能进入新选择的维护方式。我们推荐使用和软件默认的是“干部信息采集”维护方式。这样可以将众多信息集直观体现在一张采集表上。干部信息采集方式见图9-8。
图9-7 默认设置界面
图9-8 干部信息采集界面
(二)干部人事档案信息管理
干部人事档案信息管理包括人员信息、单位信息的录入、修改、删除、查询、表文件输出和信息校核等。信息录入界面直观、简单、易懂。对代码项提供了多种录入方式，支持代码帮助录入、代码直接录入以及汉字自动匹配录入。系统支持照片和多媒体信息。系统提供自动纠错和合法性检验，集成了数据继承和数据智能生成功能，尽量减少录入工作量，提高正确性。用户可以根据本单位的工作需要，通过设置只显示本单位关心的信息集和信息项，信息集和信息项前后位置也可调整。
(1)人员增加
①运行软件，单击【信息维护】按钮出现干部采集界面，找到本单位名称并选择，点击“新增”可开始录入人员信息。如省委办公厅属于党政口，找到党政口下的湖北省委办公厅这个单位，在左上角有新增的图标
，单击即可出现新增人员信息维护表，见图9-9。
图9-9 干部信息的新增
②双击相应的表框，或者将光标移至所要输入信息的表框按回车，即可开始输入该项目的信息，输入完信息后点“确认”或回车即可保存。
在采集界面新增或修改人员信息不需要手工保存，系统自动保存所录入的信息。姓名是必须录入的，如果不录入姓名，即使录入了其他信息，也不会保存;身份证也是必须录入的，否则会在上报或接收数据时出现错误。
(2)人员信息项的录入和修改
①人员信息项的增加。以职级信息为例:张三职级为正厅级干部，这就要录入副厅、正厅两条信息，并且必须按职级由低到高录入，即先输入副厅级的信息，再输入正厅级的信息，见图9-10。
图9-10 干部信息的录入与修改
其他的学历学位信息、年度考核信息、培训信息和奖惩信息等均同样操作。
②人员信息项的删除。删除单记录信息项时，选定要删除的信息项，移动鼠标到要删除的信息双击，在代码名称处清空，点击确定即可完成对该单项信息的删除。
③多记录信息项的删除。鼠标移动选择要删除的多记录，颜色变成深色即表示已经选定。选定要删除整条信息的一行中的任意一个信息项，如职级信息中的某一条，见图9-11。
点击左上角的删除，这时提示“是否删除这条记录”选择“是”即完成整条信息的删除所有多记录信息项，均可采用此操作删除单条记录，如职务、年度考核、学历学位、奖罚、培训、家庭成员等。
(3)照片的加载
①将照片扫描(使用扫描仪)或直接将数码照片导入电脑硬盘;
图9-11 删除记录
②双击“干部信息采集表”中的“登记照”，出现媒体信息路径界面，见图9-12。
图9-12 照片加载
点击“媒体信息描述”后的“…”按钮，找到该人员照片的存储位置并点击“确定”进行选择，则照片的路径自动保存在“媒体信息路径为”中，再次点击“确定”则完成录入照片。照片的格式可以为: bmp，jpg，gif，wmf，我们一般要求是jpg格式，见图9-13。
图9-13 照片路径的选择
③工作照的录入同②。
(4)人员删除
此操作是删除人员的全部信息。
①例如现在要删除省委办公厅张三的信息，先找到“省委办公厅”，鼠标单击“张三”进行选择，见图9-14。
图9-14 人员的选定
②单击左上角的【删除】图标
，系统提示是否要删除，选择“是”就完成删除张三的信息，见图9-15。
图9-15 人员删除的确认
(三)表格输出
(1)表格输出
选择要输出的人员列表，点击“打印”，再选择表格输入类型:“名册报表”或“表格报表”。“名册报表”指输出花名册或干部信息报送目录表等，“表格报表”指输出干部任免审批表或干部信息采集表等，见图9-16。
选中要输出的表格，如“干部信息采集表”或“家庭主要成员和重要社会关系表”等，点击“表格输出”，出现所需要输出的表格，见图9-17。
再点击“打印”直接打印，或点“文件”菜单，可进行页面设置、打印等功能。
(2)空表输出
如因工作的需要输出以上表格的空表，必须先切换到“结构信息维护”界面，即点击菜单栏中的“设置”，选择“结构信息维护”，点击“退出”后，再次点击“信息维护”进入信息维护界面，见图9-18。
图9-16 报表的选择界面
图9-17 选择的报表
图9-18 结构信息的维护
在菜单栏里选“表格输出”旁的小三角符号，选择“表格定义”，再选择“表格输出”类型—“表格报表”，最后可选择干部信息采集表、家庭主要成员和重要社会关系表等，见图9-19、图9-20。
图9-19 表格输出
图9-20 表格的确认
点击“打印空表”进入空表打印界面，见图9-21。
图9-21 空白表的打印
(四)数据交换
(1)数据备份
数据备份可以防止数据丢失。其操作是:选择“数据交换”菜单下的“数据备份”，出现对话框，见图9-22。按“确定”按钮，提示“备份完毕”，按“确定”完成备份。备份文件默认保存在C:盘根目录下，即打开“我的电脑”$“C盘”即可看到“cmis.zip”。也可以根据需要重设备份文件保存地点。
(2)数据恢复
数据恢复操作是:依次点击“开始”$“程序”$“全国组织干部人事管理信息系统”—“恢复数据库”，然后，遵循系统的引导，单击“下一步”，直到选择“备份文件”为止，见图9-23。
选择要恢复的数据包，如“c:\ cmis.zip”。此时一定要选择自己备份的数据包，因为软件默认恢复的数据包是“C:\ RCRS\ database\ cmis.zip”，这是一个空数据包，恢复此数据包将清空所有数据。选择要恢复的数据包后，按“下一步”按钮，按“确定”按钮，完成数据恢复。
图9-22 数据备份界面
图9-23 数据恢复界面
(3)数据上报
数据上报操作是:点击菜单栏中的“数据交换”—“数据上报”—“人员信息”。选择需要上报的人员，“相片”一定要选上，一般在“在职”、“非在职”、“全部”中选全部，见图9-24。
图9-24 数据上报
再点“上报”，选择上报数据的路径，输入上报文件名，文件名一般为本单位的名称，按“保存”，提示“数据上报完毕”，见图9-25。
图9-25 数据保存
完成数据录入后，将上报数据文件拷贝到U盘，打印上报人员目录，连同打印的报表文件上报省委组织部相关干部处室。
如果市州的单位代码为自己建立的，则上报时必须使用去帽上报，即去掉单位代码的前几层代码，再上报人员信息。
(4)数据接收
数据接收操作是:选择“信息接收”—“人员信息”，选择要接收的文件，按“打开”按钮，见图9-26、图9-27。
图9-26 数据接收路径选择
图9-27 数据接收界面
选中要接收的人员，按“接收”按钮，数据接入信息库中。
系统以人员身份证号为依据判断是否重复人员，如果人员身份证号有重复，系统会自动提示要覆盖还是添加。
如果有人员缺少身份证号，系统会提示有冗余信息，不能接收冗余信息，所以一定要输入人员身份证号。
同样地，如果市州上报的信息是“去帽上报”，省委组织部必须使用加帽接收，这两个过程就是将两级使用单位间的不同单位代码去掉。首先选择上报文件，再选择要接收的单位，然后点接收“加帽接收”。
9.4.2 《干部人事档案管理信息系统》
2010年，盛凯信息科技有限公司推出《干部人事档案管理信息系统》，作为《全国组织干部人事管理信息系统》相配套的系列应用软件之一，通过与《全国组织干部人事管理信息系统》有机结合，实现信息共享，提高工作效率、质量和管理水平。《干部人事档案管理信息系统》遵循干部人事档案管理工作的实际流程，将档案管理业务本身所产生的大量数据有效管理起来，并且可以利用扫描仪、数码相机等设备将档案原件处理成电子影像文件记录在系统中，使查阅人员能够借助系统查阅特定的干部人事档案信息。
(1)《干部人事档案管理信息系统》的组成
《干部人事档案管理信息系统》主要实现各组织人事部门干部人事档案信息化管理、干部人事档案信息资源共享和干部人事档案日常业务管理等多种业务的信息化处理，实现干部人事档案信息采集、处理、存储、传输、统计、汇总、分析和管理的全过程信息化。
《干部人事档案管理信息系统》软件产品共分为八大功能模块:档案信息管理、日常业务管理、档案审核、表格打印、系统设置、日志管理、领导查询和权限管理。
(2)《干部人事档案管理信息系统》的用户类型
《干部人事档案管理信息系统》用户主要分为3类:系统管理员、档案管理员和档案查阅人员。
①系统管理员(系统超级用户)
全面负责《干部人事档案管理信息系统》的系统初始化、用户授权管理，要求具有一定的计算机专业知识，并且熟悉干部档案管理工作的具体业务。
②档案管理员(档案管理人员及相关人员)
根据系统管理员的授权，进行干部档案信息维护、干部档案管理业务处理、干部目录信息打印、干部职务变动信息打印、干部档案统计和干部档案报表生成等操作。
③档案查阅人员(单位部门领导)
根据系统管理员的授权，对特定干部档案信息查看和打印等操作。
(3)《干部人事档案管理信息系统》的主要特性
①遵循中组部和国家档案局关于档案信息化建设的标准，包括《干部人事档案工作条例》、《干部人事档案材料收集归档规定》、《干部人事档案分类标准》等。
②实现与《全国组织干部人事管理信息系统》无缝对接，实现资源共享，保证干部人事档案数据与干部人事信息数据内容一致，减轻干部人事档案管理工作人员的劳动强度，方便干部人事档案的查借阅，提高了工作效率，提高了管理质量和管理水平。
③采用B/S(浏览器/服务器)模式，具有集中管理、受客户端和不受用户数限制的优点。
④系统授权管理严密，系统采用iKey1000身份认证令牌和密码同时验证，确保系统访问安全。
⑤系统功能强大，适用范围广，涵盖了干部人事档案管理工作的众多业务，融档案信息管理、档案管理业务处理、人事数据管理为一体。
此外，该系统可以高性能保证系统7×24小时正常运转，具有操作方便快捷等特点。
(4)《干部人事档案管理信息系统》的总体功能
《干部人事档案管理信息系统》分为八大功能模块:档案信息管理、日常业务管理、档案审核、表格打印、系统设置、日志管理、领导查询和权限管理，见图9-28。
9-28 《干部人事档案管理信息系统》主要功能模块
①档案信息管理，包括基本信息查询、目录信息维护、职务变动维护、新增基本信息、人事库数据导入。该功能模块涵盖了干部人事档案管理中的档案建立的全过程，并且详细记录了这些操作的日志。
②日常业务管理，包括查阅管理、借阅管理、档案转出、档案转入、材料转出、材料转入和零散材料登记。这个功能模块涵盖了干部人事档案管理中的日常业务，并且详细记录了这些操作的日志。
③档案审核，包括档案工作材料、档案审核项目设置、档案审核和整改入库。
④表格打印，包括查阅登记表、查阅呈报表、借阅登记表、借阅呈报表、转出档案表、转入档案表、转出材料表、转入材料表、零散材料表、干部人事档案标签、干部目录信息、人员花名册的输出和打印。
⑤系统设置，包括目录小类维护、目录模板设置、档案回收、已删除档案名册。用于对人事档案数据的辅助功能。
⑥日志管理，包括查阅档案日志和借阅档案日志。
⑦领导查询，包括人员信息、目录信息查看。
⑧权限管理，包括用户管理、密码修改、业务授权、领导查询授权。
附录四 干部档案工作条例
(1990年修订)
第一章 总 则
第一条 为了加强干部档案工作，提高科学管理水平，有效地保护利用档案，更好地为干部工作服务，为国家积累档案史料，根据党的干部工作方针、政策和《中华人民共和国档案法》的有关规定，特制订本条例。
第二条 干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部个人经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。
第三条 干部档案工作，是党和国家干部工作的重要组成部分，也是国家档案工作的组成部分。它是为贯彻执行党的干部路线、方针和政策，选贤举能，知人善任，进行社会主义现代化建设服务的。
第四条 干部档案工作，在国家档案行政管理部门宏观管理、组织协调下，由干部主管部门领导与指导，实行分级管理，同时接受同级档案行政管理部门的监督、指导。
第五条 在干部档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保干部档案的完整与安全。
第二章 体制、机构和职责
第六条 干部档案管理实行集中统一和分级负责的管理体制。县以上(含县)机关、单位的干部档案要按照干部管理权限集中统一管理;县以下机关、单位的干部档案实行由县委组织部集中管理，或由县委组织部、县人事局等单位相对集中管理。不具备保管条件或档案很少的单位，其干部档案由一级单位管理。干部档案被纳入综合档案管理的单位，其干部档案要固定专人管理，业务工作要接受本单位组织人事部门的领导和上级有关业务部门的检查指导。
第七条 县以上(含县)的组织、人事部门，应建立相应的干部档案管理工作机构，并负责对本地区、本部门、本系统的干部档案工作进行指导、监督和检查。每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。县以下实行集中或相对集中管理档案的单位，根据上述原则应当配备专职人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。
第八条 干部档案管理部门的职责:
(一) 保管干部档案，为国家积累档案史料;
(二) 收集、鉴别和整理干部档案材料;
(三) 办理干部档案的查阅、借阅和转递;
(四) 登记干部职务、工资的变动情况;
(五) 为有关部门提供干部的情况;
(六) 做好干部档案的安全、保密、保护工作;
(七) 调查研究干部档案工作情况，制定规章制度，搞好干部档案的业务建设和业务指导;
(八) 推广、应用干部档案现代化管理技术;
(九) 定期向档案馆(室)移交死亡干部的档案;
(十) 办理其他有关事项;
第三章 档案的内容和分类
第九条 各级组织、人事部门对所管理干部要建立干部档案。干部档案分为正本和副本，副本根据工作需要建立。
第十条 干部档案正本由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。内容及其分类:
第一类 履历材料;
第二类 自传材料;
第三类 鉴定、考核、考察材料;
第四类 学历和评聘专业技术职务材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩表和评聘专业技术职务、考绩、审批材料);
第五类 政治历史情况的审查材料(包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等审查材料);
第六类 参加中国共产党、共青团及民主党派的材料;
第七类 奖励材料(包括科学技术和业务奖励、英雄模范先进事迹);
第八类 处分材料(包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见);
第九类 录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退(离)休、退职材料及各种代表会代表登记表等材料;
第十类 其他可供组织上参考的材料。
第十一条 干部档案副本是干部档案正本主要材料的复制件。干部档案副本的具体内容，由正本中以下主要材料的复制件(或重复件)构成:
第一类的近期履历材料;
第三类的主要鉴定、干部考核材料;
第四类的学历、学位和评聘专业技术职务的材料;
第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料;
第七类的奖励材料;
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料;
第九类的任免呈报表和工资、待遇、出国审批材料。其他类别如有重复的材料，也可归入副本。
第四章 管理范围
第十二条 县以上(含县)的组织，人事部门管理干部档案的范围，原则上应与干部管理范围相一致，其分工如下:
(一) 干部档案正本，由干部的主管部门保管;
(二) 干部档案副本，由主管或协管干部的部门保管;
(三) 军队干部兼任地方职务的，其档案正本由军队保管;地方干部兼任军队职务的，其档案正本由地方保管。
第十三条 干部退(离)以后，原属中央、国务院管理的干部，其档案仍由中央、国务院有关部门保管;其他干部的档案，由该干部的管理部门保管。
第十四条 干部死亡以后，其档案按下列办法分工保管:
(一) 中央和国务院管理的干部，其档案由原管理单位保管五年后，移交中央档案馆永久保存;
(二) 中央、国务院机关各部委，各省、自治区、直辖市管理的司局级职务的干部，全国著名的科学家、艺术家、教授和有特殊贡献的英雄、模范人物、知名人士，其档案由原管理单位保管五年后，移交本机关档案部门保存，并按《机关档案工作条例》规定的期限，随同到期的其他档案一并向同级档案馆移交永久保存;
(三) 上述范围以外其他干部档案，由原管理部门保存五年，移交本机关档案部门保存，按同级国家档案馆接收范围的规定进馆。
第十五条 干部辞退、退职、自动离职、被辞退(解聘)后，未就业的，其档案仍由原管理单位保管。另就业的，其档案转至有关的组织、人事部门保管，不具备保管条件的，转人事部门所属的人才流动服务中心保管。
第十六条 干部被开除公职以后，未就业的，其档案由原管理单位保管;另就业的，其档案转给有关的人事部门保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
第十七条 干部在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由原管理单位保管。刑满释放和解除劳教以后，重新安排工作的，其档案由有关人事部门或政府部门所属的人才流动服务中心保管。凡通过劳动部门就业的，其档案由有关的劳动部门保管。
第十八条 干部出国不归、失踪、逃亡以后的，其档案由原管理单位保管。
第十九条 干部档案管理人员及其本单位的直系亲属的档案，由所在单位组织指定有关部门专人保管。
第五章 档案材料的收集、鉴别与归档
第二十条 为了使干部能够适应干部工作的需要，要经常通过有关部门收集干部任免、调动、考察考核、培训、奖惩等工作中新形成的反映干部德、能、勤、绩的材料，充实档案内容。
第二十一条 各省、区、市和中央国家机关组织人事部门可根据工作需要及档案中缺少材料的情况，有计划地布置填写干部履历表，做鉴定，写自传等，并及时将这些材料补充进干部档案。
第二十二条 各级党和国家机关、人民团体、企事业单位的有关部门，要建立主动送交干部档案材料归档的工作制度，及时地将形成的干部档案材料送交有关干部档案管理部门归档。
第二十三条 收集的材料，必须经过认真的鉴别。属于归档的材料应真实，完整齐全，文字清楚，对象明确，手续完备。需经组织审查盖章或本人签字的，盖章签字后方能归入干部档案。
第二十四条 不属于规定归档范围的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况予以处理。凡销毁材料，必须详细登记，并报请主管负责人审查批准。
第二十五条 凡属于应归入干部档案的材料，均应按照《干部档案整理工作细则》进行整理立卷。
第二十六条 干部档案材料，须统一使用十六开规格的办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔，或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第六章 档案的保管与保护
第二十七条 根据安全保密、便于查找的原则要求，对干部档案应严密、科学地保管。
(一) 干部档案管理部门，要建立坚固的、防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜。库房面积每千卷需20至30平方米。库房内应设置空调、去湿、灭火等设备;
(二) 库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查;要保持库房的清洁和库内适宜的温度、湿度(要求:温度14～24℃，相对湿度45%～65%);(2)
(三) 保管干部档案，应建立登记和统计制度。每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决;
(四) 干部档案管理部门，要设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、查档室和档案人员办公室应三室分开;
(五) 要不断地研究和改进档案的保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。
第二十八条 档案卷皮、目录和档案袋的样式、规格实行统一的制作标准(见附件1)。
第二十九条 干部档案管理工作所需必要的设备和业务经费，应单独立项，列入本地区部门预算统筹解决。各级党委、政府有关职能部门，要给予支持。
第三十条 严禁任何个人私自保存他人的档案。对利用档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理。对违犯《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》的，要依法处理。
第七章 档案的提供利用
第三十一条 因工作需要查阅和借用干部档案，须遵守下列规定:
(一) 查阅单位应填写《查阅干部档案审批表》，按照查阅干部档案的规定办理审批手续。不得凭借调查证明材料介绍信查阅干部档案;
(二) 档案管理单位，要根据规定，确定是否提供和提供什么材料;
(三) 凡查阅干部档案，利用单位应派中共党员干部到保管单位查阅室查阅;
(四) 档案一般不外借。如必须借出使用时，要说明理由，经过主管部门负责人批准，并严格履行登记手续，限期归还，不得擅自转借他人;
(五) 任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案;
(六) 各级干部档案管理部门，应制定查阅注意事项。查阅档案，必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、撤换档案材料。查阅者不得泄露或擅自向外公布档案内容，违犯者应视情节轻重，予以批评教育直至纪律处分。属于假公济私者，按违犯《中华人民共和国档案法》处理;
(七) 借用、查阅档案的单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，必须请示干部档案主管部门审查批准后才能复制(拍摄)。
第三十二条 各级组织、人事部门，应根据上述原则结合具体情况，对本单位管理的干部档案的借阅范围、批准权限、登记、归还手续等作出具体规定。
第八章 档案的转递
第三十三条 干部工作调动或职务变动后应及时将档案转给新的主管单位。
第三十四条 转递档案应遵守下列规定:
(一) 干部档案应通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交干部本人自带;
(二) 县及相当于县以上的各级党委组织、人事部门，可以直接转递干部档案;
(三) 转出的档案必须完整齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出;
(四) 转递档案必须按统一规定的“干部档案转递通知单”(见附件2)的项目详细登记，严密包封;
(五) 收到档案的单位，经核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回。逾期一个月未退回者，转出单位写信催问，以防丢失;
(六) 为使干部档案能够随着干部调动或职务的变动而及时转递，干部调配、任免工作部门应将干部调入单位和任免通知及时告诉干部档案管理部门，并建立必要的联系制度。
第三十五条 严格执行转递制度，避免产生“无头档案”。对已出现的“无头档案”，应认真查转。对确属查不到干部下落的，凡有保存价值的档案材料可移交干部原籍档案馆保存。
第九章 组织领导和队伍建设
第三十六条 各级组织、人事部门，应加强对干部档案工作的领导，及时研究工作中出现的问题，采取有效措施，不断加以改进，提高科学管理水平。
第三十七条 各级党委组织部门，对同级和下级的干部档案工作，在业务上负有监督、检查和指导的责任。其具体任务是:
(一) 了解干部档案工作情况;
(二) 研究解决干部档案工作中的问题，根据中央的有关方针、政策制定有关规定和办法;
(三) 推广干部档案工作先进经验;
(四) 召开干部档案工作会议;
(五) 对干部档案管理工作人员进行业务培训。
第三十八条 各级组织、人事部门，要注意加强干部档案工作队伍的建设，选调政治上可靠、作风正派、责任心强、具有中专(或高中)以上学历的共产党员从事干部档案管理工作，并注意他们的教育和培养，关心他们的工作和生活，充分发挥他们的积极性与创造性。要妥善地解决他们的职级待遇，按国家统一规定评定专业职务，保持队伍相对稳定。对那些为档案工作作出贡献的同志，应给予表扬和奖励;对失职者，应视情节轻重，给予批评教育直至纪律处分。
第三十九条 干部档案工作人员在干部档案建设和管理工作中承担着十分重要的责任，应具有较高的政治素质和业务素质，必须做到以下要求:
(一) 坚持四项基本原则，认真学习马列主义、毛泽东思想和党的各项方针、政策，努力提高政治思想水平;
(二) 热爱本职工作，忠于职守，刻苦钻研业务，提高业务水平和工作能力，积极为干部工作服务;
(三) 严格遵守《中华人民共和国档案法》和保密规定，保护档案的安全，不得泄露档案内容;
(四) 坚持原则，严格按照档案管理工作的各项规章制度办事;
(五) 工作调动时，必须做好档案和档案材料及业务文件等的交接工作。
第十章 附 则
第四十条 本条例由中央组织部主管干部档案工作的部门负责解释。
第四十一条 本条例自下达之日起执行。各级组织、人事部门，可结合本单位实际情况会同档案部门，制定实施办法或工作细则，并报上级组织部门和档案行政管理部门备案。
(附件1) 干部档案卷皮、档案袋样式和规格
为了保护干部档案材料，便于保管和利用，根据《干部档案工作条例》的规定，对干部档案卷皮、档案袋的规格、样式规定如下。今后凡新制做时，一律按统一的规格、样式制做。
一、档案卷皮(卷面、卷底各一页)
1.卷皮规格:长27.4厘米，宽20.5厘米;左边设三个装订线眼，眼距(从眼中心算起) 8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米，上、下线眼中心距上、下边沿均为5.4厘米。
2.卷面标签:由装订线处向左设“标签”两个，供填写编号、姓名、籍贯用。规格为:上下高6.5厘米，左右长9厘米。两个“标签”距卷面上、下边沿各为6厘米，并与卷面装订线相连接。
3.卷皮材料:一般可采用三百左右的单面白板纸加包布面，或只用布包边角，也可以用纸裱糊，但不宜过厚，以减轻档案重量。
4.卷皮颜色:应采用浅淡色，如浅黄、乳黄色等，不要用大红、大绿，或黑、蓝、紫等深色。
卷面上的字，一律用正红色。
5.卷面项目:“干部档案”、“正本”(或“副本”)、“姓名”。
6.字体与字间距离:“干部档案”用楷体(72磅)，字与卷面上边沿距离为7厘米;“正本”(或“副本”)用小初号宋体，在“干部档案”下方，相距2.5厘米;“姓名”用大一号宋体，与卷面下边沿相距5.5厘米。
7.卷面里页印“注意事项”:
①注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅。
②爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注。
③卷内材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料。
二、档案袋
1.规格:长30厘米，宽30厘米，厚(折叠部分) 2.5厘米。
2.材料质量:可根据条件选用较好的牛皮纸。
3.袋面项目:“干部档案袋”、“姓名”、“制作单位”。
4.字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边，各项目字间距离参照档案卷面安排。
(附件2) 转递干部档案材料通知单存根
(注)通知单规格为24开或16开纸;为便于复写，此页(存根)可用薄纸印制。
(附件3) 转递干部档案材料通知单
附录五 干部人事档案材料收集归档规定
第一章 总 则
第一条 为了规范干部人事档案材料收集归档工作，确保为公道正派地选人用人提供真实、全面的档案信息，为维护干部的合法权益提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国公务员法》、《党政领导干部选拔任用工作条例》和《干部档案工作条例》等法律法规，制定本规定。
第二条 干部人事档案材料收集归档工作遵循真实、全面、及时、规范的原则，重点收集反映干部自然情况和德、能、勤、绩、廉等方面的材料，并根据经济社会发展和组织工作的需要，不断充实完善干部人事档案的内容。
第三条 干部人事档案材料形成部门和干部人事档案管理部门，必须认真贯彻执行有关的法律、法规和组织人事等工作的政策、规定。收集归档工作受国家有关法律、法规的保护和监督。
第四条 本规定适用于各级党委、人大、政府、政协、纪委、人民法院、人民检察院和各民主党派、人民团体机关的干部人事档案材料收集归档工作。
国有企业和事业单位的干部人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。
流动人员人事档案材料收集归档工作参照本规定执行。
第二章 归档范围
第五条 履历材料:履历表和属于履历性质的登记表等材料。
第六条 自传材料:自传和属于自传性质的材料。
第七条 报告个人有关事项的材料:领导干部个人有关事项发生变化的报告表等材料。
第八条 考察、考核、鉴定材料:考察材料;在重大政治事件、突发事件和重大任务中的表现材料;定期考核材料，年度考核登记表，援藏、援疆、挂职锻炼等考核材料;工作调动、转业等鉴定材料;后备干部登记表(提拔使用后归档)等材料。
第九条 审计材料:经济责任审计结果报告。
第十条 学历学位材料:高中毕业生登记表;中专毕业生登记表;普通高等教育、成人高等教育、自学考试、党校、军队院校报考登记表，入学考试各科成绩表，研究生推免生登记表，专家推荐表;学生(学员、学籍)登记表，学习成绩表、毕业生登记表，授予学位的材料，毕业证书、学位证书复印件，党校学历证明;选拔留学生审查登记表等参加出国(境)学习和中外合作办学学习的有关材料;国务院学位委员会、教育部授权单位出具的国内外学历学位认证材料等。
第十一条 培训材料:为期两个月以上的学员培训(学习、进修)登记表、考核登记表、结业登记(鉴定)表等材料。
第十二条 职业(任职)资格材料:职业资格考试合格人员登记表或职业(任职)资格证书复印件;教师资格认定申请表等材料。
第十三条 评(聘)专业技术职称(职务)材料:专业技术职务任职资格评审表、申(呈)报表，聘任专业技术职务审批表等材料。
第十四条 反映科研学术水平的材料:当选为中国科学院院士、中国工程院院士的通知;遴选博士生导师简况表;博士后工作期满登记表;被县处级以上党政机关、人民团体等评选为专业拔尖人才的材料;科研工作及个人表现评定材料，业务考绩材料;创造发明、科研成果鉴定材料，著作、译著和有重大影响的论文目录。
第十五条 政审材料:上级批复、审查(复查、甄别)结论、调查报告及主要依据与证明材料;本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料;撤销原审查结论的材料;各类政审表。
第十六条 更改(认定)姓名、民族、籍贯、国籍、入党入团时间、参加工作时间等材料:个人申请、组织审查报告及主要依据与证明材料、上级批复;计算连续工龄审批材料等。
第十七条 党、团组织建设工作中形成的材料:
(一) 中国共产党入党志愿书、入党申请书、转正申请书;整党工作、党员重新登记工作中民主评议党员的组织意见，党员登记表，党支部不予登记或缓期登记的决定、上级组织意见;不合格党员被劝退或除名的组织审批意见及主要依据材料;取消预备党员资格的材料;退党、自行脱党材料;恢复组织生活(党籍)的有关审批材料;
(二) 中国共产主义青年团入团志愿书;
(三) 加入或退出民主党派的材料。
第十八条 表彰奖励材料:县处级以上党政机关、人民团体等予以表彰、嘉奖、记功和授予荣誉称号的审批(呈报)表、先进人物登记(推荐、审批)表、先进事迹材料;撤销奖励的有关材料等。
第十九条 涉纪涉法材料:处分决定，免予处分的意见，上级批复，核实(调查、复查)报告及主要依据与证明材料，本人对处分决定的意见、检查、交待及情况说明材料;解除(变更、撤销)处分的材料;检察院不起诉决定书;法院刑事判决书、裁定书;公安机关作出行政拘留、限制人身自由、没收违法所得、收缴非法财物、追缴违法所得等的行政处理决定等。
第二十条 招录、聘用材料:录(聘)用审批(备案)表;选调生登记表及审批材料，选聘到村任职高校毕业生登记表;应征入伍登记表，招工审批表;取消录用、解聘材料。
第二十一条 任免、调动、授衔、军人转业(复员)安置、退(离)休材料:干部任免审批表及相应考察材料;干部试用期满审批表;公务员登记表，参照公务员法管理机关(单位)工作人员登记表;公务员调任审批(备案)表，干部调动审批材料;援藏、援疆、挂职锻炼登记(推荐)表;授予(晋升)军(警)衔、海关关衔、法官和检察官等级审批表;军人转业(复员)审批表;退(离)休审批表等材料。
第二十二条 辞职、辞退、罢免材料:自愿辞职、引咎辞职的个人申请、同意辞职决定等材料，责令辞职的决定，对责令辞职决定不服的申诉材料、复议决定;辞退公务员审批表、辞退决定材料;罢免材料。
第二十三条 工资、待遇材料:新增人员工资审批表、转正定级审批表，工资变动(套改)表、提职晋级和奖励工资审批表或工资变动登记表，工资停发(恢复)通知单;享受政府特殊津贴的材料;解决待遇问题的审批材料。
第二十四条 出国(境)材料:因公出国(境)审批表，在国(境)外表现情况或鉴定等材料;外国永久居留证、港澳居民身份证等的复印件。
第二十五条 党代会，人代会，政协会议，人民团体和群众团体代表会议，民主党派代表会议形成的材料:委员当选通知或证明材料，委员简历;代表登记表等。
第二十六条 健康检查和处理工伤事故材料:录用体检表，反映严重慢性病、身体残疾的体检表;工伤致残诊断书，确定致残等级的材料。
第二十七条 治丧材料:生平，非正常死亡调查报告等材料。
第二十八条 干部人事档案报送、审核工作材料:干部人事档案报送单;干部人事档案有关情况说明等材料。
第二十九条 其他材料:毕业生就业报到证(派遣证)，人事争议仲裁裁决书(调解书)，公务员申诉处理决定书(再申诉处理决定书、复核决定)，再生育子女申请审批表等有参考价值的材料。
第三章 收集归档要求
第三十条 干部人事档案材料形成部门，必须按照有关规定规范制作干部人事档案材料，建立干部人事档案材料收集归档机制，在材料形成之日起一个月内按要求送交干部人事档案管理部门归档并履行移交手续。
第三十一条 干部人事档案管理部门应当建立联系制度，及时掌握形成干部人事档案材料的信息，主动向干部人事档案材料形成部门、干部本人和其他有关方面收集干部人事档案材料。
第三十二条 干部人事档案管理部门必须严格审核归档材料，重点审核归档材料是否办理完毕，是否对象明确、齐全完整、文字清楚、内容真实、填写规范、手续完备。
第三十三条 成套材料必须头尾完整，缺少的档案材料应当进行登记并及时收集补充。
第三十四条 归档材料填写不规范，手续不完备，或材料上的姓名、出生时间、参加工作时间和入党时间等与档案记载不一致的，材料形成部门应当重新制作，补办手续，或者由具有干部管理权限的组织(人事)部门审改(或出具组织说明)并加盖公章。
第三十五条 归档材料一般应当为原件。证书、证件等特殊情况需用复印件存档的，必须注明复制时间，并加盖材料制作单位公章或干部人事关系所在单位组织(人事)部门公章。
第三十六条 干部人事档案材料的载体使用16开型(长260毫米，宽184毫米)或国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)的公文用纸，材料左边应当留有20～25毫米装订边，字迹材料应当符合档案保护要求。
第三十七条 符合归档要求的材料，必须在接收之日起一个月内放入本人档案，一年内整理归档。
第四章 纪律和监督
第三十八条 各级组织(人事)部门应当加强对干部人事档案材料收集归档工作的监督和检查，严肃纪律、严格管理，确保干部人事档案材料收集归档工作有序进行。
第三十九条 在干部人事档案材料收集归档工作中，干部人事档案材料形成部门、干部人事档案工作人员和干部本人必须严格执行本规定，并遵守以下纪律:
(一) 不准以任何借口涂改、伪造档案材料。
(二) 不准将应归档材料据为已有或者拒绝、拖延归档。
(三) 不准将本规定所列归档范围之外的材料擅自归档。
(四) 不准将虚假材料和不符合归档要求的材料归入档案。
(五) 不准私自、指使或者允许他人抽取、撤换或销毁档案材料。
第四十条 对违反干部人事档案材料收集归档工作纪律的，视其性质、情节轻重和造成的后果，对负有主要责任的领导人员和直接责任人员进行批评教育，或给予党纪、政纪处分。其中，档案工作人员参与涂改、伪造档案材料的，要从严从重处理，并不得继续从事干部人事档案工作。
第五章 附 则
第四十一条 本规定由中共中央组织部负责解释。
第四十二条 本规定自下发之日起施行，1996年印发的《干部人事档案材料收集归档规定》同时废止。我部此前制定的有关规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。
附录六 干部档案整理工作细则
第一章 总 则
第一条 为了实现干部档案整理工作的规范化，搞好档案建设，便于档案的保管和利用，根据《干部档案工作条例》(以下简称《条例》)及有关规定，特制订本细则。
第二条 干部档案的整理工作，是档案建设的基础工作之一。它是将收集起来的每个干部的档案材料，进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷，并在此基础上，不断对档案内容进行补充的工作。
第三条 各级干部档案管理部门，均应按本细则和有关规定的要求，对所管理的干部档案进行认真的整理。
第二章 整理工作的基本要求
第四条 整理干部档案，须做到认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐。通过整理使每卷档案达到完整、真实、条理、精练、实用的要求。
第五条 整理干部档案，事先要收集好干部档案材料，并备齐卷皮、目录纸、衬纸、切纸刀、打孔机、缝纫机等必需的物品和设备。
第六条整理干部档案的人员，必须努力学习党的干部工作方针、政策和档案工作的专业知识，熟悉整理干部档案的有关规定，掌握整理工作的基本方法和技能，认真负责做好整理工作。
第三章 档案材料的鉴别
第七条 干部档案材料的鉴别工作，是干部档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入干部档案的工作。
第八条 鉴别归档材料，必须根据中央有关文件的精神，以《条例》和《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》等有关规定为依据，严肃认真地进行。
第九条 鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。
第十条 鉴别归档材料的具体做法:
(一) 判定材料是否属于所管干部的材料及应归入干部档案的内容。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于干部档案内容和重复多余的材料，应清理出来。对其中有保存价值的文件、资料，可交文书档案或转有关部门保存。不属于干部档案内容，比较重要的证件、文章等，组织不需要保存的，退给本人。无保存价值又不宜退回本人的，登记报主管领导批准销毁;
(二) 审查材料是否齐全、完整。政审材料一般应具备审查结论、调查报告、上级批复、主要证明材料、本人的交待等。处分材料一般应具备处分决定(包括免予处理的决定)、调查报告、上级批复、个人检讨或对处分的意见等。上述材料，属于成套的，必须齐全;每份归档材料必须完整。对头尾不清、来源和时间不明的材料，要查清注明后再归档，凡是查不清楚或对象不明确的材料，不能归档;
(三) 审查材料是否手续完备。凡规定需由组织盖章的，要有组织盖章。审查结论、处分决定、组织鉴定、民主评议和组织考核中形成的综合材料，应有本人的签署意见或由组织注明经过本人见面。任免呈报表须注明任免职务的批准机关、批注时间和文号。出国、出境审批表，注明出去的任务、目的及出去与返回的时间。凡不符合归档要求，手续不完备的档案材料，须补办完手续后再归档;
(四) 鉴别中发现涉及干部政治历史问题或其他重要问题，需要查清而未查清的材料及未办理完毕的材料，不能归入干部档案，应交有关组织处理。
(五) 鉴别时，发现档案中缺少的有关材料，要及时进行登记并收集补充。
第四章 档案材料的分类
第十一条 对归档的材料必须按照《干部档案工作条例》中关于正、副本十类内容的划分进行分类。
第十二条 干部档案正本，由历史地、全面地反映干部情况的材料构成。其内容分类:
第一类履历材料:干部履历表(书)、简历表，干部、职工、教师、医务人员、军人、学生等各类人员登记表，个人简历材料，更改姓名的材料。
第二类自传及属于自传性质的材料。
第三类鉴定(含自我鉴定)、考察、考核材料:以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料;作为干部任免、调动依据的正式考察综合材料;考核登记表、干部考核和民主评议的综合材料。
第四类学历、学位、学籍、培训和专业技术情况的材料:报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记证，学习(培训结业)成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表;专业技术职务任职资格申报表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表，套改和晋升专业技术职务(职称)审批表;干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文(如获奖或在全国性报刊上发表的)等目录。
第五类政审材料:审查干部政治历史情况(包括党籍问题)的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证明材料;甄别、复查结论(意见、决定)、调查报告、批复及有关的依据材料;入党、入团、参军、出国等政审材料;更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。
第六类加入党团的材料:中国共产党入党志愿书，入党申请书(1～2份全面系统的)和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料;民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见;中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料;加入民主党派的有关材料。
第七类奖励(包括科技和业务奖励)材料:各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。
第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料:处分决定(免予处分的处理意见)，查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料;通报批评材料;甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见;法院审判工作形成的判决书等。
第九类干部工资级别登记表、职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料;干部任免呈报表(包括附件)，录用和聘用审批表，聘用干部合同书，继聘审批表，解聘、辞退材料;退(离)休审批表;军衔审批表、军队转业干部审批表;出国、出境人员审批表;党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。
第十类其他可供组织参考有保存价值的材料;有残疾的体检表、残废等级材料;干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词(生平)，非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书等。
第十三条 干部档案副本内容，是由正本中以下类别主要材料的重复件或复制件构成:
第一类的近期履历材料。
第三类的主要鉴定，干部考核材料。
第四类的学历、学位，评聘专业技术职务的材料。
第五类的政治历史情况的审查结论(包括甄别、复查结论)材料。
第七类的奖励材料。
第八类的处分决定(包括甄别、复查结论)材料。
第九类的任免呈报表和工资、待遇的审批材料。
其他类别多余的重要材料，也可归入副本。
第十四条内容交叉的材料，可根据材料的主要内容或用途确定类别。
(一) 带自传的履历或简历表，以自传为主，归第二类。
(二) 履历表和简历表有鉴定的，以履历为主，归第一类。
(三) 有任免职务内容的干部登记表、任免呈报表所附的考察材料或主要表现情况的综合材料、提升工资级别的评级、评定军衔的鉴定表等材料，以其主要用途为主，归第九类。
(四) 政治历史问题与违纪错误混同一起给予处分的结论、调查报告、处分决定等材料，一律归第八卷;凡未给予处分，以政治历史问题为主的，归第五类，以违纪错误为主的归第八类。
第五章 档案材料的排序与编目
第十五条 每类干部档案材料，都要根据材料内容的内在联系和材料之间的衔接或材料的形成时间排列顺序，并在每份材料的右上角编上类号和顺序号，在其右下角编写页数。
第十六条 档案材料排序的基本方式:
(一) 按档案材料形成时间排序的:第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第十类材料;
(二) 按档案材料内容的主次关系进行排序的:第五类、第六类、第八类材料。其中第五类、第八类材料的排列顺序为:上级批复、结论或处分决定，本人对结论或处分决定的意见，调查报告，证明材料，本人检讨或交待材料等，其证明材料应根据每份材料所证明的主要问题相应集中排列。第六类材料，入团志愿书应排在入团的其他材料之前;入党志愿书应排在入党的其他材料之前，党员登记表等可按时间先后依次顺序;
(三) 第九类材料可根据不同层次干部的档案材料情况，采用按时间顺序或按材料性质相对集中排序。按材料性质相对集中排序的方法是:(1)工资情况的材料;(2)任免材料;(3)出国、出境材料;(4)其他材料。每种材料再根据形成材料的时间顺序排列。
第十七条 每卷干部档案必须有详细的档案材料目录。目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求:
(一) 按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写;
(二) 根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。材料的题目过长，可适当简化。拟定或简化题目，必须确切反映材料的主要内容和性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明;
(三) “材料形成时间”，一般采用材料落款标明的最后时间。复制的档案材料，采用原材料形成时间;
(四) 填写“材料份数”，以每份完整材料为一份(包括附件);材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印有页码的材料、表格，应如数填写;
(五) 书写目录要工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录。填写目录后，要检查核对，做到正确无误;
(六) 书写目录时，每类目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。
第六章 复制与技术加工
第十八条 档案材料载体变质或字迹褪色不清时，须进行抢救。抢救材料，一般可采用修复、打印、抄写、复印等方法。凡打印、抄写的材料，必须认真细致、核对无误，注明复制单位和日期。
第十九条 建立档案副本的材料不够时，可选择正本中的材料进行复制，将复制件存副本，其原件必须存入正本。
第二十条 为便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法:
(一) 对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可酌情进行剪裁;不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、竖折叠、横竖交叉或梯形折叠等方法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读;
(二) 对破损、卷角、折皱和小于16开规格的档案材料，要进行裱糊。主要方法有:单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。裱糊用的衬纸，必须采用白纸。浆糊和胶水必须能防虫蚀、不腐蚀纸张。裱糊后的档案材料要晾干，不得在阳光下暴晒或使用高温烫烤;
(三) 对过窄或破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容;
(四) 拆除档案材料的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料。
第七章 装订与验收入库
第二十一条 每个干部的档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录在首，材料排列顺序与目录相符;卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。具体做法:
(一) 将目录与材料核对无误;
(二) 把全卷材料理齐。材料条件好的应做到四面整齐，条件较差的，以装订线一边和下边两面为齐;
(三) 在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《条例》附件一的规定;
(四) 一律使用《条例》附件一规定的标准干部档案卷皮。档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字。
第二十二条 干部档案经整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查，经验收合格后，方能入库。
第八章 整理工作的注意事项
第二十三条 干部档案整理工作人员必须认真贯彻执行《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守国家秘密法》和干部档案工作的有关规定，严格遵守安全保密制度，保守党和国家的秘密。
(一) 在整理档案时，严禁吸烟，以确保档案的安全;
(二) 不得私自涂改、抽取或伪造档案材料;
(三) 不得擅自处理或销毁档案材料。整理中按规定剔出的档案材料，须进行登记，经主管领导审查批准后分别情况予以处理。
(四) 在整理档案过程中，要加强对档案材料的管理，防止丢失档案材料和泄露干部档案内容。
第九章 附 则
第二十四条 本细则由中央组织部干部档案工作部门负责解释。
中共中央组织部
1991年3月29日
附录七干部人事档案审核工作检查验收相关文件关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知
(组厅字〔2006〕5号)
2003年5月，中央组织部在省区市党委组织部开展了省管干部档案审核工作。经过两年多的努力，大多数省区市党委组织部完成了省管干部档案审核工作并通过了中央组织部的检查验收，较好地解决了省管干部档案缺少材料、信息不准、整理不规范等问题，取得了明显成效，有效地提高了档案质量。之后，部分省区市党委组织部还在市、县党委组织部开展了干部档案审核工作。实践证明，开展干部档案审核工作，对加强干部档案的管理，推动干部档案工作的信息化建设，更好地为干部工作提供优质服务，具有重要作用。为落实第四次全国干部档案工作会议精神，更好地为即将开展的地方党委领导班子集中换届和《公务员法》的实施提供档案服务，经我部领导同意，决定今年内在各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等院校党委开展干部人事档案审核工作。现将有关事项通知如下:
一、审核的范围与时间安排
此次干部人事档案审核的范围为各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等院校党委管理的全部现职干部人事档案。
审核时间为2006年3月至9月，10月底前将审核工作报告报中央组织部信息管理中心。在此之前完成审核工作的，可及时上报。
二、审核的主要内容
1.档案材料是否齐全、完整，档案内容是否客观、真实;
2.档案材料手续是否完备;
3.档案中有无错装、混装的材料;
4.档案整理是否符合要求。
详见《干部人事档案审核工作检查验收办法》(附后)。
三、审核要求
在审核工作中，要逐页逐项地核对材料内容和有关信息，保证材料完整、齐全、真实，保证信息准确无误。对审核出的问题，要逐一进行登记，找出问题产生的原因，并研究提出解决的措施和意见;对档案中缺少的主要材料要逐一登记，并补充收集归档;对档案中涉及的干部出生时间、入党时间、参加工作时间和学历学位等信息前后记载不一致的，要按照有关政策规定予以确认，确保档案中的信息真实可靠。
四、检查验收
此次干部人事档案审核工作完成后，由各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等院校党委按照《干部人事档案审核工作检查验收办法》的要求自行组织验收。从今年11月份开始，我部将对干部人事档案审核工作情况进行检查并通报检查结果。通过检查验收的为干部人事档案管理合格单位，未通过的为干部人事档案管理不合格单位。
五、加强领导，深入推进干部人事档案审核工作
各地区各单位组织人事部门要充分认识开展干部人事档案审核工作的重要性，主要负责同志要过问这项工作，分管领导要亲自抓落实，制定切实可行的工作方案，建立相应的审核责任制度，加强组织协调，及时解决审核工作中遇到的问题，注意总结好的经验和做法，特别是要通过开展干部人事档案审核工作，建立长效机制，加强对干部人事档案工作的宏观管理。
尚未通过省管干部档案审核工作检查验收的省区市党委组织部，要抓紧做好自查整改工作，确保审核工作质量。已完成省管干部档案审核工作并通过检查验收的省区市党委组织部，要抓好基层单位干部人事档案审核工作。
有关省区市党委组织部要加强对所属副省级城市党委组织部干部档案审核工作的指导和督促检查。各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等院校党委，要高度重视此项工作，做到组织到位，人员到位，分工明确，责任到人，确保干部人事档案审核工作取得实效。
附件:
1.干部人事档案审核工作检查验收办法;
2.干部人事档案审核工作检查验收评分表;
3.干部人事档案审核工作“单项否决”情况登记表。
中共中央组织部办公厅
2006年2月24日
(附件1) 干部人事档案审核工作检查验收办法
为搞好干部人事档案审核工作的检查验收，切实解决干部人事档案中存在的突出问题，确保干部人事档案审核工作不走过场、收到实效，结合干部人事档案工作实际，制订本办法。
1.检查验收的内容是:档案内容是否真实，有无涂改造假、装错材料的问题;档案材料是否齐全，填写是否规范;档案整理是否符合要求。
2.检查验收采取随机抽样的方法抽查档案。各副省级城市党委组织部，中央和国家机关各部委、各人民团体组织人事部门，新疆生产建设兵团党委组织部，部分国有重要骨干企业党组(党委)，部分高等院校党委完成干部人事档案审核工作后，成立检查验收小组，采取随机抽样的方法抽查档案，进行自查。为使抽查的档案具有代表性，使抽查情况能够反映出干部人事档案审核工作的整体水平，应按所管现职干部人事档案总数1.5%左右的比例抽取档案，其中，抽取的干部人事档案要有代表性，并且正职干部的档案要占三分之二。
3.检查验收实行“单项否决”与全面评分相结合的方法，确认干部人事档案审核工作是否合格。实行“单项否决”，主要是突出档案管理和利用的重点，确保在关键环节上不出问题，把住档案管理的重点关口。在抽查的档案中，如发现任何一卷档案有涂改造假、装错材料、缺少1997年以来副处级以上职务变动《干部任免审批表》等三种情况之一者，即为干部人事档案审核工作不合格。同时，为使验收客观公正，对干部人事档案审核的20个主要项目进行全面检查，按照评分标准对抽查的档案逐卷逐项打分。抽查档案平均得分90分以上，且没有“单项否决”情况的，为干部人事档案审核工作合格;抽查档案平均得分低于90分的，为干部人事档案审核工作不合格。
4.检查验收组对抽查的档案要逐卷逐页查看，发现问题详细登记，严格按照评分标准打分。然后，汇总抽查档案情况，确认干部人事档案审核工作是否合格，并提出整改意见。
5.中央组织部信息管理中心干部信息档案处承担具体组织、协调工作。信息管理中心将从有关单位抽调熟悉干部人事档案工作的人员组成检查组，对干部人事档案审核工作进行检查验收。通过检查验收的为干部人事档案管理合格单位，未通过的为干部人事档案管理不合格单位。届时，中央组织部办公厅将向各地区各部门通报检查结果。
6.本办法由中央组织部信息管理中心负责解释，联系电话: 010—58586135，58588137。
(附件2) 干部人事档案审核工作检查验收评分表
续表
续表
续表
续表
(附件3) 干部人事档案审核工作“单项否决”情况登记表
【注释】
(1)干部人事档案管理工作示意图［EB/OL］.［2010-03-22］.http:// www.gbc.bjedu.gov.cn/upload/200692511228411.doc．
(2)《档案馆建筑设计规范》(JGJ25—2000)规定的湿度范围为45%～60%，波动范围为±5%。本书除该条例规定外，其他地方按上述规范执行。
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