员工人事档案信息化管理

时间：2023-06-30 百科知识版权反馈

【摘要】：10.4　员工人事档案信息化管理员工人事档案信息化管理的实质是运用信息技术对员工人事档案进行科学化管理。

10.4　员工人事档案信息化管理

员工人事档案信息化管理的实质是运用信息技术对员工人事档案进行科学化管理。本书以《凌鹏人力资源管理系统》为例，对员工人事档案信息化管理的内容以及方法进行系统地分析。

10.4.1　《凌鹏人力资源管理系统》的特点

《凌鹏人力资源管理系统》是一款专门为各类企事业、单位开发的人力资源和行政综合管理系统，其主要功能包括有人事管理模块、招聘管理模块、考勤管理模块、工资管理模块、行政管理模块、办公助手模块、数据维护模块等。其中，人事管理模块包括有人事档案管理、离职档案管理以及对应离职和复职信息管理、人事调动管理、员工职称评定管理、学习经历、工作经历、劳动技能、社会关系、合同管理、奖惩管理、培训管理、绩效考核管理、证照管理、保险管理、福利管理;招聘管理模块包括有部门招聘需求管理、招聘计划管理、人才档案管理、招聘初选管理、招聘筛选管理、招聘录用管理;考勤管理模块包括:考勤项目以及计算公式定义管理、日常考勤管理、考勤月份管理、考勤档案管理;工资管理模块包括:计件工资管理、计时工资管理、提成工资管理、工资账套管理、工资月份管理、工资档案管理、工资变动管理、员工账套管理、银行代发管理、以及工资信息的邮件发送管理;行政管理模块包括:固定资产管理、办公用品管理、礼品管理、工作服管理、以及资产对应的供应商管理、文档管理、日常记事管理、通信录管理、会议管理、规章制度管理;办公助手模块包括:身份证号查询、手机号码查询、邮政区号查询、IP地址查询、照相机与摄像机以及一些Office和计算器及记事本等常用办公软件的工具的链接;数据维护模块包括数据初始化、系统提醒维护、数据结构维护、数据字典定义、数据备份和数据还原。本系统的主要特征有:

①可以支持单机、网络、远程，既可运行于局域网，也可运行于广域网，还可以运行于单机。

②根据用户的需要，把系统中的数据表信息，全部或是选择性的导出到Excel表中，并且可以支持多个数据表信息合并导入到一个Excel表中。

③系统可以把用户处理好的Excel表或是在系统使用前期，对于以前存在的Excel表信息略作整理就可以导入到本系统。

④本系统自带数据表项目信息，可以适合于大部分用户的实际需求。用户也可以需要自行添加一些个性化的项目，增加了系统的灵活性。

⑤用户可以结合本机构单位的需要，给数据表中的项目设置一些常用字典，例如职称、职务等。

⑦支持系统提醒项目的定义，且根据用户需要自行增减提醒项目。

⑥查询方面，支持单项查询和多项组合查询，以及鼠标右键过滤功能，支持多个项目组合查询。同时，用户通过设置常用查询项目，系统自动记忆该常用查询项目，便于日后再查。

⑨支持数据的定时自动进行数据备份。

⑧支持Access和SQL Server数据库。一般地，推荐单机版用户使用Access，网络版和远程版用户使用SQL Server。

⑩支持数据信息的批量修改。

支持数据窗口中，数据列表的显示顺序、数据排列顺序，和信息窗口的显示数据项目的排列位置的定义，以更好地适用于用户的使用习惯。

自动定时无操作挂起，以免被别人操作。

10.4.2　《凌鹏人力资源管理系统》的功能与使用

下面介绍该软件中关于人力资源管理系统的基本功能与使用方法，其中不少内容归属于人事档案管理的范畴。

10.4.2.1系统管理

(1)权限设置

用于设置不同的操作权限类型，分配不同的操作类型范围，这个是系统基本权限参数。点击“操作权限”—“添加”，在出现的界面上输入“权限名称”，并赋予系统维护、人事档案、职称评定等“权限项目”中的某些权限，即为新的管理员设置了操作权限，见图10-3。

图10-3　操作权限的设置

为确保数据的安全性，数据的维护操作权限(数据代码维护、数据结构维护、数据备份、数据还原)尽量只分配给高级管理员级的人员，普通管理员限制其权限。

(2)系统管理员

系统管理员主要是用于设置和添加系统的管理员用户，并给各个管理员指定不同的操作权限。高级管理员可以添加管理员、修改和删除已经添加的管理员。

添加新的管理员时，单击“管理员”—“添加”后，管理员的编号系统会自动分配，您只要输入管理员的姓名，对应的操作权限及备注说明信息，然后单击“保存”，这时，系统就会出现一个管理员“密码设置”窗口，您可以给新添加的管理员设置一下它的初始密码，见图10-4。

图10-4　添加管理员

修改当前管理员的基本信息时，单击“管理员”—“修改”，即可进行信息修改，修改好之后单击“保存”即可，如果要取消修改，单击“取消”即可。

删除当前管理员时，单击“管理员”—“删除”即可。需要注意的是，不可将所有管理员都删除了，否则无法登录。

另外，也可以通过“部门权限范围”设置管理员的权限范围。例如，有多个分公司的情况下，可以让分公司的管理员只能看到自己分公司的信息，而不能看其他的分公司信息;或是多个部门分别管理时，可以让部门管理员只能看到自己的部门信息，而看不到其他的部门信息。操作方法是:“管理员”—“添加”—“部门权限范围”，选定“指定部门范围”，然后再单击“添加”，即可以给该管理员分配权限了。

(3)系统提醒

系统提醒主要是对于一些动态信息的提醒，例如员工生日、合同试用到期、合同到期、保险应投保、证照到期、文件调用到期等方面的提醒，以方便用户可以及时了解到员工的动态信息，以做出对应的处理。

系统体系操作方法:点击“系统提醒”，即弹出提醒的信息框，见图10-5。通过信息框，即可知道提醒的具体事宜，还可以通过“导出到Excel”，方便利用。

图10-5　系统提醒示例

用户可以自己定义提醒项目信息。方法是:点击“提醒维护”—“系统提醒维护”—“新建”，在展开的“系统提醒项目信息”中设置，即可按照用户意愿自行设置，点击“保存”即保存了该条提醒信息，见图10-6。

(4)系统挂起

系统挂起可以在管理员离开系统后，系统自动把当前的操作挂

图10-6　提醒自行设置

起，让他人在没有输入该管理员登录密码时无法进行操作。这样可以有效地防止被他人非法操作或是查看一些数据信息，以保证数据的安全性和保密性。

本系统可以定时挂起。其设置方法是:在“自动定时挂起”的选项打勾，并设置一个“无操作时间分钟数”之后，系统就会自动进行追踪分析，到达时间时系统自动挂起。

本系统也可以设置为离开挂起。方法是:管理员离开时，单击“离职挂起”之后，系统就会锁定了，没有登录密码，其他的用户无法操作。当该管理员回来之后，只要在里面的文本框中输入登录密码，然后单击“解除”就可以恢复正常使用了，见图10-7。

图10-7　离开挂起操作

10.4.2.2　人事管理

(1)人事档案信息管理

人事档案是本系统最基础的数据信息，用于记录单位所有在职员工的人员基础信息以及单位岗位信息。该部分主要功能包括新增、修改、批量修改、删除、查询、全屏、锁定等，见图10-8。

图10-8　人事档案操作

添加人事档案信息时，点击“人事管理”—“人事档案”，在出现的信息框中点击“新增”，即可添加新增员工信息，见图10-9。添加“照片”时，需用鼠标右键点击照片空白处，出现“导入图片”对话框，通过计算机指定的位置，即可上载照片。需要说明的是，一旦输入身份证号，本系统即可自动确认该员工的籍贯和民族。

“修改”用于修改已经登记的数据信息，“删除”则用于删除已经登记的某一些被选择的数据信息。它们的基本操作是点击需要修改或删除的人员信息后，点击“修改”或“删除”，按照提示操作即可。

图10-9　添加人员信息

“批量修改”用于批量修改列表中所显示出来的信息或是被选择的列表信息中的某一些项目内容。其操作是:在当前员工列表中，点击“批量修改”，选择“修改范围”、“修改项目”，赋予新的“项目值”，点击“确认”即可，见图10-10。

(2)人事调动

本模块主要是用于记录员工的岗位调动信息。

针对单个员工调动的操作是:点击“人事调动”，出现人事信息窗口，选定该员工信息，再单击“调动”时，就只是针对于该员工的单一调动处理，出现调动信息窗口之后，您输入该员工的新岗位信息及相关信息，单击“保存”即可，见图10-11。

图10-10　批量修改示例

图10-11　单个员工调动信息操作界面

一旦选择了多个员工信息，单击“调动”时，就可以进行批量调动。首先选定多个员工后，点击“调动”，便出现了“人事调动(批量处理)”窗口，只需要在信息框内输入对应的信息，单击“保存”，系统就会自动对这一些批量被选的员工进行调动处理，并自动生成多个调动信息记录，每一个被选择的员工都会有一条独立的调动记录信息，以方便以后进行员工历史调动信息的查询，见图10-12。点击“调动信息”，便可以浏览员工历史调动信息。

图10-12　调动信息批量处理操作

(3)职称评定

职称评定模块主要是用于记录员工职称评定情况，包括:取得职称、取得方式、取得时间、批准人、下次申报职称、下次申报时间。

“新增”用于添加新的数据信息，“修改”用于修改已经登记的数据信息，“批量修改”用于批量修改列表中所显示出来的信息或是被选择的列表信息中的某一些项目内容，“删除”用于删除已经登记的某一些被选择的数据信息。

“新增”操作是:在图形导航栏中点击“职称评定”，出现了“职称评定管理”界面，再点击其中“新增”，便出现了“职称评定信息”框，见图10-13。

点击“员工编号”右下方，即出现“数据信息选择”对话框，通过编号、工号、姓名、身份证号等进行查找，即可找到有关员工的信息，从而准确地将员工进行定位，见图10-14。一旦定位成功，点击“选择”，即又回到图10-13界面，进行填写有关信息，就可以完成有关职称评定事项的填写。

其他功能，包括Excel、全屏/恢复、锁定、查询、打印等，与前文“人事档案信息管理”的操作相同，在此不再赘述。

(4)离职与复职管理

图10-13　职称评定信息框

图10-14　数据信息选择对话框

员工离职时，可以进入在图形导航栏中点击“离职管理”，或者点击“人事管理”—“人事管理”—“离职管理”。只选择一位员工信息，单击“离职”时，就只是针对于该员工的单一离职处理，出现离职信息窗口之后，输入该员工对应的离职信息，单击“保存”，系统就会自动把该员工的记录信息在职的人事档案调转到离职档案中，见图10-15。

图10-15　离职信息界面

一旦选择多个员工信息，并单击“离职”时，就是进行批量离职，会出现批量离职信息窗口，只要在上面输入对应的离职信息，再单击“保存”，系统就会自动对这一些批量被选的员工进行离职处理，把这一些被选的员工的人事信息从人事档案中调转到离职档案中。

如果单击“离职信息”，便可进入员工离职信息窗口，所有已经离职员工的人事信息记录在此。

已经离职的员工一旦重新回到本单位工作，就需要进行复职处理，其操作是:点击“人事管理”—“人事管理”—“复职管理”。该操作既可以处理单个员工信息，也可以进行多名员工的批量复职处理。

以单个有关“复职管理”为例，首先只选择该离职员工信息，单击“复职”，出现“复职信息”窗口，见图10-16。此后，输入该员工对应的复职信息，单击“保存”，系统就会自动把该员工的人事信息从离职档案中复转到人事档案中，并把该员工的离职信息标志为复职。

图10-16　复职信息框

此外，“学习经历”、“社会关系”也可以参照上述操作进行。

10.4.2.3合同管理

合同管理模块主要是用于记录每一个员工的合同信息，每一个员工可以有多个不同的合同，如劳务合同、保密合同等。其中，常用的功能包括新增、修改、删除和续约等。

(1)新增、修改与删除合同

以“新增”合同为例，其操作是:点击“合同管理”，在出现的“合同档案”界面上点击“新增”，出现了“合同信息”窗口，见图10-17。填写相关信息，点击“保存”即可。“修改”和“删除”的操作可以参照上述操作执行。

如果员工离职了，将上图窗口中的“是否解除”选项打勾上，以后系统就会自动再提示给该合同进行到期续约。

图10-17　新增合同窗口

(2)合同续约

合同续约模块主要是用于记录员工到期续约信息。操作时，可以一个一个进行续约登记，也可以直接批量选择多个员工合同进行续约。

单个员工续约的操作:点击进入“合同续约”窗口，选定该员工，点击工具栏“续约”时，出现了“合同续约信息”窗口，填写，点击“保存”即可，见图10-18。

一旦选择多个合同信息时，单击“续约”时，就可以进行被选合同的多个批量续约处理，见图10-19。

要查看员工历次的续约信息，请单击上面的“续约信息”，这样就可以进入续约信息窗口，里面就会有所有员工的历史续约记录信息。

图10-18　合同续约信息

图10-19　续约的批量处理

10.4.2.4　奖惩管理

奖惩的项目主要用于设置奖惩项目类型及其属性(奖励、惩罚)。在功能设置方面，主要设置有“添加”、“修改”、“删除”等，各单位也可以根据实际需要进行奖惩项目类型及其属性进行修改，以适应本单位的需要。

“新增”用于添加新的奖惩项目名称和对应的奖惩属性，其操作是:在“图形导航栏”中，点击“奖惩管理”，在新出现的界面上点击第二个栏目“奖惩管理”，进入操作界面，点击“新增”，即出现添加奖励栏目，见图10-20。填写相关栏目，即可完成奖惩信息的添加。填写时，奖惩属性不允许为空。

图10- 20　新增奖励项目

“修改”和“删除”的操作在上述统一界面上操作。

如何根据本单位实际情况添加有关奖励项目及其属性，可以作如下操作:在“图形导航栏”中，点击“奖惩管理”，在新出现的界面上点击第二个栏目“奖惩项目”，见图10-21。进入操作界面，点击“添加”，完成“项目名称”(如“科技发明”)、“项目类型”(对应“科技发明”的属性为“奖励”)的填写，点击“保存”，即添加了一个奖惩项目，见图10-22。

上述奖惩项目也可以根据实际需要进行“修改”、“删除”。

图10-21　奖惩项目界面

图10-22　添加“科技方面”奖励的操作界面

10.4.2.5　证照管理

“证照管理”模块中设置了证照类型、发证机构、证照管理、证照信息查询、证照信息报表、有限期证照报表等菜单，单击其中的任一菜单栏目，便可进入界面进行相应的操作，见图10-23。

图10-23　证照管理菜单界面

该模块不仅将证照信息进行了分类，而且对于证照的影像保存做了相应的设置。操作方法是:点击“证照管理”—“新增”，弹出“证照信息”，依次填写。在界面的最后，出现了“照片”框，鼠标右键单击，弹出“导入图片”对话框，通过一定的路径从电脑上导入该证照的扫描图片，单击“保存”，该证照图片便进入该系统中，见图10-24。

《凌鹏人力资源管理系统》还有如下模块

①培训管理:通过培训机构、培训课程、培训记录的信息录入，可以方便地获取本单位人员培训的情况。

图10-24　证照信息及图片的添加

②绩效管理:可以设计考核类型、考核时间、考核级别、评价人、备注等考核信息，并加以记载。

③保险管理:通过设置保险类型参数，记录每一个员工的保险单信息，包括保险单号、各种保险的投保基数、投保状态以及员工投保情况。操作时，可以一个一个进行投保登记，也可以直接批量选择多个员工保险单进行投保。

④招聘管理:设置了招聘需求、招聘计划、招聘计划审批、招聘初选、招聘筛选、招聘录用等模块，通过相应地操作，可以为记录招聘过程与信息。

10.4.2.6　档案信息服务

档案信息服务包括Excel导入、Excel导出、查询、打印、统计等。这些功能分布在本软件的“人事管理”、“合同管理”、“奖惩管理”、“培训管理”、“绩效考核”、“证照管理”等各个模块中。

(1) Excel导入与导出

Excel导出用于将当前的列表数据信息导出到Excel表中，Excel导入则用于将某一个Excel表中的信息导入到本系统中。以导出到Excel中为例，点击“Excel”—“导出到Excel中”，便出现了一个对话框，见图10-25。

图10-25　Excel导出模式示例

填写相应的对话后，点击“确定”，便出现了一个文件保存路径的提示。在计算机上寻找相应的位置，即可保存该Excel表，见图10-26。

(2)查询

查询用于数据过滤，分有“单项查询”和“多项查询”。

单项查询用于单个项目的过滤显示，点击“查询”—“单项查询”，在“查询项目”下拉菜单中，“编号”、“工号”、“姓名”、“英文名”、“身份证号”等项目，在“查询条件”里进行匹配，进行模糊查询，即可得到相关信息，见图10-27。

上图中点击“多项查询”，可以进行多个项目的组合过滤，可以精确查找所需信息，见图10-28。

图10-26　Excel文件保存路径的选择

图10-27　单项查询界面

另外，本系统支持自定义查询项目，用户可以把常用的查询信息设置为各个查询项目，然后在使用时，可以随时单击直接显示出配套的数据信息出来。这样，有利于根据本单位的实际情况进行调整。

图10-28　多项查询示例

(3)打印

本系统支持多种打印方式:普通打印、打印选择区域、打印选择项目、自定义打印等。

“普通打印”是即按列表的显示样式，打印出所有的项目信息。其操作方法是:点击“人事档案”—“打印”—“普通打印”，系统自动将打印“人事档案信息”。该“人事档案信息”是一个表格，其信息内容没有经过选择，因此，所有的人事档案信息将分页显示。

“打印选择区域”是从列表中选择某一个区域，然后把这一块区域中的数据信息打印出来。其操作方法是:点击“人事档案”—“打印”—“打印选择区域”，同样出现“人事档案信息”，通过设置打印页码即可打印选择的部分信息。

“选择打印项目”是根据用户的需要，选择某一些项目进行打印。其操作方法是:点击“人事档案”—“打印”—“选择打印项目”，即出现“打印项目选择”对话框，在希望打印的项目前打勾，点击“打印”即可，见图10-29。

图10-29　打印项目选择操作

如果需要美化该打印文档，则需要点击“打印”操作后界面上的“打印设置”进行页边距等设置。如果是希望选择纵向打印或者横向打印，则可以点击该页面上的“打印机设置”，在“打印机设置”弹出窗口里进行设置，见图10-30。

用户也可以自己的需要，设计各种不同的打印模板，系统会根据用户设计的模板排列样式进行数据信息打印。

(4)系统分析

本系统对于各个管理模块都提供有对应的统计分析功能，操作模板都是一样。以人事管理中的统计分析，可以进行人事项目统计分析、员工异动分析等。其操作方法是:在统计窗口的左下边有一个数据表项目列表，双击选择要进行统计的项目，“清空”当前的统计分析，“刷新”当前的统计分析信息重新刷新统计。然后，通过“查询”对要进行统计的数据信息先进行过滤，然后再统计分析;显示“全部”，用于去除过滤信息，显示对所有的数据信息的统计分析;导出为Excel表，并打印。当然，也可以做成“图示”，将当前统计结果显示为图示，以便直观地展示数据，见图10-31。

图10-30　设置打印效果

图10-31　人事档案项目统计分析

10.4.2.7　数据维护

本系统设置了系统初始化、数据词典、数据结构与展示、数据备份与还原、系统提醒维护等数据维护功能。

(1)系统初始化

用户在熟悉本系统后，需要清楚该系统存放的模拟数据，并重新输入本单位的数据，这时就得用于数据初始化了。系统初始化会把系统中所有的数据给清除干净，因此，需要谨慎使用，以防不小心把本单位的数据信息给清除了。不过，在执行系统初始化操作前，本系统也会自动提醒，并要求输入确认密码(系统的登录密码)，见图10-32。

图10-32　系统初始化密码确认

输入确认密码之后，会出现一个数据表选择窗口，可以选择哪一些数据表的数据信息要进行清除，默认是选择所有数据表。选择之后，单击“确定”即可，见图10-33。

(2)数据字典

本模块设置系统一些常用项目类型的，用户可以根据自己的需要，添加各种常用项目类型及类型内容，然后把它和各个数据表连接起来使用。

本系统可以支持单项数据类型和多层次结构数据类型，可以执行“新增”、“修改”、“删除”、“分级”、“移动”等操作。

图10-33　系统初始化操作

“新增”包括新增同级项目和新增子级项目。其中，新增同级项目是增加一个与已选定项目同一级的项目(当项目为空时，则添加第一级的项目);新增子级项目是增加一个您所选的项目下一级的项目。其操作是:点击主菜单“字典维护”，在新节目上点击“新增”即可。例如，如果在一级类目上点击“职称类型”，鼠标右键点击“新项目”，填写“新项目”，单击“确定”则添加一级类目，见图10-34。如果在一级类目上“职称类型”，鼠标右键点击“新子项目”，添加子项目名称，点击“确定”则添加二级类目，见图10-35。

执行“数据字典维护”，同样可以进行一级项目、二级项目等各级项目的修改和删除。

(3)数据结构