高校人事档案工作的现状

11.3　高校人事档案工作的现状

11.3.1　高校人事档案工作的成绩

高校人事档案工作按照《干部档案工作条例》的要求，经过多年的发展已经取得了很多成绩，为组织人事部门选人用人和推动学校教育事业发展都发挥了一定的作用。特别是在中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》(组厅字〔2006〕5号)文件下发后，各高校坚持“以查促改，以查促建”的工作原则，积极认真地开展自查整改工作。同时，各高校还不断探索高校干部人事档案工作的长效机制，在档案设施达标、档案管理人员专业化、档案管理制度完善、鉴别整理、收集归档规范化、人事档案信息化建设等方面做出了一些成绩。这些成绩主要体现在:

第一，档案设施达标化。档案设施是干部人事档案保管工作的最重要的物质条件，是档案保护技术中长期起作用的因素。为此，高校都相应加大了对档案设施的投入，改善档案保护条件。凡是1000卷以上档案的高校，按要求设置专门的档案库房，且做到档案库房、阅档室和档案人员办公室“三室分开”。档案办公设备的配置要齐备，须具有电脑、扫描仪、装订机等，同时档案库房要按照防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温的“六防”要求，配置铁门、铁窗、铁柜、空调机、去湿机、温湿度记录仪等设施。

第二，档案管理人员专业化。长期以来，由于部分分管档案管理工作的高校领导在思想上不够重视，档案管理工作人员配备不到位、人员流动性大或者人员素质不高是高校人事档案管理的普遍现状。按照要求，凡1 000卷以上档案的高校，至少要配备1名专职在编管理人员。档案管理人员要求具有较高的政治素养、文化水平、业务技能和计算机水平，工作勤勉、认真、心细、负责。同时，高校还加强对档案管理人员的继续教育培训。人事档案记载的是历史的真实面貌，有其时代的特点。管档人员的新旧更迭，会造成查阅档案的困难，提供的数据也会有误差。因此通过对档案管理知识的系统培训，来提高档案管理人员的管理水平和工作能力。

第三，档案管理工作制度化。各高校都进一步完善了干部人事档案管理工作体制，例如，档案查(借)阅、鉴别归档、档案收集补充、档案保管保密、档案整理、档案转递、档案销毁、档案检查核对等规定。部分条件成熟的高校形成了组织和人事部门立卷、学院与相关部门参与、档案馆统一集中管理的运行状态。高校还进一步强调了干部人事档案工作的责任制，其中，干部本人负有填报个人材料的义务和责任，学院与相关部门承担干部人事档案材料的甄别、收集和转送责任，组织和人事部门承担干部人事档案立卷责任，档案馆具有收集、整理、保管、利用和服务的责任。这些制度规定的建立和完善使得高校干部人事档案工作有章可循，进一步提高了人事档案工作的制度化和规范化水平。

第四，档案鉴别整理、收集归档规范化。从2006年5月起，很多高校按照中组部《关于进一步开展干部人事档案审核工作的通知》(组厅字〔2006〕5号)文件要求对学校干部人事档案进行了清理自查及整改。一是全面排查、登记缺误，按干部人事档案审核工作要求和标准对有缺漏、差误的干部档案材料按干部履历、职称材料、工资表类等四大类二十个项目逐一分类登记造表，对审核工作规定不能补充的材料注以说明。二是对缺漏、差误的档案材料经组织部、人事处审查确认后由档案形成部门按审核工作要求处理，合格材料整理后装入档案。三是二下二上、全面审核，建立校、院两级工作体系，将全面排查出有缺漏、差误的材料按干部所在单位列表发送相关部门和通知干部本人，要求定期催收。档案形成部门对收回材料进行审核，合格的由档案馆整理后按类别装入档案，对不合要求的材料，统计列表后再次按材料标准要求发通知催收。

第五，档案管理服务信息化。高校人事档案信息化管理是对传统的人事档案管理模式的改革和创新，是高校人事档案工作发展的必然趋势。部分高校在数字化校园平台基础上开发了人力资源管理信息系统及其相应的人事档案信息系统。高校中分管人事的校领导往往亲自负责信息化建设工作，做好统筹协调，避免了信息孤岛和重复建设，统一思想，提高认识，努力把人事档案信息化管理作为人事制度改革的一项重要内容，逐步构建起人事档案信息平台，提高人事管理工作的水平和工作效率，更好地为高校师资队伍建设和组织部门服务。

11.3.2　高校人事档案工作中存在的问题

随着高校合并的进行和人事制度改革的深入开展，高校人事档案管理工作逐渐显现出了一些问题:

11.3.2.1高校人事档案基础工作差异很大

随着合并浪潮，全国高校基本上扭转了长期以来部门和地方条块分割、重复办学、教育资源浪费严重的局面。高校合并和调整也给人事档案工作带来了变化。⁽²⁾

对于合并组建的高校，合并前各校学科不同，办学层次不同，人事档案管理工作不统一，合并后人事档案实行集中统一管理，档案卷数猛增了好几倍，人事档案工作也出现了不少问题。首先，合并前的学校往往有自己的一套管理办法，例如人名索引中，有的按姓氏拼音排序，有的按姓氏笔画排序，有的按学院排序，合并后就要打破原有方式，重新划分标准，制订统一的检索工具。另外，有的校区已经实现了干部档案目标管理，评定了等级，有的校区还没有完成档案装订工作，有的校区部分材料还没归档，档案基础工作参差不齐，不利于实现人事档案工作标准化、规范化管理。人事档案数量的激增也对库房建设提出了更高的要求，很多合并院校办公用房紧张，库房空间比较局促，对照每千卷档案占地20平方米的标准，难以满足空间要求，对于“库房、阅档室、办公室”三室分离更是难以实现，不利于人事档案保密工作。同时，猛增的档案数量也加大了工作人员的劳动强度，很多高校的人事档案人员都是超负荷工作，对照每千卷档案配备一名档案人员的比例，很多高校人力配备上严重短缺，高强度的管理工作难以保证档案工作质量和工作效率。

11.1.3.2　人事档案材料质量不高

(1)人事档案材料不完整，前后不衔接

人事档案完整体现在形式和内容两方面。形式上，手续不齐全，无单位印章，缺少个人签名，用圆珠笔、铅笔填写或复写，或用复印件代替等，都不符合档案材料完整的要求，如干部任免表缺少主管部门审批意见，干部履历表中无组织公章，年度考核表上本人签字处空白，有损于人事档案的严肃性，影响了人事档案的有效使用。内容上，各个类别的内容、时间、来源记载清楚，能够全面地反映个人的经历、工作业绩、能力特长、健康状况;反映同一问题的一套材料能够有本有末地再现事情的来龙去脉，不缺张少页，材料没有破损，而多数人事档案材料都达不到完整要求，教职工职称评聘是高校教师人事档案中的重要内容，但在实际工作中发现这部分材料短缺的不在少数，有的没有初聘表，有的缺少讲师评审表，直接从初级职称到了高级职称，中间出现了断层，工资调整和年度考核部分也常有此类情况，不能完整地连续地反映出该人职称晋升、工资涨级和每年的工作考核情况。特别是对于刚合并的学校，由于合并前有些材料未能及时归档，合并后人员发生变动又没能将此项工作弥补上，再加上新材料不断产生，就容易把那一部分材料搁置下来，不能及时入档甚至造成遗失，这是在交接过程中容易出现的问题。有些高校是因为造表滞后，工作完成后才又补做的表格造成归档材料堆积，来不及适时装入档案，例如，2006年工资套改时需要核实大量翔实的个人信息，这项工作还没完成又赶上2007年、2008年的工资调整，有的工资部门就是在2008年工资变动时才一起补做出的2006年、2007年和2008年的工资变动审批表，一人一次产生三份工资表，致使材料混乱，容易造成张冠李戴。

同一人的档案材料分散保管于学校几个部门也是造成人事档案不完整的因素。高校教务、科研等部门也会生成教职工档案材料，但由于各部门要求和管理方式不同，为了本部门利用方便，都将教职工的教学和科研方面的档案材料里留存于本处室，造成人事部门的材料收集不齐全，个人档案材料不完整。例如，反映政历的材料存放在人事档案里;反映教学任务完成情况、教学效果评价的材料放在教务处的教学档案中;而教师的科研成果和论文专著登记则存放在科研机构的档案柜里。各类档案的存放相互之间缺少联系，就形成了“一人多档”的局面，若要了解一个人的综合情况，就必须到几个部门去查询、统计。这种分散的管理方式往往会造成几个部门重复归档或推诿遗漏档案材料的问题发生。特别是有人员调动时，个人档案难以集中，形成只寄出人事档案，而其他教学、科研等材料弃之一旁的情形，既影响了用人单位及时、全面地了解该人的综合情况，也容易造成无头档案材料的产生。这种分散管理难以保证各方面材料的一致性、准确性和全面性，影响了高校人才队伍建设和人员的合理流动。

人事档案材料不完整，除了给提供利用工作带来困扰外，还会给个别人有意制造虚假材料提供了可乘之机。有些人为了达到个人目的，会故意填错出生年月、参加工作时间，职称评聘时间等个人信息，导致在一份档案中出现前后不一致的记载，给档案鉴别工作和组织认定工作埋下了隐患。

(2)人事档案内容不全面

高校人事档案重政治轻业务，千人一面，流于形式，反映不出教师个性特点。受传统人事档案工作的影响，高校人事档案注重记载教师政治思想，政治历史方面的内容，较多表现个人政治历史、家庭社会关系方面的材料，主要是为组织上考察了解人提供利用，而关于教职工教学工作、科研成就和个人专业特点的内容比较少。在评价教职工政治态度、思想表现时，基本上都是一些政治性的套话，诸如“拥护党的领导”、“希望继续努力，争取更大进步”等，千篇一律，看不出是哪个人的表现。尤其是年龄较大的教师的人事档案中，当年推荐上学的政治历史证明材料就有几十份，连同历次政治运动的鉴定材料就占了三分之二档案，而近期的论文专著、工作获奖情况的记载却很少。有的教职工在教学工作中受到各种表彰多次，但存档寥寥无几，使档案不能全面客观地反映一个人一生中的政绩和业绩。

按照一般干部档案分类标准，高校人事档案分为十大类，然而这十大类中大多记述了教职工的基本情况，缺少能反映出个性特点的材料，翻开来都是履历表，考核表，学历和职称晋升及工资调整等几大项，人人都有，差别不大，有的同一人的不同时期的干部履历表内容都相差无几，千人一面，内容雷同，就是一个人求学、工作最后退休的流水账，而关于个人每一时期的重点和亮点却显示不出，看不同卷的档案看不出张三与李四谁的教学能力更强，谁更适合搞管理，即使有奖励记录，也多为结论性的材料，比较不出不同人的不同表现。空洞的、形式的多，细致的、实质性的少;反映个人经历、学历、政治面貌等一般情况的多，反映个人道德品质、业务能力、技术专长的少;反映过去情况的多，反映当前情况的少。尤其是一些考评材料定性结论多，定量描述少，评价套语多，没有针对性，不能准确地反映每一个教职工的个性，或者避重就轻，以希望代缺点，不能全面地反映出个人水平。由于对教职工的工作业绩缺乏连续性的记载，往往在变动职务、调整级别、提高工资时，简要粗略地写上几笔定性的评语，致使组织人事部门在考察、选择人才过程中，经常是“不看档案不放心，看了档案不省心”，这使人事档案在“知人善任”方面失去了重要的依据作用。

(3)人事档案分类不适应当今高校人事档案工作发展

我国人事档案工作按照《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》等文件规定，制定了具体的管理办法、细则，高校人事档案工作基本也照此执行。按照一般人事档案管理办法，高校人事档案分为十大类:第一类履历材料，第二类自传，第三类鉴定考核材料，第四类职称评聘、学籍学历和进修材料，第五类政治历史证明，第六类党团材料，第七类奖励材料，第八类处分材料，第九类工资、职务任免、出国出境和各种代表会登记材料，第十类其他材料。这十项分类基本涵盖了教职工个人学习和工作状况，但不足以系统准确地概括出高校教师这一人群的特点。高校教师以人才培养、学术研究和服务社会为职责，是一种“双栖”职业，跨学科专业和教育专业两个领域，高校里有许多教育家和学问家并重的双料“名师”，按照现有人事档案分类，已不能完整全面地揭示出教职工具有较高价值的信息内容。

在第四类中，简单按时间排序打乱了成套学籍材料的完整性。学历、进修、职称评聘材料，这是高校人事档案的重要组成部分，高校对员工学历水平要求比较高，高校教师重视职称评聘工作。按照整理要求此类材料以时间顺序排列即可，但实际情况这样排序容易混乱。很多教师的职称材料和学籍材料是交叉产生的，例如，读在职硕士学位期间评上了讲师，那么在报名登记表和硕士学位授予书之间就夹杂着讲师评审表，不利于保持一套材料各自的连续性和完整性。有的报考研究生登记表时间早于本科毕业生登记表的时间，若单纯按时间前后排序则在研究生学籍材料中夹有本科毕业生登记表，相互之间都有穿插打乱了成套的学籍材料。

另外，产生于同一事件的一套材料分属于不同类别不利于保持档案的完整性。齐全的一套党员材料包括入党申请书、转正申请书、入党志愿书和政审证明，按照现有分类要求这套材料分别放在第六类和第五类，政审证明就从其他入党材料中被分离出来，与第五类中其他事件的证明材料集中存放，日后查阅时就需要从不同事件的各种证明中遴选出所需内容，人为地为提供利用工作制造了障碍。学籍材料中也存在此类情况，学生登记表归于第一类，学生报考登记表、成绩单、毕业生登记表则属于第四类，同一时期形成的学籍材料分散开来，不利于档案的整理和日后提供利用服务。

高校人事档案管理工作在学校建设与发展中起着重要作用，随着我国高校事业的迅速发展，人事档案工作也遇到了新的挑战，旧的档案管理方法已经不能适应现实形势发展的要求，在这种情况下，改革档案分类体系就成为高校人事档案工作改革的重要方面。

(4)人事档案信息开发利用程度不高

高校教师在专业领域或在教学岗位上都取得了珍贵的业绩成果，对于推动社会文化事业和经济建设可持续发展都具有积极的作用，人事档案记录了这些知识拥有者的丰富的真实的人才信息，是一笔宝贵的社会资源，应该为社会发展和人类文明进步发挥作用，但高校人事档案信息开发利用程度并不高，大多是停留在提供教职工基础信息的状态上，对更深层次的人力资源研究的帮助则是效果不佳。这既是对高校蕴涵有人才资源的浪费，也降低了人事档案部门的社会地位，似乎档案人员只是“看堆守摊”的。随着科学技术的发展，近几年人事档案信息管理系统已在全社会普遍推广，信息化管理水平正在逐步提高，但是有些先进的技术手段还未被充分利用，计算机技术在高校人事档案管理中还未明显发挥效用。大多数高校只是把个人信息、档案目录输入计算机，信息查询等工作仍习惯沿用手工操作，无纸化阅档没有完全实现，这样既降低了人事工作效率，又制约了深入研究人事档案信息开发。据调研，许多高校仍采用手工查阅的方式，面对庞大的教工人数，在极短的时间内，手工查阅几千份甚至是上万份人事档案材料，采集十几万条人事信息，档案人员工作任务十分繁重，并且查全率和查准率较低。如果人事档案部门已建立起完整、齐全的人事档案信息数据库，不仅获取个人信息更加简便、快速，而且能提高信息的准确度和系统性，从而提高工资改革的工作效率。

人事档案信息化建设中存在的最大问题是数据格式不统一，缺乏通用性，给数据迁移、信息共享造成很大的障碍和困难，制约了信息化建设的进程，先进的管理设备成了档案管理达标和升级考核的摆设而已，没有充分利用其科学管理的功能。造成这种问题的原因是多方面的，其一，观念落后，学校领导现代档案意识淡薄，没有将人事档案作为一种信息资源加以重视，仍是用传统的眼光来看待人力资本社会中的档案管理，不重视人事档案工作，在分配人力、财力方面没有给予足够的支持，人事档案的开发和利用缺乏物质条件;档案人员自身因循守旧，长期受封闭式档案管理工作环境的影响，重管理轻利用，大多满足于看好不丢失，缺乏创新和服务意识，对人才信息的开发和利用缺乏主动性。其二，管理手段落后，许多高校都配备了计算机设备，也安装了管理软件，但并非实现了现代化管理。档案人员对计算机技术不够精通，只是录入了基础数据，难以实现数据分析和整合，人事档案信息开发缺少技术支持。其三，档案人员囿于繁忙的装订整理工作，没有充足的时间和精力开展人事档案信息研究工作。人事档案的整理不同于文书档案，文书档案经过整理后，其整理体系和结果就要保持长期的稳定性，不允许轻易打乱重整，而人事档案整理后，却不能保持稳定不变动，因为人事档案材料是随着当事人经历的变化而不断变化的，这种变化的存在就决定了人事档案的整理工作总是动态性的，特别是高校教师的学历、职称不断提高，这样就产生了很多新补充的人事档案材料，必须进行加工整理。⁽³⁾今天刚刚处理完工资调整表，明天又送来了职称材料，手头考察材料还未处理完毕，新的考核表又送到了案头，高校教职工档案材料产生比较频繁且数量较多，如干部轮岗、交流及提拔所产生的考核、考察材料，教师学习培训材料，职称晋升评审材料，学术带头人材料，每年年终的考评考核材料、工资调升材料等等，这些都是人事档案的重要组成部分，每年都必须装入个人档案，需要把原已装订好的案卷重新拆卷、装订，拆了又装，装了又拆，反反复复，没有终结。而学校人事档案管理人员的编制很少，一般只有一二人，所管档案数量上千卷，每年所产生的新材料成千上万份，档案人员既要对这些材料进行鉴定、分类，又要剪裁托裱、编页抄目，人手少，任务重，使得档案管理人员整天忙于手工劳动，耗费了时间和精力，不能专注于研究人事档案信息开发利用的方式和方法，限制了人事档案作用的发挥，延缓了高校人事档案工作的快速发展。

综上所述，高校人事档案工作中出现的这些问题不仅影响了档案工作本身的发展前景，而且也会影响到高校人才队伍的建设和稳定，影响高校教育事业的发展。高校人事档案管理改革势在必行。