会展中的会议安排

一、会展中的会议安排

会议是展会期间最常见的相关活动。现代展会越来越讲究展览与会议的并重，办展机构在展览期间往往会组织各种与展览题材相关的会议，并邀请一些著名学者、专家、企业代表和政府官员参加。会议的举办丰富了展会的内容，提高了展会的信息交流量，提升了展会的服务品质。会议也是帮助展会促进行业信息交流、增进友谊、架设桥梁的友谊纽带。

展会期间的会议有展览机构主办的围绕展会主题展开的专业研讨会，也有各种产品发布会、产品推介会等，甚至有行业协会主办的行业会议在展览期间举行。会议类型各异，在操办程序上大同小异，现就会议方案的拟订过程和内容进行阐述。

（一）确定会议的主题、议题和形式

产品发布会和产品推介会的主题自然是宣传新概念和推介新产品，产品发布会一般采用类似新闻发布会的形式举行；产品推介会则更多地采用用户座谈会、经销商会议等形式并伴以现场演示、示范等手段向人们推广产品。如果是由参展商举办产品发布会和产品推介会，主办方要将活动纳入展会相关活动的总方案中，做好时间、地点、现场布置等安排，并做好相关的服务。

专业研讨会的主题和内容的选择要和展会的内容相契合，根据主题来确定会议的议题。会议的议题是会议将要讨论的具体内容，一个会议只有一个主题，但可以有多个议题。

会议举办的形式可以有大会发言式、讲座式和论坛式等多种形式。大会发言是设置几位主讲人作主题发言，每个主讲人的发言时间不宜很长；讲座式一般邀请一位主讲人作主题发言；论坛式是邀请几位发言人同时就某一议题发表见解，并与现场的听众进行讨论，形式比较轻松自由。这几种形式一般都会设主持人，其中论坛主持人更要有其专业、灵活应变的主持能力。会议主办机构可以根据需要确定具体形式。

（二）拟订会议主讲人和会议议程

会议的主讲人对会议的成功举办起着举足轻重的作用。会议的主题和议题确定以后，要邀请一些对该话题有深入研究的人士作为会议的主讲人，还要对会议的议程进行安排，展会中的会议程序和其他会议没有明显的区别。要注意根据身份安排发言的顺序；主持人选择和时间安排等。在邀请主讲人时，要向主讲人说明会议的主题和主讲人将分担的具体议题、演讲的时间安排和要求、会议的日期和地点等。对于主讲人负责演讲的议题，会议的组织者至少应在会议开幕前的一个半月或更早通知他们以便其早做准备。

（三）组织和邀请听众

会议方案还要对会议的听众进行组织，确定听众的来源和范围、听众入会场的资格和方式、会议现场可容纳的观众数量等。同时，对会议通过多种形式进行宣传，确定会议举办时有足够的听众参与。

（四）会议方案其他内容的准备

会议方案还包括会议资料的准备、会议发言人和主持人是否需要接送、会场布置、会议现场人员服务、会议预算等，这部分内容与正式会议的准备没有太大区别，根据会议的规模和出席人员的级别，在接待服务上会有所不同。

会议危机管理方案也是必须准备的，会议危机管理方案包括两部分内容：一是针对公共突发事件的应急处理预案；二是会议的备用方案，即为原会议策划方案因故不能全部或部分实施而制定的替代方案。

例：2007中国（杭州）投资理财博览会会议、讲座一览表：

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