一、招展方案的基本内容
（一）招展重点地区划分
首先要在宏观上把握企业的地区分布特点，以我国棉纺织业为例，江苏、上海、浙江的棉纺织业都有悠久的历史，中国第一家棉纺织厂在上海诞生，甲午战争后江、浙、沪的棉纺织业飞速发展，抗战时期，日本人在天津、青岛、东北等地建立了85家棉纺织厂。2005年棉纺织业“十强”企业基本都分布在山东、浙江和东北。浙江还拥有最大的纺织品交易市场。——这样我们可以将那些企业比较集中的地区作为展会招展的重点地区。其次要分析行业内的企业结构，即大、中、小企业的分布，所占的比例，外资企业的数量比例，民营和国营企业的数量比例等，这样有助于我们考虑展会营销渠道的策划，在进行展会展位划分时也更主动。再次要了解行业的市场特点，表现在三个方面，一是销售地区，如嵊州占世界领带生产的60%份额，90%多是外销，这样的客户就非常愿意参加国外的展览；二是客户类型和销售季节，如台北旅交会是一个以现场销售为主的展会，台北市民是其主要的销售对象，每年的台北旅展都安排在年末，台北市民也有习惯在旅展中购买来年一年中的旅游产品；三是判断产品的附加值是否高，一般来说附加值高，利润高，参展的热情也高。
（二）参展商信息收集
在确定了重点招展地区之后，可以通过各种渠道收集目标参展商的信息。目标参展商的信息可以通过以下渠道收集：
（1）行业企业名录：很多行业都有一些资料齐全的行业名录或者企业大全，这些书或者光盘里收集了该行业大量的企业基本资料，如企业名称、地址、联系办法等，有些企业名录还每年更新。办展机构可以从这里找到大量的目标参展商信息。
（2）商会和行业协会：各行业的商会或者协会一般与本行业的企业联系密切，掌握大量的企业信息，有固定的会员单位。与商会和行业协会合作是获得企业信息的重要途径。
（3）政府主管部门：这也是一个很好的渠道，如在旅游局我们可以获得旅行社、星级饭店和相关景区的较为完整的信息。
（4）专业报刊：各行业的专业报纸和杂志掌握着本行业的最新动态和信息，他们走在行业发展的最前列，与行业内企业密切往来，掌握了一定数量的企业信息。另外，通过收集刊登在专业报刊上的企业广告也可以掌握一定数量的企业信息。
（5）同类展会：刚才我们在创博会的案例中看到他们很好地利用了同类展会收集信息，进行宣传。在展会上我们可以到展位直接收集每一个参展商的信息，也可以通过购买展会会刊（会刊上有参展商名录）来收集。
（6）外国驻华机构：各国驻外机构的商务处每年都会向本国企业推荐一批著名的展会供他们做参展选择，因此，通过外国驻华机构收集改过企业信息也是一种不错的选择。
（7）专业网站。
（8）电话黄页。
（三）展区和展位划分
展区和展位划分要掌握以下几方面的原则：
（1）按专业题材划分展区
在展会招展前，要对展会所有的展览场地进行统一安排，筹划各种展览题材安排在什么样的位置，各展区需要多大的面积。所谓按专业题材划分展区，就是在满足展品对场地要求的基础上，将同类展品安排在同一个区域里展出，这样可以让展会条理清楚，秩序井然。如果展会的国际参展商很多，也可以不按专业题材分类，将他们单独安排在一个展区里，一般称“国际馆”。
（2）要有利于提高展会的档次
展区和展位的划分直接影响到参展商和观众对展会的印象。如旅交会的实例，旅游商品与形象展区分类规范，分布均衡。如果一个展会的标准展位和特装展位分布杂乱无章，各种展品的展位互相混杂，即使这个展会的规模很大，我们也会认为它档次不高，缺乏专业性。
（3）要有利于观众的参观
要使目标观众能够很方便地找到他感兴趣的展品的展位。
（4）要有利于提高参展商的展出效果
展区和展位的划分对参展商的展出效果有直接的影响，如果一个或几个标准展位夹在一些特装展位中，标准展位会变得非常不显眼；如果将一些次要题材放在展馆最好的位置，展会的整体效果将大打折扣。因此，展区和展位的划分既要符合展品的特点，也要考虑到展位的搭装效果，还要考虑到观众参观的感受，这样参展商的展出效果才不会受到太大的影响。
（5）要有利于展会现场管理和现场服务
场地要充分利用，避免形成闲置的死角；展区和展位的划分要注意展馆消防安全，要便于紧急情况时疏散人群；方便展位的搭建和拆卸，方便展品的进馆和出馆。
划分好展区和展位以后，要按一定的比例绘制成展会展位平面图，并在图上标明各展区展位的具体位置，标明展馆各出入口、楼梯、通道、现场服务点等，以便参展商在选择展位时能够更好地做出选择。
（四）招展价格的制定
为展会确定一个合适的招展价格是招展策划的另一个重要任务。招展价格对参展商的参展决策有重要影响，如果价格高，可能会吓退参展商，但价格过低，展会的收入减少，展会就可能出现亏损。因此，确定一个合理的招展价格，对展会的展位营销和展会的经济效益都有着重大影响。招展价格一般按展位不同分为标准展位价格和空地展位价格。标准展位一般按一个展位单价来算，空地展位一般用每平方米单价来算。此外还有室内展位和室外展位之分。制定一个合理的价格是一件比较复杂的工作，与通常企业定价策略相似，主要的定价方法有成本导向定价法，竞争导向定价法和需求导向定价法等。除此以外，测算时还要考虑行业特点等因素。
（五）招展分工和展位营销
招展方案中还要明确业务人员的销售分工职责、营销渠道、代理商的选择和管理、宣传推广、招展预算等事宜。这些工作确定之后就要进入展位的销售阶段了。
（六）招展函的编制和发送
发送招展函是主办方用来说明展会并招揽参展商的一种方式，通常使用的有两种形式：印刷品形式和网络形式。招展函的主要作用是向参展商说明展会的有关情况，并引起他们参展的兴趣。发送招展函的时效性很重要。大多数厂商在年度开始时编制预算，销售部门再决定要参加哪些展览。同样，在寄发后要分别列出时间表以便追踪。招展函中包含的文字内容一般包括：
（1）展会概况
招展函中的展会概况主要有展会名称、时间和地点、展会主承办机构、招展书或参展邀请字样、展会标志、展会规模、本届展会的优势和特点、办展意义、展会题材所在行业、办展所在地的环境介绍、展品范围等。
（2）展会招商和宣传推广安排
主办方要在邀请函中详细说明历届展会情况：包括上届展会的参展商构成情况、境内外专业观众的分析资料。同时也要详细说明本届展会宣传推广的手段、方法、渠道及措施等。这些信息将对参展决策者起到决定性的影响。现在的展会一般都有配套的相关活动以丰富展会内容，如专题论坛、研讨会、说明会、信息发布会或演讲等。这些同期举办活动的情况应详列在招展书中。
（3）参展程序
参展程序主要有参展资格要求、参展费用、优惠政策、参展报名程序、境外代理商、交款账户、主办方联系方法、酒店预订等有关图片材料等。图片材料可以是办展区域图、周边地区交通图、展馆实景图、展馆平面图、展位分布图、展会现场图片等。
（4）参展回执
参展回执以表格形式登记参展公司的单位全称、联系人、联系地址和各种联系方法、预订展位面积、费用总额等主要参展信息。
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