大型会议现场注册

一、大型会议现场注册

大型会议的现场注册工作包括制定现场注册程序、准备现场注册材料、搭建现场注册台、确定现场注册分工和现场注册等几方面的工作。

（一）制定现场注册程序

会议组织者要制定现场注册程序，就必须提前将程序通过会议网站或其他途径通知会议代表，尽可能让代表在会前就能了解会议注册程序。

注册程序要尽可能简单，保证快速注册。

（二）准备现场注册材料

发给会议代表的带有个人信息的材料都要在会前准备好，尽量避免现场加工制作。现场注册时发给代表的材料一般可分成两部分，一是带有个人信息的材料和重要票证，主要有代表的胸卡、请柬、旅游票、餐券和收据等，这些材料都放入一个大信封里，信封按注册号排序，方便寻找。二是相同的会议材料，如论文集、会议日程手册和代表名录等。

每位代表的信封口袋里，还装有一张领取资料的清单，上面印有会议代表的姓名、注册号等个人信息，还有所发物品的清单，不同代表参加的活动不同，清单的项目也不完全相同。代表在领取物品时，工作人员要与其逐项核查所发放的物品，核查完毕后双方签字并注明日期。工作人员要妥善保存清单，以防发生争议。

（三）现场注册台的搭建

注册台的搭建视注册人数的情况而设计，注册台周围要留有足够的空间，要求在人数最多时也不会使会议代表感到拥挤。注册台应选择在会议中心或饭店的大堂。有条件的会议中心，注册台最好用标准展板搭建的方式。注册台可以分为前后两个区域，前面的区域为注册区域，注册台的后面的区域是工作间和堆放会议材料的库房。注册区域可分为几个部分，在显眼的部位标明每个部分的功能，如预先注册和现场注册等。注册台应当有明显的会议标识，如会徽、会议缩写、举办时间等内容。注册台和库房的大小要根据会议的规模和场地空间的大小而定。

（四）现场注册服务

会议现场注册是整个会议活动中最重要的一环，业内人士经常说现场注册结束了，会务工作就完成了一半，由此可见其在全部会务工作中的分量。注册活动的合理安排将有助于现场注册的顺利完成。应在以下几个方面做恰当的安排。

1.现场注册的时间

不同规模的会议，现场注册的时间安排也不尽相同。规模在千人以内的会议，会前注册可安排一天的时间，虽然比较紧张，但如果会前准备工作充分，应该能够完成现场注册。多于千人的会议在会前最好安排1天半或2天的时间进行现场注册。会议期间会议代表需要和会议组织者联系处理一些事务，因此会议期间自始至终都要保留注册台。

2.现场注册服务分工

（1）预先注册

凡是那些在会前已经办理了注册手续并按规定缴纳了注册费的会议代表在预先注册区域进行现场注册。由于90%以上的会议代表都要在这个区域进行注册，因此这个区域应该安排足够大的空间。如果是几千人的大型会议，为了能够使注册代表更快地注册，在预先注册这个区域，还要按英文字母的顺序细分为几个部分，字母的组合按照会议代表的人数均分，会议代表只要按照自己的姓氏的第一个字母就可以很快地找到自己的注册区域。

（2）现场注册

凡是那些会前没有办理任何注册手续，或提交了注册表而未交注册费的会议代表，应要求他们到现场注册柜台办理注册和交费手续。由于会议现场注册的代表通常不会超过会议代表总数的10%，因此即使是大型会议，现场注册的人数也只有上百人，但是要求在此处的工作人员应具有丰富的注册经验，并对会议的各种收费制度有深刻的了解，能够解决注册时出现的任何问题。

（3）旅游和票证服务

举办大型会议时总会有一些会议代表和他们的陪同人员临时要求参加会议组织的旅游活动和社会活动而需要现场购票，也会因为各种原因取消他们已经预订好的活动。可以根据会议的规模大小，会前预定旅游人数以及参加旅游的购票方式等情况，安排工作人员的数量。工作人员应该熟悉会议旅游的安排，热情并具有强烈的责任心和耐心，要求能解决临时出现的问题。由于随时会有代表买票和退票，要配有专业财务人员负责收费和退款。

（4）领取会议文件

大型会议发给会议代表的相同资料特别多。许多会议在代表注册时发给代表领取相同会议资料的票证，在整个会议期间代表都可以凭票随时领取他们的资料。

（5）会议专业服务

在会议召开期间，会议代表经常会对会议的专业活动安排进行咨询，如改动预先安排的报告时间，再作报告时会向会议提出一些特殊设备的要求。为解决这些问题，需要安排一个专业服务台，由工作人员来帮助会议代表解决他们提出的各种专业问题，工作人员应该全部是专业人员，对会议的整体专业日程有很全面的了解，能够回答并解决会议代表提出的各种专业问题。

（6）信息管理服务

信息管理组决定了会议组织管理能够有条不紊。信息管理组的任务就是保证数据库中数据的完整性和准确性，这就要求工作人员将现场注册信息及时输入到数据库中，使会议组织者能够及时了解最新的注册数据，并将这些变化的数据及时提供给学术组、旅游组、交通组和会务组等各个职能组，指导他们的工作。

①修改会议交流日程

由于参加国际会议的代表随意性很大，即使会议的开幕式已经结束，也会有一些会议代表仍然没有进行现场注册。这些代表中既包括口头发言的论文作者，也包括会议的主持人，有时还会有特邀的大会报告人。信息管理组要随时向程序委员会提供代表现场注册的最新数据，对于那些还未注册的代表要及时了解他们没有到达的原因。程序委员会要根据这些数据的变化，随时调整会议的交流日程，以保证会议正常进行。

②修改会议活动的预订人数

会议代表现场注册的数据也要随时提供给会务组。会议的许多活动都是与注册人数密切相关的，特别是各种餐饮活动，这类活动的规律通常是会前预定的人数多，实际参加的人数少。所有活动的人数修正都是基于现场注册数据。许多会议都允许代表和陪同人员临时参加或取消他们的旅游活动，因此每天注册结束后，信息组都要将次日参加旅游的人数提交旅游组，以便根据最新的人数及时调整导游、车辆和就餐人数等。