第九届世界休闲大会部分现场服务方案

一、第九届世界休闲大会部分现场服务方案

第九届世界休闲大会是2006杭州世界休闲博览会期间的一个最重要项目。大会将把世界各地不同文化背景的人士聚集在一起，共同探讨、分享和传播休闲的知识和理念，寻求休闲如何成为全人类成长和发展力量的共识。

一、大会名称

中文：第九届世界休闲大会

英文：THE 9TH WORLD LEISURE CONGRESS

二、大会主题

中文：休闲：社会、文化和经济发展不可分割的组成部分

英文：LEISURE：INTEGRAL TO SOCIAL，CULTURAL AND ECONOMIC DEVELOPMENT

三、大会时间、地点

时间：2006年10月15日至20日

地点：杭州世界休闲博览园

四、大会目标规模

正式代表800～1 000人（包括贵宾、注册代表及随从人员、百城馆城市代表），听会代表2 000人次

邀请国内外各类媒体50家，预计约100人

五、大会日程

大会为期5天，详见《方案3：大会日程安排》

六、大会举办单位

主办单位：世界休闲组织、2006杭州世界休闲博览会组委会

承办单位：第九届世界休闲大会当地组委会

支持单位：UNESCO（联合国教科文组织）、WTO（世界旅游组织）、WTTC（世界旅游和旅行协会）、PATA（太平洋亚洲旅游协会）、ICTP（国际旅游合作伙伴协会）

特别协办单位：宋城集团

媒体支持：Leisure Media、浙江在线

方案一　大会会场布置方案

一、时间

2006年10月15日～20日

二、地点

杭州世界休闲博览园及周边主要道路

三、责任人

×××

组委会联络人：×××

酒店联络人：×××

园区联络人：×××

宋城广告公司联络人：×××

萧山区休博办联络人：×××

工作人员：若干

会场布置工作由广告公司负责，大会执行组负责与第一世界大酒店、休博园公司的协调和会场布置管理。现场志愿者进行协助管理。

四、主要内容

（一）环境布置

1.灯杆直幅布置（附图1、图2略）

在风情大道、第一世界大道、湖畔路至第一世界大酒店正门沿途布置灯杆直幅，欢迎大会代表来杭参加第九届世界休闲大会。

利用休博园园区内已有灯杆直幅的单侧画面做大会宣传。

灯杆直幅规格及数量安排如下：

2.大型户外广告牌（附图3、图4略）

利用风情大道、第一世界大道和湖畔路（第一世界大酒店东门）已有的大型户外广告牌资源，进行大会宣传。

3.空飘气球

在休博园一号停车场位置，即风情大道转第一世界大道入口处布置空飘气球10组，以表达对大会代表的热烈欢迎。空飘气球可免费提供给大会主要赞助商广告使用。

4.第一世界酒店布置

（1）第一世界大酒店正门布置

①空飘气球：在第一世界大酒店正门前，暨情人港北岸布置空飘气球10组。空飘气球可免费提供给大会主要赞助商广告使用。

②形象板：在第一世界大酒店正门前布置大会形象板1块，烘托大会气氛，同时可作为大会主要赞助商广告使用。形象板规格：4m×14m（附图5略）。

③大会欢迎横幅和悬挂式直幅（附图6略）

在第一世界大酒店门前布置大会欢迎横幅和悬挂式直幅，表示组委会对大会代表的欢迎。

横幅规格：8.8m×0.5m；悬挂式直幅：1.2m×0.5m

（2）第一世界大酒店大堂布置（附图7、图8略）

①大堂会议室形象板：在大堂内布置大会形象板1组，画面内容为第一世界大酒店会议室平面图。规格：2m×2.5m。

②大堂报到形象板：在大堂右侧布置报到形象板1组。规格：2m×2.5m。

③L型报到台。

5.第一世界大剧院布置（附图9略）

（1）在大剧院门前布置大会欢迎横幅（规格15m×1m）

（2）大剧院门前使用金色灯布包柱，门口使用地毯，并设鲜花阵

6.古堡桥形象板布置（附图10略）

在古堡桥区域布置大会形象板2组。1组形象板画面为休博园园区平面图，1组形象板画面为酒店会议室平面图。

规格：2m×7.5m；材质：钢架＋写真

7.美食街形象板

在第一世界美食街布置大会形象板1组，形象板画面为休博园园区平面图（参见古堡桥区域园区平面图形象板）。

（二）大会会场布置

1.大会开幕式会场布置

地点：第一世界大剧院

（1）剧院舞台布置：剧院舞台布置由专业舞台布置公司布置，布置方案参见开幕式舞台布置方案。

第九届世界休闲大会会场实景图

（2）大剧院两侧座位覆盖（附图略）：使用2组灯布，分别将第一世界大剧院左侧、右侧区域的座位覆盖起来，共覆盖掉两侧座位782个。为保证每侧区域的座位上覆盖的灯布平整，需根据座位高度搭建钢架。

（3）大剧院横幅（附图略）：在大剧院二楼面向嘉宾位置布置大型横幅一块，便于嘉宾感受会场氛围。规格：3m×103m。

（4）大剧院观众席前搭建嘉宾位：从大剧院第一排观众席向前3米搭台，与第一排观众席齐高，在台上布置一整排嘉宾座位。

2.大会开幕式酒会会场布置

地点：热带雨林广场

（1）热带雨林开幕酒会形象板布置（附图略）：开幕式当天在热带雨林广场舞台上布置开幕酒会形象板1组。规格：7.2m×2.88m。

（2）热带雨林开幕酒会环境布置：在热带雨林广场入口处设置开幕酒会指引牌1组。

3.大会招待晚宴会场布置

地点：开元名都开元厅

（1）大堂欢迎水牌（附图略）：开元名都大酒店负责在酒店大堂布置大型水牌1组，欢迎大会嘉宾光临酒店。

（2）指引水牌：在开元名都大酒店一楼大厅、三楼电梯，名都厅通往开元厅电梯、楼道等明显位置，由酒店负责安排放置醒目的指引水牌，标明宴前休憩、宴会地点。

（3）开元厅门口大型形象板（附图略）：在开元厅门口布置大型形象板2组。左侧形象板做大会宣传，欢迎代表光临大会招待宴会。右侧形象板告知招待宴会的座位布置。规格：1.6m×2.3m。

（4）开元厅招待宴会背景板（附图略）：在开元厅内布置大型背景板1组。规格：12.87m×2.88m。

4.名都厅招待酒会会场布置

名都厅入口大型形象板（附图略）：在名都厅入口布置大型形象板1组。规格：1.6m×2.3m。

5.第一世界厅会场布置：在第一世界厅内布置大型背景板1组（附图略）。

6.各分组会议室会场布置

（1）会议室投影背景板：各分组会议室使用投影机投影画面作为会议背景板。

（2）分组会议室门牌（附图略）：各分组会议室门牌上用中、英文双语注明大会期间在此会议室召开的所有会议时间、形式、议题、会议管理人、会议室名称等信息。

7.张贴报告会场环境布置

在酒店地下水族长廊入口处利用酒店水牌各布置指引牌1组。

8.配套展览展示环境布置

在进入配套展览场地——热带雨林入口处利用大酒店水牌布置指引排1组。

（三）大会口号标语

1.祝贺第九届世界休闲大会召开！

2.构建和谐创业之城，打造东方休闲之都！

3.休闲：社会、文化和经济不可分割的组成部分！

4.祝贺第九届世界休闲大会隆重开幕！

五、进度要求（略）

【案例点评】

会场的布置包括会议所在区域建筑物和道路环境的布置、会议场所的布置和宴会用餐场所的布置。会场整体布置要注意烘托会议的主题和气氛，会议参加人数众多，场所也经常会发生变化，因此会场布置要注意与会代表的活动空间和标识牌（引导水牌）的设置。该方案明确指出会场布置的具体位置、布置方法、布置内容和数量，在需要图示的地方有图示说明，并对人员分工和进度要求作出了安排。

方案二　大会开幕仪式工作方案

一、时间

2006年10月15日19时（约90分钟）

注：10月15日上午10时进行彩排

二、地点

世界休闲博览园第一世界大剧院（浙江在线网络直播）

三、议程

主持人：WL休博会执行官杰拉德·凯尼恩Gerald Kenyon博士

18：30～19：00　　会前播放百城馆、休博园、休博会和杭州宣传短片

　　　　　　　　　大剧院门口/舞台上非正式表演，营造欢庆气氛

18：55　　　　　　贵宾区所有贵宾在礼仪小姐引导下分别就座完毕

19：00～19：10　　主持人宣布仪式开始，介绍前排就座贵宾

19：10～19：30　中外方贵宾致欢迎词

　　　　　　　　·组委会主任×××致词（3’）

　　　　　　　　·WL主席致词（3’）

　　　　　　　　·WTO副秘书长杰×××致词（3’）

　　　　　　　　·UNESCO文化事务助理总干事×××致词（3’）

　　　　　　　　·PATA候选主席×××致词（3’）

　　　　　　　　·省政府领导致词（3’）

19：30～19：50　主持人介绍主旨演讲人背景

　　　　　　　　马云作主旨发言：互联网的发展和休闲的未来

19：50～20：10　联合国秘书长安南前高级顾问毛瑞斯·斯特朗Maurice Strong作主旨发言：休闲和未来的世界

20：10～20：40　休博园特别文艺演出

20：40　　　　　主持人宣布开幕式结束

　　　　　　　　邀请大会贵宾、正式代表及媒体等前往热带雨林广场参加开幕酒会

四、贵宾区前排就座贵宾（20人）

主持人（1人）：

大会当地组委会领导（6人）：名单略（由休博会组委会发出邀请）

WL领导（2人）：×××、×××（由休博会组委会发出邀请）

国际组织代表（3人）：×××、×××、×××

休博会主办和有关单位领导（4人）：×××、×××、×××、×××

主题发言人（2人）：×××、×××

休博会其他承办单位（2人）：×××、×××

五、参会人员

总计约1 800人，贵宾区约140人，代表区1 660人

前排贵宾19人，其他贵宾121人，包括：

世界休闲组织理事会成员及工作人员（约25人）

国际国内贵宾（约55人）

百城馆等城市代表（约19人，已由百城馆管委会发出邀请）

萧山区其他领导（由休博会组委会发出邀请）

有关单位负责人：市外办、市旅委、市体育局、市外经局、市贸易局、市文广新局、市园文局、浙江大学、文广集团、杭报集团10人（由大会组委会发出邀请）

大会当地组委会成员：10人（由大会组委会发出邀请）

大会代表区（1 660人）

萧山区有关单位负责人：10人（拟由大会组委会发出邀请，萧山区休博办负责落实）

大会注册代表及随从750人

新闻媒体记者100人

其他听会人员800人（含萧山区300人）

六、会场布置（附图略）

1.在大剧院门前布置大会欢迎横幅，规格为15m×1m。

2.大剧院门前使用灯布包柱。

3.在大剧院二楼观众区面向舞台位置布置大型横幅一块，规格：3m×103m。

4.大剧院舞台中央左右侧设演讲台、主持台，各摆放鲜花，无线话筒若干（数量待定）。

5.舞台设贵宾区，放置桌椅140席，设座签、水杯、矿泉水。

6.大剧院门前安排迎宾队伍（礼仪小姐：浙江传媒学院礼仪小姐10名）。

7.大剧院使用同声传译设备，耳机发放处设在入口处。

8.第一世界大酒店一楼3号宋城厅作为贵宾休息室，设座位20席，摆鲜花、绿茶、水杯、矿泉水。

七、工作分工

总协调人：A先生

（一）贵宾区服务工作

由当地组委会办公室牵头，责任人：A先生，成员：共5人（名单略）

1.做好与WL、市外办、市接待办、百城馆管委会的联系沟通，汇总贵宾名单，责任人：共4人（名单略）。

2.负责贵宾区桌椅座签搭建检查，责任人：共两人（名单略）。

3.负责贵宾区座位示意图发放，贵宾区座位、席签及矿泉水、小毛巾摆放检查，责任人：共两人（名单略）。

4.保证贵宾休息室工作人员和礼仪服务人员提前到位，配备电瓶车（前排贵宾提前15分钟到休息室、提前5分钟乘坐2辆电瓶车到达大剧院），责任人：共两人（名单略）。

5.负责落实第一世界酒店贵宾休息室、前排贵宾引座服务，矿泉水、小毛巾摆放检查等工作，责任人：共两人（名单略）。

6.主题演讲结束后，引导贵宾就座台下贵宾席，责任人：共两人（名单略）。

（二）综合协调工作

由当地组委会办公室综合工作组牵头，责任人：共一人（名单略）

1.制定开幕仪式工作方案，责任人：共一人（名单略）。

2.起草开幕仪式议程、国内领导人讲话稿。与WL对接汇总主持词和国际领导人讲话稿，责任人：共一人（名单略）。

3.开幕仪式大屏幕显示内容（包括会前CD播放）、现场注意事项审核，责任人：共一人（名单略）。

4.负责贵宾区席签制作；贵宾区中英文议程制作摆放；贵宾区座位示意图制作（标明每位贵宾就座位置），责任人：共一人（名单略）。

5.制作、发送开幕仪式邀请函（萧山区邀请函由区休博办发送），责任人：共一人（名单略）。

6.联系休博园现场指挥部和有关配套服务工作，责任人：共三人（名单略）。

（三）现场服务工作

由当地组委会办公室执行工作组牵头，责任人：共一人（名单略）

1.负责会务保障、会务管理工作人员到位，责任人：共一人（名单略）。

2.负责会场及舞台布置；负责座位区块划分、管理（包括正式代表、媒体等），设置明显的标识；负责同声传译设备到位，布置耳机发放场地，责任人：共一人（名单略）。

3.负责贵宾区桌椅搭建，责任人：共一人（名单略）。

4.负责同声传译翻译人员、志愿者工作人员管理，责任人：共一人（名单略）。

5.联系安全保卫组，落实验证人员、验证口设置和验证工作，责任人：共一人（名单略）。

6.联系旅行社，责任人：共一人（名单略）。

7.落实大剧院现场服务人员，责任人：共一人（名单略）。

8.落实贵宾区、讲台、音响话筒、投影设备、网络直播设备调试、摆放工作；开幕仪式大屏幕显示内容（包括会前视频播放）、现场注意事项，播放内容程序衔接；主题演讲结束后撤位，责任人：共一人（名单略）。

9.牵头落实现场车辆停放工作，责任人：共一人（名单略）。

（四）特别文艺演出及相关工作

由休博园第一世界大剧院牵头，责任人：共一人（名单略）

1.制定并实施文艺演出工作方案。

2.负责排练、演出和演职人员管理。

3.落实专职音控师操作音响设备，音控师对设备事先要严格检查，代表、贵宾入场选放轻松欢快的曲子。

4.落实专职投影设备操作人员，实现对设备进行严格检查，与执行工作组对接播放内容。

（五）新闻报道工作（略）

（六）安全保卫工作（略）

（七）公共卫生工作（略）

【案例点评】

这是对开幕式整体安排的方案，方案内容较为具体全面，工作分工明确。

方案三　大会开幕酒会工作方案

一、时间

2006年10月15日20：45至22：00

二、地点

世界休闲博览园第一世界大酒店热带雨林

三、形式

1.开幕仪式结束后，由志愿者和礼仪小姐引导贵宾来到热带雨林广场，酒会随即开始。

2.站立式酒会，所有来宾可以随意走动和交谈。

3.舞台上下有助兴演出、播放音乐，营造和谐友善的气氛。

四、参加人员

参加开幕仪式贵宾、正式代表、媒体代表，约800～1 000人。

五、会场布置（附图详见大会会场布置方案，略）

1.在雨林广场舞台上布置大会形象板1组，烘托大会氛围。热带雨林广场大型形象板可作为大会主要赞助商回报资源。规格：2m×7.5m。

2.大剧院至热带雨林过道安排迎宾队伍（浙江传媒学院礼仪10人）。

3.热带雨林舞台放置两只话筒，供即席发言人和翻译人员使用。

六、工作分工

总协调人：×××

（一）综合协调工作

由当地组委会办公室综合工作组负责，责任人：×××

1.负责制定开幕酒会工作方案，责任人：×××。

2.联系休博园现场指挥部，责任人：×××。

3.现场配套服务工作，责任人：共三人，名单略。

（二）现场服务工作

由当地组委会办公室执行工作组负责，责任人：×××

1.负责会场布置、会务保障，责任人：×××。

2.主持人翻译、志愿者工作人员管理，责任人：×××。

3.负责落实大剧院至热带雨林过道礼仪人员，责任人：×××。

4.负责现场秩序，责任人：共两人，名单略。

5.负责酒会酒水、点心供应和摆放，责任人：×××。

（三）助兴表演及相关工作

由休博园第一世界大剧院负责，责任人：×××

1.制定并实施助兴演出节目。

2.负责排练、演出和演职人员管理。

3.负责落实专职音控师操作音响设备，音控师对设备事先要严格检查，选放轻松欢快的曲子。

（四）新闻报道工作

由当地组委会办公室宣传工作组提出实施方案，责任人：共两人，名单略

（五）安全保卫工作

由当地组委会办公室安全保卫组提出实施方案，责任人：共两人，名单略

（六）公共卫生工作

由当地组委会办公室公共卫生组提出实施方案，责任人：共两人，名单略

【案例点评】

开幕酒会通常会选用冷餐会自助方式。根据参加招待会人数的多少布置取菜台和饮料台。有的招待会还摆设数量不多的桌椅，为年龄比较大的代表进餐提供方便；有的会议还安排主桌，桌上摆放鲜花和桌签，供出席会议的领导人使用，还要安排专门的服务员为主桌的贵宾分餐。有时招待会还安排讲话和小型文艺演出。该酒会方案对酒会的形式和分工做出了安排。

方案四　大会接待工作方案

为了做好第九届世界休闲大会的接待工作，特制定接待工作方案如下：

一、接待对象

与会贵宾：有关国际组织、国家有关部委领导、国内外有关城市领导、本次大会演讲人、世界休闲组织成员等，约100人，名单另附。

注册代表：包括已注册及报到当天注册代表（包括按天注册代表）。

媒体代表：海内外新闻媒体记者约100人，由组委会新闻中心负责接待，与大会礼宾接待组做好衔接。

二、总体安排

1.总体要求：热情周到、文明安全、规范有序、相互配合，让与会代表高兴而来、满意而归。

2.接待原则：把握总体、统筹安排、突出重点、分类接待，贵宾接待采用“人盯人”的方式做好服务工作。

3.工作分工：接待工作在大会当地组委会的领导下，由组委会礼宾接待部负责，大会当地组委会办公室礼宾接待组具体落实。

（1）重要外宾及随行人员请市外办指导接待。

（2）国家有关部委及有关省市副部以上领导请市接待办负责，其他有关领导视情况安排市、区有关单位对口接待；其中参加百城馆总结表彰的有关城市领导接待工作与百城馆管委会办公室做好衔接（百城馆联系人：×××，电话：略）。

（3）贵宾的接送、陪同，以及大会交通等工作委托浙江×××旅游有限公司负责，市有关部门配合。

（4）礼宾接待组与世界休闲组织秘书处有关大会接待工作人员做好工作衔接。

4.工作人员：大会当地组委会办公室设立礼宾接待组。

组长：×××，负责统筹大会接待，指导大会重要外宾接待工作。联系电话：略。

副组长：×××，负责副部以上领导的接待工作，指导有关城市领导参加接待工作，指导大会招待酒会和宴会等工作。联系电话：略。

×××：负责大会接待日常工作。联系电话：略。

×××：负责与WL衔接和贵宾接待。联系电话：略。

市休博办：共五人，联系电话：略。

某旅游公司：×××（综合工作），联系电话：略。

　　　　　　×××（车辆调度），联系电话：略。

　　　　　　×××（陪同调度），联系电话：略。

第一世界大酒店：×××，联系电话：略。

三、主要工作

1.迎送安排（WL联络人：×××；休博办联络人：×××）

（1）准确掌握贵宾抵离杭的时间、航班（车次）和人数，各接待单位事先制定接待计划，作出各自接待贵宾的行程安排，提出贵宾分房需求。

（2）根据各贵宾抵离杭航班（车次）的时间，由各接待单位安排相应人员，派车提前至机场（车站）迎候或送行。

（3）贵宾房间下榻客房内放置鲜花篮、水果篮及相应会议资料、证件等。

重要贵宾安排1对1陪同和专用轿车，其他贵宾按1对5安排陪同，做好迎送等接待服务工作。

2.注册报到（休博办联络人：×××）

（1）注册报到台设在第一世界大酒店大堂。

（2）重要贵宾抵达后，由陪同人员直接引入下榻客房，由陪同人员到报到台代为报到。

（3）其他贵宾抵达第一世界大酒店后，由陪同人员到报到台代为报到，领取房卡后引入下榻客房。

3.贵宾活动（休博办联络人：×××）

（1）贵宾活动安排按照休闲大会总体活动计划执行。

（2）陪同人员须提前1天书面提醒并提前半天口头提醒贵宾参与活动，特别是演讲人的演讲时间、地点及有关服务工作。

（3）贵宾自行安排活动的交通等费用由贵宾自理。

（4）市领导临时决定会见、宴请等活动，方案另做。

（5）为做好接待服务工作，各接待单位及陪同人员应随时与礼宾接待组保持联系和衔接。

4.食宿安排（休博办联络人：×××）

（1）所有贵宾拟安排下榻休博园第一世界大酒店。

（2）贵宾分房由接待组根据需求与酒店对接落实；媒体记者安排下榻休博园休闲之星酒店，参会其他代表视情况安排在休博园第一世界大酒店、开元名都、太虚湖假日、开元城市等酒店。

（3）除宴请活动外，贵宾平时用餐按大会总体安排均在下榻饭店，考虑口味、习惯、时间等因素，平时用餐均采用自助餐形式。具体用餐安排详见会议指南。

5.车辆安排（休博办联络人：×××）

（1）各接待单位安排贵宾活动的车辆统一报安全保卫组和综合工作组，并视情况发放休闲大会接待用车证。

（2）海内外商务公司接待用车按事先确定计划执行，临时派车须经大会当地组委会办公室领导确认。

附件1：某旅游公司大会贵宾接待方案，略

附件2：第一世界大酒店接待方案，略

附件3：杭州开元名都大酒店大会接待方案，略

附件4：太虚湖假日酒店大会接待方案，略

附件5：萧山开元城市酒店接待方案，略

【案例点评】

会议现场接待服务是会议成功举办的重要一环，该方案对接待工作进行了分工，特别对贵宾接待作出了详细的安排。

方案五　大会代表报到方案

一、时间

10月15日为集中报到日，其余时间报到另行由接待组安排。

二、地点

1.入住大会指定酒店（含第一世界大酒店、开元名都大酒店、太虚湖度假酒店和开元城市酒店）代表在各酒店大堂报到。

2.自行安排住宿的非入住大会指定酒店的代表在第一世界大酒店报到。

三、主要工作及分工

1.人员分工

现场总协调：共两人，名单略

联络员：共三人，名单略

工作人员：综合组、执行组、海内外商务旅游公司和各酒店服务人员

志愿者：6人

2.各组分工

第一世界大酒店

（1）资料组（三人，名单略，及志愿者）：负责资料的整理、装袋及现场发放（会议资料包括：杭州旅游介绍、会议指南、休博会宣传册、大会证件、水笔、论文集、资料袋、会议礼品和WL会员证等）

（2）财务组（共三人，名单略）：负责代表费用发票的开具、注册费用的收纳

（3）注册组（共三人，名单略）：负责代表的现场注册

（4）票务组：由各酒店安排人员在商务中心为代表提供票务服务

其他酒店：

只设立注册组，资料统一调配，财务由各酒店大堂代为收取。

开元名都大酒店负责人：×××

开元城市酒店负责人：×××

太虚湖度假酒店：×××

具体报到交通安排见《方案17：大会代表车辆安排方案》，略

四、现场布置

第一世界大酒店现场设贵宾、代表和媒体三个报到台，一个缴费注册台；其他酒店在大堂设立一个报到台。

五、报到流程

1.接到参会代表，在去休博园途中给代表分发参会折页，含详细报到指南。

2.参会代表于报到当天持有效证件（如身份证、护照等，学生代表须持学生证）到大会指定地点报到，现场注册代表持有效证件到大会指定注册处注册参会。

3.住宿代表凭酒店入住确认单到总台办理入住手续，缴纳押金并领取房间钥匙。

4.入住第一世界大酒店的未缴费代表报到当天在报到台办理缴费手续。

5.入住其他酒店未缴费代表报到当天在酒店前台办理缴费手续。

13日世界休闲组织理事会、13日参展人员及14日百城馆人员报到缴费均在第一世界大酒店大堂。贵宾下榻客房内放置鲜花篮、水果篮（由旅行社负责）及相应会议资料、证件等（由资料组负责）。

六、工作倒计时安排

1.9月第1周，确定报到工作方案。

2.9月第2周，报到工作人员确定，完成确认邀请函设计制作，并在网络上公布报到程序。

3.9月第3周，完成确认邀请函邮寄。

4.9月第4周，报到流程、交通安排确定。

5.10月第2周，报到台布置完成，各资料到位。

附：报到指南

·按天注册代表及贵宾报到示意图（略）

备注：

资料内含：

1.纸袋一个：内含杭州旅游介绍、休博会宣传手册、会议指南、水笔、论文集、大会资料包、大会礼品、大会折页、研讨成果集。

2.信封一个：证件、WL会员证、餐券及酒店入住确认单。

其中信封上注明代表编号并按序排列。报到时代表出示证件，工作人员查出其编号，在报到纸上找出对应名字，请代表签字，领取资料。

按天注册代表资料：

1.纸袋、杭州旅游、休博会宣传手册、会议指南、大会折页、论文集。

2.证件、餐券。

【案例点评】

一千人的大型会议注册报到的任务非常繁重，事先一定要进行良好的策划，该方案详细规划了注册流程、时间、人员分工等各项事宜。

方案六　大会会场服务保障方案

一、时间

2006年10月15日～10月20日

二、地点及用途

1.大剧院及第一世界大酒店各小会议室：开会

2.酒店地下水族长廊北侧小房间（2间）：张贴报告演示

三、责任人

共两人，名单略

WL联络人：盖瑞·汉休

联络员：共两人，名单略

1.工作分工及负责人

（1）会议室服务：酒店相关负责人：××

（2）会议议程：×××

（3）会议翻译：×××（提需求）、×××（联系落实人员）

（4）会议志愿者：×××

（5）会议室布置、投影话筒设备、壁报展示：×××

（6）同传设备、会议摄影：×××

（7）会议录音：共两人，名单略

（8）会场管理及各项工作检查：×××

2.各类会议室共计配备工作人员统计

（1）酒店：12人

（2）组委会：11人

（3）志愿者：

会议室管理：27人

礼仪：10人

会议议程管理：6人

（4）翻译工作人员：4人（同声传译人员2人，备用口译2人）

3.各会议室工作人员配备名单（略）

4.会议议程管理志愿者名单

带队人：×××

人　员：共三人，名单略

四、会议管理总体要求

（一）会议室

1.每个会议室配备酒店工作人员、大会组委会工作人员、翻译人员各1名，志愿者若干（根据会议室大小及会议规模配备）。

（1）酒店工作人员：负责会场空调、灯光照明、电源、网络端口、茶水（杯子加矿泉水）、毛巾、桌椅摆放、纸笔、席签打印、鲜花绿化摆放等内容。

（2）大会组委会工作人员及志愿者：负责各种设备（同传、投影、录音、话筒、无线和有线、电脑）的会前准备及试用；负责演讲嘉宾确认；负责会议室布置以及席签的摆放。协助嘉宾播放PPT，进行会议的录音等内容。

2.各个会议室工作人员每天于会前45分钟到岗，落实并检查有关工作情况，包括礼仪小姐、翻译人员、摄影、浙江在线网络直播和录播（×××负责，详见方案3、大会日程安排）等人员按时到达的通知。

3.各个会议室大会组委会工作人员提前1天与当天当场演讲嘉宾或嘉宾接待人员就演讲内容及投影PPT内容进行确认并演示。

4.各个会议室工作人员每天于会后30分钟内将前一场会议的有关资料收整统一交会议管理小组负责人××处（为了与会代表遗忘东西后回来寻找需要），并及时清扫现场。

5.各个会议室大会组委会工作人员完成会议录音工作。

6.所有会议室工作人员每天晚上举行1小时工作例会，解决当天问题，安排第二天工作。

（二）酒店地下水族长廊北侧小房间

1.张贴报告演示区，安排英语志愿者4～6名午餐时间在场进行翻译；门口及主要通道设引导礼仪人员及现场秩序维护人员。

2.安排志愿者工作人员2名，协助作者更换壁报，保证壁报设施设备的完好。每天12：00～14：30在岗。

3.英语志愿者，12：30～14：00在岗，为与会代表做好中英文讲解翻译。

五、有关会议管理相关设备、人员的调用安排

1.礼仪人员：10人，由浙江传媒学院提供免费服务，方案根据会议最终日程另行制定。

2.同声传译设备及人员：方案详见附件（略）。

3.摄影：原则上保证全体会议及平行会议邀请专业摄影师1名（西博会已有的专业摄影师）。

4.录音：原则上保证所有会议均全程录音笔录音，并于每半天会议结束上交会议协调人。

5.投影：保证所有会议室均有投影设备可供使用。

6.电脑：

（1）原则上保证演讲人手提电脑的使用。

（2）保证所有小会议室设台式电脑各一台，从休博办调用。

7.翻译：

（1）拟从专业口译公司及浙江大学师资中调用。

（2）原则上保证大剧院会议同声翻译2名，所有平行会议备用口译人员2名。

【案例点评】

该方案将会议中各项服务事项的分工和责任再次作了说明，并就会议室和相关设备的管理做出了安排和重要提醒。