展览营销方案编制流程

第三节　展览营销方案编制流程

展览营销方案是实施展览营销具体工作时的行动纲领，对展览营销工作的效果将产生直接的影响。展览组织机构应当在展览营销方案的编制上做好充足的准备，为展览营销工作的顺利展开奠定良好的基础。以下是我国通过ISO9000认证展览公司所编制的展览营销方案基本流程图。

一、行业调研

1.项目立项前需经行业的整体调研，对当年国内同类、同主题展览的基本情况有详细的了解，避免展览营销定位的盲目性。

2.根据地方资源情况，确定该项目营销的发展规划与预期目标。

3.超前规划，为展览项目的可持续发展预留空间。

一般新展览项目的营销调研应在展会前12～8个月展开。

图3-2　展览营销方案编制流程

二、收集数据

1.利用行业的展览与会议广泛收集参展商和观众的数据，并整理分类，以备项目实施的检索。

2.利用网络收集专业网站的数据信息，整理分类，编入数据库。

3.加强与行业协会、展览公司和相关团体的数据交换及数据共享，扩大数据采集源。

4.对竞争项目进行严密的信息跟踪与数据收集。

三、市场分析

1.参加项目相关的展览和其他活动后形成书面汇报，提出对营销市场的认识、分析与营销建议。

2.定期对各渠道收集的行业资料进行定性或定量的分析。

3.通过网络及专业媒体对行业发展动态和趋势进行分析与评估。

四、立项报批

1.通过行业调研、收集数据及市场分析流程后所确定的展览营销项目方可进行立项。

2.立项的展览营销项目应先期制定总体规划并标明以下内容：活动的名称、时间、地点、主办单位、承办单位、支持单位、活动内容、活动范围以及活动开展条件的简要分析。

3.整体规划经公司批准后，向主管部门提出营销项目的立项申请与报批。

五、宣传策划

1.汇集经批准项目的相关材料副件送展览宣传策划部门进行统一规划。

2.汇集展览营销部门与财务部门针对项目的要求与经费预算，提出宣传的建议与设想。

3.向职能部门反馈宣传内容与方式的效果及市场营销意见。

六、制定方案

1.汇集经批准的相关材料副件送工程部进行展位规划。

2.拟订招展招商的基本行业定位、价格、策略与备用方案。

3.详细方案报主管副总经理批准实施。

七、招展招商方式

1.招展方式

（1）直接招展

◆国际性展览需提前12个月招展，国内展览提前6～12个月招展。

◆邮寄招展资料。

◆通过传真和电子邮件发送招展资料。

◆利用电话一对一方式招展。

◆拜访重要客户、展团、组展单位。

◆组织新闻发布会，参加全国性同类展览进行营销。

（2）间接招展

◆通过专业报刊发布广告信息招展。

◆通过互联网站发布广告。

◆通过政府主管、行业协会、协作单位进行招展。

（3）代理指定

◆展览组织机构按展览项目方案实施要求指定代理授权。

◆展览招展代理的指定，应实施公开、公平、公正的原则。

◆指定的招展代理应以合同形式确定权利、义务与责任。

◆指定的代理不能履行承诺时，除根据合同内容承担责任外，将不再考虑其今后指定代理的候选资格。

2.招商方式

（1）直接招商

◆国际性展览提前12个月进行观众组织，国内展览提前6～12个月进行观众组织。

◆邮寄展览的相关资料与招商函。

◆通过传真和电子邮件发送招商资料。

◆拜访重要采购客户、商会、采购团体。

◆组织新闻发布会，参加全国性同类展览实施招商。

（2）间接招商

◆通过专业报刊、杂志发布广告招商信息。

◆通过互联网站发布招商广告并接受网上招商报名受理。

◆通过驻外机构、行业协会、协作单位进行招商。

八、现场服务

1.提供参展商和观众参展过程中的咨询服务。

2.进行观众的登记。

3.现场的参展商和观众的协调与动态管理。

4.配合参展商进行在展览现场中的产品推广活动。

5.对参展商和观众进行展览服务相关内容的问卷调查。

6.配合参展商组织新闻发布会。

7.提供参展商要求且展览组织机构有能力实施的相关服务。

8.进行下届展览的宣传与展位预登记，向目标客户发放下届展览资料。