展览物流服务

第二节　展览物流服务

一、展览物流概述

随着展览业的快速发展，展览物流从展览的组织过程中逐渐细分成一项专业的服务，这项服务常由专业的展览运输代理商来承担。展览物流以展品运输为主。按业务性质来分，展品运输应归入现代物流业范畴，且以物流业中的运输业为主，具有明显的货运代理的特点，当然，还具有展品的某些特殊要求。了解展品运输的性质和基本要求，对于选择合适的运输代理商，对于更好地为参展商提供咨询服务都有重要意义。

1.现代物流

（1）现代物流的定义。现代物流是在传统物流的基础上引入高科技手段，如通过计算机进行信息联网，并对物流信息进行科学管理，从而加快物流速度、提高准确率，减少库存，降低成本，延伸并扩大了传统物流的功能。

（2）现代物流的构成要素。现代物流具备运输、储存、装卸搬运、包装、流通加工、配送、信息处理等七大功能，也可理解成现代物流的七大要素。各要素之间互为基础、相互紧密联系，各要素功能的正常发挥，才能保障整个物流系统能力的提升。在我国，进出口业务有着其独特的业务特点和规律，展品的流通传输过程需受到我国进出口的管理，也属于物流业的研究范畴。

2.运输业和展品运输

（1）运输的概念

运输是人和物的载运及输送。它是在不同地域范围间以改变“物”的空间位置为目的的活动，对“物”进行空间位移。和搬运的区别在于，运输是较大范围的活动，而搬运是在同一地域之内的活动。运输是现代物流的中心环节。任何物品，从其生产地至消费地的空间位移，都是依靠运输来完成的。运输是物流的主要功能要素之一。

从费用来看，运费在全部物流费中占最高的比列，一般接近50%，有些产品的运费甚至高于产品的生产费，所以节约的潜力很大。

（2）运输方式的分类

按运输设备及运输工具不同分类：

①水运。使用船舶运送客货的一种运输方式。水运主要承担大数量、长距离的运输，是在干线运输中起主力作用的运输形式。在内河及沿海，水运也常作为小型运输工具使用，担任补充及衔接大批量干线运输的任务。

水运的主要优点是成本低，能进行低成本、大批量、远距离的运输，是大型国际展览主要和经常使用的运输方式。但水运也有显而易见的缺点，主要是运输速度慢，受港口、水位、季节、气候影响较大，因而会出现运输中断的情况。使用水运方式运输展品时要留有充分的时间。

②空运。使用飞机或其他航空器的一种运输方式。航空运输的主要优点是速度快，不受地形的限制。但是，空运的单位成本很高，因此，主要适合运载价值高或体积小、重量轻的展品，或者是急需的展品。

③铁路运输。使用铁路列车的一种运输方式。铁路运输优点是速度快，不大受自然条件限制，载运量大，运输成本较低。主要缺点是灵活性差，只能在固定线路上实现运输，需要与其他运输手段配合和衔接。铁路运输的经济里程一般在200公里以上。

④公路运输。使用汽车，或其他车辆（如人、畜力车）在公路上进行客货运输的一种方式。公路运输主要承担近距离、小批量的货运，水运、铁路运输难以到达地区的长途、大批量货运以及铁路、水运优势难以发挥的短途运输。公路运输的主要优点是灵活性强，对收到站设施要求不高。可以采取“门到门”运输形式，即从发货者门口直到收货者门口，而不需转运或反复装卸搬运。公路运输也可作为其他运输方式的衔接手段。因此是展品运输中最广泛使用的方式。公路运输的经济半径一般在200公里以内。

（3）运输管理原则

对运输组织管理应贯彻“及时、准确、经济、安全”的基本原则。

①及时：按照供运销等实际需要，能够及时将物品送达指定地点，尽量缩短物品在途时间。在展品运输中，“及时”是第一位的。

②准确：在运输过程中，防止各种差错事故发生，准确无误地将物品送交指定收货人。

③经济：通过合理地选择运输方式和运输路线，有效地利用各种运输工具和设备，运用规模经济原理实施配货方案，节约人力和运力，提高运输经济效益，合理地降低运输费用。

④安全：在运输过程中，防止霉烂、残损及危险事故的发生，保证物品的完整、无损。

（4）展品运输的管理

展品运输业是现代物流业的一个分支，它不是简单的运输，而具有现代物流业的若干基本要素，如信息管理。因此合格的展品运输企业应当按照现代物流业的程序和规范运行。展品运输业是随着展览业的发展而形成专业从事展览品运输的一个特殊行业，它具有一般运输业所没有的特点与要求。它经常以货运代理的方式委托专业公司开展展品运输业务，特别是在国际展览中，国际货运代理人扮演着重要角色，或简称“承运商”。

（5）展品运输的相关对象

①工作对象：展品运输的服务对象主要是主办方和参展商；

②协作对象：在大型展览中更要跟协作单位做好沟通。如场地方、海关和“三检”，场地方是否允许提前让展品入馆和海关的开箱查验直接影响到展览的进程。还要跟治安、消防、公安的协作，共同保证展览如期、顺利、安全地进行；

③合作对象：包括机场、码头、车站和搭建商。跟搭建商搞好关系，协调好，以便现场运作顺利。而与机场、码头、车站合作好，即可按时顺利地完成装卸工作，使展品的进馆、回运等工作更加高效，更能节省成本。

3.承运商的作用

承运商参与了同货运有关的以下活动：为客户选择最适合的运输方式；为客户选择最适当的承运人并签订运输合同；组织货物拼装；制备有关单证；协助客户达到有关法规和信用证的要求；代为清关；向用户提出包装建议；代办运输保险；代办仓储、分拨业务；对运输中的货物进行监管等。承运商的作用归纳：①组织协调；②专业服务；③沟通控制；④咨询顾问；⑤降低成本。

4.展品运输的特殊性

展品运输业除了具备现代物流业的特点，还具以下特点：专业性、实效性、特殊性、完整性。

（1）专业性：展品运输业分为三个阶段，即展览的前期、中期和后期，每个阶段的工作内容和要求都不同，严格区别对待是做好“门对门”式展品运输服务的关键。

（2）时效性：展品运输业对时效性有着严格的要求，展品出错货物没按时到达或主承运商运作错误都会导致展品不能按时进入展馆，从而使参展毫无意义，展品运输过程是不可逆的。从收货、报关、报验，必须按流程进行。一个环节出错就会导致下一工作环节的失败。

（3）特殊性：展览有它的特殊性，展品运输的特殊性需执行国家政策所规定的“两免两禁”。

①“两免”：a）国外的展品进入国内免进口许可证；b）免交相应的税费。

②“两禁”：如若展品享受了上述的“两免”，就必须实行“两禁”。a）进入展馆的展品禁止拿到展馆外进行展览。b）严禁在展览现场零售展品。

（4）完整性：展品运输是个系统工程，它要求承运商提供“一览式”的服务。即从跟参展商联络、接货到最后的结算、承运、装卸、包装等一整套的服务，直至展览结束后将展品运出国。相对于其他领域的物流企业而言，展览承运商的职员需要做的更多，营销、组织、协调等都是必备的专业素养，同时现代展览中承运商的沟通能力也越来越被重视。

二、展品运输的运作

1.展品运输的流程

（1）货物承揽，即营销。展品运输行业是看货量的多少而不是看项目的多少，因此项目的承揽实际强调的是货物的承揽。只有货量大，才能提高经济效益。

（2）境外接货。

（3）海外委托代理。

（4）运输。

（5）报关报验。

（6）卸货和就位。撤展时将展品按原样拆卸，装回包装箱内，经过海关查验，原物返回，销案。

以上是整个展品运输的大致流程。

2.展品运输的阶段

以单个展览项目为一个周期，其展品运输主要分三个阶段：

（1）展览前期：

①联络参展商；

②项目备案，向海关和“三检”备案。海关备案的材料：主办方的展览项目批件；主办方与承运商的合同；承运商出具给海关的保证函。“三检”备案每次报验都需要所有材料的原件；

③货量统计，申报时主要凭经验和规模去估计，精确的货量统计是在展品到达展馆之后，承运商将精确的货量统计后上报，便于安排人力、机力，并根据展品性质安排布展顺序和准备必要的起重、运输工具；

④报关；

⑤三检；

⑥提货，如遇展品较早到达，承运商需承担保管责任，届时再提货到展览现场。

（2）展览中期。

以现场查验和进馆服务为主，及时与参展商沟通第一时间将参展商的要求传达到操作工人那里，按照操作程序将展品就位。展品就位的原则是先里后外，先难后易。同时要跟主办方协商运输通道。再者是进一步跟参展商沟通，做好回运的准备工作，做好回运登记，以便准备集装箱等工具。最后是做好撤展服务，与布展服务相反，即将展品拆卸回运。

（3）展览后期。

展览后期有两项工作：一是尽快把货物回运，时间延长，仓储费用会使参展商的回运成本变高。回运时间的长短取决于参展商与运输公司的议价和船舶、航班的多少；二是项目结案，要去海关、“三检”等主管部门销案。

3.展品运输的流向

一般展品的流向分为三类：

（1）原进原出。国内参展商出口到国外的展品，展览结束后原样返回。

（2）自然损耗。纪念品、宣传手册类展品，金额较小，现场派发、赠送，作为礼品消耗掉。

（3）留购。展品出去在别国参展后，出于节省运输成本等原因，在展览结束后就地出售。

针对这三种展品运输的最终流向，在报关方面的要求也不相同。对于原进原出的展品，根据进出口的单证就可以到海关结案，或是办一个专门针对展览的展品单证——ATA（国际通用的海关文件），它相当于货物的护照，有出境章、入境章，比较便捷，随时随地可以通过网络跟踪到货物的情况。ATA单证并非全球通用，需要成员国之间相互承认。

消耗性展品相当于永久性出口，作为一般贸易出口要做两套单证。如国内展品出境时办一般贸易单证，到办展国时就按该国要求做成参加展览的方式，根据参展的展品来报检，这样消耗是允许的。

留购的展品，如参展商决定就地出售，也是作为一般贸易出口，在展览过程中，交给该国的代理，做一个留购的手续，交了关税就可以留在那里了。

出口的单证主要包括报关单、商检通关单、专单发票、展品清单、报关报检委托书、卫生证或植检证书、原产地证等。还有一些其他的相关证书，针对特殊的展品，如小电器类出口到南非就需要电子检测证书。又如若展品到美国去参展，是用木制包装的，那就需要熏蒸证明，防止木包装内有害虫，美国方面担忧害虫对当地原始丛林造成破坏。

三、展品运输的计划

一份周密详细的运输计划和人员安排是确保展览顺利进行的关键，展品运输计划涉及展品运输各环节的工作内容和各个工作岗位的职责要求，承运商的项目团队在项目经理的带领下按照预先制定的计划分工合作。

按照国际展览的性质，展品运输计划又分为国际来展和国际出展两种，顾名思义一个是将展品从国外运到国内参展，另一个则是将展品从国内运到国外参展。

1.来展展品的运输计划

来展针对的参展商包括国外和国内的，承运商要负责的展品来自世界各地。

（1）国外参展商的展品运输

通常海关和商检希望只面对一家承运商，主办方需指定承运商，即主场运输商，负责进行展品的运输报关与商检，由其直接面对海关、商检，并且直接面对客户。由于海关只认可具有资质的承运商报关，主办方选择承运商时一定要审核其代理资质。参考海关商品编码的分类来准确地将展品清单归类，进口报关报检时就会方便很多。要注意有些展品可能还需特殊的进口单证。此外，参展商还需将其空运海运的提单提供给承运商，有了展品清单和提单以后，确认货物具体的到港时间，再去换提单和做进口的报关单，或是到商检去拉通关单，然后把进口报进来。

展品和一般贸易的主要区别就是查验。一般贸易进口时实行进口口岸出查验；而展品的海关政策是先放行，到展馆再现场查验。这是基于对展览时间要求较高，提高通关效率的考虑。展品的进口报关也比较简单，准备好单证后到海关商检报关、放行、提货。展览布展前两到三天，将所有展品送到展馆现场的参展商展位，进馆的手续基本上就完成了。

展览期间需跟参展商确认展品的处理方式，是回运、留购还是消耗，一般展览组织机构会安排一个贸易代理，由其负责留购的事项，留购相当于永久性进口，也就是一般贸易进口，它要具备进出口权资质的贸易公司来作为留购代理，由它来做一些海关方面单证的处理，从临时性进口转换成一般贸易出口，把永久性进口的手续办好，然后交关税、增值税，海关发了放行单后展品才可作为留购下来的展品，再交给参展商在国内的代理或他的买方。

展览结束后还需到海关商检去结案。每一件境外展品在结案时对它的去处都要有个着落。针对台商，虽然海关规定台湾是不算境外（香港是算境外），操作时也要做好进口报关的一套手续，展品清单、提单、报关单和境外的是一样的，区别在于展前主办方获得有关政府部门申请对台批文，承运商并将对台批文在商检、海关进行备案，台湾参展商到达后承运商在海关、商检做进口报关手续时将提高效率。考虑到台湾展品的特殊性，海关对其查验的要求也比较高，特别是宣传资料方面。为了清关的便捷，承运商可以让台湾参展商先寄一套样本过来，特别是宣传资料类的包括影像，事先拿到海关去审核，如有问题，建议参展商不要发货或者让其做好整改再发，避免参展商的损失。

（2）国内参展商的展品运输

展品因不涉及进出口报关的相应手续，操作就更简单。参展商把样品从当地托运到展览所在地、承运商作为货物的送货方，提货后在展览要求进馆的时间把展品送到摊位上去就完成了。展览结束后，再根据参展商要求把展品回运或是消耗掉。

2.出展展品的运输计划

参展商的展品参加境外展览，则展品须在开展前三周送达展览现场，因需办理一些清关方面的手续。按常规，运输代理会提供一个时间表，就是展品必须在什么时间内到达其指定的海港或空港。例如，我方展品在9月中旬要到南非的港口。就需先估算中间这段运输所需的时间，分别计算海路或空运的时间，再确认国内离境航班或船只的出发时间。若南非指定约翰内斯堡港口，就需考虑一个月的时间，根据上海离境的船期适当提前一两天的余量，在前一个星期内准备好所有展品的单证进行报关、装箱、上船。因此，在前三个星期就需向客户收集展品的具体信息，明确展品的总货量，包括重量、金额和体积数等，再安排定仓。根据货物的体积数预定集装箱。空运也是如此。国内货物上船后船坞公司会出提单，空运也有空运单，将准备好的提单和相关单证后用快捷方式交给对方，或事先发传真、Email给对方确认，如有问题，国内承运商还可以及时更改。此外，要把船期（预计展品到达时间）也告诉对方，以便其根据船期和单证的要求到海关去报关等。

四、展品运输注意事项

1.出展考虑的问题比来展多，如较难控制突发状况；而来展现场做的工作比较繁多，相对的实施控制则容易许多。出国参展的展品，国内承运商需派专人负责，在现场跟当地的货运代理沟通，提高协调效率。一般展品出境都要买保险，一旦意外发生，用于弥补经济损失。

2.要经常及时地了解海关的政策。比如2004年纺织品出口没有限制，而2005年就需办一些证件或有配额限制了；2004年出口到南非不用熏蒸证明，而2005年就需要了。

3.运输时间的安排，特别是海运，本身路上时间就长，受气候制约因素较大，遇到恶劣天气就会影响展品的参展。事先需找不同的船务公司比较，找服务好、周转环节最少的公司。最关键是要确保船期以及展品安全、准时、快捷地到达目的地。因为不可抗力导致展品不能如期到港，船务公司有免责条款。

4.针对来展，参展商在当地的打包、运输由参展商负责，展品到港口或码头后由承运商负责。组织车队将展品运到海关注册、备案并到相应保税仓库存储，到展览临开馆前，将展品运到展览现场进行拆包装，展览结束后再打包运到保税仓库，等待船期回运。

5.有很多展品开展前以原进原出的形态报关，但展览完了就当样品处理了，严格意义而言这属一般贸易出口，为了便捷就统一办理一般贸易方式，若有回运，再作为退运回来。根据相关规定，在合理范围内展品是允许赠送的，超出规定金额需到海关办理留购手续。

6.人员素质要求高。涉及境外展品和参展商，承运商服务人员在具备良好的交流、沟通和协调能力的同时，外语要达到一定水平，特别是要熟练掌握物流专业词汇。