展览信息管理

第一节　展览信息管理

一、展览信息管理的范畴和作用

（一）展览信息管理的范畴

近年来，随着计算机和网络技术的迅速发展和信息技术的广泛应用，信息化管理渗透各行各业。信息化管理对传统展览行业的改造也正在进行。

展览行业的服务链包括：场馆、主办商、服务商（搭建、酒店、餐饮、运输、观众登记等）、参展商、买家、普通观众等。展览服务贯穿于整个展览会的展前、展中、展后等不同阶段，会展行业的信息化管理牵涉面广，所要处理的事务与数据庞大。通过全面信息管理和深度挖掘，提高参展商和观众交流效率，建立以展览为基础的客户数据中心，将全面提高展览的品牌竞争力。

（二）展览信息管理的工作内容

展览信息管理的具体工作内容有很多，主要有：

1.信息收集

在展览现场，主办方通过观众登记等方式采集观众信息，并为参展商所利用，而参展商可在展台收集观众信息。展览公司把最新的展览动态通过文字、图片、视频等方式放在互联网上，让展商在第一时间内了解到展览最新进展，让那些没来参展的企业及时了解到展览的相关情况。

2.数据的综合分析和利用

在数据库支持下，主办方与各届展览的数据完全可以得到及时的归并和统一处理，实现信息共存，更好地确定对观众的行为信息与价值的评估。同时，也可以减少重复收集的投入。

3.提供服务

展览服务公司通过信息资源共享为客户提供配套服务，如商务旅行、V IP旅游接待等。

二、展览项目运作过程的信息化管理

以展览项目运行的三个阶段为例，说明目前使用的信息化管理方式与趋势。

（一）展前阶段

1.网页开发制作和信息发布

展览组织机构建立特定项目的展览网站，通过多种网络技术手段进行展览项目的信息发布，对展览项目进行在线宣传，拓宽信息传播渠道，发布展览组织机构和项目招展、招商信息。展览网站的巨大优势就是可以为广大参展企业和浏览者提供功能强大的信息查询系统，便于参展商和观众迅速搜索需要的信息，做出参展、参会或参观的决策，同时展览组织机构能充分利用网络营销的优势，开拓展览产品营销市场，进一步延伸展览项目和企业品牌的网络形象。

2.胸卡设计和印刷

注册登记流程是为主办方和参展商提供跟踪观众信息的手段，并提供更多的信息以确保更高效更完整的管理流程。这个流程的信息化是以胸卡的制作为中心进行的。

目前，胸卡有多种类型。

（1）条码胸卡。条码胸卡是在彩色硬卡纸卡上打印观众的姓名和公司，并以一个唯一的条码来实现整个展览期间的扫描和跟踪。

一台门禁条码扫描器被应用于登记所有进入展览的出席者，这些记录录入系统后，系统将提供出席者的相关信息。参展商可以通过条码扫描器来获取详细资料。

（2）二维条码。二维条码是一种包含大量观众信息的条码，它包括了观众的公司、职务、地址、电话号码、传真和电子邮件地址等信息。

展览信息管理者通过激光扫描器即可以读取二维条码。这使得参展商可以很容易、清楚地阅读观众的胸卡，观众们也可以快速进入展览现场。

（3）磁条胸卡。磁条胸卡直接把所有观众的详细资料储存在胸卡背面的磁条里，就和普通的信用卡把相关用户资料储存在背面磁条相类似。

门禁工作人员在门边扫描胸卡，参展商与观众的出入信息被忠实记录下来。参展商可以使用特殊的商业线索跟踪器，并通过观众的胸卡磁条带及时获取观众的详细信息。

（4）智能芯片胸卡。通过和制作磁条带相同的流程可以制作智能芯片胸卡。这个芯片可以使用一套“信用点数”的系统，观众可以通过卡上预先储存的点数在现场享受相应的服务。也可使参展商或展览组织机构对现场的观众和代表的位置进行持续的跟踪管理。

3.参展商和观众预登记

预登记是组织和管理专业贸易展览中十分重要的环节，主办方可提前预知与会观众和其他一些与展览相关的信息。

利用信息管理系统实行预登记时，展览的目标受众（参展商、观众等）通常只需登录指定的展览网站，详细填写在线登记表格并提交，就可以收到组织方发送的电子确认函。一些更先进的系统中，展览的目标受众还会通过短信收到一个条码。当他们到达展览现场时，只需在门禁扫描一下短信条码就可以进入现场。信息化能够让观众对观展的时间和顺序做更好的安排规划，并根据自己的兴趣与需要安排参观流程，用最短的时间获得最优的效果。

4.展前管理的工作

现代化展览组织过程中的观众邀请、邮寄标签和打印，都能通过信息化方式提高工作效率。利用电脑软件强大的制图功能，可制作展位图并实现线上的展位销售，或根据精确的刻度进行展位图的重新测量，设定展区展位规则后可批量制作展位，也可直接选择系统提供的各类标准展位的面积制作展位图。制作好的展位图根据展位销售状态的不同显示不同的颜色，客户可直观地得到展位销售图，展位图可以将每一个展位与展商、招展员、展位费、展位合同、销售日期等客户所关心的所有要素相关联并显示出来。

（二）展中阶段

1.现场接待和组织管理

现场观众信息的采集、录入、处理；发放事先印刷好的参观卡、现场打印观众基本信息，生成个性化的参观卡，便于展商识别，现场打印带照片的参观卡、一一对应的IC卡、电子标签卡等；大会\研讨会出入口门禁管理；现场分析报告的制作；展览各会场和研讨会的展览当天的观众到达人数曲线、到达人数变化曲线、观众区域分布、观众职位统计等分析报告。

展览现场信息化管理具有特殊困难：

（1）任务重。数据发生量大，数据采集存在高峰期（第一、二天上午），短时间内要处理大量事物，极易成为现场管理的瓶颈。

（2）条件差。展览服务过程中操作人员众多，水平参差不齐，培训时间短，操作环境恶劣，不断有新要求、意外情况，客户配合程度不够，需要不断引导。

2.观众即时信息采集和展后信息采集的比较

（1）观众即时信息采集。观众首次入场时提交个人信息，通过技术手段处理信息并写入观众胸卡。在信息使用中，展览组织机构推荐展商租用设备读取观众卡中的信息，展商扫描观众胸卡后即能得到观众的详细信息，观众参观完毕后，展商只需将采集的信息拷贝即可。

（2）展后采集信息模式。观众入场时，观众信息录入处理在展后完成。高峰期简单采集信息的一种方式，发放参观卡。展台使用简单，但没有观众的详细信息。展后需从服务商那里得到观众详细信息的扫描或拷贝。但观众信息稍有滞后，需等到展后一段时间才能看到，优点是时间比较宽裕，准确度较高。

以上所述，观众即时信息采集不但能很好地服务参展商，而且能获得及时的报告，但实施难度较大，准确度较低。而展后信息采集方式，接待速度快，准确性高，但不能使参展商立刻得到详细信息。因此，在展览现场，组织机构应根据具体情况选择合适的信息采集方式。

3.现场调查

现场调查的方式有：（1）观众入场时的调查。在观众登记时每人提供一份调查问卷。通过调查了解观众的参观目的、所属行业、参展兴趣、获知展览的渠道等相关信息。在展馆现场，一般采用抽样调查的方式对已经参观过展览的观众进行调查。通过调查了解观众对展览的意见和建议，是直接了解观众的观展感受的好方式。（2）参展商问卷调查。在展览的后半时段进行，调查人员直接到参展商的展台上询问相关人员来完成。通过调查能了解参展商的参展反馈和意见，并且能让参展商有一种被重视和受关注的感觉。

（三）展后阶段

展后数据的规范化处理。

1.数据处理

对展览会现场收集的观众信息进行深入处理，一般采用专业统计分析工具SPSS、SAS，以便提出全面详实的数据分析报告。

2.展览统计分析报告

为主办单位提供基于观众基本信息、需求信息等多种分析和关联性分析报告，包括：

（1）曲线类分析报告。提供展览各会场和研讨会的观众到达人数曲线、在馆人数曲线、人数变化曲线等，帮助主办单位分析现场效果，制定展览组织策略。

（2）比例类分析报告。根据规范化的数据，以饼图或柱图的形式提供基于观众职位、部门、观众来源区域等的分析报告。

（3）调查类报告。通过对观众填写的调查表进行统计和分析，对组委会关心的问题提供饼图、柱图或图表报告，以及对每个调查的相关性分析，如对某问题观点的相关性分析。

（4）专业角度的思考和建议。对展览收集的信息进行评估，作出合理的建议和咨询。

3.展后信息管理

按照展览使用者不同查询条件或要求，展后提供完整的卖家和买家信息数据库，并设置相应的保密及限制。

4.展后回访

专业的观众回访方式包括邮寄、E-mail、传真等，内容包括展后满意度调查、下届参观意向等，通过展后回访，可以分别甄别观众各种联系方式的有效性，提高信息质量。观众展后访问本届展览站点，可以查看新发布的展览，查询曾经访问过的展商，查看展商的最新信息，下载参展商的参展资料，并可以通过留言簿或电子邮件联络参展商或主办单位。