会议与会议服务

任务1　会议与会议服务

活动1:会议

小组讨论

结合收集的会议项目，比较其名称和主办者的不同，看看有哪几类会议?

学习材料

会议有许多不同的分类方式，根据会议的组织者或主办者，可以分为以下五类。

1.公司会议

公司会议包括公司内部会议和对外会议。其中，公司内部会议的与会者是公司员工，会议的目的是处理公司内部事务的会议，如股东大会、员工大会、经营管理会议、培训会议、联欢会等。公司对外会议则包括新产品推介会、企业有关事宜的发布会、协作单位交流联谊会、分销商会议等。

2.协会和学会会议

协会是带有商会性质的行业性社团组织，主要起到规范会员行为的作用。学会则主要是由专家组成的学术性团体。协会和学会都会举行一些处理组织内部事宜的会议，如选举领导、讨论修改规章、制定发展计划等，同时，还会举办一些专业性会议，如技术和产品发展讨论会、科学研讨会等。

协会学会会议与公司会议的区别如表2－8所示。

表2－8　协会学会会议与公司会议的区别

续表

3.政府和社会团体会议

政府经常组织举办各种会议，包括国际会议和国内会议。而一些社会团体，如宗教组织、妇女协会、青年组织也常有会议。

4.展览中的会议

现在的展览会常伴有一些会议，如新闻发布会、产品推介会、技术交流论坛、专题研讨会等。

5.专业会议机构举办的会议

目前有很多会议是由专业会议机构或公司受其他单位或组织委托举办的会议，如热点问题演讲、明星见面会等等。现在也有很多会议场所在提供场地和设备的同时，也接办会议服务。因此，他们承办的会议也属于这一类。

五类会议如图2－3－2所示。而我们所要讨论的就是第五种会议，即由专业会议机构举办的会议。

图2－3－2　会议的种类

活动2:会议五要素

小组讨论

不论哪种会议，都有一些共同要素，那么会议都包括哪些基本要素呢?

图2－3－3　全国人民代表大会

图2－3－4　金砖四国会议

图2－3－5　万国邮联大会

图2－3－6　家长会

相关链接

“金砖四国”是指巴西、俄罗斯、印度及中国四个有希望在几十年内取代七国集团成为世界最大经济体的国家。这个简称来自这四个国家的英文国名开头字母BRICs(Brazil、Russia、India、China)的谐音(意指“砖头”)。这四个国家中，巴西被称为“世界原料基地”和“咖啡王国”;俄罗斯被称为“世界加油站”;印度被称为“世界办公室”;中国被称为“世界工厂”。

2009年6月16日，中国、巴西、俄罗斯、印度“金砖四国”领导人在俄罗斯叶卡捷琳堡举行首次正式会晤。与会期间，四国领导人重点就应对国际金融危机冲击、二十国集团(G20)峰会进程、国际金融机构改革、粮食安全、气候变化等重大紧迫问题交换了看法，进一步讨论了“金砖四国”未来对话与合作的前景。

图2－3－7　金砖四国

学习材料

会议的基本要素可以用“4个W、1个H”来表示。

1.WHO(会议人员)

会议涉及的人员有三类，一是会议主体，即策划、组织会议的人员，包括主办者、承办者、支持单位、赞助单位和协办单位。二是会议客体，即参加会议的对象，包括正式成员、列席成员、特邀成员、旁听成员。三是其它与会议有关的人员，包括主持人和会议服务人员等。

(1)会议主体。会议也有主办和承办之分，但是它和展览的主承办关系有着本质的不同。展览的主承办单位都是为参展商和观众服务的单位，而会议的主办者和承办者是一种服务的买卖关系，其中主办者是会议的提起者，而会议承办者是为其提供服务的机构，它是会议活动的具体组织者，其任务主要是根据会议的目标和规划制定具体的会议实施方案，并为会议活动选择和提供必要的场所、设施和服务，确保会议正常进行。如“2010中国国际营销传播大会”由中国商务广告协会、中国广告主协会主办，由美沙霍氏(北京)会展有限公司承办。

(2)会议的客体。即参加会议的人，也称为与会者或参会者。因会议的性质和议题不同，参加会议的人员也不一样。与会者的数量是决定会议规模的主要因素。与会者越多，会议规模越大。一定规模的会议可以提高会议效益，形成一定声势，扩大会议影响。

正式成员具有表决权、选举权、被选举权、发言权，且履行相关义务。列席成员有一定发言权，但无表决权和选举权。特邀人员是因会议的需要而专门邀请的成员，如上级机关领导、来宾、报告人等，特邀人员在会议中的权利和义务可由会议主办者来确定。有些公开性会议允许记者、市民或组织内部的其他成员在会议过程中旁听，即为旁听成员，他们既无表决权，也无发言权。

(3)主持人。主持人是会议过程中的主持者和引导者，对会议的正常开展和取得预期效果起着领导和保证作用。会议主持人分两种，一种是当然主持人，由其职务和地位即由组织的章程或法规决定的;另一种是临时主持人，由有经验、有能力、懂行的人或是有相当地位、威望的人担任。

2.WHAT(会议议题)

会议议题就是会议内容，即会议要商议和解决的问题。它是会议的基本任务，与会议目的密切相关。一个好的议题往往能够起到集思广益、清晰凸显会议目标的作用，并引导和制约会议的发言，有助于会议效率的提高。

会议议题可以一会一议，也可以一会多议。如“2010中国国际营销传播大会”的主旨论坛议题是“和谐标准下的全球营销”，分论坛则讨论体育营销、在线营销、搜索营销等。一会可以设置多议，但议题的内容最好是与主题相关或相近的，便于讨论和节省时间。并且议题数量要适中，如果议题过多，讨论不充分，将会影响会议质量。

3.WHEN(会议时间)

会议时间包括会议召开时间和会期两部分内容。

(1)会议应当在适当的时间召开。有些会议是定期举行的，会议时间用制度形式固定下来。如联合国大会的召开，规定在每年9月第三周的星期二开始，并一般持续到12月20日左右结束。还有一些会议是临时决定召开的，如布置紧急任务、开展时效性强的活动都需及时召开会议，抓紧部署，以免延误时间。

(2)会期的长短要考虑很多因素，如会议议题的多少、会议议程的安排、会议的松紧度等。一般来说，议题越多，会期就相对长些。有些会议议题不多，甚至议题单一，但由于需要较多的程序，会期也会长些。而且，会议松紧程度也会影响会期。会期过紧，议程转换匆忙，会手忙脚乱，有些议题也无法展开，讨论不够充分。会期过松，会使会议变得拖沓，造成时间和精力的浪费。因此，会期过紧或过松，都会影响会议效果。

4.WHERE(会议地点)

会议地点是会议的空间要素，包括会议城市和会场两方面。

许多会议是定点召开的。如国家立法机关和政党、团体组织的代表大会，通常在首都和机构驻地召开，一般不采取异地开会的形式。单位部门的日常会议大都也在本单位举行，也没有会议地点的问题。但是，对于跨地区、全国性、国际性会议，都要考虑会议地点的选择。通常，我们要根据会议的性质、规模和预算，综合考虑会场的大小、交通情况环境与设备等因素是否适合，有些还要考虑政治影响或经济效果。

会议场所主要有以下几种:

(1)宾馆酒店。达到一定规模的宾馆、酒店一般都有各种规模的会议室和多功能厅，并具备视听设备、舞台设备等举办会议所需要的条件。而宾馆饭店本身也十分重视会议业务，因为会议的举办不仅需要使用会议设备，还可能需要客房、餐饮、娱乐等服务，会议的“带动效应”十分明显。

(2)会议中心。会议中心是专门用于会议活动的场所，具有最先进的设备，能提供专业的会议视听服务，如同声传译。我国目前比较有影响的会议中心有国家会议中心、北京国际会议中心、上海国际会议中心和珠海国际会议中心。如“2010中国国际营销传播大会”在国家会议中心举行。

(3)高等院校和科研学术机构。高等院校和科研院所通常配备专门的会议场所，这些场所中的相当一部分达到了商业性会议场所的规模和水平，而且也能够提供会议所需要的各种服务。如作为第三届中国北京国际文化创意产业博览会四大板块论坛峰会之一的“2008中国国际会议产业论坛”就是在北京大学百年讲堂举行的。

(4)公共建筑。即国家所拥有的一些会议场所。如2006年，中山大学图书馆举办了“纪念王季思、董每戡百年诞辰暨中国传统戏曲国际学术研讨会”。

目前，国内会议业中，宾馆酒店占很大一部分市场，会议中心主要承接一些高层次的国际、国内大型会议。教育、科研机构的会议场所不是营业性的，出租率不高。而政府所拥有的会议场所一般不提供商业性服务。

根据有关调查，选择会议地点时需考虑的因素及各因素的重要程度如表2－9所示。

表2－9　选择会议地点时需考虑的因素及各因素的重要程度

5.HOW(会议形式)

会议形式是指用以达到会议效果的手段，包括活动形式、传递方式、会场布置等方面，如现场办公会、座谈会、观摩会、报告会、调查会。它对实现会议目的、提高会议效率有直接影响，通过会议议程和活动表现出来。不同会议可以采取不同的形式，例如一些法定性会议和决策性会议，一般采用程序严格、场面庄严的会议活动活动和形式，而一些研讨会，采用便于发表意见、充分讨论的开放式形式，可以活跃气氛。

随着科学技术的进步和发展，现代会议的手段也日新月异，出现了广播会议、电话会议、电视电话会议、网络会议等多种形式。

图2－3－8　电视电话会

图2－3－9　网络会议

作业

了解2009年博鳌亚洲论坛相关情况，分析其5要素，并填写下表。

活动3:会议服务及流程

小组讨论

会议服务到底是什么?

学习材料

正如展览有展会服务一样，会议也有会议服务。展会服务是将代表买和卖的参展商和观众聚集在一起，并为他们的洽谈和交易提供空间和时间。而专业的会议服务企业向会议的主办者、与会者等提供全方位的会议服务。

从广义上来说，会议服务包括会议主题的提出、会议项目的可行性分析、会议产品的整体策划包装、会议营销方案的制定、会议召开时的前期准备工作、会议接待和组织工作以及会议结束后的参观旅游及成果汇总统计等各方面的服务。从狭义上说，会议服务则是从推介服务开始，接受主办方的委托后进行前期准备、会中接待和组织以及会后旅游和后续服务。

按时间顺序，会议服务流程可分为会前服务、会中服务和会后服务。而从内容上来看，会议服务则包括会议接待服务、住宿服务、餐饮服务、会场服务、观光考察服务、会议娱乐服务、秘书礼仪服务、会场设备服务、安全保障服务、票务服务。会议服务的具体流程如图2－3－10所示。

图2－3－10　会议服务流程

综合案例

会议中心:会议产业十大发展趋势

Benchmark国际酒店集团总部位于得克萨斯州伍德兰市，管理着美国和日本28个顶级度假村、会议中心和酒店。根据旗下酒店的运营结果，该集团宣布了“会议产业十大发展趋势”。1.无线网络技术:由于安全和隐私越来越受到重视，要求在会议过程中使用T1线实现高速无线上网的公司越来越多。

虽然有线上网是重要会议在网络技术方面的基本选择，但客户无线上网的需求越来越强烈。2.网上预订:Benchmark的许多酒店发现新业务有很大部分直接来自网络预订。网络成为酒店营销的必备法宝，对于国际或全球市场的营销尤为重要。因此，酒店将继续在网络营销方面投入更多的资源。3.会议规模增大:参会者超过100人的会议正在增加。这些会议通常是全体销售会议、公司部门会议，且往往附带重要的培训活动。近几年来，大型会议都被分解成规模较小的地区性会议，但是随着经济的复苏，公司正在寻求提高全体成员凝聚力、重振管理团队活力的机会，为将来的成长和发展做好准备。4.技术公司会议增多:上世纪90年代，起源于技术行业的公司曾是经济发展之王，现在它们的会议及活动又开始增多了。5.低碳之风盛行:合理的饮食，关注碳水化合物和蛋白质的均衡摄取已经取代了完全“去碳”现象。完全素食或荤素搭配的烹饪方法越来越受到青睐，需求也增加了。适度多样化再次成为生活的调节剂6.安全问题备受关注:尽管国家新闻大肆宣传安全问题，但是在许多会议策划者和Benchmark的商务客人看来，酒店的安全问题并不是他们的心头大患。7.团队建设活动:“在实践中学习”成为各团队开展娱乐和团队建设活动时显示自己特点的新术语。8.水疗盛行:在Benchmark酒店和度假村里，越来越多的公务和闲暇度假客人，包括男性和女性客人，都喜欢接受温泉疗养。这种“疗养”并不一定是放纵自己，更多地只是追求健康生活，增加娱乐多样性。9.继续握紧钱袋:预算在某种情况下似乎有所松绑，但是用于商务会议的花费却一点儿都没有增加。客户也许愿意多花钱，但是他们还没有忘记过去所磨练出来的价格谈判技能。会议花费主要用于现场接待、特殊活动、颁奖晚宴、主题活动等。但是，企业花钱仍然非常谨慎。10.目标客户营销:对酒店老客户和目标客户进行电子邮件轰炸和直接的电子销售已经成为开发新老客户最有效、性价比最高的营销方式。

(资料来源:http://res.meadin.com/IndustryAnalysis/2010－5－18/1051842211．shtml)

分析:

会议产业的发展速度是有目共睹的，在继续快速发展的道路上，所有的涉及单位和个人都应该从自身的角度来考虑如何利用机遇和应对变化，从而促进自己的发展。