会展企业各部门工作职责

任务2　会展企业各部门工作职责

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你知道会展项目各部门分别负责哪些工作吗?

学习材料

会展企业在接到会展项目后，根据会展项目的特点及具体情况，将项目工作细分并分派到各部门主管领导。各部门将按照分工，根据各部门的工作职责完成相应的工作。

常见会展企业各部门工作职责如下:

1.策划部

策划部是会展公司的部门之一。主要负责策划会展立项、调研会展市场、进行会展宣传推广和开展公关活动等工作。

2.外联部

外联部主要负责会展公司所需服务的联络、洽谈的工作，并负责与这些服务提供商建立良好的合作关系。如:选择外部服务商、租赁会展场所、维护与会展提供商的合作关系等。

3.招商部

招商部是会展公司业务拓展的部门。主要负责管理客户信息、制定招商计划、开展招商活动、维护客户关系等工作。

4.创意设计部

创意设计部是向客户提供各种创意与设计的部门。主要负责设计会展场所、提供创意展示设计服务等。

5.会展服务部

会展服务部是体现会展公司综合服务水平的重要职能部门。主要负责提供会展接待服务、管理会展活动及节目、提供会展后勤服务。

6.信息管理部

信息管理部主要负责会展行业的信息管理工作，如收集整理会展行业信息、管理公司信息系统、维护公司网络、管理通信网络设备，并向公司内部、外部客户提供信息管理系统建设和维护服务。

7.特装制作部

特装制作部主要负责展会中特装展台的制作。主要负责实施和控制特装制作流程、管理特装制作现场。

8.物流部

物流部主要负责会展公司所需物资的采购、管理和运输工作。主要负责管理物资采购、存储、运输等工作。

9.工程管理部

工程管理部承担的主要是会展现场的工程施工和会场设备的管理。主要负责会展施工的前期准备、现场控制、后期拆除、管理施工物资和资料。

10.安全保卫部

安全保卫部主要是为会展产品以及会展场馆的安全需求而设立的。维护公司和会展现场的安全秩序、管理消防安全、管理安全意外事件、管理安全保卫人员。

11.财务部

财务部是直接管理资金、进行账务处理的部门，是会展公司的重要保障部门。主要负责制定财务规章制度和财务计划、会计核算、财务监督、现金出纳、税务工作等。

表3－1　会展公司各部门及工作职责

续表

相关链接

公司名称:日本株式会社爱喜思会展策划服务(ICSConventionDesign，Inc.)

公司本部:日本东京都千代田区神田猿乐町1－5－18千代田大厦(邮编101－8449)

上海代表处:200030上海市漕溪北路18号上海实业大厦6楼A座公司内

电话:+86－21－6207－6588/89FAX:+86－21－6207－6508

成立日期:1978年8月15日

职工人数:职工人数179名

经营范围(业务内容):

▲会议(会展)策划、组织、接待、运营、会后考察及会议(会展)配套的会议、会展服务;

▲国家职业考试、资格考试、培训进修讲座的组织、接待;

▲随行口译、交替传译、同声传译、口译派遣、文书翻译及排版;

▲人力资源;

▲舞台灯光、展台设备、视频会议、同声传译设备、映像音响照明器材、会议租车等租赁;

▲开业庆典、奠基仪式、周年庆典、礼仪接待;

▲书刊出版;

▲调查、研究、咨询;

▲警卫;

▲旅游。

主要客户:

国家机关、事业单位、大学等教育机关、大使馆、国际机关、研究机构、医疗机构、公益团体、企业(制药、软件、信息通讯、汽车、金融、媒体宣传、广告代理、外资等)

认证许可:

一般劳动者派遣业务登记(劳动大臣认可第13－010061号)

旅行业登记(东京都知事认可第3－2645号)

警卫业法认定(东京都公安委员会第2916号)

公司组织结构图:

(资料来源:http://chinese.ics-inc.co.jp/organization)

综合案例

塑造国际化展览业品牌

——华毅东方公司

一、确立职能型组织结构

华毅东方公司有着近十年的发展历史，通过设计、承建各种颇有影响和有代表性的国内国际大型展览会，成为展览业中不可忽视的中坚力量。在北京、上海、天津、香港、广州、深圳等地建立了展览业的产业链，正在向国际化、专业化、规模化和品牌化的方向迈进。

企业的竞争能力取决于行业结构和企业相对的市场地位和组织管理能力。华毅东方通过组织变革使核心管理方式从职能式管理过渡到流程式管理。通过建立过硬的专业化队伍和规模化、标准化的施工生产基地，在展览业中拥有了有较高的专业水平，凭借优秀的主场服务和丰富的施工经验以及国际业务开发能力，配合“请进来”和“走出去”的策略，积极参与国际展览市场竞争与合作，初步实现了全球化、立体化的品牌战略目标。这主要得益于公司确立了“职能型”组织结构形式，实现了权力集中，命令统一，控制严密的管理机制。在此基础上，通过建立比较科学的、合理的目标预算体系和完善的绩效考核体系，形成各分公司、各岗位的分级目标责任机制，将目标指标进行层层分解，让每个人都承担任务目标和品牌建设管理职责，实现了责任到位、目标明确的团队组织运作模式。

该公司总经理张岚认为展览业是服务性行业，本身科技含量并不高。但是，社会各界越来越重视展览业的作用，很多地方特别是大城市把展览业列为重点发展的行业之一，展览活动的供求双方正在逐步成熟，展览市场规则逐步完善，并在国际竞争与合作的实践中经受考验，积累经验。展览业的服务要有高起点、高水平，始终以服务对象满意为标准。只有这样，才能达到国际化品牌建设的标准。

二、加强人力资源优化，实施全面绩效管理

张总认为人力资源是企业最重要的资源，使其转化为一种现实的劳动生产力是管理部门的首要任务。充分发挥团队作用是人力资源开发的重要过程，企业要形成一种向心力及凝聚力，通过一系列制度和措施形成纽带组织和带动全体员工，为实现企业的目标而努力工作。同时，企业也充分注重员工个人职业发展规划，给员工创造个人职业发展的条件和平台，有效地发挥员工的创造性和积极性，体现了华毅东方以人为本的理念。

张总一直强调建立企业培训是培养人才的重要手段。企业培训增强员工本人的素质和能力，可以促使员工自觉性、积极性、创造性地工作，从而提高和增加企业产出的效率和品牌价值使企业受益。培训也是管理的过程，是实施绩效考核中接受和消化的过程;培训更是管理的手段，通过培训规范内部管理，提高业务人员从洽谈到项目移交的能力和水平，通过培训减少客户投诉、减少不必要的失误，进一步提升华毅东方品牌竞争力，促进企业内部的规范化、科学化、标准化管理，形成良好的工作环境和团队合作氛围。

分析:

现今，会展企业的国际化之路虽然很长，但惟有走国际化之路，才能保证展览业快速健康的发展。华毅东方号召全体员工增强品牌战略意识，始终都把创造品牌作为企业的最高宗旨，并全面推行质量管理，认真执行ISO9000质量认证标准，建立健全质量保证体系。在企业内部，通过建立共同的效益观、经营观、信誉观以及共同的职业道德观等内容构成了华毅东方的文化价值体系。

一个有信誉的品牌能救活一个企业，一个品牌化的展览会也是一个展览公司赖以生存和发展的根本。作为会展职业人，必须清醒地认识到品牌化的重要性。推进展览业的国际化品牌，必须与国际惯例接轨，按国际标准衡量。

(资料来源:www.zwhz.com/ShowNewsID.aspx?newsID=1044)