任务3 出版物盘点作业管理
盘点又称盘库，是指定期或临时对库存出版物的实际数量进行清查、清点的作业。即用手工或盘点机等方法，检查仓库实际存货的数量和质量，以确实掌握该期间内的经营业绩，并加以改善。为达到加强管理和维护数据库准确的目的，保证实物和账务相符，每半年应全面盘点一次，平时也可以安排若干次抽样盘点，力求以最少的投入，达到最佳的效果。
【导入资料三】
卖场盘点管理规定
一、目的：完善盘点流程，保证盘点准确度。
二、原则：充分准备、认真负责、准确无误、提高效率。
三、适用范围：卖场盘点。
四、职责与权限
1.责任人：店长。
2.配合人：各部主管、组长。
五、细则：
1.盘点前卖场应通知供货商盘点当天停止送货。
2.收货部门盘点当天停止商品验收和退换货，特殊情况必须相关部门写签呈经理批准，所接受的单据当天不输入、不盘点，盘点次日入仓输入。
3.盘点当天不进行任何调拨。
4.盘点前应提前作好仓库的整理和退换货清理，减少库存。
5.所有与商品有关的未生效单据必须在盘点前全部生效，不得跨越盘点，避免造成库存不准。
6.盘点当天卖场所有工作人员必须到场，缺席按缺勤处理。
7.盘点前应该将盘点商品全部核实完毕，避免出现任何错漏，造成盘点不准确。
8.盘点前应该将区域、货架全部编号，并将编号按货架顺序全部粘贴完毕，利于盘点的顺利有序进行，避免出现重盘、漏盘。
9.盘点前必须针对盘点容易出现的问题和没有盘点经验的人员进行重点培训。
10.盘店前必须做好货架维护的工作。
11.盘点前应对盘点人员和支援人员进行合理工作计划和工作分配。
12.结束营业盘点前，卖场应该将场内库存商品全部盘点完毕，保证次日卖场盘点的顺利进行。
13.盘点时必须严格按照盘点控制表的流程，逐步进行工作，没有完成当前步骤的检查，不得进行下一步操作。
14.盘点前，各组工作人员必须将散落在卖场其他位置的商品统一回收，保证盘点准确度。
15.盘点进行时，任何人员不得大声喧哗、串岗，影响盘点工作开展。
16.填写盘点表时，必须严格按照规定进行书写修改，不得胡乱涂改，填写完毕后必须签字确认。
17.负责区域盘点提前完成后，应该找相关负责人进行检查核实和重新接受工作分配，不得早退。
18.盘点完成后，稽核人员必须严格检查盘点单的填写和数据是否清晰完整，然后按序号进行统一回收，上交盘点负责人。
19.确认盘点单顺利回收后，负责人应该马上派输入小组进行盘点单输入，双方对盘点单进行清点并签字确认。
——选自《百度文库》
6.3.1 盘点的目的、方式与原则
1）盘点的目的
盘点是全店人员都参加的营运过程，每次盘点皆需投入大量的人力、物力和时间，有时大型全面盘点还可能引起暂时的停业，但它却是一种非常重要的工作。盘点要达到下列目的：
①准确核算卖场经营成果和维护数据库，确保账实相符。
②确认卖场实际的库存数量、存放位置、缺货状况和周转情况，以指导日常经营业务。
③掌握卖场在一段期间的盈亏状况，以便真实有效地反映经营情况，加强监督和管理并尽早采取相应措施。
2）盘点的方式
盘点工作在各行各业里随处可见，因为它是增加企业竞争力的首要条件。就出版物的盘点而言，依照进行的目的及方式不同，它被分为以下几种：
①临时盘点：因为特定目的对特定出版物进行的盘点等。
②抽样盘点：由财务部门根据卖场实际库存情况，分楼层按照一定的比率选择点仓单，对全部或部分出版物进行抽盘。
③年终（中）盘点：定期举行大规模、全面性的盘点工作，根据相关的规定，一般卖场每年年终（中）应该实施全面的盘点。
3）盘点的原则
（1）真实性原则
真实性原则要求盘点的所有数据、资料必须真实可靠，不允许作弊或弄虚作假，掩盖漏洞和失误。
（2）准确性原则
准确性原则要求参与盘点的人员认真对待盘点工作，盘点的数据准确无误，资料的输入、数量的清点、盘点单的复查，都必须准确无误。
（3）完整性原则
完整性原则要求盘点的流程，包括盘点区域的划分、盘点的原始资料、盘点数据、初盘人员名单、复盘人员名单、电脑录入人员名单等，都必须完整，便于核查，出版物的盘点要严格按照架号进行盘点，避免出现漏盘现象。
（4）清楚性原则
清楚性原则是指盘点过程属于流水性作业，实行人员工作区域责任制，所有资料必须清楚，人员的书写必须清楚，出版物的整理必须清楚，货架货号标志必须清楚，才能使盘点工作顺利进行。
（5）团队合作原则
团队合作原则是指盘点工作是卖场全员参与的工作，为达到时间短、效率高、数据准的盘点目的，同时减少卖场停业带来的损失，卖场各个部门的员工必须有良好的团队合作意识，各司其职的同时，强调配合协调意识，个人服从整体，保证卖场盘点工作的顺利进行。
6.3.2 盘点前的准备工作
为减少停业的损失，应加快盘点的时间，所以店长需事先合理安排班次，做好一些必要的准备工作，为集中盘点做好准备：
1）整体方案的制订
①卖场召开专题会议确定盘存日期、要求，制订盘点的方案。
②店长提出申请经总经理批准后提前一周张贴告示并在门户网站上发布通知，向读者预告停业盘点日期。
③盘点前，配合财务和技术部门安排人员分批参加盘点培训了解盘点要求和操作程序；尽量减少停业时间。
④卖场盘点前先将楼面的货架编号，每1～2排货架为一个盘存单位，大型卖场可分楼层盘点。
⑤确定盘点所需的机器数量并制订好机器编号、盘点标签，按需求分布到各货架或楼层，保证盘点各个作业环节的效率和准确性。
⑥根据盘点机器数量，将盘点人员划分成若干小组，每小组2人，按机器编号和盘点标签明确各小组负责区域，按货架编号进行盘点。
⑦分货架或楼层按照财务部门的要求设计、印制盘点用的各种表格。一般来说应包括存放地点、货号、货名、类别、出版社、作者、出版年月、计量单位、单价、数量和码洋。
2）出版物的整理
在实际盘点开始前两天对出版物进行整理，会使盘点工作更有序、更有效，对出版物进行整理要注意以下几个方面：
①整理货架、货柜上的出版物，所有出版物均应归类，单本出版物集中存放、整理。
②整理端头陈列的促销型出版物，要注意出版物是否是组合式摆放的，如果是，要分清每一种出版物的类别，不同类不同品种的出版物不能混同于一种出版物，造成盘点时的差错。
③整理仓库的出版物要注意容易被大箱子挡住的小箱子，在整理时把小箱子放到大箱子的前面。
④大件的出版物可进行预先盘点，包件标贴名不清楚的全部拆包，按品种分别堆放。数量大的品种视出版物厚薄，按5本或10本进行点数捆包。每件大包上写清货名、定价、数量，并在包件上放一本样品。避免造成计算上的库存偏多，从而使盘点失去准确性。
⑤不能再继续销售的污、残、损出版物分别集中堆放并按照规定填写报废出版物盘点表，上报审批并做账务处理。
⑥同名不同定价的品种分别放置。
⑦串楼层出版物，按楼层放入周转箱内，送交所属部门（楼层）。
⑧陈列货架上的出版物，顺序绝对不能改变，即盘点清单上的出版物顺序与货架上出版物的顺序是一致的。如果顺序不一致，盘点记录就会对不上号。
3）单据的整理
进货单据整理应注意处理出版社直接送货的单据。由于出版社直接送货的送货单要先到中盘进行转单处理，所以到达卖场财务的时间较长，如此类进货单处理不当就会出现盘点的差错。所以在盘点准备阶段，如接到出版社直接送货，可暂时将货品放置一边不参与本次盘点，亦不计入账务，盘点后再清货。避免因为货到单据未到，而出现出版物实际数量高于账面的假象。
上述工作务必于盘点开始前完成，但准备工作切不可影响正常的营业。
6.3.3 盘点的操作规定及盘点后的账册管理
1）盘点的操作规章和作业流程
①按照所负责的盘点区域领取相应编号的盘点机和盘点表格。
②采取一人用扫描输入设备，按照“从左到右、由上到下”的顺序扫描条形码，一人操作盘点机输入数量的方式进行盘点，要求盘点准确。
③每盘完一个盘存单位，确认后由这组人员在盘点标签上准确填写盘点机器编号、出版物数量及码洋，盘点人签名，并夹在对应的起始货架上。初盘负责人在签核报表时，对其数量的总和应再核对一次，以确保无误。
④结束此单盘点交易，将盘点机送交技术部门上传盘点数据，并打印出清单。
⑤对于无法查知条形码或出版物定价的出版物，应马上取下，放入周转箱，送交技术部门处理。
⑥安排盘点人员交叉复核，防止错盘、漏盘。复核完毕，复核人签名，单据还原。复盘负责人必须检视每位初盘人负责的盘点区域是否确实完整地盘点，单片区域常常会漏盘。复核要仔细，严格执行从盘点表到实物、再从实物到盘点表的抽查程序。做到实物与清单四个一致，即货号一致、货名一致、价格一致、数量一致。发现问题，及时用画线更正法更改并报技术部门处理。出现重大差错，退回重盘。
⑦复盘结束，由专人统一收单、汇总，交财务有关人员核对。
⑧安排财务人员按点仓单总数的20%抽盘，抽盘的重点应为精品类出版物、复本数量大及处于卖场死角的出版物或极易错盘的出版物。复核后，签字确认。发现差错，及时用画线更正法更改并报技术部门处理。出现重大差错，退回重盘。
⑨经复盘负责人核查无误后，送交店长将盘点结果与点仓单综合报表进行核对，寻找并分析差异原因，判断盘点结果是否可以接受。由店长确认并签字后，送交技术部门作最终数据确认，打印实际盘点报表。
⑩做好区域内卫生工作，清理场地，整理货架，堆放周转箱，准备次日营业。
2）盘点工作注意事项
①已经售出但未取走的出版物，不属于本店的存货，不予盘点。
②已经取走但尚未售出的出版物，仍属于本店的存货，应予盘点。
③对盘点开始前借取的出版物应及时清理清点，相关单据要及时销账。
④对盘点开始前退回的出版物应及时作入库处理。
⑤清理查找负库存出版物，盘点前将负库存出版物调整完毕，不得影响盘点工作。
⑥盘点开始前将当前库存转成对比账存。
⑦盘点开始至全部结束，卖场一概停止任何影响库存的操作，如收货、销售和退货等。
⑧卖场盘点开始核对架号，使用盘点扫描输入设备，按规定转录一次数据，送交技术部门打印出清单，以免混乱，造成差错。
⑨抽盘结束，盘点单据由各楼层主管集中统一交店长。
3）盘点后的账册管理
盘点作业结束后，就要进行盘点作业的账册工作。盘点账册的工作就是将盘点单的原价栏上记录的各出版物原价和数量相乘，合计出出版物的盘点金额。这项工作进行时，要重新复查一下数量栏，审核一下有无单位上的计量差错，对出现的一些不正常数字要进行确认，订正一些字面上就能看出的明显差错。将每一张盘点单上的金额相加，结出合计的金额。卖场要将盘点结果送总部财务部，财务部将所有盘点数据复审之后就可以得出该门店的营业成绩，结算出毛利和净利，这些就是盘点作业的最后结果。
一般情况下，各式卖场皆有一个指定的盘损率，超出盘损率则说明盘点作业结果存在异常情况，要么是盘点不实，要么是企业经营管理状况不佳，采取的对策是重新盘点或改善经营管理。
【开拓视野三】
盘点结果的运用
1.盘点公式
计算盘点损失金额公式为：
损失金额＝账面库存金额－实地盘存金额
账面库存金额＝期初存货额＋本期进货额－本期销售＋移入金额－移出金额－退货金额＋提写金额－降写金额
2.盘点数据处理
损失额。盘点结束时，盘点表须送会计部门与电脑中心，会计部门核算盘存总金额，电脑中心则将门市及仓库存货陆续输入电脑，电脑按照商品存货统计存货总额，更改电脑中的商品存货档案。存货总额与会计部门核算后，即可确认盘点损失额。
损耗的管理。损耗即在“损耗表”内注明的总损耗额。
盘存损失率＝总损耗／销售额×100%
数据管理。依盘点有关数据分别计算出有关商品的流转速度和流量，并交卖场经营管理者及进货、采购部门参考。
——吴一夫.店长必备货品管理手册［M］.北京：中国商业出版社，2010.
免责声明：以上内容源自网络，版权归原作者所有，如有侵犯您的原创版权请告知，我们将尽快删除相关内容。
