公文筐测验施测程序

（一）公文筐测验施测程序

1.测验准备阶段

主要指测验材料和测试场所的准备。准备好测验要用的各种测验材料、答题册、橡皮、铅笔等，保证每位竞聘者拥有以上测验材料和工具。给每个考生的测验材料事前要编上序号，答卷纸也要有相应序号，实施前要注意清点核对。答卷纸主要由三部分内容构成：一是考生姓名（或编号）、文件序号、重要和紧迫程度（高、中、低）等，二是处理意见（或处理措施）、签名及处理时间，三是处理理由（参见示例表3－5）。文件序号只是文件的标志顺序，不代表处理的顺序，应允许考生根据轻重缓急调整顺序，但给所有考生的文件顺序必须相同，以示公正。答题册一般可以附在每一份公文后面。

表3－5　公文筐测验答卷纸示例

依据预定的面试人数选择好合适的测验地点，布置考场。考场环境应布置得安静和整洁，避免干扰，室内光线亮度良好。因为要处理许多文件，办公桌要足够大。如参加人较多，相互之间要保持一定距离，避免相互干扰，最好所有考生在同一时间完成。如果文件内容涉及到招聘单位内部的一些情况，测试前应对所有考生培训，介绍相关情况，减少内部考生和外部考生对职位熟悉程度的差别。

此外主试在测试前要熟练掌握施测程序，必须对主试进行必要的培训，主要包括熟悉测验的内容和程序，以及熟记指导语。要求念读指导语时不念错、不停顿、不重复、不结巴，以免影响被测查者和整个测验进程。

2.测验实施阶段

完成对考生身份确认以后主试发给考生测试指导语、答卷纸和装试题的密封公文袋。指导语分为两个部分：第一部分是总指导语，是对测验规则、目的的说明和对公文处理情景的描述，主要包括被测查者扮演的角色、情景中组织的构架等；第二部分是对整个测验中各个题目反应方式、答题要求以及测试时间的说明。一般总指导语由主试朗读，而第二部分的内容则由考生在答题过程中自行阅读。下面是一段总指导语的样例。

总指导语

请大家注意，为了不影响考试，请大家关掉身上的BP机和手机，以免造成干扰。

请大家查看一下手头材料，我们为您准备了一本答题册、公文袋材料、橡皮、铅笔、计算器，看是否还缺什么。这是一个“公文筐”测验，它模拟实际的管理情景，请您处理商业信函、文化和管理人员常用的信息。首先请大家在答题册相应位置填上姓名、单位和考号。在测验正式开始前请不要打开公文袋。本测验分四个部分，每一部分都要用到这些测验材料，请注意：不能在测验材料上做任何标记，请在答题册上回答问题，在别处回答无效。测验结束后请您把测验材料和答题册一并交还给我们。

这个模拟的具体假设情景是：今天是1999年5月18号，您是某地方综合大学教育学院的王院长，现在的时间是上午8点，您刚刚来到办公室。您所在的大学已经初步通过211初审，再过半个月您校将迎来国家教育部专家复审团，这直接关系到您校能否最终进入211工程。现在秘书已经将您要处理的公文整理后放在了您桌子上的公文筐中，请您以文件、备忘录、便条、批示等来处理所有文件。记住您10点30分还有一个校重要会议要开，在接下来的两个半小时中秘书会帮您推掉所有人的来访和电话，没有人会来打搅您。好，现在您可以工作了，祝您顺利！

在考生对以上要求和指导语没有疑问后就可以拆封公文袋正式开始答题了，下面是对公文测验试题的举例。

请　示

王院长：

5月17日下午，据97级学生向辅导员反映学生周强前天带行李离开寝室，两夜未归。该班辅导员已经与学生家长取得联系，该生家长反映该生在家中有割腕轻生的经历。我系教师已经组织人力查找了附近该生所有可能去的地方，都未有结果。据调查该学生行为怪异，痴迷佛法。其日记中也有轻生和出家的想法。据同寝室学生反映此生近来行为更为反常。各种迹象表明此事件可能导致严重后果。从该生日记推断有两种情况很有可能发生，一种是去九华山出家，一种是去黄山自寻短见。该生家长预感可能发生不幸事件，将于明天下午16：00时到达学校协助寻找该学生。

鉴于事情紧迫，请院长立即给出指示。

辅导员办公室

1999年5月17日

请根据以上请示作出批示，给出处理方案，注意您有30分钟处理该问题。

在规定时间到来时收回所有考题和答题册，注意在考试过程中主试不要过多提醒考生赶快答题，以免给考生带来焦虑。

3.测验评价阶段

评价宜在考生测验完后立即进行，当有质询考生的设计时，特别应该如此。公文筐测验的答案不可能做到完全客观化，评价会受到评分者主观判断的影响。为了减少这一影响，除了必须在设计时尽力做到标准化以外，在评价前还必须注重对评价人员的选择和培训。

（1）评价人员选择。

公文筐测试对评价人员要求较高，需要评价人员在结构上最好能做到：第一，必须考虑能力的互补。在评分时其中的一部分必须是曾经接受测评，并通过一定的评价技术培训的在职管理人员（一般是选拔职位的上级主管及人事组织部门的领导）。同时还有部分必须是有丰富测评知识和一定管理实践经验的心理学专家，每一次评价者不少于5人。第二，要考虑气质的互补。不同气质的评价者组合在一起能够消除评分中对某一气质类型候选人的偏好。第三，要考虑性别的互补。不同的性别有不同的长处，女性较为细心、耐心，可以从细微处观察人；男性坚强、抽象，倾向于从全局把握人。另外，性别的互补可以避免评分过程中的性别歧视或性别优势。第四，要考虑到年龄的互补。年龄的差别体现了精力、知识、经验和处理问题方式的差异。不同年龄段的评价人员组合起来更能客观地评价不同年龄的被测察者。

（2）评价人员培训。

由于公文筐测试的技术性较强，因此进行测试之前要对评分人员进行一定的培训。培训的内容一般有以下几项：第一，接受公文筐模拟测试。一次模拟测试可以让评分者能够了解公文筐测试的内容、答题的方式、考试的组织方式。第二，让评分人员对模拟测试的结果自己评分或互相评分。在这一过程中也就了解了公文筐测试的评价内容和评价标准。第三，对评分者进行公文筐测试的总体讲解。使他们对公文筐测试形成一个完整的理性认识。第四，针对具体的公文筐测试答卷和处理过程进行讨论，使评分者的评分达到基本的一致，这是培养评价能力的关键时期，需要足够重视。第五，自信心的培养。如果评价人员缺乏信心，就会使接受评价的人员产生不信任感，最终会影响评价的结果。

（3）评价人员评分。

当测试结束之后，就要开始对测试结果进行评分。为了保证评分尽可能地客观，我们可以把评分过程分为三部分。第一，请每一位评价人员独立对每一位被测查者进行评价，然后由工作人员汇总。第二，对评分人员给每一位被测查者的得分进行比较分析，观察是否在某些指标上出现的差异较大。如果没有就可以确定最终的得分。第三，如果在某些指标上出现的评分差异较大，就必须进行讨论，然后在此指标上分别重新打分，若还有争议继续讨论继续打分，直到意见较为一致为止。

表3－6　公文筐测验计分表（部分举例）

4.结果反馈阶段

其实整个测评活动的任务可以分为两部分：第一部分在于“测”，即评定各位被测查者的优劣，好中选优，选拔最适合岗位的人才。但更重要的一部分在于“评”，为组织提供人事资料信息，同时帮助个人发挥自己的优势，改善行为不足，提高行为绩效，而这些工作都依赖于评价结果的反馈。评价结果的反馈对象分为两个方面：一是对被测查者的反馈，二是对有关组织的反馈。

（1）测评反馈的原则。

测评结果的反馈必须谨慎，要注意遵循以下几个原则才能最大程度地达到测评和反馈的效果。第一，及时性原则。测评结果无论是反馈给个人或是组织都该及时。由于测评有一定的时效性，这样做可以及时应用测评的结果。第二，准确性原则。要运用最明确的语言、文字传达最准确的信息，准确地告知反馈的对象其测评的结论是什么。尽可能避免运用含义不明确的语言、词句，以防歧义。第三，建设性原则。测评的结论虽然是明确的，但不可武断地对个人的优劣作出决定性判断，要附以建设性意见，发挥行为优势，扬长避短，改善行为。第四，保密性原则。测评的结果只应反馈给相关的个人和组织，切忌测评结果的公开化。第五，尊重性原则。在反馈测评结果时，要保持对接受测评者的人格尊重，如果不能保证这一点，测评的结果伤害了个人的自尊心，就违背了提高工作绩效的最终目的。

通常，在反馈测评结果时，测评人员要整理出一份详细的反馈报告，报告的内容涉及：测评的过程、测评的方法、测评的分析过程、测评的分析结论和整体结论以及测评的建设性意见等。

（2）对测查者的结果反馈。

一般而言，在接受情景模拟测评的两周之后，测评人员可以通过面谈向被测者介绍测评结果。反馈面谈的时间可长可短，视具体情况而定，但切忌时间太短。只简单几句，这样做有损于反馈和测评的效果。在面谈中，被测评者也许会提出许多问题，测评人员均须耐心解答。

对于测评结果比较好的被测评者来说，测评人员应多提醒其注意行为的不足，以求进一步的完善；而对于那些测评结果不甚理想的人，测评反馈重点应侧重于帮助他们正确对待测评结果，尽可能指出某些行为结果的原因是什么，同时指出如何改进此行为。此外，针对他们的潜能优势予以鼓励。对于这些人，要特别告诉他们，测评结果的保密性，以免除其心理负担。

针对个人的测评反馈应该更多地带有咨询性质。咨询式反馈可以帮助被测者明确事业的发展方向。同样，测评结果也会显示出一部分人不适合从事管理领域的工作，因此可以诱导他们选择适合于自身条件的职业发展。

（3）对组织的结果反馈。

将测评结果反馈到相关的组织是充分利用测评结果的另一途径。如何利用测评结果应视组织的具体情况而定。在此需要强调的是，组织应该根据反馈的结果，制定出详尽的人员发展计划，真正使测评发挥效益。

测评结果反馈到组织，要求做到严格保密。因为，在这个环节最易扩散测评结果，从而产生不利的影响。一般而言，组织中可以接受反馈的人员包括：人事部门、被测评者的直接上级主管和部门主管以及相关的更高层的管理人员。从这里可以看出，测评结果的信息传递在组织中是上传的。最后，测评结果的反馈资料除人事部门和测评中心可以拥有外，组织中的任何人不可保留，一旦需要，可以到有关部门查询。