跨部门的有效沟通

如何进行有效的跨部门沟通?总结以下几个重要的关键点。

5.4.1　换位思考

当你的同事不满意你的做法,不配合你的工作时,你应该检讨,从这样的角度去思考问题——如果不是我看错,也一定是因为我的错才造成他的错。先检讨自己,站在对方的角度去看问题。其实,换位思考是日常生活常识。

【小提示】

用东方文化的方式,这叫“设身处地”。意思是把自己放在对方的处境上来多替别人想想,这种与人为善的态度是对的,但也要注意原则和是非。

对于一个部门经理来说,换位思考也即应该多了解其他部门的业务运作情况,多从其他部门的角度考虑问题,要理解其他部门的难处,这样才能沟通无极限。那么,企业能为员工的换位思考做些什么?首先是可以制定一些制度,为员工创造一些条件跨部门沟通,也可以成立跨部门的项目小组进行工作。不过,最常做的也是最有效的一招就是实行岗位轮换或者互相兼职!这既可以让员工学习到多种知识,很好地规划他们的职业生涯,也可以让各部门的员工站在更高的职位角度来思考问题。

5.4.2　注意会议沟通

部门间需要沟通的较为敏感的问题,最好能在会议前私下沟通解决,迫不得已需要在会议上讨论的,也应该先通气。此外,在会议上的沟通,“沉默未必是金”。

【小提示】

这在逻辑学上叫悖论,“对沉默应该一分为二辩证地看”,一句话就说明白了。需要沉默的时候,它就是金;不需要的时候,该说多少就说多少。要真是沉默全是金的话,那人类还要语言干什么?

总之,很多时候一个人能否成功,除了知识、技术和经验外,还取决于人际关系。尤其是部门主管,沟通能力所占的比例要大于业务能力。管理就是沟通,沟通能力强的人更善于管理。

5.4.3　提高沟通能力

曾经有一位咨询师被某企业请去做咨询,他闭着眼睛转了一圈,然后对老总说:你们这里的问题就是沟通不畅。老总对此心悦诚服:您说得太对了。这当然只是个笑话,但也说明沟通对一个企业和组织的重要性。

目前,大多数企业的中高层主管最缺乏的是沟通能力。合格的部门主管,沟通能力应占到80%,而其他能力只占20%。在沟通方面,在比较规范和成熟的外资企业,沟通就不是什么大问题,按照规范和程序,95%的沟通问题能得到解决,剩下5%的沟通问题可以通过其他方式解决。但从了解的中国企业情况来看,60%的问题能通过程序解决就相当不错了。除了企业发展程度的原因,还有一个原因是,中国人讲人情、讲感情。你和我关系好,那就万事OK,对与错不是问题,关系不好,对不起,一百个正确我也要反对。

【小提示1】

企业中高层,尤其是部门经理对沟通抱有正确的观念和心态。比如说,部门主管要在平时稍稍花一点时间和精力,多联络感情,到了有矛盾的时候就会有利于解决。又比如,要学会充分地表达自己。在一个企业里面,老总一开始就与每个员工打招呼:“我有时候脾气会很暴躁,还请各位不要介意。”果然,有几次这位老总大发脾气,但事后也没有什么不良后果,这可以看出充分表达自己的好处。

有些企业每季度每个部门都要在一起聚餐。中国人在饭桌上好说话。有的企业的规矩是,老板请部门经理,部门经理请主管,主管请员工。总之,上级请下级,效果不错。

【小提示2】

实际上,吃什么、怎么吃是次要的,通过吃要达到何种沟通的效果才是最终目的;吃的时候很少铺张浪费,意在沟通友谊友情;正是“吃翁之意不在吃”,在于沟通和友谊。这是在一种深层的管理理念和思想的无形制约指导下形成的优秀人际关系。冰冻三尺非一日之寒。那可是一种内涵极深的传统和文化!

在这里,不能不讲究内容地光谈吃喝,要知道吃的时候谈话内容不同,其效果也差异较大。如果没有前提地吃下去,吃成酒肉朋友就适得其反了。

5.4.4　用好沟通方式

企业内部的调查表明,超过70%的沟通方式是电子邮件方式,25%是电话沟通方式,5%10%是面对面的方式。电子邮件的沟通方式是有缺陷的,大多数人并不认识对方,也不知道对方是男是女,而且当对方没有及时回复电子邮件或者因故未接电话,容易造成误会。

遇到对方不想沟通怎么办?一个好办法是,通过做事来带动沟通,一笔业务必须经过三个部门的协作,把这事做好,自然也就达到了沟通的目的。

【小提示】

这个办法有时会过于简单,他不想沟通你让他做再多的事也无济于事。在制度上建立制约机制,再加上平时对内部人际关系的有效协调配置,人力资源方面对各部门员工个人集体的情商、心理辅导,这三者需要有机结合。这是一个错综复杂的系统管理工程,不是一句话、一个措施就能解决的。