宴会预订管理

宴会预订管理是指宴会部工作人员和宴会的主办方经过接触协商，根据宴会主办者对宴会举办的构想、设计和要求，以及根据本饭店宴会部的具体承办条件和状况，就宴会举办的具体内容和方案进行事先协商和确认，并签署预订合同、缴纳订金的过程。

1.直接预订

直接预订是宴会预订中最为有效和实用的一种通过直接面谈的形式来预订的方式。一般当宴会出席人员的身份较高或宴会的档次较高时，宴会主办者都会要求以面谈的方式直接预订，然后在面谈中，由宴会部的销售人员和预订员向客人详细介绍宴会的有关场地、菜单设计、服务要求等具体事项，尽量满足客人的要求，并协商确定付款方式，填写宴会预订单，记录预订者的姓名、地址和联系方式等。

2.电话预订

电话预订也是一种较为普遍的宴会预订方式，适用于小型宴会或非正式宴会的预订。与直接预订不一样的是它必须在电话中推销介绍宴会产品，并落实宴会的相关细节问题，口头填写宴会预订单，这种预订形式相对随意，因此，宴会前的准备工作也无法提前进行，往往要等到客人到了以后或交了预订订金后再作。

3.传真预订

传真预订是比较快捷的书面预订方式，客人能够更详细的要求宴会举行的质量和相关细节，具备一定的法律约束力，一旦确认预订，就不能随意更改，否则要承担相应的违约责任。

4.其他预订方式

在信息科技发达的今天，网络预订已经越来越完善，以其内容的准确性、预订时间和预订地点的不受约束性和便捷性以及具有一定的法律保护性等优点日益被客人和饭店所接受。当然，传统的书面写信预订方式虽已随着时代的变化，人们通讯交流方式的变异而逐渐淡出，但不可否认，仍有一部分客人乐于保留和使用这种预订方式进行预订。

1.预订准备工作

熟悉饭店宴会使用场地的面积、形状和布局等信息；掌握宴会菜单的价格和各种菜品组合，以及食品原料的时令特点和相应成本；熟悉不同档次宴会的服务标准和接待规格以及其宴会会场布置的硬件要求；根据酒店的淡旺季、新老客户的不同，了解酒店销售策略的实施技巧和充足的销售宣传资料；建立完整的客户资料，熟悉客人的消费习惯和偏好，利于制定销售策略；建立完整的客人投诉的记录，随时翻阅和纠正；了解未来半年宴会预订情况，对大型活动和重要客户紧记在心。

2.接受预订

首先，接受客人来电或来访预订。在电话铃响三声以内接听电话，三声后接听应向客人道歉并热情礼貌地问候；如客人来访，应站立迎接，礼貌问好；仔细询问并记录下客人的单位、姓名、联系电话以及预订的人数、日期与就餐要求；如来电预订，可建议客人来酒店面谈，亲自视察，如来访预订，可为客人提供相关资料并陪同参观。

其次，确认预订。当客人提出预订要求时，要仔细查阅宴会预订记录本，了解相关场地是否已被预订，才可以跟客户进一步的协商讨论；倾听客人讲述宴会要求时，态度要诚恳，做到耐心细致，礼貌为客人做解释并主动向客人介绍饭店的设施以及菜品的种类。并认真记录宴会的类型、日期时间、出席人数、宴会名称、举办单位或个人联络电话、宴会厅名称和厅堂的设计、菜单的菜品和饮料、收费标准和付款方式、接受预订的日期等。等到双方就宴会的举办场地、就餐时间和服务项目均取得一致意见时，方可确认预订，要礼貌感谢，并为客人寄发宴会确认书，里面附加有关合同条款，预订订单等尽可能详细的资料，待收到客人回执后，认真核实有无变动要求，最后才算完成预订的确认工作

3.签订预订合同

如客户和宴会部双方都认为举办宴会的细节问题已确定，那么就签订宴会合同，合同一式双份，双方各执一份，宴会合同一经签订，如需变更，需双方协商解决；收取定金，签订合同后，饭店可要求宴会举办单位或个人支付一定的数量的定金（一般为宴会总费用的10%—30%）；双方签署确定书后，一般在活动确定举办日期的前15天，要主动征询客人的意见，活动举办前的7天，要再次致电征询意见，举办的前三天，要向客人汇报我方的具体工作落实情况。最后将宴会预订单分成“待预订”和“已确认”两类按时间顺序分入档案，或输入电脑，对已确认的宴会预订单发出宴会通知单，送交各部门，预订员随时与客人保持联络，如客人对内容有变动或取消，应迅速填写“宴会更改通知单”或“预订取消报告”，注明原编号以及变更的具体内容。