宴会组织管理

大型宴会及其重要接待任务事先要召开主办单位和相关责任部门的沟通会议，明确活动内容和服务要求，解决保安、消防、批文、准办证、工程等方面的配合、泊车位、公关和卫生事宜，落实具体安排，确保宴会举办的顺利开展；活动开始前，检查部门人员到位情况，检查布置情况。宴会部准备宴会清单，落实和布置场地和相关设施，安排服务员的具体工作及其服务要求。采购部和厨务部负责采购和制作各式菜品、饮品等。

宴会结束后，宴会的销售人员应该向宴会主办单位或个人征求意见和建议，并以电话或登门拜访的形式向客户表示感谢，善后服务有利于宴会部门了解市场需求，调整产品内容，改善服务方式，以提高服务质量。另一方面，也是饭店巩固老客户，发展新客户，吸引潜在客户的有力促销手段。

宴会结束后还有走访客户和举办联谊等活动，包括诸如返还客人的遗留物品，及时处理客户投诉等等。走访客户，主要是饭店宴会销售人员在每次活动结束后，在节庆日定期地用登门拜访或其他形式走访客户（主要是老客户、VIP客户、团队客户、潜在客户）。走访前应事先用电话预约，约定具体时间，走访时应着装整洁，礼貌、诚恳、虚心地咨询客户对饭店宴会及其他餐饮活动的菜品和服务方面的意见和建议，走访完毕时可以留下一些小礼物。并且在返回饭店后及时将意见和建议反馈给餐饮部，以便以后扬长避短。

联谊活动，主要为与客户联络感情、加强沟通、餐饮部在一些节假日或不定期举办一些客户联谊活动，形式灵活多样，如便宴、歌舞等文艺演出，联谊活动应拟定待邀请的客户名单，印发请柬，并用电话联系落实出席客人人数，做好组织准备，诚恳地征求客人意见，以便提高宴会服务质量。

宴会的客史档案是饭店的财富和资源，它可为企业领导的决策提供科学的依据，为饭店开展公关、提高知名度提供详细的资料，为宴会组织者提供丰富的经验，还可为新员工上岗培训提供生动、具体、真实的教材。

它主要包括下述内容：私人或企业团体的宴会预订表；客人预订宴会的电话记录稿、书信复印件、电子传真件；政府指令性预订宴会的机密文件、资料；贵宾客人的有关资料；团体客人的名单和简况；大型宴会或高级宴会的领导小组成员以及会议简报；高级宴会的组织机构和岗位以及全部成员名单；饭店参与高级宴会活动各部门所指定的活动计划；宴会厅的布置和需求的物资用品清单；宴会菜单、账单；宴会现场偶发事件和应急处理的情况记录；参与高级宴会的饭店各部门所撰写的宴会活动总结；受表彰的宴会管理人员和服务人员名单以及先进事迹；宴会演奏的国歌乐谱、受欢迎的乐曲名称；宴会主桌上主人、主宾等宾客位置和名单；客人对宴会赞誉题词和馈赠、感谢等资料；客人对宴会的投诉复印件；主、宾对餐饮食品的反馈；饭店接待贵宾宴会的档案资料；宴会活动拍摄的录像、图片资料；宴会前和宴会中配套活动的主要资料；宴会服务组的工作汇报总结资料。