会议与会务管理

第一章　目的

第一条　为规范企业会议管理，提高会议质量，降低会议成本，特制定本制度。

第二章　会议类别

第二条　总经理办公会

1．总经理办公会是由总经理本人或委托人定期召开的工作例会；

2．参加人员为总经理、财务经理、项目经理及相关的部门负责人；

3．时间原则上定为每周_____；

4．例会由行政管理部转发通知，并做好会议的相关准备工作；

5．会议纪要由行政管理部负责整理，并于次周周_____呈总经理审阅后发放至各有关部门。

第三条　部门例会

1．部门例会是由各部门负责人定期召开的工作例会；

2．例会时间由各部门根据部门工作特点合理安排，以不影响日常工作的正常进行为原则。

第四条　部门联席会议

1．部门联席会议是由总经理或各职能部门经理发起召开的跨部门协调、协作专题会议；

2．会议由行政管理部转发通知，并安排时间、地点。会议纪要由行政管理部负责整理，并于次日呈总经理审阅后发放至各有关部门。

第五条　其他会议管理

1．行政管理部每周_____应将企业例会和各种临时会议，统一编制《会议计划》并印发给企业领导和各部门及有关服务人员；

2．凡行政管理部已列入《会议计划》的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排其他会议时，召集单位应提前_____天报请行政管理部调整《会议计划》；

3．对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，行政管理部有权安排合并召开。

第三章　会议的准备

第六条　所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别做好有关准备工作（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲、发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好座位、纪念品、通知与会人等）。

第七条　会议应按规定时间准时召开，组织会议的部门会前应准备好会议议程及有关内容，并负责维护会议纪律。

第八条　参会人员准时参加会议并签到，准备好与会议有关的资料，做好会议记录，对要求传达的会议内容要及时进行传达。

第九条　会议涉及机密事件，所有与会者要严守保密制度，不得外传泄密，否则按有关规定处理。

第十条　会议形成决议应由牵头部门及时书面通知有关执行部门，并负责监督落实情况。

第四章　会议记录

第十一条　会议记录遵照“谁组织，谁记录”的原则，如有必要，主持人可根据本原则及会议议题所涉及业务的需要，临时指定会议记录员。

第十二条　公司总经理主持的企业例会、临时行政会议原则上由集团总经理秘书负责会议的记录工作，集团总经理另有规定的，依据集团总经理指定的办法实行。

第十三条　会议记录员应遵守的规定

1．做好会议的原始记录及会议的考勤记录，根据需要整理《会议纪要》；

2．对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决”字样；

3．会议原始记录应于会议当日、《会议纪要》最迟不迟于次日呈报会议主持人审核签名。

第五章　会议室管理

第十四条　会议室由行政管理部指定专人负责管理，各部门如因会议需要使用会议室，须事先向行政管理部申请，由行政管理部统筹安排。

第十五条　会议室卫生由行政管理部安排人员负责进行，在每次会议召开前后均要进行卫生打扫，并做好日常保洁。

第十六条　会议室电子设备的管理、使用和维护由专人负责，其他人不得随意操作，否则造成设备损坏应按价予以赔偿。

第六章　附则

第十七条　本制度由行政管理部负责解释。

第十八条　本制度由集团总经理批准后生效，自颁布之日起执行。

一、目的

为严肃会议纪律，提高会议效率，特制定本规定。

二、适用范围

本标准适用于公司各类工作会议（另春节团拜会、节日茶话会、座谈会、听证会、外协会、对外接待会等可以参照本规定操作）。

三、归口管理

1．公司级会议：

（1）办公室职责：

拟定议程；

负责通知和召集参会人员；

准备和审订会议需要的有关文本资料；

会议记录（签到）及下发会议纪要等。

（2）行政后勤部职责：

负责会场布置和会后清理；

准备会议所需物品；

执行会议纪律等。

2．部门级会议：由召集部门负责组织和布置。

四、会议程序

1．责任部门（人）应提前做好会前准备工作，包括会场布置、会议有关材料、会标制作、灯光、音响设备、座位、茶水供应及其他应准备的物品（如奖品、奖状等），需开冷暖空调的应提前开启（临时紧急会议除外）；

2．召集部门（人）负责通知所有应到会人，确定主持人、发言人员及顺序，通知包括时间、地点、会议内容、应准备事项等（参见《会议通知单》）；

3．与会人员应至少提前五分钟进入会场，由责任部门负责签到点名，统计实到人数，了解缺席原因；

4．主持人宣布会议议程，按程序进行，重要会议的议程召集部门应报总经理批准后执行。

五、会议纪律

1．公司各类会议均实行签到制，所有参会人员必须按会议通知要求的时间准时到场，否则按考勤迟到处理；

2．如确有特殊原因不能到会的，三级机构以上负责人须于会前向主持人请假，员工向部门负责人请假，在得到批准后方可缺席，否则按旷工处理；

3．开会期间应遵守会场纪律，手机一律设置在“振动”状态，非与工作有关的重要事件，不得接听；

4．参会人员应养成良好的习惯，会前准备好会议记录本、与会议主题相关的资料，以便会议的顺利进行。会中认真倾听报告、发言、做好会议记录，会后对会议中的各类决策决定认真贯彻执行；

5．参会人员应服装整洁，佩戴工作证入场；

6．参会人员应自觉维护会场的环境卫生，禁止吸烟，会议结束后主动将桌椅归回原位摆放整齐；

7．对不宜外传的会议内容要执行保密制度，严守公司机密。

六、会议质量要求

1．汇报、讨论要踊跃发言，发言要有准备，有秩序，简明扼要，不跑题。提出问题应同时提出解决的意见和方案，确保会议的实效性，避免开长会；

2．会议由专人记录，记录要完整，包括会议名称、时间、地点、主题、参加人（签到）、主持人、会议过程的重要内容及决议事项等；

3．公司重要会议由记录人于会后第二天整理成纪要或文件，经批准后发各有关部门；

4．公司会议中形成的决议，布置的任务（包括纪要、文件要求的内容），必须认真贯彻执行，力求按时、按质完成，不得拖延、推诿；

5．监督与检查：

（1）公司级会议布置的任务，由行政后勤部负责监督与检查限时完成情况。

（2）部门级会议布置的任务，由部门负责人负责监督与检查限时完成情况。

一、会议安排程序

第一条　经营会议程序

1．主席经营政策报告；

2．上次议案追踪；

3．部门业务成果报告；

4．各部门协调及讨论事项；

5．未决议事项复议；

6．上级指导、报告；

7．主席结论。

第二条　产销会议程序

1．主席报告；

2．上次议案追踪；

3．各部门产销成果报告；

4．未来销售、生产规格、数量预测；

5．产销合作单位报告；

6．产销协调事项讨论；

7．未次议事项复议；

8．上级指导、报告；

9．主席结论。

第三条　厂务会议程序

1．主席报告；

2．上次议案追踪；

3．各部门成果报告；

4．各部门作业协调及讨论事项；

5．管理制度研讨事项；

6．下月生产目标分配；

7．未决议事项复议；

8．上级指导、报告；

9．主席结论。

第四条　营业会议程序

1．主席报告；

2．上次议案追踪；

3．各区域业务成果报告；

4．市场、同业动向及经销商管理研讨事项；

5．各区域协调及讨论事项；

6．下月销售目标及推销重点、日程安排；

7．未决议事项复议；

8．上级指导、报告；

9．主席结论。

第五条　科务会议程序

1．主席报告；

2．单位进度报告；

3．单位协调及讨论事项；

4．工作改善、人员动态事项及开发事项报告；

5．未决议事项复议；

6．上级指导、报告；

7．主席结论。

第六条　专案会议程序

1．发起人报告；

2．专案内容报告或上次议案追踪；

3．作业进度报告；

4．讨论及协调事项；

5．未决议事项复议；

6．上级指导、报告；

7．主席结论。

第七条　周会程序

1．周会开始；

2．点名及仪容检查；

3．部门主管报告；

4．轮值人值勤报告；

5．协调事项报告；

6．主管指示；

7．在职训练；

8．散会。

二、会议规范

第八条　会议规范通则

各项会议的通知应在三天以前发出，固定日期的例会，如遇到星期日或假日，应顺延一天，会议的时间、地点如没固定负责人，则由主席事先决定通知，司会、记录由主席指派，规定例会除非有重大事项，均须确实依照时间进行。会议记录限一天内呈报上一级主管，主管批示限三天内完成，再交由会议主持人进行追踪办理。

第九条　经营会议规范

每周利用下班时间下午　　至　　在总公司举行，由总经理担任主席，各部级主管参加外并请董事长、常务董监事列席指导、报告。经营会议的目的是让公司的最高层干部参与经营政策的制定，听取各部门业务政策的报告，同时决定整个公司一周的工作重点和作业方针，协调各部门一周内的业务活动。

第十条　产销会议规范

生产过剩或供不应求，都是产销不协调引起的，因此公司内最重要的部门是生产与销售部门，产销联席开会每个月至少要一次以上。以一个月一次的话，最好是在每个月的25日举行，产销会议参加人数比一般会议的人数多，为不影响各部门作业时间最好选择下午6：30分至8：50分为宜，开会地点轮流在业务部门所在地及工厂两个地方召开，不但可以彼此了解现况，而且还可以亲眼看到产销的各种新创意（资料、图表、工作进度等）。

主席由产销双方主管轮流担任，参加人员以产销双方科长级以上干部为主，其他单位如总务、财务、企划等有关单位主管应列席参加，总经理以上人员视需要程度列席指导或报告经营方向。产销会议的目的在谋求产销双方配合协调，报告本月产销的成果后，共同讨论今后三个月内的销售规模与数量，确定生产目标。产销以外单位的与会人员，在会中可以提供有关的策划意见或向产销单位提出管理建议，促进产销更加密切合作。

第十一条　厂务会议规范

工厂的技术虽然重要，作业的流程、人事的管理亦不可忽视！厂务会议是为了讨论与决定整个工厂的大事及进度而召开的，正常的状况下每月召开固定会议一次，为配合产销会议的召开，最好于每月的23日举行，以紧接着下班时间最佳。厂长担任主席，科长主管及有关生管、品管、总务等人员参加，上级和其他部门的高级主管可列席了解生产概况。厂务会议的重点在于组织直接生产单位与厂内生产单位的协调，研讨实际成果与计划得失、差异，促进整个工厂管理绩效的提高，更重要的还是制定下月生产目标及确认个别生产日程。

第十二条　营业会议规范

一般公司平常靠着日报表的联系是可以推行业务作业，但是业务政策的执行方案必须首先依靠市场情报资料的交流。所以，营业会议必须每月举行一次，为配合产销会议及方便上级列席，日期选择在每月的24日才不致冲突，时间以分支机构主管回到总公司的适当时间较佳，由业务主管担任主席，科长级以上人员及区域负责人参加。业务会议主要议案应集中于追踪业绩成果、回收成果及市场动向、同业活动概况，制定下月业务目标及促销方案，经销商管理得失的分析也非常重要。

第十三条　科务会议规范

科级主管经常接受部级主管的命令，为了转达上级的命令，便于在日常工作中执行贯彻，每个月或半个月都要集合一次组级干部，配合公司政策，布置第一线的任务。如果以月份召开时挑选每月20日为宜，至于时间、地点则由科长自己选定，组长及协调有关事务的人员参加，部级主管要经常列席指导，总经理亦要轮流到各科参加，为基层干部提高士气。科务会议的重点应放在现场作业的改善及人事问题，当然也要检查成果及预定目标，促成基层的团结。

第十四条　专案会议规范

凡有专门议题或创造某种新事业而形成专门案件，为了不影响其他会议的正常进行而举行专案会议，专案会议不受时间、次数的约束，只要对公司有利的重大议题均可由发起人经上级同意而召集有关人员开会商讨。专案会议为不定期性的临时性会议，当然一个专案如果需要多次的研讨才能定案时，可以互相约定次数与日期，切记要以一案一会为原则。

第十五条　周会规范

企业界的员工要经常加强敬业精神的教育，所以在每周星期一的早上必须以30分钟以上的时间做员工教育及重点工作报告，同时还可以利用周会表扬优良员工，以提高士气。周会的主席最好由干部或员工轮流担当。周会一般分别在总公司、工厂或分支机构举行。

一、目的

此政策是为了明确各部门使用本公司会议室的规定及申请使用流程。

二、定义

会议室是指公用的　个洽谈室，　个大的会议室。

三、政策

1．会议室管理部门：行政部

（1）会议室编号：分别编号为1~8号；

（2）会议室用途：公司会议，部门会议，员工工作面谈，招聘面试。

2．会议室使用规定：

（1）行政部内会议室管理负责人为前台接待员；

（2）原则：先申请，后使用。没有经过申请的部门或个人，在没有冲突的情况下，可以使用，但如有冲突，必需礼让已申请使用会议室的部门或个人；

（3）按申请的先后，顺序使用。特殊情况下，经相互之间协商后可以调整使用顺序。但行政部不负责协商，由使用者自己协商；

（4）遇公司层级的紧急及重要的会议，已申请使用会议室的部门或个人，在不能调换的情况下，部门或个人应先让公司层级的重要会议；

（5）部门及个人应在所预约的时间到达会议室，并开始使用。超过10分钟未到达会议室的，行政部有权对会议室的使用权另作安排；

（6）部门及个人应按预约的时间内使用完毕，不许超时使用。如在紧接的时间段内已安排了给其他部门或个人使用，超时使用的部门或个人必须离开该会议室，终止使用该会议室。

①任何部门或个人在使用会议室期间，必须爱护会议室的设备设施，安全使用，严禁私自接拉电源，私自移动设备。如因个人原因造成设施设备损坏，须照价赔偿；

②会议室内的所有设施设备，未经允许，不能带出会议室；

③会议室使用期间，使用部门或个人自行负责会议的模式安排，人员接待，会议记录等会议需求，前台接待员可以协助。但所有移动过的桌子，椅子等，在会议结束后必须还原。如果没有还原，将对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议室的清洁卫生一个星期；

④会议室使用期间，使用部门或个人需保持会议室的干净，卫生，不允许有乱扔垃圾等不讲卫生的行为。如发现此行为，将对该部门负责人或个人进行处罚：负责会议室的清洁卫生一个星期；

⑤如部门或个人临时取消申请，再需使用时需重新申请。

四、程序

1．申请流程：

（1）部门或个人到前台接待员处查询会议室的使用状况；

（2）部门或个人向前台接待员申请并提出使用会议室的大小的要求；

（3）前台接待员根据部门或个人申请需求作出安排，并记录在《会议室使用登记表》；

（4）前台接待员将《会议室使用登记表》张贴在会议室指定位置处；

（5）部门或个人按时间使用会议室。

2．使用流程：

（1）部门或个人在前台接待员处领用所安排的会议室的钥匙；

（2）部门或个人按会议室使用规定使用会议室；

（3）部门或个人自行指定人员安排会务工作。

3．交还流程：

（1）部门或个人使用完毕后，将会议室钥匙交还给前台接待员；

（2）前台接待员检查会议室，发现不按规定使用的，及时要求部门或个人改正；

（3）如部门或个人不改正，前台接待员应及时上报行政部经理协调；

（4）如部门或个人拒绝改正，行政部经理将出处罚通告，对部门或个人作出处罚。

一、目的

1．实现有效管理，促进公司上下的沟通与合作；

2．提高公司各部门执行工作目标的效率，追踪各部门工作进度；

3．集思广益，提出改进性及开展性的工作方案；

4．协调各部门的工作方法、工作进度、人员及设备的调配。

二、会议分类

1．总经理办公会；

2．管理例会；

3．公司全体会；

4．部门工作会。

三、会议时间

1．总经理办公会开会时间为每月末5日内；

2．公司全体会议开会时间为每月初5日内；

3．管理例会开会时间为每大礼拜的周五下午或周一上午；

4．部门工作会开会时间为每大礼拜的周五下午或周一上午。

四、参加人员及会议内容

1．总经理办公会

（1）会议组织：行政办公室；

（2）会议主持人：公司总经理，总经理若因公出差无法主持时，则由副总经理或指定公司高级干部代行职权；

（3）会议参加人：副总经理、总经理助理、各部门经理；

（4）列席人员：视事实需要，可让其他有关人员出席；

（5）会议内容：

①听取各部门主管对所属工作的汇报，对完成有困难的工作集体协商，并寻找解决办法；

②工作中出现的问题须及时跟踪改进，对工作的失误找出原因并及时改正总结；

③探讨公司经营活动的最佳方案，并对各阶段经营业绩及时总结，以达到整体经营目标的实现；

④对上期工作总结，并部署下期工作任务；

⑤会议记录人：行政部秘书。

2．部门主管管理例会：

（1）会议主持人：各部门经理轮流主持；

（2）会议参加人：各部门经理；

（3）列席人员：视事实需要，所邀请其他人员；

（4）会议内容：

①协调各部门工作进度，使各项经营活动按照预期目标有序进行；

②对涉及部门较多，对公司整体有较大影响的问题集体探讨。集思广益，寻求解决问题的方法。不能达成共识时，上报总经理办公会请总经理裁决；

③追踪并改进日常管理工作；

④会议记录人：行政部秘书。

3．公司全体会

（1）会议主持人：公司总经理或者总经理指定人员；

（2）会议参加人：公司全体人员；

（3）列席人员：视事实需要，所邀请公司外部人员；

（4）会议内容：

①公司营运状况，日常工作进度以及将要采取的重大决策向全体员工宣布，促使上下信息的沟通；

②公布有关员工奖励或惩处措施，以求公开、公正、合理；

③会议记录人：行政部秘书。

4．部门工作会

（1）会议主持人：部门经理或部门经理指定人员；

（2）会议参加人：部门所有人员；

（3）列席人员：视事实需要，所邀请其他部门人员；

（4）会议内容：

①协调部门内部工作开展，对工作中的问题及时发现，及时解决；

②所属工作有进展难度时，提出帮助请求，并集体讨论解决；

③明确部门工作在公司整体经营活动中的进展状况，及时总结工作的经验教训并制定下期工作计划；

④会议记录人：各部门秘书。

五、会议记录

1．总经理办公会会议记录应在一天内整理完毕，送交会议主持人核阅，核阅后应复印分发各出席人一份，传阅各出席人，并要求阅者签字为据。该份记录最后传回会议主持人，作为下一次会议的重要资料；

2．管理例会会议记录整理完毕后，分发至各出席人一份；

3．公司全体会会议记录由行政部秘书整理完毕，先请总经理签字确认，然后分发至各部门，以备查询；

4．部门工作会议各与会人员均应记录会议要点，与本身工作相关内容应详记，以便对日后工作有指导意义。