会议的含义与特点

一、引入案例

心急如焚的刘秘书

　　红日公司准备在本市的东晨商务大厦召开大型的新产品订货会。参会的有本单位人员，还有同行业的其他单位的相关人员。会上要放映PPT文件，介绍新产品的情况和操作步骤。公司没有投影仪，总经理让刘秘书负责去租借投影仪。会议的召开时间是6月6日上午9：00，刘秘书打电话给租赁公司，要求他们在6日上午8：30务必将投影仪送到东晨商务大厦。可是时间到了8：35，事先联系的投影仪却毫无踪影。刘秘书打电话去问，对方说投影仪已经送出来了。眼看各单位的来宾陆陆续续地进入会场，刘秘书心急如焚……

　　问题：

　　1.如果你是刘秘书，接下来该怎么做？

　　2.会议策划的内容有哪些？

二、知识介绍

(一)会议的含义

　　会议是人类社会自古以来就有的一种社会现象。早在原始社会，人类为了生存和分配共同的劳动成果，就已经出现了“氏族议事会”，在议事会开会时，人民——男男女女——都站立在周围，按照规定的程序参加讨论。随着近代社会经济的发展，会议在人们社会交往实践中，作为一种重要的交流、管理手段逐渐发展、完善起来。在现今社会生活中，各类会议活动更是随处可见，已经成为一种经常性的社会活动形式。无论是各种国际组织、国家机关，还是企事业单位，无论是国家之间建立外交关系、达成协议，还是组织内部开展政务、经济事务、文化教育以及其他活动，都要通过召开会议来达到或集思广益、有效沟通，或传达信息、资源共享，或表彰先进、树立典范，或解决问题、推广经验等目的。

　　从字面含义上看，“会议”一词中“会”有聚集、见面、会合等意思，“议”是商议、讨论的意思。“会议”乃“会”而“议之”，“会”而“不议”则非会议。《韦氏新大学词典》关于“会议”的解释是：会议乃一种会晤的行为或过程，是为了一个共同目的的集会。”《现代汉语词典》(修订本)对“会议”的释义是：会议是有组织、有领导地商议事情的集会。一些无领导、无组织、无目的的聚合议论、闲聊，则不能称之为会议。

　　可见，会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。会议有广义和狭义之分：狭义的会议是指至少有3人参加的集体性商议活动，即传统的会议；广义的会议还包括两人或双方之间的会见与会谈以及各种仪式。形成会议的主要条件是：有明确的指导思想、预期目标、具体议题；有明确的时间、地点；有主持人和参加人员。

(二)会议的作用

　　会议是人类在社会活动中形成的一种互动方式。随着社会不断发展和信息流量的迅速增加，会议这种形式越来越受到人们的重视。不同的会议有不同的作用，概括起来主要有以下五个方面：

　　1.集思广益、科学决策的作用

　　各机关、单位基本上都会通过会议的形式对一些重大问题进行决策，经深入的分析研究，群策群力，最后得出结论性的意见，这样就体现了会议的决策作用。会议的召开便于各级领导充分掌握有关信息，充分发挥干部群众的智慧，为决策的制定与实施奠定基础。同时，也可以在会议的讨论中，了解基层群众、下属员工的实际情况和思想动向，对领导认识上的差别可以及时进行纠正，对反映出来的问题可以进行具体的分析和解决。召开会议的过程通常是把群众的智慧集中起来，变为领导的智慧、丰富领导思想、完善领导决策的过程。

微型案例

定期深入一线，倾听员工呼声

　　上海巴士集团工会建立的定期与员工对话制度，成为企业与员工沟通交流的一个重要平台。自2004年以来，巴士集团工会共深入一线召开座谈会17次，出席会议的员工达360余人。为了达到实际效果，每次座谈会采取提前公布、员工自愿报名的方式，出席人数一般在20人左右。出席会议的员工十分珍惜这种对话的机会，总是提前就座谈的课题和内容广泛征求身边同事的意见。在座谈会上集中反映员工的心声，内容涉及车辆修理、营运管理、干部作风、收入分配、奖惩考核等方面。目前，一线座谈会已经成为工会的“必修课”，在集团工会的积极推动下，巴士各成员单位工会都已建立定期到一线与员工对话沟通的制度。

　　2.发扬民主、动员群众、宣传教育的作用

　　会议可以说是领导机关和各级领导密切联系群众的纽带。与会者来自不同单位、不同行业，召开会议可以认真听取与会者的意见和要求，了解各行各业的具体情况。有些会议经过对领导决策的讨论、领会，将领导意图转化为群众的思想和行动，起到了动员群众、组织群众的作用；也有一些会议的作用，旨在思想教育、鼓舞斗志或者介绍经验，传授知识和技能，达到某种宣传和教育的目的。如积极分子典型事迹报告、先进集体和先进个人的表彰、重大历史事件的通报和形势报告、情况传达等，都可以采用会议的形式，起到宣传典型人物、教育广大干部群众的作用。

　　3.传达信息、资源共享、学习交流、开拓思路的作用

　　各机关、单位担负着上情下达，下情上传的任务，需要召开各种会议，尽快地将信息上传下达。可以说会议是信息的“聚集地”，也是信息的“发散地”。各类经验交流会、汇报会、广播会、座谈会、调查会，通过汇报、交流、学习、讨论，可以达到沟通信息、交流情况、统一思想和协调工作的目的，使上下左右各方能够互相理解与支持。

　　在会议上，与会人员之间可以正面交换意见，信息共享，相互学习，对工作中经常出现的问题互相交流工作经验，以形成企业内的学习文化氛围。比如技术人员在会上可以进行技术交流或对新技术的学习、研讨，以获得经验总结、技术攻关对策以及技术创新的灵感。通过信息的交流以及相互学习，使人们从新的角度和新的观点，也就是从更广阔的认识空间来思考问题，擦出思想的火花。因此，会议活动既是信息的共享过程，也是有效的智力开发过程。

　　4.协调矛盾、统一思想、促进生产、推动工作的作用

　　会前，人们往往会对同一个问题的看法存在某些差异。在会议上，大家可以围绕一个共同的目标讨论、研究和论证，求同存异，最终达成共识、形成合力，从而起到推动工作的作用。许多公司或部门的常规会议的主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。

　　5.国际交流、跨文化的沟通作用

　　当今社会，国际交往日益频繁，越来越多的会议发挥着国际交流和跨文化沟通的作用。如在北京召开的“2009中国国际纳米科学技术会议”，旨在促进国际纳米科技前沿问题的研讨与交流，进一步提高我国纳米科技的整体研究水平和自主创新能力，推动我国纳米科技界与国际同行的合作；又如2010年6月在安徽省合肥市举办的“第六届中国国际徽商大会”，进一步宣传展示安徽良好的发展环境，搭建安徽对外交流合作的平台，深化经济、文化、旅游等方面交流合作，进一步发挥了徽商大会品牌效应；再如在2010年10月18日至19日，主题为“能源可持续发展与环境友好”的2010年中国国际能源论坛暨能源与气候变化研讨会在北京召开。来自国内外能源领域及相关部门的高层官员、国内外知名能源企业管理人员、国内外权威能源机构和研究院所的专家学者，就合理利用能源、减少温室气体、加强天然气和非常规能源的开发利用，以及交通运输节能等问题进行了广泛深入的探讨与交流，共同寻求能源可持续发展与应对气候变化的解决之道。

(三)会议的特点

　　现代的会议形形色色，但是却仍存在着共同的特点：

　　1.目的性。会议是为了某一明确的目的而开展的活动。无论在远古蒙昧时代，还是在当今国际经济一体化社会，举行任何一种形式的会议都有明确的目的，有的会议是布置任务、落实措施，有的是贯彻政策、互通信息，有的是总结工作、交流经验，还有的是为了宣传教育、表彰先进。比如，举行各级人民代表大会就是为了使各级国家权力机关及时、充分地发挥其职能，实现国家法制化和决策民主化。如2005年首届中国旅游景区管理经验交流会，这次会议的目的是为了帮助旅游行政管理人员、旅游景区管理人员和相关理论研究者更深入、更集中地了解国内旅游景区的现状和发展趋势，为解决景区可持续发展过程中出现的问题搭建互动平台，从而使景区更快、更健康地发展。

　　2.组织计划性。会议活动不仅要有明确的目标，而且要有一定的组织和计划。一般会议都设有会议主持人，一些大型的会议有时还要设立会议组织机构，包括主席团、秘书组、会务组等。组织一场会议，常常要经过确定会议目标、制定会议议题、选择会场、确定会议时间等一系列程序。会议活动只有具备高度组织性，才能使会议有序地进行，从而实现会议的目标。

　　3.群体沟通性。会议是一种至少有3人以上参加的群体沟通活动。随着科技的迅猛发展，人们的沟通方式越来越多，现在人们可以通过电话、E-mail、多媒体等形式进行沟通。但是面对面的群体沟通，即会议这种方式，是任何其他沟通方式都难以替代的，因为这种方式最直接、最直观，也最符合人类原本的沟通习惯。

　　4.交流方式多样性。传统的会议是以口头交流为主、书面交流为辅的活动方式。但是根据现代会议所采用的交流方式来看，在会场上还可以运用图表、电脑多媒体、影视或录像等方式进行交流。会议是一个集合的载体，大家聚集在一起共同讨论、交流。通过会议使不同的人、不同的想法汇聚一堂，相互碰撞，从而产生新想法、金点子。许多高水准的创意就是开会期间不同观念相互碰撞的产物。

三、实用范例

　　[例1]

卓有成效的内部会议

　　万铭公司是一家新兴的高科技企业，经过几年的努力，已在华东、华中地区成立了多家分公司。当初公司刚刚组建时，公司总经理就曾希望能打造一支优秀的管理团队，让集体的智慧发挥作用，避免出现个人决策的随意性及失误。为此，万铭公司几乎每个星期都要召开一次跨区域的网络会议。在会议上，总部各部门的经理、总监都要与各分公司的经理、总监进行沟通和交流。在会上，大家一起讨论某些事情做还是不做、怎么做、先做什么、再做什么，经过多次讨论之后才形成一个集体的决议。有时公司也会召开会议，征求员工的意见，员工把意见提出来，通过讨论形成决议。因为是员工自己认同的，这也会鼓舞员工更好地做好事情。这种决策集合了上上下下全体员工的智慧，而不是公司单个领导坐在办公室里，拍拍脑袋决定的。凭借其独特的管理方法，公司团队越来越具活力，公司发展也越来越红火。

　　由此可以看出：召开会议可以集思广益，互通消息，也可以提高员工积极性，增强凝聚力，从而有效地推动公司发展。

　　[例2]

草拟经理工作例会讨论稿

　　××房地产公司以前有时会出现信息不流通、问题解决不及时的情况。赵总经理刚刚走马上任，准备制定一套工作例会制度，旨在加强部门之间的沟通、联系和协作，建立监督机制，提高工作效率，进而推动公司逐步走向规范化管理。所以，赵总经理准备召开一次关于讨论制定工作例会制度的会议，他让秘书先草拟一份工作例会制度以便在会上讨论。秘书接到任务后，拟写了如下会议讨论稿：

　　1.会议时间：每月1日至5日之间，具体时间会前通知。

　　2.参会人员：公司领导、各部门经理。

　　3.会议需提交的材料：各部门需于会前将上月的工作总结和本月工作计划准备好。

　　4.会议形式：原则上，各部门均需汇报工作。各部门可根据工作侧重点有选择地汇报。会上将根据部门存在的问题共同研究解决方案，公司领导根据各部门工作情况提出要求。

　　秘书拟好之后，请赵总经理审批。赵总经理看了之后，认为秘书拟写得太笼统，作为制度来讲也不够严密。赵总经理针对工作例会制度提出了如下要求：

　　1.会议时间：每月1日至5日之间，具体时间会前通知。

　　2.参会人员：公司领导、各部门经理(若部门经理出差可以委托副经理或一名代表参会)。

　　3.会议需提交的材料：各部门需于会前将上月的工作总结和本月工作计划以电子文档形式呈报给公司领导，并提供一份打印材料给分管领导。

　　4.会议纪律：要求与会人员准时到会，开会期间不接听手机，并将手机设置为关机或静音状态。

　　5.会议形式：各部门均需汇报工作。各部门可根据工作侧重点有选择地汇报，需重点汇报工作的部门将提前通知。会上将根据部门存在的问题共同研究解决方案，公司领导根据各部门工作情况提出要求。会后，总经理办公室将会议内容形成纪要，并发放到公司领导和各部门。

　　6.会议决议的落实：各部门要及时贯彻落实会议精神，需要几个部门协调解决问题时，由总经理办公室协调、督促。

四、实践训练

　　1.背景材料

　　宏达集团是一家富有创新性的高科技公司，秉承自主创新与追求卓越的传统，持续不断地在用户关键应用领域进行技术研发投入，将最新的研发成果从实验室带到市场，转化为生产力并改善人们的工作和生活。然而，最近接到关于冰箱产品的投诉呈上升趋势，宏达集团的董事长对此非常重视，让秘书通知集团的相关负责人在1号会议室召开紧急工作会议。与会者需要围绕相关议题和目标，结合本部门的自身情况，展开积极的讨论。

　　2.实训要求

　　(1)将班级分成多个小组，让每组的学生分别扮演董事长和各相关负责人，围绕既定目的，按照上述危机处理措施各抒己见，展开热烈讨论。

　　(2)此外，每组选一名学生扮演秘书，对与会者的发言进行记录。会后，记录员对各种意见和措施进行书面归纳，与会议记录一起上交指导老师。

　　(3)指导教师随机抽取各小组的结论予以分析。

　　3.实训小结

　　会议是一种围绕特定目标进行的、以口头发言或书面交流为主要方式的、有组织有计划的商议活动。本次会议起到了集思广益、科学决策、协调矛盾、统一思想的作用。

五、课外练习

　　1.收集三个会议的实例，并指出每个会议召开的目的，以书面形式上交。

　　2.学生可以利用课余时间，到校内或校外进行实习锻炼，参与会议的各项组织工作，收集会议计划、会议记录等，写一份关于会议工作的体会。