会议策划概述

一、引入案例

威海融威会议公司的会议策划服务

　　威海融威会议中心有限公司是经威海市工商局批准注册的首家威海会议企业。公司长期致力于韩国会议、中高端会议接待、商务考察、培训代理、展览展示代理及新型的业务模式。根据该公司2010年12月23日在其公司主页上公布的信息，该公司“会议策划”的服务项目主要包括：

　　一、会议策划基本内容

　　1.具体分析各种情况，做出最完美的会议策划。

　　2.根据会议级别，选择会议举办地(会场及酒店)。

　　3.根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点。

　　4.根据会议的具体情况，确定是否将会议分为几个分会场举行，并选择预约分会场的地点。

　　5.根据会议的需求与参会人员，安排英语、日语、韩语等翻译。

　　二、会议策划的实施

　　1.会议地点的选择及会场预约

　　由于参会在很大程度上是自愿的，所以选择的地点要吸引最大数量的成员参加。我们将根据需要，具体分析各种情况并做出最完美的策划；我们将根据会议级别，选择会议举办地；根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；根据会议的具体情况，选择会场地点，并提前预约。

　　2.会场布置，设备调试

　　(1)根据会议的具体情况，设计安排会场的布局，细致周到地设计好所有细节；

　　(2)根据需要，提供会议需要的所有设备，并提前安放在指定位置；

　　(3)根据需要，提前调试好设备，并进行演练，确保会议的顺利进行。

　　3.设计制作印刷材料

　　我们将为会议提供宣传册等印刷品设计、生产一条龙服务，我们将根据会议的具体需求，设计印刷品的样式、内容、选择图案；我们将会为印刷品指定专门的供应商生产以及印刷；我们将根据需要，提前把印刷品送到会场或指定位置。

　　4.参会者的接送服务

　　我们将根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆；专车将会提前在指定位置等待参会人员，把参会人员迅速、安全地送到会场或下榻酒店。

　　5.参会者的餐饮

　　我们将根据参会人员的口味，以及会场或下榻酒店的地理位置，预订安排各种形式的餐会：西餐、中餐、自助餐、宴会等。

　　6.参会者业余时间的安排

　　我们可以为与会者和参展商提供经济的个性化旅游线路，从而了解威海地区的风土人情和经济文化信息，更能促进与客户之间的交流，建立更良好的合作关系。这样的商务旅游也可以在不参展的情况下安排(威海游和韩国游)。

　　问题：

　　根据你对会议的了解，你认为会议策划应该包括哪些内容？

二、知识介绍

(一)会议策划的概念与意义

　　策划的基本含义是：为未来事项“筹谋献策”，即思维主体运用知识和能力进行思考运筹的过程，也是根据现实的各种情况及所掌握的信息，围绕一个中心(也就是一个特定的目标)，来全面地构思、设计，选择合理可行的行动方法，从而形成正确决策及高效工作的过程。会议策划就是为了使会议取得预期的目的，而进行构思、设计，选择出合理可行方案的过程。

　　优良的会议策划是完满举办会议的前提。完整的会议策划是一个节奏分明、条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过专业策划和充分准备的会议才能取得预期效果。所以，会议策划一定要尽量考虑周全。

(二)会议策划的前期工作

　　真正操作好一个会议，从筹划开始，到具体操作并落实每一个细节，其过程相当辛苦和复杂多变。如果是在主办单位所在地举办会议，可能操作起来会比较顺利，如果是在外地举办会议，那么会议操作的难度会提高，很多因素是预先无法预料和控制的。

　　会议筹划的前期工作主要包括以下两项内容：

　　1.收集信息

　　会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议要达到一定的目的和目标。因此，第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。

　　2.确定会议的筹划者

　　在一家公司，从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有的是专门负责从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。公司如果要举行具有重大意义的大型会议，也可能会请专业的会议策划公司来给公司的会议“量身定做”，策划一场与众不同、令人难忘的会议。无论是专职还是兼职，无论是内部自己策划还是请专业公司策划，最终目的，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平，因此，会议的筹划者尽量要选择精干而有丰富经验的人员担任。

(三)会议筹划者的主要任务

　　总体来讲，会议筹划者的主要任务如下：

　　1.制订计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要，并达到会议预定的目标；

　　2.制定会议议程；

　　3.了解可供使用的场所和设施情况；

　　4.选择或提议合适的场所；

　　5.安排交通事宜；

　　6.协调会务工作人员的活动；

　　7.招收、培训会务人员和广告人员；

　　8.制定可行预算或按既定预算安排有关工作；

　　9.确定各项工作的时间安排；

　　10.视察选定的场所和设施；

　　11.与各有关方面进行接洽(运输公司、旅行社、视听服务公司)；

　　12.确定印刷公司；

　　13.安排食品、饮料有关事宜；

　　14.同会议发言人和贵宾进行联系。

　　15.其他。

三、实用范例

　　[例1]

　　北京利民公司定于2011年2月16日在京召开为期两天的新产品推广会，邀请了国内外十几家合作公司的管理人员、技术人员近百人参加。会务工作由办公室负责，办公室主任将会议的策划工作交给了秘书李华负责。李华毕业于某名牌大学，自认为这个工作太简单，所以一直到2月10日才开始会务的筹备工作，恰好公司最近事情很多，她只好草草策划了事。到了接站报到那天，由于春节后客流量较大，她又缺少一定的经验，致使部分与会者没能找到接站处，费了很大周折才找到报到地点。在会议进行过程中，也出现了诸如会场座位不够等问题，损害了企业的良好形象，受到了领导的批评。而李华对会议的策划也有了进一步的认识。

　　[例2]

　　小李是一家国有企业新进的秘书，这天，她正在制作“下周会议室安排”，下个星期三上午有两个会议同时召开，一个是党政联席会议，另一个是离退休人员迎新年座谈会。按照往常做法，党政干部开会一般都要安排在楼上那个比较高档、设施齐全的会议室，于是，小李秘书不假思索地将党政联席会议安排在楼上的那个会议室，将离退休人员迎新年座谈会放在楼下那个普通的会议室，然后小李将此份安排表交给办公室的贾主任审阅。贾主任看了以后，将两个会议的会议室对调了一下。小李秘书看着贾主任画红线的安排表，心里想：我要学习的地方还真不少！

四、实践训练

　　1.背景材料

　　德尔福公司正在召开首次职工代表大会，有数百人参加。听完董事长工作总结报告后，职工代表们就要以工作部门为单位，到指定的会议室进行小组讨论，小组讨论之后再将小组会议记录交给会务组。过了一会儿，就出现了麻烦：有的小组反映他们的会议室太小了，位子不够；有的小组抱怨他们的会议室正好有其他的会议在召开；有的小组则反映他们的会议室离主会场太远，要走一长段路才能到指定会议室；而有的小组则是由几个人员较少的不同部门职工代表组合的，由于这些代表工作性质完全不同，被编排到一起，讨论起来比较困难，气氛也不够热烈，影响了讨论质量和效果。会后，职工代表纷纷对会议安排表示不满，影响了会议效果。

　　2.要求

　　(1)以班级为单位，班长担任董事长，副班长担任会务组人员，其他同学以组为单位，分别扮演上述材料中的各小组。

　　(2)副班长对本次会议策划的不足向董事长做口头汇报。

　　(3)分组讨论，对此次会议重新进行策划，每组推选一位学生作为会议主要策划者，然后向董事长汇报新的策划方案。

　　3.小结

　　无论是内部会议还是外部会议，无论是小型会议还是大型会议，都需要提前策划准备，优良的会议策划是完满举办会议的前提。会议策划最基本的要求是条理清楚、面面俱到的周全计划。只有通过周密策划和充分准备的会议才能取得预期的效果。

五、课外练习

　　阅读下面的材料，分析这次会议失败的原因，从会议策划角度出发，写一份不少于500字的心得。

　　××公司市场销售部刘经理最近注意到：在刚过去的一个月中，一些营销开支、广告费用等都没有减少，但是产品的销售量却明显减少了。于是刘经理召集了几个业务骨干召开了部门会议，希望通过会议找到根本原因。会上，一名员工提出上个月销售量的下降是因为销售渠道的问题。而另外一名员工则认为导致销售量下降的原因是产品本身满足不了消费者的需求。于是在会议上，与会人员就这两个原因激烈地争论起来，会议一时失去控制。最后，会议也毫无结果。