会议策划的内容

一、引入案例

邀请的参会人员不肯赏光？

　　2010年4月5日是鸿高公司新研发产品发布的日子，他们特意组织了一场新产品发布会。可在方宏董事长的脸上却难见笑颜，不怪他不高兴，会议预定在9：30开始，现在都9：20了，到场的与会者还是寥寥无几。是邀请的客人不肯赏光？还是某一接待环节出了纰漏？一问来宾，原来是请柬上将公司所在位置标错了，在距离公司500米之内的路旁只设置了3个不起眼的指示牌，要是不放慢车速还真看不到。

　　问题：

　　1.如果你是鸿高公司的秘书，确定会议地点之后，还应做些什么？

　　2.会议策划的内容有哪些？

二、知识介绍

(一)会议策划的主要内容

　　会议策划有诸多内容，我们可以归纳为“五个W，一个H、B、O”。要使会议成功，就必须使这些因素相互协调，彼此照应。

　　1.“Why”：即“为什么”开会，会议目标是什么。会议往往都是为了达到某个目标而召开的，会议的目标决定了会议策划的其他很多环节。只有确定了会议的目标，才可以确定哪些人参加会议，相应地才可以确定会议的地点、会议的议程和会议预算等。例如，一个跨国公司亚太总部的年度计划会议，其目标是要通过会议确定未来的经营战略和营销计划。很显然，这样的会议要求一个高级别的会议场地，拥有先进的会议设施，而且有安全、保密等方面的高要求。因此，只有确定了明确的会议目标和为达到目标所安排的会议内容，才可以确定会议的其他要素。

　　2.“Who”：就是指参加会议的人是“谁”，主办者希望哪些人来参加。对于主办方和承办方来说，通常在策划会议的时候首先要确定会议目标，然后就要确定与会者。除了与会议目标、会议内容直接相关的与会者以外，还需要根据会议内容，考虑是否邀请不同类型的贵宾，比如政府官员、行业主管或中外专家学者等，这些人员的参加有助于提升会议的级别和层次，但同时也要注意不要随意提高会议的层次。

　　3.“What”：是指“什么”类型的会议。根据要达到的目标，来选择恰当的会议形式是非常重要的。会议是为了协调矛盾、统一认识，还是要奖励表彰、教育群众，根据会议目标、受众范围，来选择相应适合的会议方式。如就某一个问题展开讨论，人数较少，就可以采取座谈会；如果要宣传教育，表彰先进事迹，就可以采取较大型报告会的形式。

　　4.“When”：是指“什么时候”举行会议。主要检查一下相关的日程表，看时间上是否与其他会议或活动相冲突。要考虑会议的主持人或会议主办单位的主要领导人及被邀请的领导人、贵宾是否能够出席会议来确定时间，保证多数被邀请的与会者有时间前来参加会议活动。同时也要注意在主要领导人出差或返回的当天最好不要召开会议，紧急会议除外。

　　此外，会议持续时间也要合适。据心理学家测定，成年人能集中精力的平均时间为45分钟至60分钟，超过这个时间人就容易精神分散，超过90分钟，则普遍感到疲倦。所以应把握好每一次召开会议的时间，如果会议不得不需要较长时间，则应在会议中途安排休息。

　　5.“Where”：是指在“什么地方”开会。应该根据会议的级别和需要，选择不同的会议举办地；也可以根据会议对周边环境的要求，确定具体举办地点；或者也可以根据会议的具体情况，确定是否需要将会议划分为几个会场，选择分会场的地点。在会议策划中一般还要求会场预约。会务人员在会议确定地点之后，要及时地告知与会者或准确标明会议具体地点。会址的选择可以从以下几个方面考虑：

　　(1)大小是否适中。会场的大小根据会议的规模而定。选择会场时要考虑其容纳人数的多少，一般其容量应与参加会议的人数大体相当，不宜过大，也不宜过小，否则就会影响会议的气氛和效果。

　　(2)交通是否便利。选择会场还要考虑参加会议人员是否便于前往。如果需要住宿的会议，还要考虑会场与住宿地点的距离是否适当，两者之间的距离越近越方便。

　　(3)环境是否适宜。为了保证会议的质量，让与会人员全身心投入会议中，在选择会场中，还要考虑会议室的光线、空气质量、噪音等因素。一般来讲，应当选择环境幽静、不易受干扰的会场，保证会议取得满意的效果。

　　(4)设备设施是否齐全适用。会场内的设备通常包括照明设备、音响设备、通风空调设备、网络设备、消防设备等。在选择会场时，首先要查看设备是否齐备，性能是否良好；其次还要查看设备是否适用，如在用电量大的情况下，是否会超出电源负荷等。

　　另外，还应考虑是否有停车场，考虑场地租借的成本是否合理。现在很多与会者都是开车参加会议，所以在选择会场时还要考虑是否有停放汽车的地方，方便与会者。同时，也要切实从会议本身需要出发，依据会议经费预算来确定会场的规格，不要任意拔高会场的规格，主张节约简朴，反对奢侈浪费。

　　6.“How”：是指会议将“怎样”进行。当会议的议题、名称等确定下来之后，就要考虑会议将怎样进行，也就是要对会议的议程进行策划。但是一般来讲，不同形式的会议，它的议程也就不一样，要依据具体会议而定。比如工作研讨会的大致议程可以包括：(1)会议主持人开场白，介绍到会领导，会议的指导思想、基本目的；(2)主要领导发言；(3)与会者自由发言、讨论问题等。而一些大型会议的会议议程通常是：(1)开幕式，致欢迎词；(2)主要领导讲话或特邀嘉宾演讲；(3)闭幕式，做闭幕致谢；等等。

　　在策划议程时要注意：(1)会议议程的每一个环节都应紧紧相扣，紧密相连，所以在安排议程时要尽量认真检查、核对有无与会议主题或议题无关的内容。(2)在议题比较多的时候，要注意先主后次，将重要的议题安排在议程的前面，以保证与会者有足够的时间和清醒的头脑来研究主要议题。(3)最好将会议议程提前通知与会者。分发给与会者的议程应条理清楚、一目了然，以便与会者能对会议的议程有所了解，做好相应的准备。

　　7.“Budget”：是指会议预算的策划。会议预算是一个企业对一定时期内的会议计划做出估计和判断，制定会议财务计划的过程。会议预算可以看作用数量关系来衡量会务工作的标准，对会议的资源进行分配、调控会务工作和纠正偏差，如同“监视器”和“助推器”，使会议向着“经济、高效，以人为本”的方向发展。

　　通常而言，会议成本预算包括两个部分：

　　(1)显性成本。就是指会议明显的耗费，如与会者的交通费、会议场所和视听设备的租借费用、住宿费、餐饮费、会务人员的费用、杂费等。这些费用是直接可见的，也是可以直接计算出来的。

　　(2)隐性成本。 就是指与会者因为参加会议而损失的劳动价值，一般是不为人所关注的成本。会议成本的计算公式是：会议成本=2XYT (其中X代表与会人员每小时平均工资的3倍；Y代表与会人数；T代表时间)。它的含义是：据调查研究得知，一个生产者开会所损失的劳动价值至少是他每小时平均工资的3倍，加上参加会议前做些必要的准备，会后又有用于思考、整理的时间，所以还要乘以2。

　　照如此计算，召开一个百人左右、会期3~5天的中型会议，其会议成本总额将达到几万元甚至十几万元。开会也是一种投入与产出，总希望以最少的投入争取最大的产出。所以，制定会议预算时，关键在于采用目标导向，让会议预算编制紧紧围绕企业的目标而展开，以会议成本为考量，以会议效果为评估的核心，对会议召开的每个环节把关，努力提高会议的效率。

　　8.“Others”：主要是指会务工作的策划。一般来讲，在会前要成立会议筹备组，具体处理会务工作。会务工作主要分会前准备工作、会议期间的协调服务工作以及会后结束工作。

　　在会前准备阶段通常可以根据会议的具体情况，设计并安排好会场的布局、会场布置、细致周到地做好所有的细节。提供、调试好会议所需要的所有音像设备，并提前安放在指定位置。准备好会议所需的文件材料。根据参会者的具体情况以及人数多少安排相应的车辆，并把参会人员安全地送到会场或下榻酒店。需要住宿的会议，应提前与提供会议和住宿场所的有关方面联系，安排落实好开会和住宿的设施。

　　在会议进行阶段，要做好会议签到工作，做好会议记录及其他会议服务工作。

　　在会议结束之后，要整理会议资料，并检查会场有没有与会者遗留的物品，以便及时归还与会者。

(二)制订会议筹备进程时间表

　　会议策划的内容确定后，接下来的工作就是制订一份详细可行的会议筹备进程时间表。它是会议策划者经过对会议的整个过程进行精心的研究和计划而制定出来的。严格遵守会议进程表是会议圆满结束的重要保障。

　　下面是一般中型会议应该遵守的会议流程计划表：

　　1.预订客房与会议室。会前3周考察(会前15天~会前21天)；会前一周确定(会前7天~会前10天)。

　　2.确定会务组。会前一周(会前4天~会前10天)。

　　确定会务组要注意以下事项：

　　(1)会议必须确定一个总负责人，如有多个，一定要明确分工(且一个为总调度，知晓会议全程安排)。

　　(2)动员一定要充分，会议中必须服从统一安排部署，否则若某一环节出问题，导致很多环节被动。

　　(3)会务组人员要提前处理好自己的正常工作，使其工作尽量避开会务时间。

　　3.召开会务组动员会。会前4~6天，需要召开会务组动员会，召开此会需要注意以下事项：

　　(1)各人任务分工要明确。

　　(2)讨论并多听取建议。

　　(3)会务组成员每人都有一份包含会务组其他工作人员名单、联系电话等内容的通讯录，以便可随时取得联系。

　　(4)制订一份每日安排表(以时间为序，包括事务、负责人等)，发到每个人手中，每天工作一目了然。

　　4.会议参加人员情况的了解，在会前4~15天左右进行。

　　5.确定就餐的酒店：酒店初选(会前4天~会前8天)；酒店确定(会前2~5天)。

　　6.录像摄影师的预定：会前2~7天。

　　7.会前礼品、资料、记录本、矿泉水与物品准备：会前1天~会前10天。

　　8.会前会议日程表和会议须知的准备：会前1~2天。

　　9.会议条幅、参会证、指引牌、人名牌、会议接待处、会议通知等准备：会前2~5天。

　　10.会场设计与摆设。设计：会前5~7天；摆设：会前1天。

　　会场布置的注意事项：

　　(1)根据会议议题、会议形式来设计会场。

　　(2)注意是否有大宗物品的陈设与展示，要备有劳务人员电话，临时也可用搬家公司应急。

　　(3)注意与会嘉宾和领导的座次。

　　11.会务组现场设办公室：会前1天~会前2天。

　　12.接站：会前1天。

　　接站的注意事项：

　　(1)根据接站表统一安排，特殊客人特殊对待。

　　(2)会务人员安排。

　　①在火车站、飞机场、汽车站，由司机开车接站或由会务接待组人员接站，或者对重要的宾客由领导亲自接站；

　　②在宾馆，财务人员收费(如果需要收费)；

　　③宾馆发放房卡，工作人员开房间、发房卡；

　　④接待人员接待、签到、发放礼品资料等；

　　⑤宾馆入住引导：由宾馆服务员来做或由接站人员兼任，签到、入房间向导及帮拿行李。

　　13.早到客人的安排：提前1天或更多天。

　　14.摄影录像：会议开始时起。

　　摄影录像的注意事项：

　　(1)选择会中休息或散会时拍照，这样人员齐整，时间紧凑。

　　(2)提前选好照相地点。

　　15.票务：会议结束前1天。

　　票务方面的注意事项：

　　(1)要在“会议须知”中体现，让其及早订票。

　　(2)如果订飞机票，可考虑直接找票务中心的人来负责订票，节省人力和时间，减少失误。

　　16.会议通讯录和合影照的准备：会议开始至结束。

　　17.送站：随时。

　　18.总结报告：会议结束后3日内。

　　应尽快做出会议总结，人员奖励和会议总结会应在会议结束后尽快实施。

　　以上仅是某一中型会议制订会议筹备进程表的例子，会务人员可根据实际情况，有针对性地制订出切实可行的会议筹备进程表，并将每项工作落实到人，提前检查落实情况，有计划有步骤地做好会议的策划筹备工作。

三、实用范例

　　[例1]

　　上海宏达公司办公室主任是个办会经验非常丰富的老领导，在一次部门例会上，他向部门员工介绍了他的会议筹划的主要内容与具体项目。

　　(一)会议策划的主要内容

　　1.预计召开会议的日期。

　　2.会议预计召开几天？

　　3.打算在什么地方召开会议？

　　4.需要多大的场地？

　　5.会议形式或程序是什么？

　　6.以前开过这样的会议吗？结果如何？

　　7.将有多少人到会？

　　8.会议预算是多少？

　　9.与会者对费用开支很在意吗？

　　10.打算选用什么级别的酒店和设施？

　　11.打算选用最高级的房间标准是什么？

　　12.谁来制作会议邀请函？

　　13.会议是否需要向与会者分发相关资料？

　　14.会议的发言人有哪些？

　　15.会议需要什么样的视听设备？

　　16.需要食品、饮料的酒会、招待会有几次？

　　17.与会者是否可以携带家属？

　　18.打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动？

　　19.由谁来承担这些活动的费用？

　　(二)会议策划的具体项目

　　对会议进行策划，应细致周密，稳妥而不乏创新。会议策划一般应包括如下项目：主题；会标和横幅；会场装饰方案；休息室装饰视听效果；演示方案；现场指导排练；开幕式所需的视听设备；闭幕式所需的视听设备；礼品；会议通知；邀请信(印发或电子邮件)；会议文件编制；物品运输；技术支持(视听、电脑设备等)；人员和供应商协调；制作安装；会务组织；会址选择；代表注册(会前和现场)；饭店预订；餐饮；住房分配；娱乐；休闲活动；特殊活动；专业参观；车辆导游；机票预订等。

　　[例2]

　　市面上出现了假冒新龙公司生产的空气净化器，消费者协会收到许多对这些假冒产品的投诉，直接影响了公司的声誉。为此，公司决定举办一次信息发布会以澄清事实。如果你作为新龙公司负责会议策划的人员，可以结合会议策划要素，做好此次信息发布会的准备工作。

　　1.确定本次信息发布会的主题。

　　2.选择本次信息发布会的时机。应选择在第一时间及时澄清事实，把公司形象的损失降低到最小。

　　3.选择本次信息发布会举行的地点。考虑交通是否方便，采访条件是否优越，各种设备是否齐全、完好，座位是否够用，等等。

　　4.策划邀请对象。因为是信息发布会，所以可以将新闻记者作为主宾，同时可以邀请一些客户、消费者和同行。

　　5.选择信息发布会的主持人和发言人。此次信息发布会，可以由行政经理或公关经理主持，公司总经理或副总经理担任发言人。

　　6.准备会议资料。事先要拟好发言稿、回答提纲、报道提纲和准备好其他一些辅助材料。

　　7.预算会议所需费用。这些费用可能包括场地的租用、交通费用、印制费、音像设备租用费用、人员劳务费以及茶点和礼品等。

　　8.其他准备工作。根据信息发布会的特色，做好会场布置工作，调试设备工作，服务人员的仪态举止训练等。

四、实践训练

　　训练一：

　　1.背景材料

　　为答谢公众一年来对宏达公司事业发展的支持，宏达公司定于10月20日举办一次大型客户联谊会，会后还将安排宴请。此次活动将邀请工商局的王副局长、税务局的刘副局长、达利公司的李经理等，此外还邀请媒体记者、公司客户和同行业的同仁共约100人左右。

　　2.训练要求

　　(1)以小组为单位，讨论选择联谊会会场应考虑的因素。

　　(2)请结合会议策划要素，讨论如何做好本次联谊会的策划工作。

　　3.训练指引

　　会场的选择主要是从会场的大小、远近、环境、设备四个因素考虑。会场的大小要依据会议规模而定。并且此次会议是客户联谊会，策划会议时要把握欢快、祥和、合作、进步的会议气氛。

　　训练二：

　　1.背景材料

　　惠强电脑(上海)公司准备召开董事会议，会议重要，董事长要求所有的董事必须到会。会议开始后，董事长发现王强董事没有到，而已不是本届董事成员的上一届董事李某却到会了。经向秘书询问，才知道，秘书之前给王强董事打过几次电话，一直没有人接听，由于工作忙，就把通知王强董事开会的事给忘了。另外，由于秘书的通讯录没有及时更新，反而将不应到会的上届董事李某通知到会了。

　　2.训练要求

　　(1)分组讨论，如果你是秘书，应该如何避免上述错误的出现。

　　(2)在确定与会人员名单时应考虑哪些方面？

　　3.训练指引

　　选择恰当的人出席会议十分重要，因为合适的与会者可以推动会议的进展，有利于会议取得预期目标。所以在确定与会人员时要考虑周全，反复思量。并且拟订名单后，一定要请领导审定。这样，才能避免工作中的差错和误会。

五、课外练习

　　××公司准备召开首届重点客户洽谈会，公司将有总经理、副总经理、经营计划部部长以及各业务部经理参加，并计划邀请客户代表20多人参加会议。借此机会，总经理想感谢多年来客户对公司的厚爱，支持公司的发展，以使公司不断发展壮大。经营计划部、市场部经理也可向与会代表介绍公司新一年建立客户网络计划以及要采取的与客户双赢的一系列措施等。

　　问题：

　　如果你是此次洽谈会的负责人，请你具体策划此次客户洽谈会，写出洽谈会要准备的工作内容。