会议策划方案

一、引入案例

能干的小王秘书

　　嘉庆公司是一家知名企业，一直领导着打印及成像领域的技术和市场的发展，并在以往的市场竞争中取得了骄人的战果。这次公司准备召开一次科技成果汇报会，拟定出席人员约30人，会期3天。公司办公室将策划会议方案的任务交给了小王秘书，小王秘书经过深思熟虑，拿出了一份完整具体、可操作的策划方案，办公室主任看后对小王秘书大加赞赏。

　　问题：

　　1.如果你是小王秘书，会怎样策划这次会议呢？

　　2.会议策划方案应该包括哪些内容？

二、知识介绍

(一)会议策划方案的内容

　　会议策划方案是会议活动各项策划意图的书面形态，是会务工作机构根据领导者的意图和指示制定的详细周密的书面方案。它是会议筹备工作的依据，是会议筹备工作有序进行的保障。会议策划方案经领导者审核批准后由会务工作机构具体实施。

　　会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。

　　1.会议概要

　　在会议概要部分，要确定会议主题。会议主题应该与会议目标一致，同时具有号召力，能够引起注意力和共鸣，比如区域合作会议可以“展望未来”作为主题，公司年会可以“营销整合提升绩效”为主题。又如TCL王牌高频电子有限公司召开的中期销售会议，就以“认清形势、转变观念、提高品质、保障效益”为中心议题。为让主题更加生动形象及深入人心，可以通过图形标志来表达主题。表现“展望未来”的标志可以是未来风格的设计，“营销整合”的主题可以用“涓涓细流，汇成奔腾的河流”之类的图形表示。当然，也可以用会议主题的字母缩写作为会议标志。

　　在会议策划方案中还应写明具体的召开时间、召开地点。如果会场有多个，也应一一注明。同时，最好写明所设立的会议组织机构，如主席团、秘书组、宣传组、会务组和保卫组等。并且还应确定各组的负责人，分别负责落实各项会议工作。

　　如果对会议所需设备有特殊要求，还应在策划方案中写明品种、规格和具体要求。

　　2.会议日程及相关事务

　　会议日程是会议方案的主体部分。这里要考虑的是与会者的到达和离开时间、每一时段的活动安排、会议主题内容、活动地点等，除正式会议议程外，包括与会者用餐、参观、娱乐和中间休息等，都需要尽可能详尽准确的考虑和安排。此外，开幕式和闭幕式是需要重点考虑的环节。会议日程经常是一份由时间和事件组成的表格，但是很多会议重要事项，不能在日程表中详细列举，因此对于会议策划人员来说，一份详尽的、包含了会议从策划、实施到评估反馈每一个环节的相关事务列表是必需的。这实际上是会议组织的一份蓝图，如果能够按图索骥，会议自然能够组织得井井有条，达到预定的目标。

　　3.会议预算及其他需要说明的事项

　　会议预算要从实际出发，预算会议所需的交通费用、餐宿费、场地租用费、会议资料等一些固定支出，通常遵照“节约、高效”的会议原则。

(二)会议策划方案格式

　　会议策划方案的格式通常是条文式或表格式。

　　1.标题。会议策划方案的标题应当写明会议的主题或内容，由会议全称加上文种名称。如标题可以用“×××会议预案”，“×××会议策划书”，也可以用“×××会议策划方案”或“×××会议方案”等。

　　2.正文。一般由开头、主体和结语组成。

　　开头：可以写召开会议的依据(理由)、主办单位、会议名称、会议时间、地点等。

　　主体：主体部分应当逐项写明策划的具体内容。可以写会议目的、会议日程、会议开法、筹备小组分工责任、会议预算、会议规模(参加会议人员名单)等内容，有时还可以把邀请上级主管部门参加会议人员的名单写上。如果请某单位领导讲话或某专家做报告，也应尽量注明。

　　结语：可以写上“以上方案，可否，请予研究、批示”。

　　3.落款或签署。方案最后要写上具体策划方案的部门名称。如果方案是由具体承办人员来拟写的，可以由拟写人员具名。

　　4.成文日期。方案还要写明具体的年、月、日。

三、实用范例

　　[例1]　一日会议方案

新时期大学学生会工作发展论坛策划书

　　1.本次大会主题

　　实事求是，贴近同学，认真研究新形势下学生会的任务。

　　2.会议主办单位

　　××大学

　　3.会议地点和时间

　　此次会议在××大学学生礼堂举行，会议时间为2010年5月5日。

　　4.会议日程安排

时　间

地　点

会议内容

备　注

9：00~10：30

××大学礼堂大厅

各学院代表报到

11：00~12：00

××大学餐厅

午餐

各代表

13：00~16：30

××大学礼堂会议室

正式会议开始：

(1)奏国歌

(2)介绍到会领导及来宾

(3)××大学陈副院长致开幕词

续表

时　间

地　点

会议内容

备　注

(4)××大学黄校长讲话

(5)××大学学生会主席作报告

××大学学生会主席作报告

××科技大学学生会主席作报告

(6)市团委李主任讲话

(7)××大学学生处刘处长致闭幕词

17：00

××大学校门口

合影留念

17：30

××大学餐厅

晚餐

　　5.邀请嘉宾名单及其他与会人员名单

　　校内领导：黄院长、陈副院长、刘处长以及学生处其他领导

　　校团委：陈书记、马老师

　　校外领导：市团委李主任

　　与会人员： ××大学、首都××大学、××科技大学等10家北京高校学生会主席以及学生会干部、各社团负责人等。

　　6.筹备工作小组名单

　　组长： 学院学生处刘处长

　　副组长：学生会主席任刚

　　秘书组 组长：林××(学生会干事)

　　宣传组 组长：马××(学生会宣传部长)

　　联络组 组长：冯××(学生会外联部长)

　　会务组 组长：李××(学生团委书记)

　　7.具体筹备工作安排

　　(1)3月20日召开会议，商讨论坛主题，并成立会议筹备工作小组。

　　(2)4月6日下发《××大学关于召开新时期学生会工作发展论坛的通知》，并对各院(系)学生会及班级提出具体要求。

　　(3)4月15日，召开校学生会前几届成员同学座谈会，听取他们对本次论坛筹备工作的意见。

　　(4)4月20日，筹备工作小组会议，安排本次论坛的具体事宜，包括向市团委、校党委、团委递交申请报告，向各高校学生会发邀请函，并请有关高校学生会做相关报告，要求会务组提交相关方案。

××大学学生处二○一○年三月十五日

　　案例分析：

　　上面这个材料是一所高校举办关于学生会工作的会议策划方案。标题是“新时期大学学生会工作发展论坛策划书”，题目中包含了会议的内容，使阅读者一目了然。接下来就是正文。正文中包括会议主题、会议地点、会议时间、会议的议程安排、筹备小组分工、具体安排等内容。这份策划书比较具体清楚，有助于会议筹备工作有序地进行。

　　[例2]　三日会议策划方案

2004年海内外华人友好商会(海南)交流会主要活动策划方案

　　一、会议背景情况

　　“海内外华人友好商会”是全国各地华商团体的联合组织，由中国香港、中国澳门、中国台湾、美国、韩国、日本等国家和地区以及国内商会组成，其宗旨是：组织和推动各成员互相交流、加强合作，以促进本身所处国家或地区经济的发展，同时对亚太地区以至全球经济和商务发展做出应有的贡献。

　　“2004年海内外华人友好商会(海南)交流会”定于11月29日至12月2日在海南省海口市新国宾馆举行。

　　二、会议活动主题

　　沟通、合作、发展、共赢

　　三、会议组织机构

　　主办机构：海内外华人友好商会

　　承办机构：海南省总商会(工商联)

　　为顺利圆满举办此次交流会，主办和承办机构联合组成筹备办公室，并设立具体工作组(秘书组、会务组、宣传组、安全组等)，秘书组由华人友好商会林××副主任负责，会务组由海南工商联办公室许××科长负责，宣传组由华人友好商会宣传部吴××副部长负责，安全组由海南工商联保卫科陶××副科长负责，分别落实各项筹备工作。

　　四、会议活动内容

　　按照以往惯例和海南实际情况，本届交流会将安排迎宾晚宴、开幕式、商会机构会议、项目推介、商贸洽谈、投资环境考察、联谊交流、闭幕晚会等活动。

　　项目推介、商贸洽谈活动，通过举办“2004华商项目(海南)推介会”的形式进行。

　　联谊交流活动，举办 “激情海南”大会闭幕歌舞晚会，以丰富内容和活跃气氛。

会议日程安排

日期

时间

活动内容

活动地点

参加人员

备注

11月29日

9：00~16：00

与会代表报到

美兰机场

新国宾馆

参会代表

18：30~20：30

海南省政府迎宾晚宴

新国宾馆露天草坪

全体参会代表

18：00提前入席

11月30日

7：00~8：00

早餐

新国宾馆一号餐厅

全体参会代表

8：30~10：00

友好商会交流会开幕式

新国宾馆金色大厅

全体参会代表

10：05~11：30

2004华商投资商会会务交流

新国宾馆金色大厅

全体参会代表

11：40~13：00

午餐

新国宾馆一号餐厅

全体参会代表

14：00~16：30

2004华商投资商会论坛

新国宾馆金色大厅

部分参会代表(另行通知)

17：00~18：00

晚餐

新国宾馆一号餐厅

全体参会代表

18：30~19：30

海南省领导会见主要贵宾

新国宾馆会议厅

相关与会代表

12月1日

7：00~8：00

早餐

新国宾馆一号餐厅

全体参会代表

9：00~11：00

海口保税区

考察地点

全体参会代表

8：50集合，从宾馆发车

12：00~13：00

午餐

新国宾馆一号餐厅

全体参会代表

14：00~16：00

项目签约仪式

新国宾馆会议厅

部分代表

17：30~19：20

海内外华人友好商会答谢晚宴

金海岸罗顿大酒店

全体与会人员

17：00酒店集中发车

20：00~22：00

“激情海南”闭幕文艺晚会

省人大礼堂

全体与会人员

　　五、会议规模和规格

　　与会海内外代表和嘉宾将控制在500人左右，以友好商会会员为主，并邀请海外华人商会和国内各省市工商联代表参加。

　　拟出席贵宾：全国人大副委员长成思危，全国工商联党组书记、第一副主席胡德平，全国工商联有关部门负责人，泰国中华总商会主席郑明如，以及黄宏生等海内外部分知名企业家出席。

　　六、会议经费

　　会议预算经费××万元，由几家赞助单位共同出资。

　　[例3]　培训型会议策划方案

四川某投资公司财务经理培训会策划方案

　　一、方案总览

　　企业培训组织工作的优劣，直接关系到培训能否达到预期效果。

　　某投资公司财务经理培训是2009年度公司培训计划的一个重要部分，以提高与会受训人员的专业技能为直接目标；同时市场情况的急剧变化也对这次培训的召开提出了迫切要求。所以会议的组织必须按照团结、有序、高效的要求进行。

　　1.会址选择

　　地点：成都天仁大酒店。

　　位置：成都市三洞桥。

　　入住日期：2009年6月15日。

　　离店日期：2009年6月20日。

　　人数：50~60人。

　　会议服务情况：

　　10楼大会议室容量80人，面积90平方米。

　　10楼小会议室容量30人，面积40平方米。可提供会议设施：空调、屏幕、麦克风、投影仪、电脑、写字板、讲台、幻灯机、VCD、电视机等。

　　2.行程安排

　　6月15日代表自行抵达，由专人接待，入住天仁大酒店。

　　6月16日~6月18日酒店会议。

　　6月19日早晨8：30赴都江堰，游览世界文化遗产——都江堰水利工程，游离堆、二王庙、安澜索桥。下午攀登青城山，游览上清官、天师洞、月城湖等。

　　6月20日早餐后送代表赴机场。

　　3.与会期间餐饮

　　早餐自助餐，午餐、晚餐为中式围席。

　　4.会议室

　　天仁大酒店10楼大会议室3天。

　　人数：50~60人。

　　摆台：课桌式。

　　免费提供：空调、麦克风、写字板、讲台、幻灯机、VCD、电视机、纸笔、音响系统、投影仪l台及会议间茶水服务。

　　5.用车

　　金龙满天星29座1辆、丰田柯斯特19座1辆、别克商务车1辆、别克轿车1辆。

　　线路：机场—酒店—市内活动—都江堰—机场。

　　二、项目可行性分析

　　1.选址可行

　　针对企业培训要求，选址地成都具有良好的文化背景与社会环境，会议酒店拥有丰富的接待经验和良好设施。

　　2.行程可行

　　培训与奖励旅游结合进行，专业会议接待与专业旅游服务相辅相成。前三天紧张培训提高员工专业技能，最后一天集体活动增进团队友谊，加强企业团队建设，增强员工荣誉感。

　　3.价值可行

　　整体安排目标明确，功能突出，能全面达成预期效果。

　　4.经济可行

　　凭借本公司所拥有的资源优势，提供的酒店费用、交通费用等大大低于市场价格，同时专业的接待水准与丰富的会务经验能为各方省心、省时、省力，真正做到物超所值。

　　三、财务计划(按人民币标准核算)

　　标准间房价：天仁大酒店优惠价320元/间·天；

　　自助早餐标准：20元/人；

　　中式午餐标准：40元/人 (每围10人)；

　　中式晚餐标准：50元/人 (每围10人)；

　　会议室租金：1 800元/天；

　　租车费用：全程总费用8 500元；

　　其他费用：都江堰、青城山门票索道126元/人，保险费10 元/人。

　　其他服务附送：

　　(1)附送纪念影集，全程记录此次活动。

　　(2)可获得维金商务资讯网络管理资讯培训机会。

四、实践训练

　　1.背景材料

　　进入新世纪以来，企业竞争越来越表现为立体的综合竞争，企业要想在竞争中获胜，仅靠提高内部的生产效率已经远远不够了。企业或组织与其合作伙伴(客户、经销商、供应商)、新闻媒体的沟通，如果能像企业内部沟通一样和谐、通畅，则将对企业的发展大有帮助。企业或组织可以通过新产品发布会、新闻发布会、经销商大会等推广型会议方案开展各种形式的客户关系管理。

××企业第三届经销商交流会

　　一、方案总览

　　会议名称：××企业第三届经销商交流会。

　　会议时间：2009年3月3日~2009年3月8日。

　　入住酒店：桂林乐满地度假酒店(五星级)。

　　会议地点：桂林乐满地度假酒店国际会议厅。

　　会议人数：200人。

　　总体日程安排：

　　3月3日接机、签到、入住；

　　3月4日上午会议；

　　3月4日下午会议；

　　3月4日晚主题晚宴；

　　3月5日游玩主题乐园；

　　3月6日会议浏览漓江、银子岩；

　　3月7日会议浏览世外桃源、漓江民俗风情园；

　　3月8日返程。

　　二、项目可行性分析

　　1.选址可行

　　针对企业会议需要选址，选址地张家界具有良好的文化背景与社会环境，会议酒店拥有丰富的接待经验和良好设施。

　　2.价值可行

　　整体安排目标明确、功能突出，能全面达到预期效果。

　　3.经济可行

　　凭借本公司所拥有的资源优势，提供的酒店费用、交通费用等大大低于市场价格，同时专业的接待水准与丰富的会务经验能为各方省心、省时、省力，真正做到物超所值。

　　三、财务计划(按人民币标准核算)

　　标准间房价：张家界国际大酒店优惠价250 元/间·天；

　　自助早餐标准：20元/人；

　　中式午餐标准：40元/人；

　　中式晚餐标准：50元/人(每围10人)；

　　会议室租金：1 800元/天；

　　租车费用：全程总费用8 500元；

　　其他费用：森林公园、黄石寨、天子山门票索道294元/人，保险费10元/人。

　　2.要求

　　(1)仔细阅读上述材料，分组讨论这个会议方案策划合理吗？有何不足之处？

　　(2)根据上述会议方案，对会议地点、日程安排、经费等内容写一份不少于500字的心得体会，并重新策划此次会议。

　　(3)教师对学生上交的心得体会和会议策划方案，给予分析总结。

　　3.小结

　　会议策划方案是会议筹备工作的依据，能够保证会议筹备工作有序地进行。会议策划方案主要包括会议概要(会议主题、会议时间、会议地点、与会人员等)、会议日程及相关事务、会议预算以及其他需要说明的事项。会议方案是否可行是评价会议方案质量的重要依据。

五、课外练习

　　1.公司要召开一次新产品咨询洽谈会，邀请的对象面向全国，其中有不少是少数民族，如果你是会议筹备组的一员，请为此次会议拟写一份会议方案。

　　2.公司准备召开全国各地客户的咨询洽谈会，出席人数约200人，会址在北京国际会议中心，会期为5天，其中第一天开幕式，第二天专家讲座，第三天专家咨询，第四天专项合作项目洽谈，第五天游长城。请根据会议策划方案要求，草拟一份此会议的方案。

　　3.请以你所在城市的某一企业为例，设计一份为期5天的经销商交流会会议方案。