1.A公司原定于2010年12月25日上午在某礼堂召开表彰大会，发了请柬，邀请有关部门的领导光临，在请柬上把时间、地点都写得一清二楚。开会当天，有好几位领导提前到会，却看到会标不对头，写的是B公司的报告会，会议地点到底在哪里？大家都很困惑。
经询问礼堂负责人才知道，A公司的表彰会改地点了。这几位领导感到莫名其妙，立即与A公司的领导联系，对方回答说，因他们会务工作人员粗心，在发请柬之前，没有与该礼堂负责人联系过租用之事。等到开会的前一天再联系时，礼堂已租给别的单位，结果只能临时改在二楼的3号会场，但由于邀请单位较多，时间又急，来不及一一通知，只好请大家原谅，立即到二楼的会场来参加会议。这几位领导听了非常不快，纷纷评论A公司关于会议地点确定工作不到位，管理混乱。
问题：如果你是A公司的秘书，在会议召开之前你会做些什么？
2.宝洁的开会次数没有其他公司那么多，但该公司会议的高效是业内闻名的。就信息交换或制定决策而言，会议通常被认为是没效率且没有效果的办法。会议对于脑力激荡、制定决策、追踪事项、信息交换或协调跨部门团队是有其作用的。但是宝洁的会议比起其他公司具有较高的目的性而且很有组织。如同精心雕琢的备忘录一样，它是一个非常有效率的信息沟通及行动方案和建议工具，会议的运行也采用相同的组织性及精确度。
宝洁的离职员工到其他公司上班时，首先要面对的事情恐怕是无边际的会议及缺乏书面沟通。通过备忘录，他们可以详细研究每个步骤之间的关联性。但是，会议却不能办到。前任宝洁人也觉得简报的形式(从图表展示到简报者的个人风格)容易使人分神。
以宝洁典型的创意审查会议为例，创新审查会议就是广告商向品牌经理简要报告新制作的广告。该会议的过程可以展现宝洁的会议特色。像备忘录一样，会议以联结各个部门为目的而组合起来：目的概述、背景说明、建议以及论证。
首先，会议由品牌经理说明本次会议计划达到的目的，然后由品牌经理(或副经理)进行创意目的及策略的审查。品牌经理的对等窗口，即广告商的客户服务专员，将说明广告与策略的发展过程及其相关性。
其次，创意总监或广告文案撰写人，个别或同时进行广告简报。他们充满热情及活力的简报给人以身临其境的美妙感受。与此同时，品牌经理、副经理及营销经理都认真做笔记。
然后，讨论。品牌副经理针对简报资料是否确实执行了品牌的广告策略进行评论——而不是评判此广告的好坏与否。然后他运用在宝洁广告文案学院所学的广告评价技巧来提出相关的评论。广告商可以回应并解释广告是如何诠释品牌的广告策略的。接下来是品牌经理发表评价品牌副经理的意见，并加上一些个人的看法。广告商也提出相应回应。然后是营销经理针对先前的讨论，提出过去宝洁的广告经验及一些个人的主观评价。同样，广告商也提出回应。如果营销经理是最资深的与会者，他将作最终的定夺，然后品牌经理总结会议结论及追踪事项。
受过培训的宝洁人能够体会创意过程的独特本质，而不会轻率评价创意成果。然而，会议的根本架构是客观并有目的性，会议的焦点将不断地锁定广告目标、策略及终极目的。宝洁的这种会议方式提高了会议的效率。
问题：
1.请总结一下宝洁公司会议高效的原因。
2.请分析如何策划一个高效的会议。
知识结构图
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