一、引入案例
一片混乱的颁奖仪式
在某企业召开的年度表彰大会上，颁奖仪式正在进行。盛装的礼仪小姐在热烈的乐曲声中依次出场，手捧奖品交给在主席台就座的领导同志准备颁奖。不知是太紧张还是太疏忽，有一位小姐竟然没有紧跟上，把应交给前面的一个领导的奖品，却递给了下一个位置的领导。而排在队伍末尾的礼仪小姐却为送不出奖品而惊慌失措，逃回后台。手上没有奖品的领导左顾右盼，未见礼仪小姐再送奖品，此时上台领奖的人又已登台。由于少了一位颁奖人，领奖的人上台后，发觉没有给自己颁奖，只好尴尬地下台。而由于原定的颁奖顺序打乱，领导手拿奖品却找不到来领奖的人。一时间，你问我，我问他，你跟我换位置，他跟我换奖品，主席台上一片混乱，表彰会应有的庄严、隆重、热烈的气氛因这个小差错而大受影响。
问题：
1.如果你是会务人员，如何避免礼仪小姐出现的错误？
2.发现出错后，会务人员应如何及时补救？
二、知识介绍
(一)确定会议的基本要素
根据会议预期达到的目的与目标，确定会议的名称、议题、参会人员、时间与地点等诸要素，确定方法详见第二章相关内容。
(二)成立会务工作机构
中大型会议的筹备和服务工作，不可能靠一两个人完成，这就需要组建会议筹备机构。一般来讲，会务筹备机构包括以下几个小组，各组分工明确，互相协调，既熟记本岗位职责，又要胸有全局。
不同单位对会务组的分工也是不同的。一般而言，重要的会议，单位委派一个领导担任会议的总协调，由会务组负责向主管领导汇报，其他小组配合会务组负责人的安排，如有异议，可向主管领导申诉。在会议召开前，主管领导一般要召开三次筹备会，会议筹备伊始，召开第一次会议进行动员及小组分工负责。第二次检查进度，解决问题。第三次，也即会前总检查，以确保会议圆满举行。
一般的小型会议，只设立会务组负责全部事宜。有些单位，会务工作由办公室负责。
各小组的职责分工一般如下：
1.会务组：负责会务组织、会场布置、会议接待签到等会议的组织、协调工作。
2.秘书组：负责拟写会议方案，准备各种会议文件和资料，做好会议记录，编写会议纪要、简报等工作。
3.接待组：负责生活服务、交通疏导、医疗服务等工作。
4.宣传组：负责会议的录音录像、娱乐活动、照相服务和对外宣传报道。
5.财务组：负责会议经费的统筹使用和收费、付账工作。
6.保卫组：负责防火、防盗、人身安全和财务安全、保密工作。
(三)制订会议预算
会议活动是一项消费活动，举行任何会议都要消耗一定的人力、物力、财力。因此，会务工作机构及会务人员应当本着勤俭办会的原则，对会议的经费及各项支出做出预算，并提出筹集会议经费的方法、渠道，报领导者审批。
1.会议经费的构成
(1)交通费用
①出发地至会务地的交通费用。包括航班、铁路、公路、客轮，以及目的地车站、机场、码头至住宿地的交通。
②会议期间交通费用。主要是会务地交通费用，包括住宿地至会所的交通、会所到餐饮地点的交通、会所到商务交际场地的交通、商务考察交通以及其他与会人员可能使用的预定交通。
③欢送交通及返程交通。包括航班、铁路、公路、客轮及住宿地至机场、车站、港口交通费用。
(2)会议室费用
①会议场地租金。通常而言，场地的租赁已经包含某些常用设施，如激光指示笔、音响系统、桌椅、主席台、白板或者黑板、油性笔、粉笔等，但一些非常规设施并不包括在内，比如投影设备、临时性的装饰物、展架等，需要加装非主席台发言线路时也可能需要另外的预算。
②会议设施租赁费用。此部分费用主要是租赁一些特殊设备，如投影仪、笔记本电脑、移动式同声翻译系统、会场展示系统、多媒体系统、摄录设备等，租赁时通常需要支付一定的使用保证金，租赁费用中包括设备的技术支持与维护费用。值得注意的是，在租赁时应对设备的各类功效参数做出具体要求(通常可向专业的会议服务公司咨询，以便获得最适宜的性价比)，否则可能影响会议的进行。另外，这些会议设施由于品牌、产地及新旧不同，租赁的价格可能相差很大。
③会场布置费用。如果不是特殊要求，通常而言此部分费用包含在会场租赁费用中。如果有特殊要求，可以与专业的会议服务商协商。
④其他支持费用。这些支持通常包括广告及印刷、礼仪、秘书服务、运输与仓储、娱乐保健、媒介、公共关系等。基于这些支持均为临时性质，如果会议主办方分别寻找这些行业支持，其成本费用可能比市场价要高，如果让专业会议服务商代理，将获得价格相对比较低廉且服务专业的支持。对于这些单项服务支持，主办方应尽可能细化各项要求，并单独签订服务协议。
(3)住宿费用
对于会议而言，住宿费可能是主要的开支之一。找专业的会展服务商通常能获得较好的折扣。正常的住宿费除与酒店星级标准、房型等因素有关外，还与客房内开放的服务项目有关，如客房内的长途通讯、洗换、迷你吧酒水、一次性换洗衣物、互联网、水果提供等服务是否开放。应明确酒店应当关闭或者开放的服务项目及范围。
(4)餐饮费用
会议的餐饮费用可以很简单，也可以很复杂，这取决于会议议程需要及会议目的。
①早餐：通常是自助餐，当然也可以采取围桌式就餐，费用按人数计算即可(但考虑到会议就餐的特殊性及原材料的预备，所以预计就餐人数不得与实际就餐人数相差到15%，否则餐馆有理由拒绝按实际就餐人数结算——而改为按预定人数收取费用)。
②中餐及晚餐：中餐及晚餐基本属于正餐，可以采取人数预算——自助餐形式，按桌预算——围桌式形式。如果主办方希望酒水消费自行采购而非由餐馆提供，餐馆可能会收取一定数量的服务费用。
③酒水及服务费：通常，如果在高星级酒店餐厅就餐，餐厅是谢绝主办方自行外带酒水消费的，如果可以外带酒水消费，餐厅通常需要加收服务费。在高星级酒店举办会议宴会，通常在基本消费水准的基础上加收15%左右的服务费。
④会场茶歇：此项费用基本上是按人数预算的，预算时可提出不同时段茶歇的食物、饮料组合。承办者告知的茶歇价格通常包含服务人员费用，如果主办方需要非程序服务，可能需要额外的预算。通常情况下，茶歇的种类可分为西式与中式两种，西式基本上以咖啡、红茶、西式点心、水果等为主，中式则以开水、绿茶或者花茶、果茶、水果、咖啡、水果及点心为主。
⑤联谊酒会或舞会：事实上，联谊酒会或舞会的预算可能比单独的宴会复杂，宴会只要设定好餐标与规模，预算很容易计算。但酒会或舞会的预算涉及场地与节目支持，其预算可能需要比较长的时间确认。
(5)旅游费用
通常在会议期间会安排与会代表参加当地特色的旅游活动，一般来说可以找一些旅行社来安排会议旅游，费用由旅行社根据会议人数和旅游项目、时间等报价。
(6)视听设备费用
视听设备的费用通常可以忽略，除非在室外进行。如果为了公关效果而不得不在室外进行，视听设备的预算就比较复杂，包括：设备本身的租赁费用，通常按天计算；设备的运输、安装调试及控制技术人员支持费用，可让会展服务商代理；音源主要是背景音乐及娱乐音乐选择，主办者可自带，也可委托代理。
(7)演出费用
这项费用通常可以选定节目后按场次计算。预算金额通常与节目表演难度及参与人数正相关。在适宜地点如果有固定的演出，那么预算就很简单，与观看表演的人数正相关，专场或包场除外。
(8)培训费或讲演费
主要包括请专家、学者讲课或发言的酬金等。
(9)预计外支出
预计外支出指会议过程中一些临时性安排产生的费用，包括各类文秘、礼仪、司仪、勤杂、临时采购、临时司乘、向导、打印、纪念品、临时道具、传真及其他通讯、快递服务、临时保健、翻译、临时商务用车、汇兑、会议过程中的点心、水果及调制色酒等。这些服务通常是临时或者按时提供的，这些费用的预算很难计划，在预算时通常按类别笼统计算，可以按不可预计费用或者按其他类别计算。如果通过代理公司操作，那么告诉代理公司做好随时服务的准备很有必要。代理公司与主办方之间的最后服务费用核算将通过双方指定的联络人互相签单认可，由双方财务或者相关人员核定。
制作会议经费预算一方面要本着勤俭办会、节约办会的原则，尽量降低会议的成本，另一方面要有一定弹性，即注意留有余地。
2.会议经费预算的原则
(1)科学合理。会议经费的预算要严格遵循勤俭办会的宗旨，根据实际需要科学合理地分配各项开支。
(2)总量控制。一次会议的经费应当有一定的限度，不能无限制地增加，因此必须加强总量控制。所有的支出都应当控制在适度范围之内，不得突破总量。
(3)确保重点。在实行总量控制的前提下，或当经费不足时，要确保重点，把有限的经费切实用在刀刃上。
(4)精打细算。对会议的每一项支出都要严格审核，能减则减，能省则省，在做到科学合理的同时，尽可能节省经费。
(5)留有余地。由于会议活动的过程会产生一些事先无法预料的情况，需要临时支出一些经费，因此，在预算时要适当留有余地。
3.会议经费的筹措
会议的性质、类型不同，经费来源的渠道也不同。有的会议经费渠道虽然单一，却有保障，有的则需要组织者多方筹集。一般来说，会议经费的筹集有以下几种渠道和办法：
(1)行政事业经费划拨
党、政府、人大、政协等机关以及其他事业单位召开的会议一般从行政事业经费中开支。
(2)主办者分担
如果会议由几个单位共同发起并共同主办，可通过协商分担经费。
(3)与会者分担个人费用
即与会者参加会议的交通费、食宿费、补贴等费用由与会者个人或其所在的单位承担。
(4)社会赞助
通过有效的会议公关，从社会各界获得资金赞助。
(5)转让无形资产使用权
一些大型的会议活动由于意义重大，影响深远，本身就是一种巨大的无形资产，如会议的名称、会徽、吉祥物等，具有很高的潜在价值。充分利用会议本身的无形资产，使其转化为合法的有偿转让行为，不仅使商家因获得这种无形资产而受益，而且还可以为会议活动筹得可观的资金。
三、实用范例
[例1] 会议预算
2009年度全国××信息工作会议预算
一、住宿：
贵隆饭店(四星级)：
标准间：280元/天·套×20套×4天=22 400元；
水果盘：50元/套×20套=1 000元；
会议室：1 500元(3个半天)；
8月17日中、晚餐(预计中午10人，晚餐30人)：
60元/人×40人次=2 400元；
8月18号中、晚餐自助餐：60元/人×60人次=3 600元；
8月19号中餐：60元/人×30人次=1 800元；
8月19号晚餐：1 200元/桌×4桌=4 800元；
8月20号中、晚餐：60元/人×60人次=3 600元；
小计：41 100元。
二、考察
8月20日到安顺考察农场：
考察费：228元/人×30人=6 840元；
以上含车辆、票务、中餐；
晚餐：贵州特色酸汤鱼；
60元/人×30人=1 800元；
小计：8 640元。
三、资料费
资料：50元/人×30人=1 500元；
小计：1 500元。
四、照相
15元/人×30人=450元；
小计：450元。
合计：54 690元。
贵州省××局二○○九年八月十一日
[例2] 会务工作机构各组分工
政协嘉兴市第五届委员会第三次会议
秘书处各组工作职责
一、材料组
1.起草常务委员会工作报告、大会决议、工作人员会议、召集人会议、预备会议、闭幕会等有关领导讲话；
2.起草开幕会、大会发言、闭幕会及期间主席会议、常委会议的主持提纲等有关材料；
3.做好大会发言材料的审稿、发言顺序安排等；
4.编制《市政协各专门委员会工作总结》；
5.负责主席会议、常委会议的记录工作；
6.负责会议期间社情民意的收集；
7.汇总委员的意见、建议；
8.协助做好大会宣传报道工作；
9.编制全会文件汇编。
二、秘书组
1.起草大会秘书处各组工作职责，协助组建大会秘书处工作班子；
2.负责起草大会议程、日程、工作日程及召开会议的通知；
3.负责编制五届三次全会《会议指南》；
4.做好大会的报到、签到、大会进场组织及人数统计工作；
5.负责大会文件、证件的印刷、校对、装订、收发，并负责与人大会议文件的交换；
6.负责《嘉兴日报》的订阅和分发工作；
7.编排主席台就座人员名单和落实各次会议的主席台就座人员；
8.负责市委、市政府、市政协领导的文件发放；
9.负责大会期间的来信来访工作；
10.负责大会秘书处的有关通知；
11.负责与新闻单位的联系，落实大会播音工作；
12.负责与市信息中心的联络工作；
13.做好大会文件的存档和剩余材料的处理工作。
三、联络组
1.做好小组与会人员的联络服务工作，及时收集、反映与会人员的意见和要求；
2.负责领取、分发大会文件、资料、报纸等；
3.协助提案组收集提案，协助后勤组搞好会议生活服务，协助做好各次大会的会务工作；
4.转达大会秘书处有关通知。
四、组织组
1.收管好中共党员临时组织关系介绍信，负责发放党员大会的通知；
2.做好会议期间党员大会的组织工作。
五、提案组
1.起草提案工作情况报告、提案审查报告和提案征集信；
2.做好优秀提案表彰的会务工作；
3.负责提案的收集、登记、分类和初审工作；
4.组织和编写提案摘报；
5.做好提案委员会全体会议的会务工作。
六、简报组
1.做好小组讨论记录；
2.组织和编写大会简报。
七、宣传组
1.负责做好大会前、大会期间的宣传报道工作；
2.负责大会期间的环境布置并做好检查落实工作；
3.负责大会会场的布置和音响设备等；
4.安排大会文娱活动。
八、后勤组
1.编报大会经费预算，负责大会财务工作；
2.负责安排大会的食宿、医务、食品卫生、会场茶水供应等；
3.负责会议期间的车辆安排和有关协调工作；
4.安排主席会议、常委会议、小组召集人会议的会场和各小组讨论地点；
5.协助宣传组布置大会会场，负责会场布置的各项具体事务；
6.安排大会秘书处各组办公地点，保证会议所需的办公用品。
九、保卫组
负责会场、住地、餐厅、文娱活动场所的保卫及交通安全工作。
四、实践训练
训练一：会议预算
1.背景材料
2010年1月，天津市某集团公司召集海内外子公司总经理会议，会期3天，参会人员30名，总经理安排会议筹备机构制订会议预算。
2.训练要求
(1)假定该次会议是在你所在的城市召开，请根据实际情况，在20分钟以内，制作一份会议预算表。
(2)制作完成后，请至少两位同学上台讲述自己制作的会议预算，全班同学讨论是否可行，并将预算加以完善。
3.操作指引
制作会议费用预算表时，可参考下表的格式，也可自行设计。
会议费用预算明细表
序 号
项 目
数 量
价 格
备 注
酒店费用
1
房费
2
餐费
3
会议室
4
布标
5
会议茶歇
6
其他(须注明)
会务费用
7
接站费用
8
送站费用
9
资料袋
10
签字笔
11
笔记本
12
集体照
13
资料复印
14
礼品
15
水果
16
鲜花
17
盆栽
18
其他(须注明)
考察费用
19
门票
20
风味餐
21
市内交通
22
矿泉水
23
其他(须注明)
4.小结
会议预算看似简单，实则需要科学合理、周密细致的考虑，通过总量控制，确保重点地精打细算，并且要留有余地。制作会议预算要制作条理清楚的预算明细表，报相关领导审核批准方可执行。
训练二：会务工作机构分工
1.背景材料
你所在的单位承担了一个全国性的大型会议，请你负责将会务工作人员分组，并将任务分解到工作组。
2.训练要求
(1)教师可将整个班级设为一个会务工作机构，由教师按座位或学号等划分为不同的工作小组，分别指定其为秘书组、宣传组等。
(2)各小组成员口述自己小组的工作职责
3.操作指引
参见示例中的“例2：会务工作机构各组分工”及本节“知识介绍”的第二部分。
4.小结
在分配会务工作机构各小组的职责时，要保证做到“不重复，不遗漏”，各小组既要各司其职，又要通力合作，尽善尽美地完成会务工作。
五、课外练习
1.以下材料为2010年1月11日，××省在杭州市召开全省烟花爆竹生产经营安全管理工作座谈会，会议筹备机构制订如下预算，请问你能否将该预算加以改进，使预算的条理更加清晰。
××省烟花爆竹经营安全管理工作会议暨产品订货会
会议费用初步预算
1.住宿费及伙食费。参加全省烟花爆竹经营安全管理工作会议暨产品订货会人员按参加会议单位名单所规定人员一律入住之江饭店，随行人员自行安排。按2人间标准房，每天每人住宿费170元；伙食费每人每天70元，即早餐自助餐20元，晚餐自助餐50元，食宿费用自理。报到时由会务组统一收取(市、县安全监管干部只参加全省烟花爆竹经营安全管理工作会议，10月31日下午报到，晚上19：00准时开会，11月1日上午赴杭州和平国际会展中心观展后即告结束。省内批发经营单位和省内外生产企业负责人两个会议均参加，到11月2日下午17：00时订货会结束，住宿安排至11月3日上午。中餐在和平会展中心自购快餐)。
2.展位费。每个展位收取展位费3 500元。销售规模较大的供货企业如需要一个以上展位的，可提前告知所需展位，由省烟花爆竹登记办公室统一做出安排。销售规模较小的供货企业，可以两家合用一个展位。展位费用由浙江元通广告有限公司统一收取。参展单位可将展位费用汇入该公司账号。开户行：杭州市商业银行朝晖支行，账号：7492810006×××。也可报到时支付。
3.会务费。包括会场租用费、交通费、资料费等项支出。省内批发经营单位和省内外供货生产企业每人收取会务费500元。由会务组统一收取。
2.某单位召开新产品技术研讨会，内容包括组织专家讲座和技术演示等，领导安排秘书小宋拟写此次会议经费预算，请问这个预算应该包括哪些内容？
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