准备会议材料

一、引入案例

秘书李婷的困惑

　　北京瑞达有限公司召开董事会会议，讨论从国外引进化工生产设备的问题。秘书李婷负责为与会董事准备会议所需文件资料。因有多家国外公司竞标，所以材料很多。李婷由于时间仓促，就为每位董事准备了一个文件夹，将所有材料放入文件夹。有两位董事在会前回复说将有事不能参加会议，于是李婷就未准备他们的资料，不想，正式开会时其中的一位又赶了过来。结果，会上有的董事因没有资料可看而无法发表意见，有的董事面对一大摞资料，却不知如何找到想看的资料，使会议进行得很不顺利。在会议文件资料中，有三份是征求意见稿，需要在会后清退，但因李婷忽略了这个问题，致使会后与会董事在不知情的情况下把文件带走。应该如何准备会议资料呢？秘书李婷陷入了困惑之中。

　　问题：

　　1.秘书李婷应该怎么做才能避免这种情况出现？

　　2.秘书应该如何准备会议材料？

　　3.一般性的会议，应该准备哪些会议材料？

二、知识介绍

　　会议文件的准备是会议召开前准备工作的一项重要内容，需要秘书人员认真、仔细、周到地加以安排。会议材料的准备与会议能否圆满成功关系极大。

　　会前需准备的会议材料有：(1)会议的指导性文件。即明确会议的指导思想和主题、提出会议目标和任务的会议文件。如上级下发的政策性和工作部署性文件、上级指示文书、本次开会起因文书等。(2)会议的主题文件。如领导人讲话稿、代表发言材料、经验介绍材料等。包括开幕式讲话、主题报告、专题报告、专门文件、大会发言、选举结果、正式决议、闭幕式讲话等。(3)会议程序文件。包括议程文书、日程安排、选举程序、表决程序等。(4)会议参考文件。如统计报表、技术资料、代表提案、公务书信、群众来信、与会代表来信和各类来访的书面材料。(5)会议管理文件。包括会议通知、开会须知、议事规则、证件、保密制度、作息时间、生活管理等。

　　准备会议物品和设施主要包括常用文具、印刷设备、会场基本设施、会场装饰用品、视听器材、通信设施、交通工具、生活卫生用品、专门用品等。

(一)准备领导发言稿

　　领导发言稿一般包括开幕词、祝酒词、闭幕词、讲话稿。秘书首先向发言人确认发言稿由谁来写，如果是他本人或其本人指定的他人(如其秘书)来写，会务组就不需为其准备发言稿。如果需由举办方来写，那么就需注意以下几个要点：

　　1.开幕词

　　开幕词是各级党政机关、社会团体、企事业单位在会议开始时，由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。这种讲话，说明开会宗旨，简介会议情况。一些重要的开幕词具有较强的指导作用或深远意义。要求语言简短有力，富有鼓动性和说服力。

　　(1)开幕词的内容

　　标题：会议名称加“开幕词”，或只写“开幕词”。

　　日期：用圆括号标于标题正下方。

　　称谓：“同志们”、“各位来宾”等。

　　正文：宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等；提出对与会者的希望与要求；最后是祝词。

　　(2)开幕词的特点

　　①宣传性。宣传性就是在开幕词中郑重宣告会议正式开幕，给会议造成一种隆重气氛。

　　②提示性。提示性就是在开幕词中明确交代会议的议程，扼要说明会议的开法、原则，交代会议的主要精神，起到点题作用。这样的提法使与会人员明确会议主题，做到心中有数，便于积极主动地参与。

　　③指导性。指导性就是在开幕词中阐明会议宗旨，提出会议任务，说明会议目的及指导思想和重要意义，要求把整个会议的基本精神概括出来，这对开好会议将起到重要的指导作用。

　　④简短性。简短性是指开幕词篇幅要求简短，内容切忌重复、罗嗦，语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼，语气要热情、友好。

　　2.祝酒词

　　祝酒词是在重大庆典、友好往来的宴会上发表的讲话。宴会上祝酒，是招待宾客的礼仪。一般来说，主宾均要致祝酒词。主方的祝酒词主要是表示对来宾的欢迎；客方的祝酒词主要是表示对主方的谢意。如果出于某种需要，也可在祝酒词中做出符合宴会氛围的深沉、委婉或幽默的表达。

　　祝酒词以酒为媒介，加之以热烈的语言，会为酒会平添友好的气氛。

　　(1)祝酒词特点

　　①祝愿性。祝愿事情的成功或祝愿美好、幸福。

　　②简洁性。祝酒词因其场合比较隆重或热闹，因此不宜太长，言词要简洁而有吸引力。

　　(2)祝酒词的写法

　　开头部分或表欢迎、问候或表感谢。主体部分根据宴请的对象、宴会的性质，简略地表述主人必要的想法、观点、立场和意见，既可以追述已经获得的成绩，也可以畅叙友情发展的历史，还可以展望未来。结尾可用“让我们为……干杯”或以“为了……让我们干杯”表达礼节性的祝愿。写作上的要求也大致与欢迎词、欢送词相同。

　　3.讲话稿

　　讲话稿是领导人在开会中所作的讲话的稿件，表现领导人对会议的指示和关心，往往是会议的补充报告。

　　讲话稿的写法，就内容来讲，应注意以下几点：

　　①肯定会议的重要性。

　　②评价过去的工作。

　　③点出当前值得注意的问题。

　　④指明今后的方向和目标。

　　⑤评价会议中心议题。

　　⑥提出原则性的意见，向大会提出希望。

　　就形式来讲应分标题、正文、结尾三部分。

　　4.闭幕词

　　闭幕词是党政机关、群众团体、企事业单位举行隆重会议闭幕时，由有关领导向会议所作的总结性讲话。

　　(1)闭幕词的特点

　　①评估性。评估性就是在闭幕词中，要求对整个会议做出总的评价，恰当肯定会议的重大成果，正确评估会议的深远影响，从而激励与会人员的斗志，增强其贯彻会议精神的信心与决心。

　　②总结性。总结性就是在闭幕词中，要对会议的主要内容和基本精神进行简要总结。通常要概括会议的进程，如完成了哪些议题，做了哪几件事情，每项议题以及今后的任务是什么，会后怎样贯彻会议精神等，使与会人员对会议有更加全面、深刻的了解和掌握，以便会后更加全面、正确、充满信心地贯彻会议的主要内容和基本精神。

　　(2)闭幕词的基本写法

　　闭幕词的写法相对开幕词而言形式可更灵活一些，没有固定形式。

　　一般来说，闭幕词主要包括以下内容：

　　①对会议完成任务的概括。

　　②对会议的评价。

　　③对服务部门与人员的感谢。

　　(3)写闭幕词应注意的问题

　　跟踪会议进程，掌握会议的全面情况，搜集会议的主要文字材料。从会议开始就要做好写作准备，尽早构思，适时动笔，不一定等到闭幕前夕撰写，那样一般都会仓促急切，影响撰写质量。

　　从会议实际情况出发，紧密结合中心议题进行阐述，不能游离主题妄加议论。

　　要针对会议的主要内容，予以阐述和肯定，同时，要注意与会议开幕词前后呼应。

　　补充会议内容，适当深化和发挥，但必须是与会议议题有关的事情。闭幕词既是对会议的总结和评价，又可以是对会议精神的延伸和补充，对于会议虽未展开，但已认识到的重要问题，应当在闭幕词中提到，适当强调，作必要发挥。

　　高度综合概括，富有鼓动性和号召力。会议已近尾声，不必重复议论。无论是总结成果，还是提出要求，都应简洁明了、点到为止，不要拖泥带水，切忌画蛇添足。同时，行文要灌注热情，号召有力，语调昂扬，使会议在高潮中圆满结束。

(二)起草会议报告、决议草案

　　会议报告是会议文件的一种。会议报告一般指领导人代表机关或组织依法律规定或惯例向权力机构或有关代表会议所做的工作汇报。一经会议讨论通过，会议报告便由陈述性文件转化为领导指导性文件，成为指导和保证会议成功的主要文件，成为引导代表展开讨论的重要基础，会后将成为有关方面工作的纲领。秘书需要对在会议中讨论的决议进行起草，并经领导审核后，提交大会讨论通过，形成正式决议。

　　会议报告的内容主要包括：

　　标题：可采用正、副标题的形式(正标题概括报告的中心内容，副标题标出会议名称，作者名称置于其下)；或写为“×××在××工作会议上所做的报告”。

　　成文日期：用圆括号标于标题之下(如作者单列，则标于作者之下)。

　　称谓：“各位代表”、“同志们”等。

　　正文：阐述会议的性质、任务、意义；总结过去的工作，提出当前及今后的任务与方法措施，以及提请会议讨论的问题并附上自己的初步意见；通常以发出号召结束全文。

　　另外，根据单位特点及会议性质确定随会议发送的其他材料，如公司简介、年度报告、产品介绍、办公用品等。

(三)准备会议材料的要求

　　1.秘书草拟会议所需要的文件目录，向领导确认后，开始准备。

　　2.按照与会人员名单，准备好每人一个文件袋。如有必要可在文件袋上写上与会者的姓名，并注明“会议文件”等字样。

　　3.认真校对会议文件。文件校对工作实际上是文件印制前的一个重要环节。文件的校对是一件非常细致的工作，要求杜绝差错，切实保证文件正文文字准确。校对时还应同时检查文件结构的各个组成部分、各种标记及文件的格式。因此，要求秘书在校对文件时要严肃认真、耐心细致、一丝不苟。唯有如此，才能把好会议文件的文字关，确保文件的质量。

　　4.做好会议文件的分发工作。有些会议文件需要在会议召开之前发给与会者，有些则在会议召开时分发。但无论何时分发，都应尽量提前做好文件分发的准备工作。

　　5.分发重要文件一般要编号、登记。文件编号通常印在文件首页的左上角处。字体字号应有别于文件正文。具有保密内容的文件，还要注明密级。

　　6.一些征求意见稿，或保密性文件，需要在会后退回的，则应附上一份文件清退目录或清退要求的说明。

　　7.秘书整理好文件资料后，应该将所有的会议资料如讲话稿、会议报告、决议草案等相关资料，系统整理，制作文件资料目录，统一放在文件袋中，发放给与会人员。

　　8.分装文件要认真、细致，不能出现漏装或重装的情况。对于需要提前发出的文件，要在封皮上仔细填写好收件人的姓名、地址与邮政编码，按照会议的时限要求与保密程度选择适当的文件传递方式。

(四)准备会议物品和设施

　　会务组人员在准备会议文字材料的同时，还要准备会议所必需的物品与设施。

　　1.会议用品和设施的种类

　　(1)常用文具。如笔、墨、纸、簿册等常用文具。

　　(2)印刷设备。如打字机、打印机、扫描仪、复印机等。

　　(3)会场基本设施。如桌椅、照明电器、通风机、卫生用具、安全通道、消防设施等。

　　(4)会场装饰用品。如花卉、旗帜、会标、会徽、画像、标语口号。

　　(5)视听器材。如麦克风、幻灯机、投影仪、黑(白)板、电子书写板、摄像机、录音机、磁带、软盘、光盘、同声翻译系统等。

　　常用视听器材有以下几种：

　　①麦克风。麦克风是会议必需的设备，它主要有以下几种类型：

　　微型麦克风。这种麦克风需要挂在脖子上或夹在衣领上，演讲人还可以四处走动，而不会影响声音传送。

　　手持麦克风。它是一种传统形式的扩音器，电线可有可无。

　　固定桌面麦克风。固定安放在讲台或桌子上的麦克风，演讲人讲话时不能离开讲台，限制了演讲人的行动。

　　落地式麦克风。这种麦克风放置在可伸缩的金属架上。

　　麦克风、音控台和音箱是会议室最基本的音响设备之一，使用时不应出现失真或发出尖鸣等现象。如果活动室需要安置一个便携式音响系统，就要检查一下音响的质量情况，传音效果差的音响系统会对会议效果产生不利影响。

　　②屏幕。屏幕可以是固定在墙上的墙式屏幕，用时放下，不用时可卷起，也可以是可移动的三脚架式的屏幕。由金属材料制成的固定三角架能放在会议室的任何地方，具有灵活、轻便、多功能的特点，常用于小型会议。

　　③投影仪。投影仪在教学中很普遍，在会议中也经常使用。投影仪与电脑连接，即可将电脑中的资料投到屏幕上。

　　④激光笔。激光笔只有一支香烟大小，是利用激光原理制成的，可以发出红色光点，投射到白板、银幕或其他对象物上，起指示作用。它光束集中，投射距离可达100米之远，不阻挡视线，可以替代教鞭，让使用者在会议厅移动的范围大且灵活。它需要使用纽扣电池。

　　⑤幻灯机。幻灯机近年来有了很大的改进，倒置插入的幻灯片已逐渐被幻灯片盘所取代。只要将幻灯片正确放入幻灯片盘，就可以自动操作。随着手提电脑与投影仪的日益普及，幻灯机的使用率也越来越小。

　　⑥幕后投影仪。幕后投影仪放置于屏幕后面，从会议室的座位上是看不见它的。一般在屏幕后需要6.1米的空间。虽然图像不如幕前放映机放得那么清楚，但是可使会议室看上去很整洁，因为屏幕后所有的设备都看不见。

　　⑦录像机、闭路电视。与会者可以离开会议室，到接有装置的地方收看电视录像。录像磁带在培训会议中被广泛使用，这是声音与图像的结合体。它事先录下演讲内容的声音和图像，可以重复播放。

　　⑧DVD机。用于放映光盘，取代录像机。其自身体积小，操作方便，所放的光盘小而薄，可压缩进大量图文、声像信息，而且清晰、保真，制作价格也不贵，而且便于携带。

　　⑨会议同声传译设备。包括：红外线译音，这是由电声转为光再复原为电声的一种较先进的译音设备；有线译音，这套设备只适合固定会场使用；无线译音，这套设备具有体积小、重量轻、携带方便、安装操作简单等特点。

　　⑩可视电话会议系统。开发电脑、电视和电话功能，使之互相匹配，能同时传输声音、数据和图像，这种集声音、数据、图像于一体的通信设备，就是可视电话会议系统，即会议电视。其基本特征是：可以在两个或两个以上地点实时传递点对点或一点对多点的活动图像和声音，还可以传递文件、图表、照片和实物的图像。它能将相隔很远的多个会议室连接起来，使各方与会人员不仅可以听到声音，还可看到图像，可以“面对面”交谈，适合于召开各种会议和现场交流。

　　电视大幕墙。电视屏幕墙成为一种新型的会议视听设备，其高科技特点体现在它的图像大且十分清晰，色彩鲜艳，声音效果好，可连接电视、录像机、摄像机、电脑、VCD机等。与多媒体投影仪相比，电视屏幕墙放映的图像巨大，适合大型会议，让距离较远的与会人员看得清楚，还能同步播放现场会议情况。

　　(6)通信设施。如传真机、电话机、电视机、计算机以及相应的通信网络设施。

　　(7)交通工具。如小轿车、大巴士等接送与会者的车辆。

　　(8)生活卫生用品。如茶水、茶杯、毛巾以及其他食宿用品。

　　(9)专门用品。即专门性会议上所使用的物品，如颁奖的奖品与证书，选举的选票、投票箱、开幕式剪彩时用的彩带和剪刀等。

　　2.准备会议用品与设备的要求

　　会议用品与设备在会前完成配齐调试工作。

　　(1)制定计划

　　会务工作机构或会务工作人员应根据会议的日程、议程与预算等制定详细有关物品和设备的使用计划。计划应当写明：所需物品和设备的清单，包括名称、型号、数量；物品和设备的来源如租借、调用、采购等，以及所需的费用。会议用品和设备的使用计划应该作为会议预案的附件，报请会议的领导机构审定。

　　(2)落实专人负责

　　会议物品的购买可以由会议负责机构或人员购置，也可列清单交由公司规定的部门如采购部购置。设备的准备、安装、调试和使用是一项技术性很强的工作，准备是否充分，安装调试是否到位，对会议能否顺利进行影响甚大，不能有半点差错。因此，一定要落实专人负责此项工作，必要时应配备一定数量的技术人员。

　　(3)实用节约为本

　　实用和节约是准备会议物品和设备的重要原则。要严格按照会议的经费预算执行，提倡节约开会，反对追求豪华、奢侈。

三、实用范例

　　[例1]　背景材料

　　北京天瑞股份有限公司承办了一个全国性的500人参加的大型会议，大会秘书组在向会议代表分发资料时，才发现大大小小的资料共12份，礼品1份，笔记本与水笔各1个，但准备的文件袋太小，根本装不下，只好让与会人员用手抱着一大叠材料进入会场，场面一片混乱。

　　案例分析：

　　秘书在整理会议材料时应该做到：

　　(1)秘书将会议所需材料准备齐全后，应该将所有的会议材料如讲话稿、会议报告、决议草案等材料，做系统整理。

　　(2)制作文件资料目录。

　　(3)将所有的文件材料、物品等统一放在文件袋或手提袋中。

　　以上工作应该在会务人员到会场前完成。

　　[例2]　开幕词

在中国国际汽车展览会开幕式上的讲话

　　女士们、先生们、同志们、各位来宾：

　　早上好！由新加坡汽车有限公司主办、中国汽车协会与我分会所属的上海市国际贸易信息和展览公司承办的“中国国际汽车展览会”今天在这里开幕了。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会、中国国际商会上海分会表示热烈祝贺！向前来上海参展的西班牙、比利时以及我国各省、市、区的中外厂商表示热烈的欢迎！

　　本届展览会将集中展示具有国际水准的各类汽车产品及生产设备，为来自全国各地的科技人员提供一次不出国的技术考察机会，同时，也为海内外同行共同切磋技艺创造了条件。

　　朋友们、同志们，上海是中国最重要的工业基地之一，也是经济、金融、贸易、科技和信息中心。上海作为长江流域乃至全国对外开放的重要窗口，将实行全方位开放。我国政府已将浦东的开发开放列为中国今后十年发展的重点。上海将进一步改善投资环境，扩大与各国各地区的合作领域。我真诚地欢迎各位展商到上海的开发区和浦东新区参观，寻求贸易和投资机会，寻找合作伙伴，作为上海市的对外商会——中国国际贸易促进会上海市分会——将为各位朋友提供卓有成效的服务。

　　最后，预祝“中国国际汽车展览会”圆满成功！感谢大家！

　　[例3]　祝酒词

祝酒词

女士们、先生们、各位朋友、各位来宾：

　　晚上好！“中国国际汽车展览会”今天开幕了。今晚，我们有机会同各界朋友欢聚，感到很高兴。我谨代表中国国际贸易促进委员会上海市分会，对各位朋友光临我们的招待会，表示热烈欢迎！

　　“中国国际汽车展览会”自上午开幕以来，已引起了我市及外地科技人员的浓厚兴趣。这次展览会在上海举行，为来自全国各地的科技人员提供了经济技术交流的好机会。我相信，展览会在推动这一领域的技术进步以及经济贸易的发展方面将起到积极作用。

　　今晚，各国朋友欢聚一堂，我希望中外同行广交朋友，寻求合作，共同度过一个愉快的夜晚。

　　最后，请大家举杯，

　　为“中国国际汽车展览会”的圆满成功，

　　为朋友们的健康，

　　干杯！

　　[例4]　闭幕词

××市人大会议闭幕词

各位代表：

　　市十二届人民代表大会第五次会议，经过与会代表的共同努力，审议批准了政府工作报告等六个报告，补选了两名市人大常委会委员，通过了两个专门委员会主任委员人选和部分专门委员会委员人选，顺利完成了大会各项议程，取得了圆满成功。这次会议是一次民主、团结、鼓劲、奋进的大会。

　　会议期间，代表们以高度的政治责任感和主人翁精神，认真履行宪法和法律赋予的职责，畅所欲言，共商富民兴市大计。会议通过的各项决议，充分体现了全市人民的意志和愿望。这次会议的圆满成功，对进一步动员和激励全市人民，为全面完成今年的各项任务，开创××市新局面，必将产生重要的作用。

　　今年是全面贯彻落实党的十六大精神的第一年……我们要围绕推进依法治市进程，围绕全市工作大局，理清思路、突出重点、团结奋进，努力开创各项工作的新局面……我们要团结一致，开拓创新，为加快树立新形象、实现新跨越……为实现全面建设小康社会的目标而努力奋斗！

　　最后，我代表大会主席团和全体代表，向为这次大会成功召开而辛勤劳动的全体工作人员和新闻工作者，表示衷心的感谢！祝大家身体健康，工作顺利！

　　谢谢大家。

四、实践训练

　　训练一：

　　1.背景材料

　　2010年7月28日，招商银行广州荔湾支行(原上下九支行)举行了迁址暨开业庆典仪式，分行廖维卫副行长、艾东副行长、朱黎明副行长、吴柏涛行长助理以及分行各部室负责人特地前来，与荔湾支行全体干部员工共庆新址开业。

　　庆典当日，荔湾支行布置得喜气洋洋，彩旗招展，鼓声震天，小广场前的巨幅金葵花背景大幕上“招商银行广州荔湾支行迁址暨开业仪式”的字样赫然入目。应邀出席庆典的嘉宾有荔湾区委、区政府相关领导、社会各界朋友以及支行所邀的VIP客户近200人，热闹非凡。廖维卫副行长代表分行党委对荔湾支行自成立5年多来所取得的成绩表示祝贺，对全体员工的付出表示感谢，同时，对荔湾支行未来的发展寄予了厚望。荔湾区政府蓝小环副区长、广州温州商会朱清国会长分别代表区政府及客户嘉宾送上了祝福，并希望良好的多方合作关系能长长久久。

　　2.训练要求

　　(1)教师安排班级的两个组(约20人)配合将上述案例演练出来。

　　(2)学生自己准备训练需要用的物品。

　　3.操作指引

　　(1)两个小组共同布置会场，会场要突出喜庆的气氛；

　　(2)需要准备邀请函、领导的发言稿、彩带等物品。

　　4.小结

　　开业庆典活动是公司面向外部的隆重的商业活动，稍有差错，就会影响到公司的形象。因此，会务人员考虑问题要细致周到，精心做好会场的布置、人员邀请、发言稿等各项会务工作。

　　训练二：

　　1.背景材料

　　金秋十月，贵校要举行第六届秋季运动会，请为校长写一份在运动会开幕式上的讲话。

　　2.训练要求

　　开幕词字数不少于200字，语言要求口语化、富有感情色彩，又要求生动活泼，语气要热情、友好。

　　3.操作指引

　　教师随机抽取两到三名同学到讲台上，以校长的身份向同学们致开幕词，教师对学生的文稿及演讲进行评判。

　　4.小结

　　开幕词是由会议主持人或主要领导人向大会所做的重要讲话。这种讲话，说明开会宗旨，简介会议情况。一些重要的开幕词具有较强的指导作用或深远意义。要求语言简短有力，富有鼓动性和说服力。

　　开幕词的内容包括：标题、日期、称谓、正文、祝词。正文又包括宣布会议开幕，简述会议的背景、目的、主要任务等；提出对与会者的希望与要求等。

五、课外练习

　　1.金秋十月，贵校举行的第六届秋季运动会要结束了，请为校长写一份在运动会闭幕式上的讲话。

　　2.某公司将举行一次表彰大会，受表彰部门有5个，受表彰个人有10人。请问秘书应准备哪些会议材料？

　　3.西北某公司根据市里关于加快招商引资的指示，准备召开一个大型的招商引资洽谈会，邀请了市里的有关领导参加开幕式，并做重要讲话。你作为此次会议的主要筹备人员，应该准备哪些会议材料？