制发会议证件

一、引入案例

人大会议参会证件知多少

　　2010年1月15日，记者就某市召开两会中的证件进行了统计。活跃在“两会”现场的除了人大代表和政协委员外，还有列席人员、旁听人员、各媒体的文字和摄影记者，除此之外还有大量的工作人员，包括秘书组、会务组、宣传组、议案组、信访组、安全组、警卫组等人员。按照大会规定，所有参会人员必须持证进出各类会场和代表团驻地。

　　问题：

　　1.会议为什么需要证件？

　　2.是不是所有的会议都需要制作证件？

　　3.证件一般包括哪些类型？

　　4.如何制作证件？

二、知识介绍

　　制发证件，应视具体条件“因地制宜”，不可只追求一种模式。有些会议不排座次，就不必排座号。有些大型会议，可以搞普通入场券性质的证件。特别应注意，对于一些重要的、保密性强的、需要开几天的大型会议，不但要有正规的证件，而且要在证件上贴本人照片，并加盖钢印。

(一)会议证件概述

　　1.会议证件的概念

　　会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。一般来说，制发证件只限于大型会议或重要会议，而通常的小型会议，不必制发证件。

　　2.会议证件的作用

　　(1)表明会议期间各种人员的身份，便于接待和会场的管理。

　　(2)便于代表之间的相互辨认和联系、交流。

　　(3)凭证出入会场，保证会议安全。

　　(4)便于统计出席人数。

　　(5)给与会者留作纪念。

　　3.会议证件的种类

　　会议证件是会议举行期间供与会人员与工作人员以及其他相关人员佩戴使用的证件，包括出席证、列席证、旁听证、来宾证(或嘉宾证)、记者证、工作证、随从证、保安证、配偶证、签到证等。

(二)会议证件上的内容

　　会议证件上通常包括以下内容，制作会议证件时，可根据会议情况进行取舍。

　　1.会议名称，必须写全称。法定性会议通常使用比较严谨的字体，如黑体、宋体等。如果是学术会议、庆祝会议等一些非法定性会议，可以使用具有艺术性的字体。

　　2.会徽。会议如有会徽，可将其印在会议证件上，如党徽、国徽。纪念会可以用画像代替。

　　3.姓名。写现名，不写曾用名。

　　4.照片。半身免冠照片。

　　5.证件种类，即标明“出席证”、“列席证”等。要用较大的字号，醒目标志。

　　6.组别或代表团名称。

　　7.证件编号，如与签到证合制，可用一组数码代表与会者的姓名、性别、身份、来自地区、组别等信息，便于用自动签到机签到。

　　8.会议日期。

　　有特殊要求的会议证件还可以设计一些特殊的标记。

(三)证件的样式与制作

　　根据需要选择不同类型的证件样式。

　　1.佩戴在与会者身上的证件

　　(1)黏性标签。比较经济、方便，但它们可能由于粘贴在衣服上而留下痕迹。

　　(2)系带的卡片。比较经济，戴取方便，但可能在衣服上晃动。

　　(3)有夹子的卡片。成本略高，它们能更换塑料封里面的标签而重复使用，并能移动夹在衣服的不同部位。

　　2.台签式的姓名卡片(“桌签”)

　　桌签是开会的时候放在桌子上使用的。

　　(1)桌签的制作：会议桌签是在会议活动中标明桌号和就座人身份的标签，多用于座谈会、茶话会等会议。

　　(2)桌签的种类：

　　一种是标明桌号，即桌签上用阿拉伯数字标出；另一种是在桌签之上标明在此桌就座人员的身份，如“记者席”、“演员席”等。

　　3.坐签式的姓名卡片(“坐签”)

　　坐签就是会务人员在会议的各席位上标明就座人姓名的标签。

　　(1)坐签的制作：会议坐签一般是在一些有较高级别的领导人员参加的会议及各种宴会、招待会上，为主席台就座人员标明座次及引导与会人员就座时使用的。

　　(2)常见的坐签形式有：

　　①插入型，硬质透明塑料做成的三棱柱体或中间可夹住纸片的倒T型，只要在中间插入写有就座人姓名的纸片即可。

　　②卡片型或折叠型，多在一些宴会和招待会上使用。这种坐签是用卡片纸做材料，按适当的规格剪成长方形，然后再将一端剪成锥形，将锥形部分向后折90°，平放于桌上，写上就座人姓名即可。

(四)会场路线指示牌或会场周边设施图

　　如果是日常的工作会议，与会人员对会议地点很清楚，就没有必要放置方向标志了。如果是对外的会议，则组织者要为参加者提供具体的地点示意图，使与会人员能够以最便捷的路线抵达会场而不至于在陌生的环境中不知所措。

　　1.制作会场指示牌。要力求准确，尤其是乘车路线，要写全并写清站名和车名。可先在通知、请柬或邀请函中附带到达会场的地图或路线示意图。待与会人员到会场后，再发放具体的会场示意图或会场周边设施图。在会场门前最好树立指示标牌，指引与会人员进入会场或安排专门的人员在会场门前引导。

　　2.制作会场指示牌注意事项

　　(1)庆典性的会议和招待性的会议，指示方向的标志的内容大多是“会议室请往这边走”，然后下加一个箭头指明方向。

　　(2)如果是商品展销性的会议，由于展台的种类和数量很多，不容易找到。这种情况下会务工作人员应首先把同类的展台安排在一起，在门口处放置一个大的展台分布图，然后在一些容易走错的地方放置一些小的标志，内容是“××展台请往右走”，这样就使人很容易找到想去的展台。

(五)证件设计注意事项

　　1. 内容设计上要有会议的名称、与会者姓名、称呼(先生、女士、小姐等)、身份(职务、职称等)、组织或公司的名称。

　　2. 在设计上应区分正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾等与会者的不同身份。

　　3. 重要的大型会议要在证件上贴上本人的照片，并加盖印章。为了便于辨认会场内各种人员的身份，同一会议的不同证件应当用不同的颜色和字体相区别。

　　4. 应注意根据公司不同的文化理念设计会议证件或姓名卡片。有的公司强调区分不同职务、地位人员的身份；有的公司则强调所有员工的平等。

　　5. 姓名卡片的大小式样应注意经济适用美观大方。

　　6. 姓名卡片在会议的接待区向与会人员发放，并在主席台等必要的地方放置台签式姓名卡片。

　　7. 会议证件的设计格调要与会议的性质和气氛相适应。例如，庆祝会、代表大会的代表证可以采用红色衬底，以体现喜庆的气氛，学术性会议可以采用蓝色衬底。

　　8. 涉外会议证件可用中文和外文两种文字，外文排在中文下方。

三、实用范例

　　[例1]

　　新加坡中侨集团日升培训机构为学员制作的坐签，非常简单，只需沿中间的线折叠，放在桌面上，就成了一个非常美观大方的坐签。

　　[例2]

　　2004年商务统计国际研讨会在北京大学光华管理学院召开，参会人员有正式代表、列席代表、工作人员、特邀嘉宾，而组织单位则分别用了深红色、蓝色、黄色、紫色的系带的卡片。内容有会议名称、会议时间、参会身份、姓名、单位、会议的LOGO、光华管理学院的LOGO。

　　[例3]

2002年东北亚经济论坛工作手册中关于会议证件的规定

会议证件制作及发放管理规定

　　为使全体与会代表及工作人员在会议期间有序地出席活动，顺利地开展工作，特就会议证件制作及发放管理作如下规定：

　　一、证件种类

　　按与会和工作人员类别，组委会分别制作嘉宾证、代表证、代表副证、列席证、随员证、组委会工作证、陪同证、工作证、译员证、记者证和志愿者证，共计11种证件，供与会人员和工作人员在会议期间使用。

　　嘉宾证适用于国内外与会嘉宾；代表证适用于国内外与会代表和不出席会议的市(厅)级领导；代表副证适用于国内外来宾的夫人(无证件名称，图案颜色与代表证相同)；列席证适用于国内外来宾的重要随员；随员证适用于国内外来宾的秘书、司机等随行人员；组委会工作证适用于组委会工作人员(证件名称为：组委会综合，组委会会务，组委会新闻)；陪同证适用于陪同团成员；工作证适用于大会工作人员、市领导司机及大会调用的司机；译员证适用于大会调用及有关接待单位选调的翻译人员；记者证适于中外参会记者；志愿者证适用于大会组委会调用的志愿服务人员。

　　除代表副证外，其他各类证件均注明证件名称和持证人的姓名、单位、职务。国外来宾的夫人只注明“×××夫人”。

　　二、证件使用

　　会议期间，与会人员和工作人员凭组委会统一提供的证件出入相关场所。

　　1.凭嘉宾证，可出入会见、会议、住所、餐厅和其他相关的会议活动场所。

　　2.代表证、代表副证、列席证，可出入会议、住所、餐厅和其他相关的会议活动场所。

　　3.凭随员证，可出入相关会议、所随嘉宾和代表的住所、餐厅及其他相关的会议活动场所。

　　4.凭组委会工作证，可出入所有会议、活动场所。

　　5.凭工作证，可出入所陪同来宾所住宾馆的大堂、餐厅及相关活动场所，不得出入来宾房间，确因工作需要联络客人，由公安保卫人员负责联系，在指定地点见面。

　　6.凭陪同证、译员证，可随所陪同来宾出入相关场所。

　　7.凭记者证，可出入嘉宾和代表所住宾馆、餐厅、相关会议和活动场所。

　　8.凭志愿者证，可出入合庆山庄、金海湾国际饭店，参加相关活动的服务。

　　三、发放管理

　　1.组委会责成会务接待部统一负责所有会议证件的制作及发放管理。

　　2.办理证件必须提供持证人姓名、单位、职务和1张2寸照片。

　　3.会务接待部要严格审核把关，凡不符合条件人员一律不得办理和发放证件。

四、实践训练

　　训练一：

　　1.背景材料

　　某上市公司在公司2号会议室召开2010年度股东大会，由于秘书忘记制作摆放会场指示牌，部分股东在寻找会场时很费周折，以至于走到了其他部门，董事会秘书处遭到了其他部门的投诉。

　　2.训练要求

　　(1)要求学生讨论如何才能使与会者顺利地找到会场。

　　(2)每位学生制作一个会场指示牌。

　　3.操作指引

　　会场指示牌参考样式如下：

　　4.小结

　　仅仅在会议通知中说明会址是不够的。为了使与会人员到达会址后，能够顺利找到会场，会务人员还要注意以下几种方法：

　　(1)在会议通知中，详细标明会场路线，最好用简明的路线图表示。

　　(2)在与会人员下车处，张贴会场路线图。

　　(3)在单位的大门口或一些转弯处等，安排会务服务人员，指引路线，但这样耗费的人力较多。

　　(4)制作摆放会场指示牌。指示牌上内容要使与会人员一目了然。摆放时，注意均要摆放在与会人员刚下车的地方、转弯处、路口处等容易走错的地方。

五、课外练习

　　1.宏达公司的新产品发布会即将开始，总经理秘书王丽正站在会议大厅的入口处，她一边做着最后的检查，一边在等着嘉宾的到来。她发现主席台上放置的名签有问题，一位董事因故不能前来，名签却没有撤掉，而另一位嘉宾刚刚打电话说要来，名签还未准备好，此时嘉宾已陆续到来。请问如果你是总经理秘书王丽，你接下来应该怎么做？

　　2.你单位要举行一个全国性的大型会议，出席会议的有正式代表、列席代表、嘉宾、记者等人员，请你设计制作与会人员佩戴的会议证件。