会议交通服务

一、 引入案例

大客车少了一辆

　　2010年，某市召开经济工作会议，安排与会人员参观几家企业，需要8辆大客车。头一天办公室将安排车辆的任务分别落实到个人，可第二天早上参观用车却只到了7辆，而安排车辆的同志人人都说自己安排的车辆已经到位，后经分别追查才得知，原来有两个人落实了同一辆车。这就是工作不细、大而化之造成失误的一个例子。虽然经过补救没有耽误工作，但当时的急忙慌乱可想而知。如果工作谨慎细致一点，提前将落实好的车辆的车牌号、车主姓名书面核对一下，是完全可以避免这种被动局面的。

　　问题：

　　1.会议交通服务的内容是什么？

　　2.会务工作人员如何才能做好会议用车的安排工作？

二、知识介绍

(一)会议交通管理的主要任务

　　1.会议交通管理的意义

　　大型会议与会人员的住地和会场不在一起的，要安排好会议期间的交通。会议的交通保障是项重要工作，应当尽力做好。会议交通管理是对会议车辆进行科学调配以保证会议用车的工作。它直接关系到与会人员的集体活动、会议组织的工作需要、特殊用车的批准使用，应引起会议工作人员的高度重视，否则就不能保证重点，满足需要，可能贻误会议的正常活动，甚至造成开不成会的严重后果。因此，要根据会期长短、与会人员数量多少等实际情况，本着既保证工作又勤俭节约的原则，做好交通安排。

　　交通管理的主要任务是车辆组织、用车制度、派车管理、车辆调度、租车管理、用车检查和驾驶人员的管理。组织车辆，应根据需要来安排。如果会议住地距会场较远，必须有车辆接送与会代表，那就要按与会人数尽可能组织足够的车辆，以保证会议的需要。对于集体活动用车，因为车多人多，必须加强派车管理、用车检查和驾驶员的管理，保证与会人员对号入座、有序乘车。零星用车，必须建立用车制度，规定用车的范围和任务，履行批准手续。至于领导干部用车，则应按规定予以保证。

　　2.会议交通管理的主要内容

　　对会议用车及与会人员交通事项的管理，以保证会议的顺利进行。其主要内容有：

　　(1)筹齐会议用车

　　如会议主办者车辆不够，可以调用其他单位车辆或租用车辆。

　　会议车辆的调用(租用)应严格遵循必要和合理的原则。做到既保证会议用车，又符合节俭的原则。

　　(2)拟定会议用车制度和纪律

　　大会用车或大会工作机构用车要提前预订，并履行必要的审批手续。参加会议人员办理与会议无关的公务和私事会议不供车，与会议无关的参观、游览，其交通费由个人自理。

　　(3)合理调度会议用车，确保会议进程按计划实施

　　要根据人员多少安排车辆，一般应配备轿车；如果人员较多，则应当换乘适合规模的旅行车，既要避免人员过挤，也要防止车辆过多。对所配车辆应严格检查。

　　会议秘书部门要会同行政后勤部门安排好会议交通用车，用车能固定的尽可能予以固定，如某一小组乘坐几号大车，哪几个人合用一辆小轿车等，防止差错。交通车辆的安排应以节俭、方便为原则，既要保证与会人员按时到会，又要注意节约和保证行车安全。会议要印发车辆通行证，并应指定专人负责会场周围的交通指挥和管理工作，做到秩序井然，防止交通事故。行政后勤部门要注意听取与会人员对交通安排的意见，及时研究改进。

　　(4)对驾驶人员的管理

　　要把调度一览表发给每一位司机，并且调度人员应该在每天刚上班的时候向司机再宣布一次当日的用车情况，特别是在原有的安排出现变化的时候，一定要当面向司机交代清楚。

　　如果车上配备了接待人员，司机一般应该听从接待人员的安排。当然，有经验的司机也可以向接待人员提供一些好的建议。只有双方相互配合、相互尊重，才可能圆满完成任务。另外还要合理安排司机的时间，不要任其疲劳驾驶，以免发生事故。

　　如果是接待外宾，对未接待过外宾的司机还应进行适当的培训。会议租用汽车的随车司机由出租单位发给伙食补助费或夜餐费。

　　(5)对车辆的维修、保养及汽油供应

　　会议租车和主办者调用本单位车辆需支付汽油费。

　　(6)对意外事故的应急处理措施等。

(二)会议交通安全的管理

　　会议交通安全的管理工作，任务繁重，责任重大，务必要配合保卫部门努力搞好。特别是大中型会议，停驶集中，交通管理复杂。随着社会主义现代化建设事业的发展，在各种车辆日益增多的情况下，更加不能忽视交通安全的各项管理工作。为了保证交通安全，必须大力做好车辆管理、交通指挥、道路管理和各种人员的教育工作。会场、住地附近，要开设必要的停车场，大车、小车、自行车、摩托车，都必须停放于指定地点，不得随处停车，必要时应设人看管。进出车辆必须服从交通指挥人员的管理，不得争先恐后。必要时应配备交通警察，现场指挥。行车路线必须明确划分，要人车分离、各行其道，不能混行。对机动车驾驶人员，必须进行慢行礼让的教育，不要与人流、自行车争道；对所有人员，都要进行交通制度的教育，不为一时争先而造成伤亡事故。

(三)会议车辆的停放管理

　　会议交通车辆的停放管理，主要任务是指挥到会车辆的集结与疏散，维护停车秩序，保证行车安全与畅通。秘书要协助相关领导或保安，从以下几个方面做好交通车辆的停放工作。

　　1.控制好停车所需场地

　　执行任务之前，应根据会议的性质和规模，充分估计车辆情况，如车类、车型及数量，有哪些首长、外宾车辆等。预先控制所需要场地，按照分类停放、保证重点、照顾一般的原则，划分停车区域，确定停车办法，制定来去的行驶路线。

　　2.确定指挥停车办法

　　指挥停车，要因地制宜，一般可采取三种形式停车：一是会场门前停车场地宽阔，可指挥车辆进入停车场地停车，客人下车；二是停车场地狭窄，乘车人又需要在会场门前下车，就要指挥车辆在会场门前停车下客，待客人下车后，立即指挥车辆到指定地点停放；三是领导、外宾活动场所门前不便停车，应事先在附近选择临时停车场地，待领导、外宾下车后，指挥车辆到指定地方停放。

　　3.车辆停放办法

　　车辆停放，应坚持五先五后的原则。先外宾，后内宾；先小车，后大车；先重点，后一般；先车队，后单车；先来停近，后来停远的原则。但要注意礼节和重点照顾的车辆安排。车辆停放排列应根据停车场的具体情况，主要有以下五种排列方法：

　　一是头尾相衔接，纵列依次停放。适用于车辆集中来集中去的各种会议代表乘坐的大车队和领导、外宾活动的小车队或宴会、欢迎会等，利用道路停车这种办法，能够保证车辆在散场时依次离开。

　　二是齐头平列，单横排停放。适用于集中来、分散走，分散来、分散走的各种晚会、展览会，这种会议活动因小车多应采取这种办法。不仅便于随时调车，保证与会人员分散退场，停车也安全、迅速，便于集结、疏散。有条件的场地应首先考虑采用这种方法。

　　三是斜排停放。车头向着去的方向斜排停放。适用于停车场地狭长，又紧靠建筑物的场合或在道路两侧停放时使用这种排列方法。有时外宾车队为了美观也采用这种停车方法。

　　四是方阵停放。车辆横成行竖成列停放，适用于集中来、集中去的大型会议，在车辆多、场地小或场地短而宽的情况下，也采用这种停放方法。

　　五是主要领导和主宾车辆单排，与一般车辆停放分离，照顾重点、兼顾一般。

　　上述停车方法应根据情况灵活安排，目的是为了缩短停放时间，争取一次性停好，集结得快，疏散方便，安全畅通，符合礼仪。

三、实用范例

　　白云公司定于2010年1月20~23日在新京大厦召开新产品发布会。与会人员预计200人。办公室主任安排秘书小李负责会议交通工作，建议小李参考公司以往会议用车处理的方法。

　　1.筹齐会议用车

　　租用空调巴士4辆，7座面包车3辆，5座小轿车4辆。

　　2.拟定会议用车制度

　　(1)大会用车履行必要的审批手续。

　　(2)与会人员办理与会议无关的公私事务不提供车辆服务。

　　3.合理调度会议用车

　　小轿车、面包车、空调巴士的编号为1~11。拟定乘车名单，编成小组，安排固定的车辆。

　　4.确定车辆停放办法

　　根据停车场的具体情况安排。

四、实践训练

　　1.背景材料

2010年中国国际消费电子博览会在青岛开幕

　　2010年7月8日，中国国际消费电子博览会(SINOCES)在青岛拉开帷幕。503家全球消费电子企业、900余家全球零售巨头及机构、数百余名政企高层、业内专家将齐聚SINOCES，共同探讨产业发展趋势，把握市场机遇。

　　在全球主流的消费电子展中，SINOCES实现了连续多年不间断增长。本届SINOCES设置了3D平板显示、绿色环保、政府采购、家电下乡、3G通讯、工业设计、电子商务及三网融合体验等八大特色展区，吸引了全球503家电子企业参展参会，同比增长近12%；参展面积将达4万平方米，展位数高达1 550个，成为SINOCES自举办以来规模最大的一届。

　　2.操作指引

　　(1)以班级的每个小组为一个会议交通服务小组，将桌子摆放成会议桌的形式，以“如何做好会议的交通服务工作”为题召开20分钟的会议，一人做会议记录。

　　(2)会议结束后，记录人员将本组的会议记录向班级全体同学口头汇报，并将会议记录交任课教师，记为小组平时成绩。

　　3.小结

　　本次会议的交通服务主要内容如下：

　　(1)筹齐会议用车。可租用旅行车、面包车、轿车等。

　　(2)拟定会议用车制度。

　　(3)合理调度会议用车。

　　(4)把调度一览表发给司机。

　　(5)拟定意外事故的应急措施。

　　(6)确定指挥停车办法。

　　(7)确定车辆停放办法。

五、课外练习

　　1.华盛公司召开高新技术成果展示会，与会的客户、同行和媒体人数达1 000多人，因人数大大超出了公司的预计，为避免出现停车场拥堵现象，如果你是现场主管秘书，你应如何做好车辆疏导工作？

　　2.如果会议交通经费有限，与会人员交通往返又需由会议主办单位承担，作为秘书，你将如何压缩这笔费用？

　　3.案例分析

公车私用难煞秘书

　　三江市正在召开招商引资洽谈会，为方便与会的主要宾客用车，会议接待组特意安排了5辆小轿车接送客人。会议第二天，与会的万通公司总经理跟李秘书说：“我爱人与孩子明天到三江来，麻烦你联系一部小车，12：00之前去机场把他们接回来。”李秘书左右为难，会议用车制度有明确规定，与会议无关的私事会议不供车，可拒绝又会伤了和气。对方并无付车费之意，自己掏钱吧，去机场往返一次要360元，又有些承受不起。这该怎么办呢？

　　问题：

　　(1)如果你是李秘书，请问你将如何处理此事？

　　(2)请简要说明理由。