送别会议代表

一、引入案例

上海市高校体育论文报告会送别安排

　　2010年11月13日，上海市高校体育科学论文报告会在××大学报告厅隆重举行。会议闭幕后，承办方××大学体育学院与校长办公室有关人员共同协作，分头做好安排与会人员离场各项工作，顺利完成送别会议代表各项任务。具体工作如下：

　　1.体育学院秘书小金和学校财务处工作人员小梁负责同与会人员结清会务费用，开具相关发票。

　　2.校长办公室主任让秘书小林负责安排车辆将与会人员送至学校附近轻轨站。

　　3.学校分管体育的副校长、校长办公室主任、体育学院院长等在与会人员上车离校前与他们握手告别。

　　问题：

　　1.是不是会议结束了，会务人员的工作就结束了呢？

　　2.给与会人员结清会务费用的注意事项是什么？

　　3.如何根据与会人员需要安排车辆与行车路线？

　　4.送别会议代表时需要注意的事项有哪些？

二、知识介绍

　　送别会议代表是会议结束阶段工作中的一个重要环节，这一环节如果处理得不好，就会使整个会议的总体效果在与会人员的印象中大打折扣，会使先前的工作努力和成果前功尽弃。因此，要使整个会议完整有序、有始有终、完美无憾，就一定要认真、周到地做好送别会议代表的各项工作，切不可掉以轻心或疏忽大意。秘书人员应该根据与会人员的要求，提前将为其预订的回程票发放，结清会议费用，安排足够的车辆送站。

　　送别会议代表的主要工作有：结清包括餐费、住宿费、交通费等在内的会务费用；分发回程票：火车票、机票、船票等；安排车辆送站：小面包车、普通中巴、大巴、旅游客车等；安排领导、专人送客：握手告别，送至大门外、电梯口或车门口。

(一)结清会议费用

　　会议通知上一般均会提示与会人员参加会议时准备好会务费，会议结束后，会议主办方应即时安排与会者结算会务费用，同时向缴费者提供相关发票，以供与会者回单位后报销。

(二)发放回程票，安排人员送站

　　会议结束时，应通知与会人员到会务组领取代为预订的回程车(机)票，同时，提前安排车辆和人员根据与会人员离去时间组织送站。会议组织者应根据车辆的承载量安排合适的车辆为与会人员送行。如果在炎热潮湿的地区使用车辆，可考虑安排空调车。在多尘或吵闹的地区，空调设备也可以使与会者感到比较舒适。在送离与会客人时，应提醒他携带好个人物品，不要有遗漏。这样既可以减少与会者匆忙回头寻找遗落物品的可能，又可为自己省去保管遗落物品，甚至送递和邮寄的麻烦。如有必要，还可以安排有关领导或专人为与会者送行。有时，因工作需要，有些与会者必须暂时留下来，这就需要做好滞留代表的食宿安排。

三、实用范例

大学语文教材建设与教学研讨会

　　2005年5月14日，南京大学、南京师范大学和外语教学与研究出版社在南京华东饭店联合举办了“大学语文教材建设与教学研讨会”，会议由南京大学主办，南京师范大学协办，外语教学与研究出版社承办。参加会议的有来自全国各高校从事大学语文教学的教师100多人。

　　会上，外语教学与研究出版社社长蔡剑峰，全国大学语文研究会会长齐森华教授，南京大学文学院院长、博士生导师董健教授，南京大学丁帆、徐兴无教授，南京师范大学朱晓进教授，常熟理工大学丁晓原教授等分别对大学语文课程设置、《新编大学语文》编写的“新经典原则”、教材的篇目构架、配套资料包内容及使用、教材古典文学部分篇目的选择新原则等进行了介绍与评论，探讨教学理念和方法。各高校的大学语文教师代表共同参与了研讨。

　　送别会议代表安排：

　　1.会议邀请函标明：“与会者的往返交通费用及研讨会期间的食宿费用由承办方承担”。故会议结束当天晚餐后会议承办方派专人在酒店206号客房同与会代表结算交通费用，具体以与会代表由出发地至南京华东饭店的单程票价的双倍费用向与会代表支付。

　　2.因华东饭店附近有方便到达南京火车站的公交线路，故第二天早餐后会议承办方代表在华东饭店门口送别与会代表。

　　3.对于因私需在南京再滞留几日的与会代表，承办方亦热情地为他们重新作了住宿安排，当然费用由他们自己支付。

四、实践训练

　　训练一：结算会议费用

　　1.背景材料

　　2010年8月20~21日，东海师范大学召开“都市文化建设与研究研讨会”，来自全国各地的从事都市文化研究的专家、学者40人参加了会议。会议通知指出，与会者需支付会务费400元，其中会议资料费50元，食宿费350元。交通费则由主办方东海师范大学提供。

　　2.训练要求

　　(1)以小组为单位，分角色完成此项任务。

　　(2)操作中需要使用的物品，要求学生课前准备或制作。如用纸绘制发票、钱币、各类汽车票、火车票、机票、船票等作为道具使用。

　　3.操作指引

　　(1)根据背景材料，制作会务费用结算单。

会务费用结算

姓　名

工作单位

单程路线

会议资料费

总票价(含回程)

食宿费

合　计

大　写

付费单位

　　(2)以与会者提供的单程路线及票据为依据结算交通费用并由会议主办方支付，与会者根据会议通知要求向会议主办方支付会务费用并索取相关发票。

　　4.小结

　　结算会议费用必须以会议通知中的相关内容为依据，一般不宜随意另收其他费用，同时要注意票据齐全。

　　训练二：发放回程票，安排人员送站

　　1.背景材料

　　2009年6月15日，北京捷达汽车有限公司在北京公司总部举行业务推广会，该公司分布于全国各地的汽车销售业务员45人参加了会议。推广会结束后，公司总部派陈秘书向与会人员发放了回程票，并派专车将有关人员送往北京火车站或北京机场，公司张林和李珍副总经理亲自将有关人员送上专车。

　　2.训练要求

　　(1)小组分角色演练以上场景。

　　(2)模拟制作回程票，以标牌方式替代专车、北京火车站及北京机场位置。

　　3.操作指引

　　轮换角色进行演练，体验不同角色的言行、表情和心情。

　　4.小结

　　回程票必须发放至与会人员本人手里，不能由其他人代领，以免出现差错；送客者需注意送客时应面带微笑，态度热情，以给与会人员留下美好印象和愉快回忆。

五、课外练习

　　1.以小组为单位。自选背景材料，模拟一次会议费用结算过程，写一篇不少于600字的会议费用结算演练体会。

　　2.向自己周围的人如父母、亲戚、老师等了解参加市内外各类会议的会务结算及离会细节，要求将所了解的内容作一份详细记录。