整理会议文件

一、引入案例

汇编会议文件

　　2010年1月24日，东川商学院举行《2009年科研与教研教改课题及论文报告会》，会上宣读了经学校审批通过结题并获奖的课题11项、论文17篇。其中有2项课题获科研成果一等奖，3项课题获二等奖，4项课题获三等奖；有1篇论文获教研教改成果一等奖，3篇论文获二等奖，5篇论文获三等奖，8篇论文获鼓励奖。东川商学院院长分别向获奖教师颁发了获奖证书和奖金。

　　秘书小王知道，汇编会议文件可以是综合汇编，可以按专题汇编，也可根据内容、篇幅或需要按不同标准进行汇编。所以她采取以下两种方法汇编上述会议文件：

　　(1)将会议宣读的课题和论文按科研和教研教改分成两部分，分别汇编成《东川商学院2009年科研成果汇编》和《东川商学院2009年教研教改成果汇编》。

　　(2)将会议宣读的课题和论文汇编成一卷：《东川商学院2009年科研与教研教改成果汇编》。

　　问题：

　　1.会议文件大致有哪些？

　　2.如何整理会议文件？

　　3.汇编会议文件的方法有哪几种？

二、知识介绍

　　会议文件是提请会议讨论和审议事项的文书材料。它是一种非正式文件，有些是供会议讨论审议用的，有些是会议进程中形成的，有些是为保证会议顺利进行而制作的。

(一)整理分发会议记录

　　将完成的会议记录，经会议主席修改确认后，按单位规定发送给相关人员。

　　会议结束后要打印出会议记录，送会议主持人审查，审查通过后要精心编排。复制会议记录要切实做到完整准确。分发会议记录时要以从上到下的准则发送，保证相关部门联系的完整性并要留有副本。分发到各部门后，要督促抓紧学习会议精神并反馈信息，使领导部门及时了解到会议布置的工作落实情况。秘书的手中要留有分发记录的备份。

(二)形成大会决议、简报或纪要

　　根据会议主题、议题及会议记录，形成大会决议(简报、纪要)，根据单位规定，发送有关人员。

(三)写总结向上级汇报会议情况

　　将会议自筹备到结束的情况写成书面材料，向上级汇报。

(四)收全会议材料，汇编会议文件，并分类、立卷、归档

　　将会议自筹备到结束的所有文件、材料包括文字材料、重要照片、录音录像、论文集等收全，分类整理归档，以便核查及以后类似会议参考。

　　会议上形成的领导讲话、工作报告和以红头文件颁发的两份文件都应该归档。尽管它们基本内容相同，但仍有区别，不能视为重份文件剔除。

　　会议中的领导讲话，大多为“白头文件”，它是在会议准备过程中形成的，与会议通知、议程、工作报告、会议总结等组成成套会议材料，真实记录一个会议的全过程，反映会议的基本情况，对日后的工作有一定的查考价值。领导讲话与其他会议材料之间，存在着必然的联系，立卷时，应将一个会议的材料组为一卷或几卷，保持其有机联系。

　　有些单位，在召开会议之后，为使会议的精神尽早落实，往往将会议中的重要材料——领导讲话、工作报告——以红头文件的形式下发，并在颁发通知中，对如何贯彻实施做一些具体的安排。这种文件，尽管其主要内容与会议材料完全相同，但它的重点是颁发通知，其中的内容反映会议以后的工作活动和实施过程，有一定的查考价值，应属于归档范围。这类文件在立卷时，内容综合的一般与本单位的工作计划、工作总结组合在一起，内容单一的与相关的专题类文件组合在一起。保存会议材料需要一定的空间和相应的管理工作，这两项都需要成本。一般的做法是保留所有的会议资料，但是最好根据将来用到的可能性合理取舍。

　　目前汇编会议文件一般可分为两种：一种是档案工作资料需要的汇编，这种汇编是将会议所有文件，包括会议通知、会议名单和分组名单、会议须知、会议正式文件和参阅文件、会议简报、会议发言材料、领导讲话、会议总结等都收集起来，按照先后顺序装订成册，以备查考。这种汇编要求文件齐全。另一种汇编是供学习用的，是将会议正式的报告、讲话要点等进行汇编，如《中国共产党第十二次代表大会文件汇编》。

　　日常工作会议文件，可按时间(一年、半年)为单位，将这段时间内的同一类型会议文件、参考资料等按顺序汇编，或专题汇编。

　　许多会议承办者都会保留会议资料，以便将来参考使用，如可以在以后的会议中采用类似的程序，选择以前的服务提供商，等等。虽然承办者在以后会议中并不能完全套用以前的做法，但是这些材料还是具有很高的参考价值的。

三、实用范例

华南建筑工程公司职工代表大会

　　2010年4月10日，华南建筑工程公司召开职工代表大会，审议讨论《华南建筑工程公司股份制改革方案》(草案)和《华南建筑工程公司总部迁址方案》(草案)。会议由公司工会主席孙俊龙主持，公司职工代表102人参加了大会。

　　大会结束后，公司根据会议主题编发了简报，将审议修改并表决通过后修订的《华南建筑工程公司股份制改革方案》和《华南建筑工程公司总部迁址方案》作为正式文件下发至各部门并付诸实施，同时将会议通知、参会代表名单、会议现场照片、简报、文件资料等组卷存档。

四、实践训练

　　训练一：形成大会决议

　　1.背景资料

　　2009年12月11日，深圳瑞金公司召开职工代表大会，审议讨论《深圳瑞金公司2009年工作总结》、《深圳瑞金公司2010年工作计划》、《深圳瑞金公司2009年财务决算报告》和《深圳瑞金公司2010年财务预算报告》。会议由公司工会主席李云龙主持，公司12个部门共76名代表参加了会议。

　　经分组讨论，审议修改了以上文件中的部分内容，最后表决通过了以上报告。

　　2.训练要求

　　(1)以小组为单位，共同演练以上场景。

　　(2)形成大会决议，模拟编写简报或会议纪要发至相关部门。

　　(3)书面说明上述会议需要收集整理的资料及如何整理归档。

　　3.操作指引

　　(1)模拟相关文件资料作道具。

　　(2)编写简报或会议纪要要注意格式规范。

　　4.小结

　　注意收集整理会议进程中形成的各类资料，如会议通知、会议议程、会议日程、分组名单、文件资料、相关照片、会议记录、会议简报、会议纪要等。归档的方法有两种：一种是将以上所有资料组成一卷，便于以后召开类似会议参阅；另一种是将次要的资料，如会议通知、会议议程、会议日程、分组名单等舍去销毁，不再保留，而将相对较重要的资料如文件资料、相关照片、会议记录、会议简报、会议纪要等与该公司以往的同类资料分别组在一起。

　　整理会议文件应根据单位的需要进行，会议简报、会议纪要、正式文件等由秘书编写完毕后须交单位负责人审核，经审批通过后才能正式下发至相关部门或人员。

　　训练二：送交审批会议记录，复制分发

　　1.背景材料

　　2010年1月12日上午，天津锦江动力厂召开科级干部会议，传达公司计划工作会议精神。会议由动力厂党委书记陈刚主持，厂长张新江传达公司精神，厂办秘书黄虹作记录，副厂长王宏明、吴辉在主席台就座。

　　会议在全文传达了公司总经理方志强在广西分公司2010年计划工作会议上所作的《求真务实、强化管理，抓住机遇、加快发展》的报告后展开了座谈讨论。与会同志认为：方总经理的讲话对2009年公司全体职工在公司正确领导下，在生产经营、基建、安全等工作中所取得的成绩进行了实事求是的总结，指出了2010年公司生产、经营所面临的6个方面的困难、4个方面的有利条件、在管理上需要注意的9个问题、2010年创新项目及对各单位创新工作的提示与要求。报告对各单位完成2010年的生产经营任务，确保公司2010年生产、经营目标的实现有着十分重要的意义。我们作为车间、科室的管理人员，回去后一定尽快将公司计划工作会议精神传达到每一位职工，为做好2010年的各项工作打好基础。

　　2.训练要求

　　(1)小组分角色演练以上场景。

　　(2)补充演练送交审批会议记录，复制分发的场景。

　　3.操作指引

　　(1)会议记录整理打印后请会议主持人审核签字。

　　(2)复制分发会议记录时作分发记录备份。

　　4.小结

　　会议记录必须送交会议主持人审核签字后才能复制分发；会议记录必须分发至参会人员本人手中，不能由他人转交，以确保会议精神准确、及时地传达。

五、课外练习

　　1.2010年3月26日，武宁分公司召开会议传达井下作业公司领导干部会议精神，来自该公司各单位负责人、机关全体员工参加了会议。公司党委书记徐建传达了井下作业公司领导干部会议精神，通报了分公司2010年一季度生产经营情况，对近期工作作了部署。徐建总结了武宁分公司2009年质量、安全、环保方面的工作，安排布置了该公司2010年质量、安全、环保工作，并结合钻井大提速提出了要求：一是安全工作要大提速，要强化安全生产。二是认真抓好设备的维护和修保工作，确保设备随时处于待命状态。三是加强生产信息的收集，加强生产的组织、指挥和协调工作。四是要转变观念，要牢固树立后勤保前线的思想，要转变服务态度，严把质量关。

　　要求：根据上述材料编写一份简报或会议纪要。

　　2.2009年1月20日，海丰机电工业学校召开班主任工作研讨会，到会的36名班主任代表在会上畅所欲言，交流自己在工作实践中的体会、经验及相关建议。会议结束后，与会班主任向校学生处递交了相关论文36篇。请汇编此次会议文件。