了解会议的含义和功用

了解会议的含义；明了会议的性质与功用；正确认识会议的两面性。

上海辉宏会议服务公司为了能在世博期间做好各类会议服务工作，面向社会招收了30名会务工作人员，其中大部分人员属于非文秘专业人员，对什么是会议、会议的功用等相关知识并不十分了解。如何让新人快速了解会议的含义及功用，培训部经理李明将这个任务交给了部门秘书王芳，并要求王芳2小时后将自己的想法以文字形式发送至其电子邮箱。

秘书王芳接到任务后，做了如下思考。

（1）经理要求快速，说明时间紧。

（2）本次招收的人员是为世博服务的，事关形象。

（3）可要求新人利用图书、网站等自我学习。

（4）提供学习任务，实行考核（笔试、随时提问皆可）。

秘书王芳经过思考，于一个半小时后给经理李明发出了邮件。

发给：liming@yahoo.com.cn

发自：wangfang@yahoo.com.cn

主题：会议的含义及功用

李经理您好！

您布置的任务，我准备采用以下方法完成。

考虑到此次新人的特殊情况，加之时间紧、工作任务重要，准备以布置学习任务的形式，要求新员工利用图书、网络等途径自学，然后以笔试或随时提问的形式检查学习情况，力求使新员工真正了解会议的含义、理解会议的性质和功用、领会会议的重要意义，以及充分认识会务人员与会议的关系。

一、基本学习任务

（1）什么是会议（会议的含义）。

（2）了解会议的性质。

（3）会议的功用有哪些。

二、拓展学习任务

秘书在会议中的主要工作任务有哪些。

三、学习途径

（1）与会议相关的图书。

（2）利用网络，输入“秘书工作、会议组织、会议服务”等关键词，搜索相关学习内容。

（3）向有经验的人员请教。

（4）现场观摩会议，加强对会议的认识。

以上意见是否可行，请指示。

秘书王芳

2009-7-10

孙中山先生在《民权初步》中谈到：“凡研究事理而为之解决，一人为之独思，二人为之对话，三人以上而循有一定规则者，则为之会议。”可见，会议应该是三人或三个以上的人一起参加的群体性活动。

无论是人类早期的氏族议事会议，还是当代社会的国际性会议，都是为了解决一定的实际矛盾和问题而举行的。而且，自古以来会议就是有组织、有领导地商议某种事情的集会，是按照规定的时间、地点和程序，组织有关人员活动的一种方式，是各级机关、企事业单位、各种社会团体商讨问题、部署检查工作、总结经验和进行决策的重要活动形式。会议往往是事先约定、有组织、有目的的，那些没有组织的聚合和议论，不能称之为会议。

可见，会议形成的基本条件：三人以上（包括三人）、有目的、有组织、有领导、商议事情、集会。

从字义上讲：会，是聚合、会合；议，是商议、议事；会议，就是聚众议事。“会议”一词有两种含义：一是指有组织、有领导地商议事情的集会，如领导办公会、代表大会；二是指一种经常商议并处理重要事务的常设机构或组织，如全国人民代表大会、中国人民政治协商会议、外国的议会等。这里主要探讨的是第一种。

会议是人类常见的一种沟通方式，是人们协商事宜、交流信息、沟通感情、达成共识的一种重要的行为过程，是人们在社会生活中处理有关问题的一项经常性的活动形式。

会议是指有组织、有领导地召集人们研究和讨论问题的一种社会活动方式。它是领导机构进行决策和管理，实现领导职能的一种重要方式，被广泛地应用于政治、经济、科学文化及社会生活的各个领域。

会议工作一般被称为会务工作，是指直接为召开会议服务的工作。从时间上看，会务工作包括会前的计划筹备工作、会间的组织服务工作和会后的善后处理工作；从内容上看，会务工作主要有事务工作和文字工作两个方面。会议工作是秘书要做的一项经常性的业务工作。秘书应该熟悉和掌握会议工作的有关知识和技能，尽职尽责地把会议工作做好，以提高会议的质量和效益。

会议是贯彻民主集中制原则，发扬民主，实行集体领导的重要形式；是实施决策、计划、组织、指挥、控制、协调等现代化管理职能必不可少的重要手段；是贯彻政策、统一思想、议事决策、布置工作、沟通信息、统筹协调的有效途径。

会议的功用是多方面的，不同类型的会议具有不同的功用，主要表现在以下几个方面。

1．发扬民主，集体决策

早期的会议活动与原始的民主制度密切相关，会议的基本作用就是发扬民主。而现代社会各级组织的决策越来越依赖于集体的智慧，即使是实行首长负责制的组织中，首长个人的决策也越来越多地由各种“智囊团”来先行谋划、酝酿、论证，然后再作决断。可见，各尽其言、集思广益、发扬民主、集体决策依然是现代会议活动最为突出的基本作用。党政机关、企事业单位的各种重要的决策，均应遵照民主集中制的原则，通过会议做出决定。通过会议做出决定，体现了集体决策的原则，保证了决策的民主化、科学化。会议是保证集体领导原则得以实现的一个重要手段。

2．组织协调，推动工作

许多决策的实施、工作的开展，往往涉及多个方面、多个部门。决策的顺利实施，需要通过一定的会议来传达精神、布置工作、统一认识、统一部署、统一行动。会议是求得思想统一、行动协调的重要形式之一。通过会议，人们达成共识、协调关系、解决矛盾、统一步调，从而推动工作健康有序地向前发展。

3．交流情况，沟通信息

会议是收集信息、沟通思想的重要渠道，可以起到上情下达、下情上传、左右联系、交换资讯和沟通信息的作用。通过举行会议，人们可以增进了解与合作，互相支持，做好工作。同时，会议也为领导掌握丰富的信息，进而做出科学决策奠定坚实的基础。

4．宣传教育，提高认识

各级领导通过会议传达上级指示，总结本单位工作，表彰先进，批评后进，能够教育和组织群众，提高群众的思想认识，调动广大群众的工作积极性，使群众自觉地贯彻执行党的方针政策，更好地完成工作任务。

除了要对会议的含义和功用有充分的认识外，还要认识到在社会生活中有些会议的缺陷及其负面影响，以提高会议的管理效率，更好地发挥会议的积极作用。

1．无正当理由的会议

只要仔细观察，就不难发现有许多会议是基于不正当的理由而召开的。

▲为满足无聊的愿望而开会。有些会议是因“不妨找个时间大家聚一聚，不拘形式地谈一谈与大家有关的问题”而召开的。这一类会议其实与交际或聊天并没有多大的差别。

▲为攀比而开会。例如，有些会议是因“人家财务部每星期都举行一次会议，咱们人力资源部又岂能落后”而召开的。这一类会议的目的不是处理实际问题。

▲为表功而开会。例如，有些会议是因“若不多开会，则上级领导会以为咱们偷懒”而召开的。这一类会议被当做取得上司信任与好感的手段。

▲为推卸责任而开会。例如，有些会议是因“没有理由让我单独承担全部的责任”而召开的。这一类会议是欠缺勇气面对决策风险的管理者所惯用的伎俩。

▲为逃避个别接触所可能产生的难堪局面而开会。例如，有些会议是因“我不想让少数人太难堪”而召开的。

基于不正当的理由所召开的会议自然难以收到实效，此类会议的操纵者甚至从一开始就失去了对会议功能和实效的期待。这样的会议在开会之前、在会议进行中、在开完会之后，都必然会留下种种导致负面会议效应的缺憾。

会议前：目标不明确，无议程，与会人选不当（与会者太多或与会者太少），会议时间不当，开会通知时间不当（太早通知开会或太晚通知开会），开会通知内容欠周详，会议地点选择不当，会议场地设备欠佳，与会者无准备而来，未明确会议终结时间或每一方案时间分配不当，会议不能准时开始，会议太多而使与会者一听说要开会就感到厌烦，会议太少而使每次会议方案堆积过多。

会议中：从事交谊活动，外界干扰，与会者发言离题，让没有必要留在会场的人员留在会场，犹豫不决，资料不充足却贸然决策，少数人垄断会议，与会者与主席争论不休，视听器材发生故障，与会者欠缺热心，会议超出预定时间，主席未能总结会议成果。

会议后：欠缺会议记录，不能对决议事项进行追踪，不能对会议成败得失进行总结，不能及时解散已完成任务的临时性委员会或工作小组，与会者对会议感到不满。

基于不正当的理由而召开的会议，其危害远不止是浪费了会议经费，还将造成一系列的后果。

2．负面影响

▲加大了会议成本，迫使管理者为转变会风而增加投入。

▲败坏会议的名声。

▲培养、放任了公众和与会者对会议的不信任情绪。

▲诱发管理者和被管理者之间的冲突，增大了科学管理的难度。

▲降低士气，甚至导致员工缺勤或流动率高。

·训练目标

观摩真实会议，体会会议的含义和功用。

·知识要求

了解会议的含义，知晓会议的功用。

·训练要求

（1）观察会场：会场布置、座位安排等。

（2）做好会议的详细记录。

（3）概括会议的主要内容。

（4）说明本次会议所起到的作用。

（5）写出实训报告。

·任务描述

刘丽应聘到广扬公司办公室工作，上班的第一天适逢公司开会。办公室主任在征得总经理同意的情况下要刘丽旁听会议，并要求刘丽弄清楚什么是会议、会议的形式、会议是如何召开的、会议的作用等问题。

如果你是刘丽，你将如何完成这一任务？

·操作提示

（1）以小组为单位进行，模拟广扬公司会议。

（2）各小组临场派出2人分别充当刘丽，单独完成刘丽的任务。

（3）会议结束后，2人分别按照训练要求讲述任务完成情况，大家讨论并评价。

（4）训练前要求各小组事先商讨议题，以便训练时仿真演练。训练时数为2课时（1课时会议，1课时讨论并评价），课外进行。

要完成好这项训练，你最好去参加一个真实的会议（学校的某些正式会议、学生社团会议、校外企事业单位的各类会议）。注意会议主持人的开场讲话和会议结束时的总结发言，留心会议程序及其解决的问题。