发送会议信息

了解会议需要发布的信息，重点掌握会议通知的规范格式及拟写方法，掌握发送会议通知的多种方式和发送技巧。

由于会前准备工作繁忙，李丹把拟写和发送会议通知的工作任务交给了办公室的同事葛芳，葛芳要在两天内把会议通知写好并发送出去。

可是葛芳在写作过程中不时跑来找李丹问这问那的，秘书李丹心想：怎么这么烦人啊？葛芳到底会不会写会议通知？怎么老那么多问题……

（1）了解会议通知的基本要素——要写什么。

（2）了解会议通知的规范格式及用语——该怎么写。

（3）根据会议安排，选择恰当的时间、恰当的方式去发送会议通知。

葛芳第二天一早就把下面这份会议通知放到了李丹的桌面，李丹看了，感觉很满意，就问葛芳拿去印发没有。葛芳说，“还没有：因为总经理还没过目，应该经他审阅之后，才把通知印发下去，这样会稳妥些。”李丹心里暗暗佩服，葛芳做事比自己老练且有分寸。葛芳写的会议通知如下。

一、会议名称：顺翔旅游有限公司2010年度总结暨表彰大会

二、会议主题：

1．2010年度工作业绩总结

2．评选2010年度优秀员工、先进集体

3．表彰先进，庆功联欢

三、会议时间：

××年×月×日—××年×月×日，会期共两天。

四、会议地点：

××酒店二楼会议中心（具体地址：××市×路××号）

五、参会对象：

1．公司总经理

2．公司行政部全体员工

3．公司业务部全体员工

4．公司××部×××

六、会议联系人：

李丹，联系电话：136××××4255

办公室联系电话：5624××××

顺翔旅游有限公司办公室

××年×月×日

__________我部将准时赴会，并带__________位员工前来。

__________抱歉，我部因__________不能前来参加此次会议。

署名：

单位：

（请各部门于×月×日前，将回执发回办公室或电联，便于会务组安排餐饮活动。）

发送会议信息主要是指给与会代表发送会议通知，其主要目的是让与会者能清楚即将出席的会议的内容及安排，使他们能在到会前做好充分的准备（包括办公用品、私人物品等方面的准备），从而有助于保证会议的质量。所以，拟写会议通知，既要内容清楚、完备，又要文字简明、扼要，还要条理清晰、明了，不能含糊其辞、前言不对后语，让人不明所以、不知所措。

（一）会议通知的基本内容

（1）称呼：被通知者（此部分有些通知省略不用）。

（2）会议名称。

（3）会议时间：具体日期和会期长短。

（4）会议地点：具体地址及交通线路（此部分如内容多，可以附件形式附于通知正文之后）。

（5）出席对象：简单列举参会的主要人员。

（6）议事日程。

（7）通知者或授权者。

（8）注意事项（此部分有些通知省略）。

（9）发文单位署名及日期。

（二）会议通知的常用形式

1．文件式会议通知

文件式会议通知常被作为召集大型、重要会议或活动的通知使用。这种通知的内容详尽，项目清楚，格式规范，有利于与会者做好相关的会前准备工作。示例如下。

__________先生（同志）：

兹定于2011年10月下旬在广东省××市召开×××会议，特请您出席会议。

一、会议内容

1．××××××

2．××××××

3．××××××

二、会期与时间以及会议地点

会期与时间：4天，自2011年10月21日至24日。

会议地点：广东省××市××。

三、报到时间与地点

报到时间：2011年10月21日上午8:00—10:00。

报到地点：××市×××路×号××宾馆一楼大堂会务接待处。

四、其他事项

1．与会人员每人缴纳会务费××元。

2．食宿由大会统一安排，费用自理，餐饮标准×元/人/天，住宿费×元/人/天。

3．与会人员请事先将抵达本市的航班、车次及具体时间通知会务秘书处，以便接站。

4．会务组秘书处联系人：

李××，电话：139××××××

张××，电话：133××××××

办公室电话：××××××

接到本通知后，请填妥回执，于9月30日前寄回大会会务组；也可直接来电告知参会与否，以便安排会议食宿、接站等工作。

会务组通信地址：××省××市××路××号

邮编：5×××××

特此通知

××××××单位（盖章）

2011年10月5日

附回执

通知附上回执，其好处是便于确认具体到会的人数，以便于安排落实诸如接站、食宿、交通工具等方面的会务接待工作。

2．备忘录式会议通知

备忘录式会议通知常被单位或部门作为召开事务性会议、例行性会议的通知来使用。示例如下。

会议通知

××××××：

兹定于×月×日上午8:30—9:00在公司三楼会议室召开各部门经理每周工作例会，请准时出席。

×××公司办公室

×年×月×日

3．请柬式会议通知

不相隶属单位之间的会议、企业之间的会议以及商务性的会议，诸如开幕典礼、新产品发布会、签字仪式等仪式类的活动，其与会对象一般为上级领导、兄弟单位、社会名流等，为显郑重或表示礼貌，通常会采用会议请柬、邀请信等形式发送会议（或活动）通知，而不使用公文式会议通知。

所用的请柬，可选购市面上出售的各种正式请柬，也可以自行设计、打印请柬，但无论采用何种形式，填写请柬内容时，要注意措词儒雅、语气谦恭、格式规范。示例如下。

例1　无封面样式。

××先生：

为庆祝我校建校50周年，兹定于二〇一一年十月十日上午九时，在本校多功能报告厅召开××××校建校五十周年座谈会。届时敬请光临。

此致

敬礼

××××校

二〇一一年十月十日

例2　带封面横式。

（正面）

×××先生：

为庆祝我校建校50周年，定于二〇一一年十月十日上午九时，在本校中心会堂召开××××校建校五十周年座谈会。届时敬请光临。

此致

敬礼

××××校

二〇一一年十月十日

例3　邀请函式。

尊敬的　　先生/女士：

中华慈善总会等国内多家公益民间机构与国际联合劝募协会、美中贸易全国委员会共同发起的跨国公司与公益事业高级论坛（以下简称论坛）将于×年×月9日—11日在北京隆重举行。

此次论坛由高级论坛和公益项目展示会两部分组成。高级论坛主要包括中国公益事业的现状、机遇和挑战，跨国公司/企业在现代公益事业中的作用、责任和地位，跨国公司和公益机构之间的合作关系及公益机构管理能力的评估机制。公益项目展示会将采取会展形式与论坛同时举行，供各公司、各公益机构通过图、文、声像等形式进行展览和交流。

参加此次论坛的代表将来自多个部门，约有国内外跨国公司/企业代表100名，公益民间机构代表80名，研究部门及相关机构的知名人士等120名。届时将有政府及有关部门领导人莅临大会。

在此，我诚挚地邀请您及贵单位前来参加此次论坛及展示会，并真诚地期望您为中国公益这一崇高的事业作出新的贡献！

期待着您的积极参与！

署名

××年×月×日

邀请函（信），是邀请亲朋好友、知名人士、专家等参加某项活动时所发的请约性书信。在国际交往以及日常的各种社交活动中，这类书信使用广泛。通常在严肃庄重的场合、人数较少、对方地位较高时使用，措词用语要诚恳、热情、有礼，一般用手写，或者打印后亲笔签名，以表示自己的诚意和敬意。

请柬、邀请函与正式的会议通知一样，可作为受邀参加会议（或活动）的凭证。

为了表示欢庆的气氛和喜悦的情绪，请柬宜用红纸书写。民间忌讳用黄色与黑色，故请柬通常也不采用这两种颜色。在请柬上亲笔书写正文时，应采用钢笔或毛笔，并选择黑色、蓝色的墨水或墨水汁。红色、紫色、绿色、黄色以及其他鲜艳的墨水，均不宜采用。

请柬一般有以下两种格式。

（1）单面的请柬，直接由标题、称谓、正文、敬语、落款构成。

（2）双面的请柬，即折叠式：封面写“请柬”二字，封里写称谓、正文、敬语、落款等。

从书写习惯来分，请柬有横式书写和竖式书写两种，横式从左到右，竖式从右到左。

4．海报式会议通知

海报式会议通知即采用公开张贴、广而告之的通知方式，常被一些学会、团体和组织作为自由参加的会议或活动的通知使用。示例如下。

例1　一则海报。

在学院第八届校园文化艺术节来临之际，文学社特邀嘉宾××大学的××教授和×××大学的××教授前来我校，与我校的文学爱好者进行座谈交流。

本次座谈会主题：××××××

座谈时间：××××××

座谈地点：××××××

座谈会主办：学院文学社

欢迎本社成员及校内广大的文学爱好者踊跃参加座谈交流！

例2　一个讲座通知。

一、主题：证券投资价值分析与理财策略

二、时间：2011年11月27日（星期三）下午2:00—4:00

三、地点：××××公司第二会议室（上海南京×路××号）

四、讲座特邀嘉宾：

张××（××××××证券交易所经理）

罗××（×××银行大客户经理）

胡××（××××××）

五、联系人：傅小姐

联系电话：136××××4255

×××银行客户服务部

2011年11月22日

5．公告式会议通知

公告式会议通知常被一些股份制公司召开股东大会时使用，通知往往刊登在相关报刊或网站上，以便于在更大的范围使公众知晓，达到广而告之的目的。

在实际工作中，针对各式各样不同的会议，在拟写会议通知的时候应灵活采用不同的通知形式和发送方式。

会议通知一般采用书面形式、以邮寄方式送达，临时的或紧急的会议则较多采用电话通知。随着现代社会办公自动化的普及，越来越多的单位和部门逐渐采用电子邮件、传真等形式发送会议通知。

正式会议的通知，应在会前一周至两周时间内发出为宜，以便于参会人员有充分的时间安排好手头工作并做好参会的各项准备。有时，对于一些小型的或临时性的会议，组织者无法提前发送通知，则往往采用专人口头通知或专门电话通知的形式，参会者基本上要随叫随到。

·训练目标

（1）能够编写会议通知。

（2）能够发送会议通知。

·知识要求

（1）熟练掌握会议通知的内容。

（2）熟练掌握会议通知的发送方式。

·训练要求

（1）概括叙述完成这项任务的步骤。

（2）能够编写会议通知。

（3）能够发送会议通知。

·任务描述

发送会议通知是会议筹备阶段非常重要的环节。××公司为了进一步规范公司会议的操作，要求秘书处将会议通知编写和发送的具体流程进行整理，发放给公司各部门学习。你如果是公司秘书处的员工，将如何进行此项工作？

·操作提示

（1）要求学生4课时内在实训室机房里独立完成。

（2）在这项训练中，你需要利用课余时间走访相关单位和部门，收集该单位的一个编写会议通知的实例，了解会议通知编写和发送的基本套路。

公司经理在星期一早上告诉秘书小刘，星期四上午9点到11点召开销售员会议，要求小刘通知有关人员。小刘刚到公司不久，不太清楚公司有多少销售员，她到几个业务部门转了转，大多数人外出了，也没有遇到销售员。接下来小刘忙于其他工作，竟把会议通知给忘了。

直到星期三下午，经理问起她会议通知了没有，她才匆忙在公司的布告栏里写下如下通知：

“兹定于星期四上午在会议室召开销售员会议。会议重要，请务必出席。”

星期四上午8点半左右，有2个销售员到了会议室，但会议室里没有人招呼，他们坐了一会儿以为会议不开了，就走了。9点左右有6个销售员来了，两手空空什么资料也没带，其中2位还说，会议通知得太迟，他们已经约好客户10点钟见面。到了10点，他们就走了，剩下4位销售员，也谈不出什么东西，会议草草结束。

公司一共有12位销售员，事后了解到另外4位他们根本没有看到通知，所以没来开会。经理因此对小刘的工作非常不满意。

分析提示：秘书的工作，不仅在上班时间内，更在上班时间外。小刘参加工作后没有抓紧时间了解公司的基本情况，导致会议通知落实不到位，这是她此次会议工作失误的主要原因。其次是她发送会议通知的方式和时间没处理好，由此导致部分人员没有看到通知，因此未能按时参加会议，或者未能把会议开完。再一方面，开会前也没有做好会场安排、会议接待等工作，让到会的人产生误会而离开。这几点最终就使得此次会议以失败告终。

（资料来源：陆瑜芳．秘书实务［M］．上海：上海社会科学院出版社，2006．）