准备会议资料和会议用品

了解在会前要准备哪些会议文件资料，了解在会前要准备哪些会议用品。

离会议正式召开的日子没几天了，这几天最忙碌的是负责准备会议文件资料的李丹。李丹是公司的老员工了，这些事情她做起来还是相当有条不紊的。两天前她已订购了一些文件袋、纸、笔、矿泉水等用品，订货昨天已陆续送来。今天，她就等着文件资料印好后装袋，这样，与会人员来开会报到的时候，就可以一袋袋地发放到个人手里了……

（1）清点到货情况，根据估算的到会人数，及时补订所需用品。

（2）检查跟进会议文件的印刷和装订工作，以备装袋之用。

（3）组织人员把文件资料及用品装袋、打包、清点，准备运往会场发放之用。

由于会前准备这些文件资料及会议用品考虑得细致周到，会议报到当天，没有出现排长队等候的现象，代表们签到后，会务组即把打包好的文件资料和用品人手一份递过去，代表们领了东西就快速进入会场准备开会了。打包好的袋子里有水，口渴的代表可以先喝上两口；会议日程表、议题、程序等文件都整齐地装在了文件袋里，连会议记录要用的纸、笔等都备齐了。整个会场虽然到会的人很多，但接待工作井然有序，老总看了，脸上露出了赞许的笑意。李丹看到了，轻轻舒了口气，心里头那根绷紧的弦稍稍放松下来。

（一）要准备的会议文件资料

会议准备工作中，需要准备的文件资料主要如下。

（1）开幕词（闭幕词）。开幕词是指会议开幕时，上级领导或单位主管领导就会议议程、会议意义、会议宗旨等所作的致词发言；闭幕词则是在会议结束时，相关领导或会议主持人就会议所作的总结性讲话。这类材料较多地用于大型的、对外部公众的会议或活动。

（2）讲话稿。讲话稿包括主持人讲稿和领导讲话稿，这些都需要会务组专门的人员与相关的发言人做好沟通和落实，以免出错，造成不良影响，破坏公司或个人形象。这类材料可用于公司内部会议和外部会议。

（3）工作报告。这类材料往往更多地用于公司内部大会。其内容包括例行工作、成绩经验、问题教训和今后打算等。

（4）议程表、日程表、程序表。这三表缺一不可，是每次会议的基本文件资料，可以使每位与会者清楚了解会议的内容和进程等。

（5）与会人员名单。准备与会人员名单是为了便于落实各项会务工作和后勤服务工作。

（二）会前拟写文件的分工

（1）专门的秘书团或写作班子起草重要文件，如领导工作报告、议案等。

（2）会议筹备办公室或秘书部门负责一般会议文件，如通知、议程、日程、座位安排等。

（3）各职能部门负责专门材料或业务性资料，如统计表、业务分析报告等。

（4）发言单位或个人负责本部门发言稿或交流材料。

（三）准备重要会议文件的程序

对于某些大型的、重要的会议，其会议文件的拟写、印发工作相对也要求严格一些。其文件准备工作程序如下。

（1）交拟，即由领导或秘书主管部门交代文件拟写任务，负责拟写的部门或个人要充分领会领导意图和会议目的。

（2）议拟，即拟写人开始收集资料，展开调研，酝酿初稿，写出提纲。

（3）撰拟，即拟写人根据提纲，写成初稿，并再一次领会领导意图，如初稿不符合领导意图，则要从交拟程序重新开始。

（4）审核，即初稿通过，写出成稿，交秘书部门负责人或会议领导人进行审核。

（5）签发，即成稿经过审核通过，交主要领导人签字，文件才可印发。

（6）印制，即将签发稿交至文印部门誊印、校对、印制，然后盖上公章。

重要会议文件的发文过程，从撰拟到印制，工作程序需细心、谨慎，必须要按序进行。

（四）会前文书整理工作

会议越大型、议题越多，需要准备的会议文件资料就越多。如何忙而不乱？如何有条不紊地开展会前文书准备工作？可参考以下工作程序来进行。

（1）拟制文件清单。会议文件在发放之前，必须将需要发放的文件编制成清单，并上呈领导审核，看清单上的文件是否都应该发放，明确发放对象和数量。经过领导审核，确定会议文件目录清单。

（2）检查文件。主要检查文件两方面的情况：一是要认真核对每一份文件的内容和每一项细节，如会议日期、会议日程（或议程）、会议通知及报告等，要确保每一项都与实际相符；二是核对文件数量，按参会人数印制文件，确保数量足够，一般来说，要预留5％的文件，以便不时之需和归档。

（3）尽快检查、核对、发送会议通知，以便主办单位人员、与会者能尽快获知其中的内容，尽快互相联系沟通。

（4）印制讲话稿、会议日程安排表、会场指示图、宾馆内部示意图等文件，并将以上文件根据与会人员不同的单位、部门、级别整理好，以便分发。

（五）会前文件资料的发放工作准备

首先是文件分装，即根据会议需要，将印制好的文件按目录整理装袋。要选择大小合适的文件袋，按照文件目录顺序一一装入后，检查有无漏装、重装。

其次是文件袋编号，即在所有装好的文件袋封面上按顺序编号，以便统计数量，并可依次核查；然后根据文件资料保密的需要，在文件袋上做好保密标记，把它们存放在安全、合适的地方备用。

最后是文件发放。会议文件资料的发放要求准时。所谓准时，就是根据会议时间进程，及时将有关文件发放到位。其次要求文件发放要准确无误，这是指文件该发给谁就发给谁，应该发哪些文件、不该发哪些文件必须清楚明白，决不可错发。

一般常用的文件资料发放方式有以下三种。

（1）签到时发放，由工作人员统一逐个发放到每位与会者手中。

（2）会前摆放在座位上，与会者依次就座后即可读取材料（此法适用于主席台或小型决策型会议）。

（3）包装成堆，按到会部门登记情况统一领取发放。

这些做法，都可以避免资料漏领或重复领取的现象发生，有利于节约会议经费支出，也便于会议管理。

会议过程中会消耗一些纸、笔、水、文件袋等会议用品，这些属于会议的耗材，需要会议组织者根据会议预算和实际需要，还有就是根据参会人数，在会前做好充分考虑，逐一落实好。否则，会议用品订多了会增加会议开销，造成不必要的浪费；订少了又会给与会者带来不便，影响会议服务的质量。

会议用品可随会议文件一同装袋发放，也可以摆放在会场与会者的座位上，还可以采取不统一配发，由与会者按需取用的方式来发放。

·训练目标

能够准备会议文件资料和会议用品。

·知识要求

（1）熟悉会议文件资料的种类。

（2）熟悉会议文件的办理程序。

（3）熟悉会议文件的发放程序。

（4）了解会议用品的类型。

·训练要求

（1）概括叙述完成这项任务的步骤。

（2）能够编写会议文件资料。

（3）正确发放会议文件。

（4）准备必备的会议用品。

·任务描述

顺翔旅游有限公司召开10年度总结暨表彰大会，请你为会议准备会议文件和用品。

·操作提示

（1）根据本单元任务1中的会议议程考虑会议需要哪些文件资料？课外完成。

（2）在会议实训室仿真模拟，分小组进行。

（3）各小组互相评价，教师点评。