能根据会议任务确定与会代表名单；能根据参会回执等统计与会者人数，并对不同的与会人员进行合理分组，安排接待。
泛珠三角经济发展研讨会的会议通知发出去两天后，会议承办方《环球经济》杂志社的办公室的电话明显多了起来，会议联系人李主任的手机也经常是接连不断地响个没停，打电话来落实参会代表的有很多。李主任和部门人员估计了一下，应该还有一些会议回执正在寄回来的途中。他们粗略统计了一下，与会人数已有60多人，这么多来自全省各地区的代表，如何把他们分组安置好，便于他们在会间的发言、讨论和交流？
（1）召集会务组工作会议，汇总统计拟到会人员的人数及相关信息。
（2）根据科学的分组原则和方法，制订与会人员初步的分组方案。
（3）提交初步分组方案给会议领导审阅，如有问题，重新调整；如无问题，可将分组名单打印成文，一并装入会议文件袋，发放给每一个到会人员。
由于有分组名单的指引，会议报到当天，节省了不少会场引导服务工作。不少与会代表根据分组名单及所安排的就座区域，自己就能很快找到自己的座位，并且，他们对照着分组名单，很快地就互相自我介绍并交谈起来，会场的气氛热烈而不燥乱，李主任感到很满意。
参会人员名单（或人数），会直接决定会议的规格和规模，并影响到会议的成本开销。所以，确定参加会议的人员及人数应当从会议的切实需要出发。
在会前，如能确定到会人员的名单（或人数），那对会议期间的报到、签到、食宿接待、交通接待、会场服务等工作无疑有着重大的帮助。
一个会议，派谁去不派谁去、要谁来不要谁来、派几个人去、要几个人来，这些问题不是由某一个人随意决定的，应经过领导们的研究或群众的推举。因为代表单位（或群体）去参加会议其实就是去工作，是件严肃的事情。
那么如何最终确定与会人员的名单及人数，让最合适的人选前来参会？以下方法可供参考。
1．明确参会对象的范围
通知中要明确列出必须参加会议的单位，那些可参加可不参加的单位，不应列入参加的范围。否则，会场将人多嘈杂，这不仅会增加会议接待的压力，同时也会增加会议开支。
2．明确参会对象的职务或级别
对参会人员的职务和级别有何具体要求，要在会议通知中明确写清楚，只有这样，受邀单位才能派出最合适的人选前来参加会议。如，有的会议要求必须正职干部才能出席，而有的会议只需分管的业务人员参加即可。在会务接待方面，会务组织者要根据参会人员的不同职务和级别有区别地安排接待和服务工作。
3．明确参会对象的身份
应邀前来开会的与会者，其身份有正式成员和列席成员、旁听成员和特邀成员四种。一方面，参会代表身份不同，在会议期间行使的权利就不同，所以，要让参会者明确自己的参会身份，好让他们正确地行使自己的权利；另一方面，会议的组织者和主持人也应清楚其身份，以免影响会议的表决结果。这点对于决策性的大会尤为重要。
4．参会对象要有代表性
这是指应邀前来参会的对象，其观点是否能代表某一部分人的观点，其意见是否代表了某一部分人的意见，他能不能代表这一部分人的利益并为他们说话，这是关乎会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。
会务组工作人员通过电话询问、统计回执等方式落实参会人员及人数，相关信息基本确定后，应着手迅速编印与会人员名单。这样，一方面，在会议报到当天，对照着与会人员名单进行签到，会务组对实际到会和未到会的人员就基本可以做到心中有数、一目了然了。另一方面，编印与会人员名单并发放到各个与会者手中，也便于他们会内会外相互进行联系、沟通和交流。
规模较大而且需要讨论、审议有关议案的会议，应对与会人员进行分组。分组的目的是方便开展会议讨论、交流、审议等活动。
（一）常用的与会人员分组方法
（1）按与会人员所在单位或部门分。
（2）按与会人员所在的行业或系统分。
（3）按与会人员所在的地区分。
（4）按提出的不同议题分。
（5）按会场就座的区域分。
（二）常用的编组原则
（1）分组的数量要适中。
（2）会议领导要尽可能分散到各组，参加各组的讨论。
（3）要指派组织能力和协调能力强的人员担任组长或召集人。
·训练目标
（1）能布置不同要求的会场，尤其是主席台座位、座次的安排。
（2）能够进行会议（或活动）经费预算。
（3）能制订会议议程和日程。
（4）能拟写并发送会议通知。
（5）能把与会人员合理分组。
·知识要求
熟悉会前准备工作的全部内容和整个工作流程。
·训练要求
（1）明确大会主题，搞好宣传动员工作。
（2）写出会议的主要议题和议程。
（3）写出具体的会议策划方案。
（4）列出拟邀请出席的领导及嘉宾名单，并模拟安排其主席台上的座位及座次。
（5）起草一份带回执的会议通知。
（6）报送一份会议经费预算表。
·任务描述
2011年9月10日是新中国的第26个教师节，配合本年度全国倡导的“师德教育、师风建设”活动，某市政府拟在教师节当天召开盛大的表彰先进教师暨教育教学经验交流会。
请你配合以上主题，参加该会的策划与筹备工作。
·操作提示
以上实训任务可以分为两类，一类是动脑思考、动手写作的训练任务，一类是现场见习和参与的实训任务。操作顺序及时间安排建议如下。
（1）策划前相关信息的收集：1～2课时。
（2）分组信息交流及策划讨论：1～2课时。
（3）拟写议题、议程等：0.5课时。
（4）制订经费预算表：1课时。
（5）拟写、制订策划方案：1.5课时。
（6）拟写会议通知：1课时。
（7）会场布置观摩：1～2课时。
（8）会场布置实操：2～3课时。
操作过程中要注意以下几点。
（1）收集的信息要全面，并做好整理加工工作，提炼出能被使用的信息。
（2）组织讨论要充分，力争大家畅所欲言，碰撞出火花，为策划方案贡献出好点子。
（3）完成各项写作任务前要认真阅读教材例文，注意模仿、借鉴其结构、格式、语言等。
（4）动手布置会场前，要先想好布置方案，大家要统一意见，方可一起动手完成。
（5）布置会场所用的相关用品，如桌椅板凳、彩布座签等，要提前准备，或买或租，要注意经费的使用，不要超支。
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