做好会议接待

知晓会议接待的基本程序；了解接站准备工作的内容，掌握接站的方法；分清会议签到的不同方式，做好引领工作。

李芳到海纳公司上班的第二天就参加了会务接站的工作，她从后勤部门的王林手中接过了两个牌子，就跟司机上了车。在火车站的出站口，她高举着牌子，眼巴巴地等了半天，也没有见人向她走过来。再看看时间，自己接的那趟车显然早就到了，这时她才仔细看了看牌子，牌子上写着：“接上海来京的张先生”。事后，海纳公司总经理严肃批评了办公室主任周豪，要求认真查找原因，避免以后再犯类似的错误。

办公室主任周豪向李芳询问了接站的情况并查看了接站牌，找到了接站工作没有做好的原因：接站牌信息短缺。他告知王林和李芳：接站牌虽小，但接站的信息一个也不能少，接站牌上应该写清来客的车次、时间、发站地点、来客姓名全称，以及迎接客人的单位或会议名称。

接站牌应这样制作：

（一）接站的准备内容

会议的性质与规模不同，接站的要求、程序和规范也不同。大型会议参加人数较多，应及时做好接站工作。

大型会议具有参会人数多、会期相对较长、议题相对较多的特点。对于开会代表，会议的组织部门要做到来要接，走要送，及时做好报到工作。在与会者集中抵达的几天里，可以在机场、车站安排专人等候，设立接待站。接站前要做好充分准备，制作醒目的牌子或横幅，上面要标明“××会议接待处”的字样。

接待站安排两个人一班比较好，可以轮换去卫生间、买水或食物。当与会者抵达时，一个人引导与会者上车，另一位可以留在接待站继续等候其他客人。接待站的工作是把陆续到达者集中在一起送上车，而不必派人跟车。如果这样安排的话，与会者抵达宾馆后，应有人迎接，引导报到注册。在与会者抵达时间不太集中的时候，就不必派人一直守候在机场、车站。如果司机不是本单位的，或者为了表示对与会者的特别尊重，应派人随车迎接。为了节省人力，有时司机兼作接待人员，或者反之，接待人员自己开车。不过这种方法只适合迎接同一批到达的与会者，否则司机或接待人员将几次往返于车辆和出站口之间，可能会顾此失彼，并且容易疲劳，于安全驾车不利。

（二）接站的车辆安排

要备有足够的车辆和接站的人员。接站的车辆可以是企业内部的车辆，也可以是专业性的汽车出租公司提供的。无论是任何一种或是兼有，都要事先对接站的司机进行简单的培训或提出相应的要求，如，提前到达接站地点，注意交通安全，接站注意接待礼貌，注意接站时前后车辆的衔接等。

（三）接站的工作程序

（1）先收集各种会议的回执和反馈信息，掌握与会代表的名单及飞机、火车等抵达的准确时间，并将其编制成一目了然的表格，并统一协调。

（2）根据总表的信息，安排接站的车辆和人员。

（3）对安排的人员进行培训和要求。

（4）接站人员要人手一份与会代表抵达的时间表，按分工的时间和线路迎接。

（5）要有统一的指挥调度系统，明确交通工具的班次和具体的时间、地点，并要掌握与会代表的联络方式。

（6）对于自备交通工具的外地与会人员，要事先通过发传真或打电话的形式告之到达报到地点的详细路线图。

（四）接站的分工和要求

1．接站的分工

接站人员主要分为两部分：一部分人负责在飞机场和车站迎接参会者，包括所设立的接站点的工作人员和司机等；另一部分是在会议的住宿地点负责报到工作的人员。

2．接站工作的要求

要做到准确无误的接送，就要做好充分的准备。

（1）要掌握与会代表的名单及其抵离的准确时间。

（2）要备有足够用的车辆。

（3）要有良好的指挥调度，人车要值班。指挥调度人员要有一份与会代表抵离时间表。

（4）所有车辆和人员要按时间、按路线接送。

（一）报到工作的内容

报到的方式一般是要求与会者本人持会议通知亲自报到。为了醒目，一般在报到处周围设立引导牌，注明报到位置。

（1）秘书人员应在与会者到达报到地点时热情礼貌地接待。

（2）在报到处的周围设立引导牌和标识牌，标明报到的具体位置。

（3）负责报到接待的人员要热情主动地迎接与会者，向报到者表示欢迎。在证实报到人员身份后，将预先准备好的文件袋（里面有文件、证件、餐券、住宿房间号码、文具等）发给报到人员。

（4）必要时，引导与会者去其住宿的房间，并简单介绍周围的情况和开会的要求。

（二）会议签到和引导工作

1．签到工作的内容

签到工作通常包括迎宾、签到登记、交费、领取会议资料和各种票证等。

会务组织服务人员应到宾馆或会场入口处迎接与会者，并组织与会人员签到和登记，然后引导与会者尽快就座。其目的是及时了解应该到会的人数。签到对于各类有选举、表决内容的法定性会议尤为重要，它关系到是否达到法定人数，选举、表决结果是否有效的问题。所以必须坚持签到制度，认真负责地做好签到工作。

2．会议签到的方式

小型会议一般采用签到簿签到的办法，与会人员到会时在会务秘书准备好的签到簿上签名（一般还应注明单位和职务）。人数较少的小型会议或例会，也可由会务秘书按照预先确定的应到会人员名单逐一进行签到，来一人划一人，这样可以随时掌握到会人员情况，且不必打扰与会者。当然，要采取这种签到办法，会务秘书必须认识全部或绝大多数与会者，这就向会务秘书提出了一个熟悉到会人员的要求。

有的重要会议采用手工签到卡或电子签到卡的办法。有些会议要求与会者要在胸卡及其存根上签上自己的名字，才能进入会议场所。

签到工作结束之后，会务秘书应及时将与会者的到会情况报告会议主持人，发现未到会的要及时催请。

3．签到工作的程序

（1）对负责会议签到的工作人员的选择。

（2）准备签到所需的签到笔、签到簿或签到卡的刷卡机等用品与设备。

（3）负责签到的工作人员提前到达。

（4）迎接参会人员。

（5）向与会者介绍签到工作的内容。

（6）发放会议资料和票证。

4．会议签到的要求

（1）准备会议签到的用具要方便、好用、充足。

（2）负责会议签到的工作人员要提前到岗。

（3）签到处的位置要易找，并标示清楚。

（4）签到工作要耐心细致，热情周到。

5．引导与会人员就座的方法

会场门前的迎接引导人员应注意做到：

（1）陪伴重要来宾入场就座；

（2）为上司和来宾作介绍；

（3）帮助来宾领取姓名卡片并引领入座；

（4）回答来宾的询问要耐心热情。

食宿安排的原则是让代表吃好、住好而又不浪费。就餐大体上是一个标准，适当照顾少数民族代表和年老体弱者，确定好伙食标准和进餐方式，照顾南北不同代表的口味。具体安排住宿时，要根据与会人员的职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（一）预定会议住宿的程序

会议期间可能需要大量的房间，这些都必须事先预订，否则会造成住宿方面的问题。

1．通过会议回执，掌握与会人员的需求信息

会议回执附在会议通知后，由参会人员填写后反馈给会议组织方。回执一般采用表格形式，主要包括参会人员姓名、性别、抵达时间、预订返程票、住宿要求、联系方式等内容。回执可以帮助会议组织者准确统计与会人数，以便安排住宿，并为参会人员提供票务预订等服务。

2．向宾馆、酒店预订会议用房

（1）如果会议需要住宿的人不多的话，可以直接向饭店或会议中心索取订房卡。

（2）主办单位随同会议通知寄上订房卡，再由与会者直接向饭店订房。

（3）如由主办单位统一订房，要与提供服务的酒店或饭店进行必要的谈判，要求一定的折扣，并在此基础上与饭店签订合约。合约中应包括房价、订金数目和截止日期等关键内容。

（二）确认会议住宿的程序

1．与参会人员确认

通知与会者收到他们的住宿表格和确认他们的房间，有些主办单位并不通知与会者收到他们的住宿表格，而是由饭店直接寄发确认函。最好收到住宿资料时立即寄发收到通知，因为有些饭店比较晚才寄发确认函。

2．与饭店或酒店确认预订

住宿安排是相当复杂并耗费时间的工作，需记录有关各类房间的存量，回答各种问题，解决各种住宿的特殊问题，以及将住房报告转给饭店，所有这些工作务必尽量快速与准确。在到达预订截止日期时，组织方要尽快与饭店沟通，将最后的订房数予以确认。这样既可保证会议的住宿需要，又可避免不必要的支出。同时，主办方要熟悉饭店、酒店的作业程序，例如如何处理截止日期以后的住房预订。

3．会议娱乐活动

会议期间还应考虑与会者的文化娱乐、参观购物的需要。会议地点要尽量安排在娱乐设施齐全、购物方便的地方，应向与会者提供参观、购物的路线和安排一定的时间和车辆。

（三）住宿安排注意事项

1．选择会议住宿地点的要求

在选择住宿的招待所、饭店、宾馆、会议中心之时，要充分考察其基本设施是否齐全，安全性如何，价格是否合理，位置是否交通便利，环境是否安静、整洁，然后综合考虑选择。如果由与会者自己支付住宿费，就需选择几家价格、条件不等的招待所、饭店、宾馆或者是同一家宾馆不同标准的客房供其选择。

2．会议住宿的房间安排

如果住宿由主办方支付费用，主办方可根据与会人员职务、年龄、健康状况、性别和房间条件综合考虑，统筹安排。

（1）嘉宾和主办方的领导要特殊照顾。

（2）年龄较大的与会者和女性与会者应尽量安排到向阳、通风、卫生条件较好的房间。

（3）注意尽量不要把汉族与会者与有禁忌的少数民族与会者安排在同一房间。

（4）可预先在会议回执上将不同规格的住宿条件标明，请与会者自己选择预订。

（5）预订住宿地点的工作一定要留出提前量，预订数量上应略有富余。

1．迎接

会议接待人员在会议厅、礼堂或会议室门口迎候客人，并引至会议签到处。

2．会议签到和引导

请与会者签到，核对过有关的证件、通知书、邀请函后，办理相关手续。然后，把重要的来宾引领到贵宾室或会场。

3．安排合影

如有合影仪式，应事先安排好合影图，准备好必需的摄影器材。合影图一般是主人居中，主人右侧为上，参会者按照一定的顺序排列合影。

4．引领会议嘉宾进入会场或登上主席台

参会人员基本落座后，根据会议议程安排的时间，在会议正式开始前几分钟引导领导、嘉宾和相关人员进入会场。

5．会议结束后送别

·训练目标

在会议报到、签到时进行有序的工作，学会制作签到表。

·知识要求

报到工作的内容，签到的内容、程序、要求及其注意事项。

·训练要求

（1）分析案例中李芳出错的原因。

（2）设计内容完整、操作简便的签到表。

（3）认识会议接待环节报到、签到工作的重要性，写出1千字左右的学习体会，以电子邮件的形式发送到教师邮箱。

·任务描述

李芳在海纳公司主办的新产品推荐会接待中负责签到并发放会议资料和就餐券。上午集中来签到的人太多了，她只好自己把住签到表，让签到者自己去拿放在桌上的资料袋。一天下来，当她清点资料和餐券时，发现还有30名代表没来签到，而资料却只有20份了，就餐券也少了好几张。请问李芳出错的原因是什么？如果由你来负责会议的签到工作，你会如何制作会议签到表？

·操作提示

（1）找机会观摩一个会议的接待工作全过程。

（2）以小组为单位模拟工作任务情景。

（3）教师设计一份规范的签到表和小组评分表。

（4）课内1课时演示、评分、小结。