服务会议现场

知晓会议现场服务的内容，学会做会议记录，能做好会议的摄影、摄像工作，能有效组织会议参观和游览的服务工作。

宏祥公司秘书王强刚上班就接到李总经理电话，通知他参加九点的项目会议，主要任务是做会议记录。

王强立即准备会议记录用纸和记录笔，并思考会议记录的结构。

时间：2011年3月1日上午（9点开始）

地点：公司会议室

出席人：公司李总经理、马副总经理、公司各部门主任

主持人：马燕（公司副总经理）

记录人：王强（秘书）

一、主持人讲话：今天主要讨论一下《中国办公室》软件是否投入开发以及如何开展前期工作的问题。

二、发言。

技术部朱总：类似的办公软件已经有不少，如微软公司的Word、金山公司的WPS系列，以及众多的财务、税务、管理方面的软件。我认为首要的问题是确定选题方向，如果没有特点，千万不能动手。

资料部祁主任：应该看到的是，办公软件虽然很多，但从专业角度而言，大都不很规范。我指的是编辑方面的问题。如Word对于行政公文这一块就干脆忽略掉，而书信这一部分也大多是英文习惯，中国人使用起来很不方便。WPS是中国人开发的软件，在技术上很有特点，但在中文应用文方面的编辑十分简陋，离专业水准很远。我认为我们定位在这个方向是很有市场的。

市场部唐主任：这是在众多航空母舰中间寻求突破，我认为有成功的希望，关键的问题就是必须小巧，并且速度极快。因为我们建造的不是航空母舰，这就必须考虑到兼容性的问题。

各部门都同意立项。

李总：要求技术部10天内完成初步的技术方案，资料部3个月完成资料编辑工作，20天完成系统集成，该软件预定于元旦投放市场。

12点散会。

主持人：（签名）

记录人：（签名）

（一）为会议记录做好准备工作

准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。准备好录音机和录音笔以补充手工记录。要备有一份议程表和其他的相关资料和文件，在需要核对相关数据和事实时随时使用。

在开会之前提前到达会场，安排好做会议记录的地方，迅速做出一张与会人员的座位图便于识别会议上的发言者（特别是对于新任秘书的人员来说）。提前参阅一下其他的会议记录，揣摩一下其行文结构、细节内容。在利用录音机的同时，必须手工记录，这样不仅整理记录的速度快，而且可以防止录音机中途出故障而漏掉内容。

（二）会议记录的内容

（1）会议描述：包括会议类型、时间、日期、地点。

（2）与会者姓名：主席的名字在最前面，办事员的名字在最后。

（3）缺席者请假条。

（4）宣读上次会议记录。

（5）上次会议记录因记录产生的问题。

（6）通信情况。

（7）一般事务——决议应包括会议上的确切措词。

（8）其他事务——按在会上进行的顺序记录。

（9）下次会议日期。

（10）主席签名。会议记录在主席签上名后应写上会议日期。

（三）会议记录的结构

会议记录的结构是：标题＋正文＋尾部。

1．标题

一种是会议名称＋文种，如“××集团公司第三届董事会会议记录”；另一种是文种，如“会议记录”。

2．正文

正文的结构是首部＋主体＋结尾。

（1）首部主要包括会议概况、会议名称、会议地点、会议主席（主持人）、会议列席和缺席情况及会议记录人签名等。

（2）主体包括会议议题、发言人及其发言内容，以及会议决议。如果有多个议题，可以在议题前分别加上序号；记录每人的发言时都要另起一行，写明发言人的姓名，然后加上冒号；决议事项应分条列出，有表决程序的要记录表决的方式和结果。

（3）结尾处另起行，写明“散会”并注明散会时间。

3．尾部

右下方写明“主持人：（签字）”、“记录人：（签字）”。

（四）会议记录的要求

会议记录的要求归纳起来主要有三个方面：一是速度要求，二是真实性要求，三是资料性要求。

1．速度要求

快速是对记录的基本要求。

2．真实性要求

纪实性是会议记录的重要特征，因此确保真实就成了对记录稿的必然要求。真实性要求的具体含义如下。

（1）准确。不添加，不遗漏，依实而记。

（2）清楚。首先是书写要清楚，其次记录要有条理。

（3）突出重点。会议记录应该突出的重点：会议中心议题，以及围绕中心议题展开的有关活动；会议讨论、争论的焦点及各方的主要见解；权威人士或代表人物的言论；会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论；会议已决议的或议而未决的事项；对会议产生较大影响的其他言论或活动。

3．资料性要求

会议记录是分析会议进程、研究会议议程的依据，是编写会议纪要的重要资料，还可以作为原始资料编入档案长期保存，以备需要时查阅。

会议既要留存文字性记录材料，又要留存图片声像资料。在会议进行过程中，会务人员摄影、摄像的范围主要包括以下内容。

（1）拍摄空镜头。一般全景拍摄签到台、会场布置、宴会厅等。细节特写，如会场背景板、演讲台、奖杯等。

（2）拍摄签到过程。全景拍摄来宾的签到过程，特别拍摄礼仪小姐为重要领导（贵宾）佩戴胸花的细节，领导和贵宾到场时，主办方上前迎接、握手的场景以及领导、贵宾签字的过程。

（3）拍摄领导和贵宾的发言。无论是拍摄主持人主持还是拍摄领导讲话、贵宾发言或参会代表发言，一般都应用特写镜头，重点注意讲话人表情的抓拍。

（4）拍摄宴会。主要拍领导和贵宾致辞、敬酒、演出及参会人员互动等镜头。拍摄时应注意画面的生动性。

（5）拍摄合影。合影的拍摄要求很高，对人的排列、光线、背景都有讲究。事先安排好前排就座的领导和贵宾的座次，拍摄过程要尽可能短。拍摄时，摄影师一定要提醒所有人集中注意力，连续拍摄几张以供选择。

计算机速记是使用计算机对语言、文字等中文信息实时速记并生成电子文本的速记方法。目前技术最成熟、应用最广泛的计算机速记软件是亚伟速记。与传统的记录相比，计算机速记具有速度快、效率高、强度低等特点。会议选择速记员时应考虑以下几个方面。

（1）速记员要有保密意识，绝对保证会议信息的安全。

（2）实时听录速度要达到180字/分钟以上，错误率控制在1％以内。

（3）要熟悉该会议涉及的专业术语，能够顺畅记录专业性内容。

（4）现场记录经验比较丰富。会议速记与整理录音不同，其速度快、会场噪音等因素势必会影响速记的质量。现场记录经验较丰富的记录员能够妥善迅速地处理这些问题，提高会议记录质量，出色完成任务。

随着国际化程度的提高，国际性会议也越来越多，对外语翻译的需求也越来越大，要求也越来越高。这就要求会议翻译外语水平、专业水平要达到标准，要有较强的服务意识。作为会议组织方要事先让翻译人员熟悉会议的相关内容和要求，为翻译工作做好充分准备。

会议期间还可能安排与会议相关的参观与游览活动。

1．会议参观的安排与服务

与会议议题有关的参观内容很多，如某组织的办公环境、教育与培训设施，企业的生产环境、生产设备与工艺流程、新技术的应用、新产品的开发、医疗、卫生、娱乐等基础设施，某工程项目的开工、进展情况等，只要与会议议题相关，不泄露机密，都可以安排参观。

会议的组织方要做好安排与服务工作，包括联系被参观的组织、拟定参观方案、做好参观出发前的准备和参观接待工作。参观接待工作做得是否到位关系到多方组织的形象，参观组织应做好接待和现场服务工作。

2．会议游览的安排与服务

会议游览要求会议主办方事先要设计好游览方案、准备好资金。会议游览方案的设计一方面要分析与会人员的相关信息，如年龄、经济条件、游览偏好等；另一方面要考虑本地游览的景点、路线等。主办方要列出具体的时间安排、统计游览人数、预定门票、安排好食宿、准备好车辆、导游等。

会议游览期间，会务人员要做好以下服务工作。

（1）维持游览秩序。会议游览者在游览期间，可能会各自成群，这就需要会务人员维持游览秩序。每游览完一个景点，在预定的时间集合上车，确认人数。

（2）安排食宿。尽管在游览之前会务人员已预定餐饮与住宿，但为了避免出错，会务人员游览期间需确认游览人员的食宿是否安排妥当。

（3）特殊情况处理。游览期间，可能会有游览者因气候、运动量、饮食等因素出现意外情况，会务人员应准备好应急药箱，及时采取应对措施。如情况较严重时，应立即拨打急救电话或通知景点医疗站。

·训练目标

能够安排好会议期间各项服务工作，保证会议的顺利进行，以实现会议的预期目标。

·知识要求

摄影、摄像的相关知识，游览、参观的相关知识，计算机速记的相关要求。

·训练要求

（1）熟练掌握摄影、摄像技术。

（2）学会计算机速记。

（3）妥善安排会议期间的游览、参观活动。

·任务描述

扬州正泰公司将于2011年11月28日至29日举办公司成立10周年庆典活动，总经理要秘书小丁做好如下几件事：一是庆典活动要全程摄影、摄像；二是主题会议内容要速录投影；三是安排好活动后的一日参观游览。

如果你是秘书小丁，你会怎么做？

·操作提示

（1）教师引导学生，以班级为单位模拟正泰公司的庆典活动（首先拟写会议方案）。

（2）确定3～5个学生扮演秘书小丁，按照训练要求，轮番操作。

（3）准备相关设备。

（4）可在会议实训中心进行，也可在户外进行。

（5）成果形式：摄影、摄像内容需制作光盘；速记技术现场展示；游览参观方案现场展示。