（1）了解会议期间发生的费用并进行统计，整理票据。
（2）掌握会议经费结算的步骤和方法。
（3）能够根据会议的实际情况，正确鉴别和整理会议期间发生费用的票据。
（4）能够根据费用结算的步骤进行会议经费的结算。
荣昌公司2010年度客户联谊会暨2011年产品订货会于2009年12月13日—15日顺利举行，公司总经理办公室秘书张小丽负责会议经费结算工作。会议经费结算工作具体包括确认参会单位，做好购买会议所需的办公用品和食品、饮料，打印会议文件资料，租赁会议场地和音响设备等费用的结算工作。
假如你就是秘书张小丽，请你结合本次会议的具体情况，确定本次会议中各种费用收款和付款的方法。
会议经费结算的依据是会前经费预算。会议召开之前则有相应的会议开支预算，并经过了领导的审核批准。会议过程中，负责经费结算的秘书人员应准备专门账册，对会议的各项开支进行详细的记录。会议结束后，会议财务人员、秘书人员应按照经领导审定的预算进行决算。应遵循勤俭节约的原则，既尽量减少不必要的开支，又保证会议的质量和档次。要做好会议经费的结算工作，及时向领导汇报，并向财务部门报销。
张秘书按照财务管理的相关要求明确了会议收费的种类、方法和时机，付款的方法和时间，顺利完成了会议经费结算工作。
在会前准备阶段的会议预案中包含了会议经费的预算，既然有预算，在会议结束后，也必须要根据预算方案和实际花费进行财务结算。在结算过程中，超出预算方案的花费项目，也就是增加的经费花销，都要在结算中给予说明，并出具票据证明；最后将结算结果绘制成表格，提交领导审核后，到财务部门结账。
会议经费的结算是办会者在会议结束后对整个经费使用情况即会议开支费用的结算。
广义的会议成本包括时间成本、金钱成本和机会成本。我们统计的会议期间发生的费用主要是指狭义的会议成本，即会议直接经费的支出。其主要包括以下几项内容：会场租用及布置费、会议设备租用费、会议邮电通信费、会议培训费、会议交通参观费、会议食宿费、会议资料费、会议宣传交际费、纪念品购置费、水电费、其他符合规定的杂支费等。
1．收款的方法和时机
会议经费开支主要有两种方式：一种是由会议主办方直接承担全部会议费用，与会人员不需要支付任何费用；一种是要由与会人员向主办方支付一些必要的费用，如资料费、培训费、住宿费、餐饮费等。对于要向与会人员收取相关费用的会议应注意以下事项。
（1）应在会议通知或预订表格中，详细注明收费的标准和方法。
（2）应注明与会人员可采用的支付方式，如现金、支票、信用卡等。
（3）如用信用卡收费，应问清姓名、卡号、有效期等。
（4）开具发票的工作人员要事先与财务部门确定正确的收费开票程序，不能出任何差错。另外，如果有些项目无法开具正式发票，则应与会议代表协商，开具收据或证明。
2．付款的方法和时间
会议结束后，应对会议期间发生的费用进行统计，将应该支付的费用根据相关规定，及时支付给对方。一般需要支付的费用有场地租借费、设备租借费、场地布置费、专家咨询费、餐饮费等（见表5-1）。
表5-1 付款的方法和时间一览表
（资料来源：范立荣．秘书国家职业资格培训教程［M］．北京：海潮出版社，2003．）
会议结束后，秘书部门应将经费结算的时间和地点及时通知与会人员或者与会部门，以及在会议中发生费用的个人或部门。
12月20日，张秘书将会议期间发生的费用进行了统计，根据公司财务管理规定，在费用发生15日内必须将所发生的费用进行报销和结算。张秘书通知与会的几个部门，让他们22日上午9:00在一号会议室进行会议经费结算，届时各部门派一名工作人员参与，并统计本部门在此次会议中发生的费用，将相关发票一并带来。
张秘书将各部门发生的费用发票逐个进行了审核，剔除了一些填写不规范、不符合公司报销的发票。
费用报销单有两种形式：一种是单位内部自制的报销单；一种是统一印制的通用费用报销审批单。
张秘书填好费用报销单，请财务部经理和刘刚总经理审核签字。
张秘书将领导审核、签字后的报销单拿到财务部报销。
张秘书报销后，与各部门进行了结算，多退少补，并根据协议要求，对会场租借费用、设备租借费用等，都进行了结算。
·训练目标
通过实训，要求学生掌握经费报销的一般方法和程序。
·知识要求
关于财务管理的相关知识，如财务管理制度、费用报销的程序及其注意事项等。
·训练要求
（1）本实训任务可以在文秘实训室完成，要求学生每人一台电脑。
（2）参照教学内容，学生根据背景资料，进行实训，并将拟写好的会议成本预算及其费用报销的方法和程序录入计算机，按照规定格式进行排版；履行报销手续。
（3）全部实训任务应在2课时内完成。
（4）实训任务完成后，学生必须参加实训成果汇报。汇报后，先由学生之间互评，接着由教师进行点评，最后教师根据学生实训任务完成情况，并结合学生成果汇报时的表现综合评分。
·任务描述
参见任务2中的工作任务。
·操作提示
（1）教师对任务进行描述，提示学生校庆必需的项目和应有的气氛。
（2）学生列出经费项目和预计数额，并按程序审批。
（3）制作各类经费使用表格。
（4）注意报销的方法和程序。
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