策划庆典活动

学会拟写庆典活动的文案策划书，熟悉庆典活动的操作流程，认清秘书在庆典活动组织中应注意的事项。

2011年3月15日是丹阳市金冠眼镜公司成立七周年的日子，公司准备举办七周年店庆活动，董事长、总经理要求秘书葛红丹拿出店庆策划方案。

秘书葛红丹接到任务后，立即梳理工作思路：

（1）进一步了解领导意图，弄清店庆的目的；

（2）考虑活动主题，提出宣传口号；

（3）全面了解公司的情况，以便制订切实可行的方案；

（4）考虑活动的方式、时间、地点、嘉宾、媒介等；

（5）活动的具体内容及程序安排；

（6）拟写活动方案；

（7）提交领导审查；

（8）根据领导意见修改方案。

一、组织环境分析

丹阳市眼镜行业的竞争十分激烈。尽管如此，几年来金冠眼镜公司凭借着优质的服务、完善的企业文化不断发展壮大，现在已成为拥有丹阳6家分店、南京4家分店、上海5家分店、扬州2家分店、镇江2家分店的大规模民营企业，可谓丹阳市眼镜行业的佼佼者。

然而，如何更好地保持这种势头，如何更好地为广大客户服务，如何更好地宣传诚信道德，金冠人依然任重道远。本市还有大光明眼镜店、光明眼镜店、鲭江眼镜店等，面对这些老字号和新兴的眼镜企业，金冠要想做到永远领先、永远辉煌，除了不断地提高自己，不断服务消费者之外，还要学会不断地发现契机更好地宣传自己、推销自己。金冠的生日是个特殊的日子——“3·15”，在这样的日子搞好庆典，无疑会更好地扩大金冠的声誉和名望。

二、宣传口号

“品质是金，服务是冠”。

三、主题

感谢消费者，让消费者感动。

四、总体构想

有新意的活动才会有好的效果，因此对于公司七周年庆典活动来说，我们的总体构想是：

以公司全体员工走进学校、拜访并服务公司的所有客户和广大消费者为开头，以“3·15”晚上在新柳步行街燃放烟花，感谢全体市民为结束。

五、总目标

金冠永远是您的朋友！

六、分目标

1．对于政府

这次活动中，公司将到中小学校及大中专院校慰问、服务、宣传，并对大中专院校特困生予以捐赠。这无疑会帮助政府解决一部分困难，更好地帮助政府落实扶贫帮困政策。这样，相信一定会得到我市政府的大力支持。

2．对于消费者

消费者是我们的上帝，感谢广大消费者七年来的厚爱是我们这次活动的重要目标之一。我们的宣传与感谢要在传递“爱”的同时进行，我们的“爱”是真诚的，相信每一位消费者都一定会高兴地接受我们的宣传。

3．对于员工及其家属

人是企业的最大资源。企业的共同价值观需要获得员工的认同，企业的经营决策需要员工去执行。因此，重视人的因素是我们这次活动贯彻的主导思想。金冠今日的辉煌是公司全体员工共同努力的结果。金冠人只有继续努力，携手并进才能为我市经济建设与发展作出更大贡献。更好地激励员工，使每个员工都深深体会到成功的喜悦，激励其工作热情，是这次活动不容忽视的目标之一。

七、具体内容与措施

1．活动内容

活动是手段，目的是让公众接受活动所包含的意图。因此，我们精心设计了活动内容，使本活动既能包含设计意图，又容易让大众接受。活动内容如下。

3月10日，向所有金冠的消费者邮寄感谢信和请柬，以感谢广大消费者对金冠的厚爱，并邀请他们参加公司七周年庆典活动。

3月12日、13日两天，公司组成15个拜访小组，分别拜访全市各类学校，到校园内服务并征求他们的意见，感谢他们七年来对公司业务的大力支持，并给特困生予以资助。

3月15日，在公司六个门市部门前开展有奖问答活动。

3月15日晚，举办庆祝活动，员工进行卡拉OK比赛，并评出优秀员工家属，公司领导感谢广大员工及员工家属为金冠发展所做出的努力，晚会结束后，燃放烟花。

2．活动时间

为造成声势，使活动达到预期效果，特将活动时间的高潮定在3月15日。一方面，3月15日是公司成立的纪念日，如果这个庆典活动办好了，既可以利用这个时机来提高员工的士气，又可以加深公众对公司及其产品的良好印象，他们会逐渐地把3月15日看成是一个特别的日子；另一方面，3月15日又是消费者权益保护法宣传日，把公司庆典活动与消费者权益保护法宣传结合起来，使公司的客户和广大的消费者与公司共同分享快乐，共同获取消费者应该享受的权益，共同保护消费者的权益，这是一个很好的感情融合的手段。

3．活动地点

考虑到本市“3·15”宣传的地点、交通、安全，以及本活动的宣传性、观赏性、场内设施、人数与场内空间的比例、气象、通信等诸多方面的问题，我们建议把活动地点确定在新柳步行街金冠二部门前（位于海华桥左侧，地处市区繁华地带，同时也在本市“3·15”的宣传区之内，可以吸引公众前来观赏）。

4．媒介

公司七周年活动的媒介工作安排如下。

新闻由头：“3·15”消费者权益宣传活动，3月13日要在丹阳各大报纸上发布这一消息。

利用广告：3月15日在当地主要报纸上刊登整版庆贺广告，将公司想对广大消费者表达的内容都登在上面，尽量以文化的形象出现。

精心组织：3月15日那天，公司全体员工挂上红绶带，上面写着“金冠眼镜有限公司向全市广大消费者问好”，并拜访客户和消费者。

利用媒体：除了报纸外，邀请当地电台、电视台记者进行现场采访，将公司活动内容和公司的成就宣传出去，这些采访分别于3月15日中午和晚上的新闻节目中播出。

八、文案与实施

1．感谢消费者

负责部门：金冠后勤服务部。

时间：3月8—10日。

具体任务：填写感谢信内容和信封，保证所有信件在3月15日前送到。

2．服务校园

负责部门：金冠营业部，金冠一部、二部、三部，珍珠店，明朗眼镜中心。

时间：3月12日、13日，早8:00—晚17:00。

拜访对象：市内中小学、大中专院校。

具体任务：服务校园、感谢校园、收集意见和建议，每组拜访五所学校。随身携带物品有红绶带、感谢信、拜访登记表。服务及拜访要求统一服装，配红绶带，主动热情，谦虚礼貌，宣传到位，衷心感谢，倾听意见，认真记录，不做承诺，反馈信息。确定特困学生名单、资助金额，在金冠之夜晚会上公布和发放。

3．有奖问答

时间：3月15日上午8:30—11:30。

地点：公司营业部、金冠一部、金冠二部、金冠三部、珍珠店、明朗眼镜中心门前。

主持：由各营业部经理主持。

过程：各营业部门前喜庆场景布置；各营业部经理主持，披挂彩带，向消费者提出有关消费者保护法方面的问题，金冠企业文化、售后服务方面的问题和金冠现有眼镜品牌等方面的问题；对于答对问题的消费者给予奖励。

4．金冠之夜晚会

时间：3月15日晚18:00—22:00。

地点：新柳步行街金冠二部门前。

准备活动：员工联欢晚会前第三天即3月12日，邀请市政府领导、市消费者协会领导和商界朋友出席晚会；于3月14日向公司全体员工发出《致员工及家属的一封信》，把所有员工家属请来一起参加晚会；3月15日金冠二部门前庆典场景布置。

内容：致祝词，表彰模范家属，自助餐，卡拉OK比赛，向特困学生发放特困资助。

晚会程序：

与会人员及具体安排：

（1）会场布置平面示意图。

（2）卡拉OK比赛评委名单：

李市长、团市委王书记、公司董事长、王总经理、赵副总经理、冯副总经理、侯主任、徐主任。

（3）评委要求：公平、公正、公开。

（4）卡拉OK比赛记分员名单：

臧克珊、王丙臣、张魏群。

（5）记分员要求：

如实记录，不得徇私舞弊。

（6）摄像师：

李光、阎磊。

（7）会议服务人员：

于芳、宋宁宁、刘畅。

（8）保安：

于大南、张彬、匡正明。

（9）会议颁奖者：

李市长、团市委王书记、公司董事长、王总经理。

（10）参加卡拉OK比赛人员名单：

参加卡拉OK比赛人员名单

（11）灯光负责人员：

江河、李同寿。

（12）董事长讲话内容（仅供参考）。

首先感谢各位领导、朋友及员工的出席！你们的到来是金冠的荣幸，金冠因为你们而骄傲！七年来风风雨雨，金冠走过的路是坎坷而坚定的。“以科学的矫正视力为己任，力求健康、舒适、清晰、时尚，坚持以人为本、以质取胜，培养出一支高素质的职工队伍。”金冠这样说了，也是这样做的。我们的员工真正地做到了高度敬业，吃苦耐劳，忍辱负重，甘于奉献。金冠的心里永远都承载着这样的信念：顾客永远都是正确的！

几年来金冠的绩效考核不断完善，而这其中永远都存在、永远都重视的一条就是公民道德素质的考核。20字公民道德素质：“爱国守法、明理诚信、团结友善、勤俭自强、高度敬业”。金冠人记到了心里，也学到了心里。

3月15日，是我国的消费者权益保护日，也是金冠的生日。“品格是金，服务为冠”，金冠不会轻易地向您承诺，但我们永远都敢承诺的一条是：金冠的承诺永远都能兑现！金冠感谢广大消费者的大力支持，也请您相信，无论是昨天、今天还是明天，金冠的心里装着的永远都是消费者，金冠永远都会坚持以高尚的品质为您服务！

最后，衷心地祝愿：消费者的权益日趋完善成熟！祝福金冠生日快乐！

九、活动费用预算

十、活动日程

活动日程表

庆典活动是组织在取得某项重大成绩或庆祝组织的某个纪念日时举行的庆贺活动。庆典活动可以邀请政府人员、媒体公众、社区公众和重要顾客等参加。

秘书作为组织首脑的助手、对外联系的代表，在这类活动中往往承担具体设计、组织和礼宾等职能，对活动的成功举办起着重要作用，因此应当知晓、掌握这类活动的规范化要求。

（一）做好典礼的舆论宣传工作

（1）组织可运用传播媒介在报纸、电台、电视台广泛发布广告或在告示栏中张贴庆典告示，以引起公众的注意。

（2）广告或告示的内容一般包括庆典举行的日期、地点，组织的经营范围及特色，活动的优惠情况，等等。

（3）庆典广告或告示发布时间：活动前的3～5天。

（4）邀请记者在庆典仪式举行时，到现场进行采访、报道，给予正面宣传。

（二）准备开幕词、致答词

（1）注意控制发言时间。

（2）开幕词、致答词要言简意赅、热情庄重，起到密切感情、增加友谊的作用。

（三）拟订典礼程序

典礼程序有着严格的先后顺序，事先应做好妥善安排。

（四）做好来宾邀请工作

一般来讲，参加典礼的人士包括上级领导、社会名流、新闻界人士和同行业代表，应提前做好他们的邀请工作。

（五）发放请柬

（1）提前一周发出请柬，便于被邀者及早安排和准备。

（2）请柬的印制要精美，内容要完整，文字要简洁，措辞要热情。被邀者的姓名要书写整齐，不能潦草马虎。

（3）一般的请柬可派人员送达，也可通过邮局邮寄。给有名望的人士或主要领导的请柬应派专人送达，以表示诚恳和尊重。

（六）做好场地布置工作

（1）活动场地可以是专门的会场，可以是正门之外的广场，也可以是正门之内的大厅，视活动内容需要而定。

（2）布置主席台或坐椅。

（3）现场装饰。为显示隆重与敬客，可在主席台和来宾通道铺设红色地毯；在场地四周悬挂横幅、标语、气球、彩带、宫灯；在醒目处摆放来宾赠送的花篮、牌匾。

（七）做好各种物质准备

（1）用品准备：来宾的签到簿，本单位的宣传材料，彩带、剪刀、托盘，待客的饮料，等等。

（2）设备准备：音响、录音录像、照明设备以及庆典所需的各种用具、设备，必须事先认真进行检查、调试，以防在使用时出现差错。

（八）安排接待服务人员

（1）在举行庆典的现场，一定要有专人负责来宾的接待服务工作。

（2）除教育本单位全体员工在来宾面前人人都要以主人翁的身份热情待客、有求必应、主动相助之外，更重要的是分工负责，各尽其职。

（3）在接待贵宾时，须由本单位主要负责人亲自出面。

（4）在接待其他来宾时，则可由本单位的礼仪小姐负责。

（5）若来宾较多，须为来宾准备好专用的停车场、休息室，并应为其安排饮食。

（九）做好礼品馈赠工作

举行庆典仪式时赠予来宾的礼品，一般属于宣传性传播媒介的范畴。根据常规，向来宾赠送的礼品，应具有如下三大特征。

（1）宣传性。可选用本单位的产品，也可在礼品及其外包装上印有本单位的企业标志、广告用语、产品图案等。

（2）荣誉性。要使之具有一定的纪念意义，使拥有者对其珍惜、重视，并为之感到光荣和自豪。

（3）独特性。应当与众不同，具有本单位的鲜明特色，使人一目了然或令人过目不忘。

（一）迎宾

接待人员就位在会场门口接待来宾，宾客来临后要有专人请他们签到，签到簿以红色封面、装饰美观的宣纸簿为宜，请宾客用毛笔或签字笔签名，既显示庄重，又便于作为档案或纪念物收藏；同时，如印制有程序表，则可分发给来宾。

宾客签名后，由接待人员引导至备有茶水、饮料的接待室，让他们稍事休息，相互结识。

要由专人接待记者，为他们提供方便，如系大规模活动的庆典活动，则最好设立新闻中心。

（二）典礼开始

通常由单位负责人主持典礼，并宣布重要嘉宾名单。宣读时，其顺序为：先宣读前来出席的重要领导人名单，再宣读知名人士名单，然后宣读致贺电、致贺函的单位或个人名单。

（三）致贺词与答词

贺词一般由领导人或知名人士宣读。答词一般由举办单位的主要负责人宣读。致词和答词应简洁、热情。

（四）剪彩

剪彩通常在致答词之后进行。剪彩人由参加典礼的人员中身份最高或知名人士担任。剪彩时，剪彩人应站在台前中央；两位协助剪彩的礼仪小姐应侧身、面对剪彩人站其两侧，将彩带拉直，把彩球托起并对准剪彩人；第三位协助剪彩的礼仪小姐立于剪彩人身后，用托盘将剪刀递上；台上其余人员均应立于剪彩人身后，面向台下公众呈横排排列。剪彩人应神态庄重、面带微笑，聚精会神地将彩带一刀剪断。此时，台上、台下的人们一同鼓掌，并可安排敲锣打鼓、鸣放鞭炮等以示祝贺。

（五）典礼结束

庆典仪式结束，可组织公众参观，也可举行文艺演出或者宴请。

庆典活动的成功与否关系着公众对企业组织印象的好坏。庆典组织工作是庆典活动的重要环节，商务秘书在庆典组织工作中应注意以下事项：

（1）考虑庆典活动的预期效应；

（2）制订庆典活动的全局性计划；

（3）做好庆典活动前的各项准备工作；

（4）接待工作中的礼仪规范；

（5）庆典活动总结并与预期效果进行比较。

·训练目标

（1）能够撰写庆典活动方案。

（2）能够进行初步经费预算。

（3）能够安排主席台座位、会场座位、会场布置等工作。

（4）能够设计参观活动线路。

（5）能够协调和组织活动的相关工作。

·知识要求

（1）熟悉会场布置要求。

（2）清楚活动的各项事务和要求。

（3）熟悉庆典活动方案、领导讲话稿、主持词的写作知识和具体要求。

·训练要求

（1）概括叙述完成各项任务的步骤。

（2）庆典活动方案、主持词的撰写要求完整规范。

（3）经费初步预算内容要清楚。

（4）主席台座位、会场座位、会场布置等工作需要考虑周详。

·任务描述

某集团战略计划扩大经营规模，成立了××机械工程有限公司，并且于2010年12月搬进新落成的××厂房大楼。为扩大宣传、树立集团良好的社会形象，同时提高××机械工程有限公司和集团的知名度，拟于12月15日在××机械工程有限公司内举办庆典活动。活动将以集团名义牵头、公司出面组织工作的形式开展。公司办公室主任将庆典活动方案的撰写工作交给了有4年秘书资历的祝之源去完成。

如果你是该公司的秘书祝之源，你将如何去完成这个任务？

·操作提示

（1）以小组为单位进行，实训的准备工作需要6～8课时（课外完成），模拟庆典活动需要4课时。

（2）做好模拟庆典活动的前期准备非常重要，所以一定要定好小组负责人，并协商合理分配好任务，在小组长的统一协调下，成员相互合作，共同完成。

（3）训练前布置学生复习庆典活动方案的写作知识与要求、庆典活动的议程要求等工作任务，充分落实领导的思路和要求，通过分工合作完成。

（4）在这项训练中，你最好利用课余时间参加一个真实的庆典活动，注意观察活动的程序并总结其得失，为本次实践活动提供借鉴。